组织传播

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组织传播(Organizational Communication)

目录

什么是组织传播

  所谓组织传播,就是组织成员之间、组织内部机构之间的信息交流和沟通。具体地说,组织传播是由各种相互依赖的关系结成的网络,为应付外部环境的不确定性而创造和交流信息的过程。它的根本任务是清除或减少组织及组织成员对自身环境的不确定性,沟通组织内部的联系。

组织传播的作用

  在现代社会中,几乎每一个人都在一定的组织内工作和生活,上到国家机关,下至群众团体。组织沟通是疏通组织内、外渠道,密切组织成员及组织与组织之间关系,完成组织任务最重要的条件之一。组织传播是公共关系工作的一部分。通过良好的组织传播,可以促进组织成员对组织共同的目的、利益、价值观念等方面的认同,同心协力地去完成既定任务。

  组织传播对于稳定组织成员,应付外部环境,内求团结、外求发展,维护和促进组织的生存和发展都有着重要的作用。通过组织传播相互交流思想、观念、资料、消息情感,也是组织成员谋求共同谅解、相互配合的一种方法。在现代社会中,组织传播开展得如何,对组织既定目标的实现及其发展将产生直接影响。

  组织传播是组织活动的源泉。积极有效地开展组织传播活动,可以使组织各种机制运转正常,保持活力。同时,组织传播又是组织关系的“黏合剂”,它的直接目的是稳定组织内部成员,协调组织与组织,以及组织成员间的关系,适应各种不同的环境,维持自己的生存和发展。

  组织传播的功能对内是协调员工各种认识和行动,优化管理效率;对外是协调、增强与多个相关组织之间的联系或活动,获取目标信息,以及影响社会对组织的认知等。组织内外的传播功能都是为实现组织目标而发生的。

  组织传播在内部通常表现为:下行传播、上行传播、平行传播。下行传播,是一种管理性质的信息传播,即“上情下达”,是组织传播最基本和最重要的过程。它在总体上是以最高管理层为信息起点,最基层的个体岗位为终端的自上而下的信息流动。局部也可能起端于某个职能部门。其信息主要为组织内部的各种任务或活动的指令或要求。它可能是通过不同职能部门逐级传达,也可能由最高层以全员大会方式直接传达至每个员工。上行传播,是信息由下级流向上级的传播过程,即“下情上达”,主要是汇报工作,反映情况,提出意见、建议、要求或表达愿望等。平行传播,指各同级部门或员工之间的对称传播,是相互协调配合各种具体行为的传播活动,主要目的是为了提高行动效率和质量。但也可能因多种因素产生冲突而破坏行动的统一性,导致组织整体运作的紊乱。

  组织传播对外通常表现为:

  1.与本组织各方面活动及利益紧密相关的外部多个组织的制度性或临时性的信息联系,如生产企业与运输商、销售商等的信息联系。这个“组织链”或组织间的传播主要是依据认同规则进行的协商传播。

  2.与社会行政管理机构(如税务局)的信息联系。

  3.获取与组织活动相关的其他各类信息(如生产销售市场信息、政策信息等)。

  4.通过各种方式影响社会对组织的认知和记忆,提升组织形象。

  组织传播可以利用一切媒介进行,包括语言、文字、印刷品会议活动以及各类大众媒介等。

组织传播的类型

  1、组织正式传播

  组织正式传播是指以正式组织形式,或较为正规的组织形式进行的传播,是为工作进行的沟通,具有明显的贯彻组织意图,服务于组织某种任务或目标的色彩。这种类型的具体传播方式较为多样化,既可以通过文件、指令方式来进行,也可通过座谈会、汇报会方式来进行,还可通过班组会等方式进行。

  2、组织非正式传播

  组织非正式传播是指组织内不按“职能路线”进行的信息传播活动,是以感情沟通为着重点的传播行为。新型的工作关系是一种有着坚实感情基础的关系。在各类组织中,各种角色之间应特别注意感情联络,互敬互爱,在交流过程中应努力克服“角色”所设置的障碍。那种以非领导者的身份与公众进行的沟通,往往能够起到化解矛盾、增进友谊、增强信任感、增进内求团结的作用。联络感情的方式多种多样,目的都在于增进相互了解,密切人际关系,避免或缓解人际冲突

组织内部传播的主要形式

  以组织内部信息沟通为主要内容的组织传播,从传播方向和流通走向上看,主要有三种形式:

