組織傳播

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組織傳播(Organizational Communication)

目錄

什麼是組織傳播

  所謂組織傳播,就是組織成員之間、組織內部機構之間的信息交流和溝通。具體地說,組織傳播是由各種相互依賴的關係結成的網路,為應付外部環境的不確定性而創造和交流信息的過程。它的根本任務是清除或減少組織及組織成員對自身環境的不確定性,溝通組織內部的聯繫。

組織傳播的作用

  在現代社會中,幾乎每一個人都在一定的組織內工作和生活,上到國家機關,下至群眾團體。組織溝通是疏通組織內、外渠道,密切組織成員及組織與組織之間關係,完成組織任務最重要的條件之一。組織傳播是公共關係工作的一部分。通過良好的組織傳播,可以促進組織成員對組織共同的目的、利益、價值觀念等方面的認同,同心協力地去完成既定任務。

  組織傳播對於穩定組織成員,應付外部環境,內求團結、外求發展,維護和促進組織的生存和發展都有著重要的作用。通過組織傳播相互交流思想、觀念、資料、消息情感,也是組織成員謀求共同諒解、相互配合的一種方法。在現代社會中,組織傳播開展得如何,對組織既定目標的實現及其發展將產生直接影響。

  組織傳播是組織活動的源泉。積極有效地開展組織傳播活動,可以使組織各種機制運轉正常,保持活力。同時,組織傳播又是組織關係的“黏合劑”,它的直接目的是穩定組織內部成員,協調組織與組織,以及組織成員間的關係,適應各種不同的環境,維持自己的生存和發展。

  組織傳播的功能對內是協調員工各種認識和行動,優化管理效率;對外是協調、增強與多個相關組織之間的聯繫或活動,獲取目標信息,以及影響社會對組織的認知等。組織內外的傳播功能都是為實現組織目標而發生的。

  組織傳播在內部通常表現為:下行傳播、上行傳播、平行傳播。下行傳播,是一種管理性質的信息傳播,即“上情下達”,是組織傳播最基本和最重要的過程。它在總體上是以最高管理層為信息起點,最基層的個體崗位為終端的自上而下的信息流動。局部也可能起端於某個職能部門。其信息主要為組織內部的各種任務或活動的指令或要求。它可能是通過不同職能部門逐級傳達,也可能由最高層以全員大會方式直接傳達至每個員工。上行傳播,是信息由下級流向上級的傳播過程,即“下情上達”,主要是彙報工作,反映情況,提出意見、建議、要求或表達願望等。平行傳播,指各同級部門或員工之間的對稱傳播,是相互協調配合各種具體行為的傳播活動,主要目的是為了提高行動效率和質量。但也可能因多種因素產生衝突而破壞行動的統一性,導致組織整體運作的紊亂。

  組織傳播對外通常表現為:

  1.與本組織各方面活動及利益緊密相關的外部多個組織的制度性或臨時性的信息聯繫,如生產企業與運輸商、銷售商等的信息聯繫。這個“組織鏈”或組織間的傳播主要是依據認同規則進行的協商傳播。

  2.與社會行政管理機構(如稅務局)的信息聯繫。

  3.獲取與組織活動相關的其他各類信息(如生產銷售市場信息、政策信息等)。

  4.通過各種方式影響社會對組織的認知和記憶,提升組織形象。

  組織傳播可以利用一切媒介進行,包括語言、文字、印刷品會議活動以及各類大眾媒介等。

組織傳播的類型

  1、組織正式傳播

  組織正式傳播是指以正式組織形式,或較為正規的組織形式進行的傳播,是為工作進行的溝通,具有明顯的貫徹組織意圖,服務於組織某種任務或目標的色彩。這種類型的具體傳播方式較為多樣化,既可以通過文件、指令方式來進行,也可通過座談會、彙報會方式來進行,還可通過班組會等方式進行。

  2、組織非正式傳播

  組織非正式傳播是指組織內不按“職能路線”進行的信息傳播活動,是以感情溝通為著重點的傳播行為。新型的工作關係是一種有著堅實感情基礎的關係。在各類組織中,各種角色之間應特別註意感情聯絡,互敬互愛,在交流過程中應努力剋服“角色”所設置的障礙。那種以非領導者的身份與公眾進行的溝通,往往能夠起到化解矛盾、增進友誼、增強信任感、增進內求團結的作用。聯絡感情的方式多種多樣,目的都在於增進相互瞭解,密切人際關係,避免或緩解人際衝突

組織內部傳播的主要形式

  以組織內部信息溝通為主要內容的組織傳播,從傳播方向和流通走向上看,主要有三種形式:

  1、自上而下的傳播

  進行這種傳播是指透過組織內部的各個層面,組織上層決策信息往下傳遞的過程。組織的規範、傳統、領導者的權威大多是靠這種自上而下的傳播來維持和發展。這種傳播一般是管理層發佈指令,爭取組織各層次員工的合作與支持,並使員工獲得採取行動的依據。同時,這種傳播有利於員工準確、及時地接受和完成上級任務,並使職工認識其工作價值,激發其榮譽感。而且,這種傳播有利於保持組織的統一和穩定。自上而下的傳播一般是通過一定的媒介來進行信息交流。例如,以文件、會議、指令、指示的形式進行。有時也以公眾傳播方式進行,如演講會等。

  2、自下而上的傳播

  這種傳播是指在組織中,下級人員向上級表達意見和態度、反映情況、彙報工作的過程。良好的自下而上的傳播能向決策者管理者及時傳遞具體工作中的各項問題,便於領導及時掌握組織的工作進展情況,瞭解組織成員的內心世界,由此,針對具體情況再度實施或調整組織的各項方針、政策。這種傳播主要通過兩種途徑:一是組織成員或下級部門定期或不定期地以書面報告、口頭彙報方式向上級傳遞信息;二是上級領導以召開會議或親臨現場的方式,向下級部門或組織成員索取信息。為了減少信息傳遞過程中的失真現象,這種自下而上的傳播最好採取“直通”的方式進行,即儘量減少和避免中間層次,以提高信息傳遞的精確度,提高傳播的質量

  3、橫向傳播

  這種傳播是指組織內部機構之間、成員之間的同級同類的橫向信息交流。例如,部門之間、科室之間、車間之間、班級之間、員工之間的信息交流。這種交流是協調關係和行動、解決實際工作中的問題的有效渠道。同時,這種傳播交流與前兩種相比,有簡化辦事手續、節省交流時間的優點,亦可提高工作效率,並有助於培養組織的集體主義精神和建立組織成員之間的親密關係。

  在實際公共關係工作中,組織傳播的這三種形式時常交替進行,共同構成組織的一個有機信息傳播網路。三種傳播形式相輔相成,互為反饋,對組織既定目標的實現及發展前途產生直接影響。

組織傳播的研究理論[1]

  組織傳播的大量研究產生了許多理論,主要有如下5種。

  一、組織傳播的“網路”理論

  該理論關註以個人之間的相互作用為基礎而逐級形成的巨集觀組織網路的傳播形態,是有關組織傳播的結構性和功能性的描述。它將組織傳播分為5個層次:

  1.“個人子系統”傳播(相當於內向傳播),即個人在組織中獲得的“信息負荷”,包括“信息量”即個人需要處理的事項如工作量、學習量等,以及“複雜度”即工作完成難度。

  2.“兩個人子系統”的“傳播鏈”(相當於人際傳播),其特征表現為:(1)對稱性。它可能是對稱傳播(對稱鏈)即平等地交流信息,如士兵之間,員工之間,同學之間等。也可能是不對稱傳播(不對稱鏈),即信息傳播是下行的,如上級對下級下達命令或指示。(2)傳播鏈依據交流頻率高低形成傳播的“強度”差異。通常平等傳播強度高,不平等傳播強度低。(3)“交互性”,即傳播雙方對交流頻率認同的程度,實質上是雙方對交流關係的一種評估。(4)主導性,即交流的核心內容(工作或非工作內容)。(5)模式,即交流的方式,如面對面交流或書信、電話交流等。

  3.“群體(小組)子系統”傳播,包括群體內及群體之間的傳播,近似群體傳播與組織傳播的綜合。傳播中的個人可能同時是幾個群體的成員,一些群體傳播具有組織特性,如組織內各部門的傳播;另一些則屬於非組織性群體傳播,如朋友圈、業餘愛好圈、聚會圈等。

  4.“組織傳播”,即整個組織的全局結構性的“巨集觀網路”傳播。它可區分為任務結構、權利關係結構、社交結構等,不同的結構產生的傳播內容及方式不同。

  5.“組織間傳播”,不同組織之間的傳播網路,如生產組織供應商、銷售商、運輸商等組織之間的傳播。

  該理論顯示了組織傳播中複雜的“多重網路”結構和功能,提供了一個有關組織傳播研究的基本框架。

  二、組織傳播的“人類關係學”理論

  該理論從組織結構的“職位論”(組織中的等級系統)和“人際關係論”兩個角度的綜合來探討組織傳播對管理效果的影響(李克特,1961,1967)。該理論認為從管理角度而言,組織中“專權獨裁式”的管理系統只強調下行的命令式傳播,幾乎不存在上行傳播,即使有了上行信息往往也會被上級曲解,上下級之間距離感較大,管理效果差。而“參與式管理”同時包括了較強的上行傳播和下行傳播,信息準確、清晰,管理者員工之間距離較近,能夠很好地相互理解,管理效果好。

  三、組織傳播的“隱含控制和組織認同”理論

  該理論關註組織傳播對員工形成“組織認同”的功能,以及由此在組織內實現協同控制管理的效果。例如,認為通過特定的傳播方式“省略推理法”,可以誘導員工專註於傳播議題,協作參與(填補)傳播內容,並自己推斷出結論(管理者希望的結論),最終形成“組織認同感”。組織認同感越強,員工就越樂於接受組織的目標、管理、公眾利益等組織前提。組織傳播要達到“通過組織認同感實現協作控制”。

  四、組織傳播的“關係理論”

  該理論強調組織傳播中人際傳播的雙向互動本身對“組織形成”的核心意義,不強調信息內容。該理論認為組織並非由各種職位、角色構成,而是由“傳播活動”構成,是傳播中的“組織形成”,而不是靜態的非傳播的“組織”結構存在,組織只是人們通過一系列傳播活動形成的產物。沒有傳播,組織本身是無法存在的。

  五、組織傳播的“文化理論”

  該理論認為組織是內部群體的“互相重疊的文化圈”的集合,是通過傳播形成的一組不斷變化的意義系統,強調傳播對“組織生活方式”或“組織文化”的意義和價值觀建構的功能,或形成組織的“集體意義系統”的功能。可以從組織文化的四個領域來考察組織傳播(J·V·馬南,1985);組織活動的時空環境及歷史、社會背景(生態環境),組織內錯綜的相互作用,組織成員對事件的共同闡釋(集體理解),個人的活動和行為之意義。

  組織傳播的文化論是組織傳播研究的重大轉型:它從結構論、功能論轉向解釋論。有研究者指出了兩個學派就屬此類(D·K·姆貝,1993),即“描述性解釋學”學派和“懷疑解釋學”學派。前者屬實用性的解釋學派,它關註通過傳播形成組織文化及意義的過程。後者是更具批判性的學派,它關註組織作為一個統治場所,通過內部傳播機制向其成員灌輸思想體系,促成利益強權主義形成等問題。批判理論在組織傳播學的研究中越來越受關註。

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參考文獻

  1. [美]斯蒂文·小約翰著,陳德明,葉輝譯:《傳播理論》,中國社會科學出版社,1999
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