  1、自上而下的传播

  进行这种传播是指透过组织内部的各个层面,组织上层决策信息往下传递的过程。组织的规范、传统、领导者的权威大多是靠这种自上而下的传播来维持和发展。这种传播一般是管理层发布指令,争取组织各层次员工的合作与支持,并使员工获得采取行动的依据。同时,这种传播有利于员工准确、及时地接受和完成上级任务,并使职工认识其工作价值,激发其荣誉感。而且,这种传播有利于保持组织的统一和稳定。自上而下的传播一般是通过一定的媒介来进行信息交流。例如,以文件、会议、指令、指示的形式进行。有时也以公众传播方式进行,如演讲会等。

  2、自下而上的传播

  这种传播是指在组织中,下级人员向上级表达意见和态度、反映情况、汇报工作的过程。良好的自下而上的传播能向决策者管理者及时传递具体工作中的各项问题,便于领导及时掌握组织的工作进展情况,了解组织成员的内心世界,由此,针对具体情况再度实施或调整组织的各项方针、政策。这种传播主要通过两种途径:一是组织成员或下级部门定期或不定期地以书面报告、口头汇报方式向上级传递信息;二是上级领导以召开会议或亲临现场的方式,向下级部门或组织成员索取信息。为了减少信息传递过程中的失真现象,这种自下而上的传播最好采取“直通”的方式进行,即尽量减少和避免中间层次,以提高信息传递的精确度,提高传播的质量

  3、横向传播

  这种传播是指组织内部机构之间、成员之间的同级同类的横向信息交流。例如,部门之间、科室之间、车间之间、班级之间、员工之间的信息交流。这种交流是协调关系和行动、解决实际工作中的问题的有效渠道。同时,这种传播交流与前两种相比,有简化办事手续、节省交流时间的优点,亦可提高工作效率,并有助于培养组织的集体主义精神和建立组织成员之间的亲密关系。

  在实际公共关系工作中,组织传播的这三种形式时常交替进行,共同构成组织的一个有机信息传播网络。三种传播形式相辅相成,互为反馈,对组织既定目标的实现及发展前途产生直接影响。

组织传播的研究理论[1]

  组织传播的大量研究产生了许多理论,主要有如下5种。

  一、组织传播的“网络”理论

  该理论关注以个人之间的相互作用为基础而逐级形成的宏观组织网络的传播形态,是有关组织传播的结构性和功能性的描述。它将组织传播分为5个层次:

  1.“个人子系统”传播(相当于内向传播),即个人在组织中获得的“信息负荷”,包括“信息量”即个人需要处理的事项如工作量、学习量等,以及“复杂度”即工作完成难度。

  2.“两个人子系统”的“传播链”(相当于人际传播),其特征表现为:(1)对称性。它可能是对称传播(对称链)即平等地交流信息,如士兵之间,员工之间,同学之间等。也可能是不对称传播(不对称链),即信息传播是下行的,如上级对下级下达命令或指示。(2)传播链依据交流频率高低形成传播的“强度”差异。通常平等传播强度高,不平等传播强度低。(3)“交互性”,即传播双方对交流频率认同的程度,实质上是双方对交流关系的一种评估。(4)主导性,即交流的核心内容(工作或非工作内容)。(5)模式,即交流的方式,如面对面交流或书信、电话交流等。

  3.“群体(小组)子系统”传播,包括群体内及群体之间的传播,近似群体传播与组织传播的综合。传播中的个人可能同时是几个群体的成员,一些群体传播具有组织特性,如组织内各部门的传播;另一些则属于非组织性群体传播,如朋友圈、业余爱好圈、聚会圈等。

  4.“组织传播”,即整个组织的全局结构性的“宏观网络”传播。它可区分为任务结构、权利关系结构、社交结构等,不同的结构产生的传播内容及方式不同。

  5.“组织间传播”,不同组织之间的传播网络,如生产组织供应商、销售商、运输商等组织之间的传播。

  该理论显示了组织传播中复杂的“多重网络”结构和功能,提供了一个有关组织传播研究的基本框架。

  二、组织传播的“人类关系学”理论

  该理论从组织结构的“职位论”(组织中的等级系统)和“人际关系论”两个角度的综合来探讨组织传播对管理效果的影响(李克特,1961,1967)。该理论认为从管理角度而言,组织中“专权独裁式”的管理系统只强调下行的命令式传播,几乎不存在上行传播,即使有了上行信息往往也会被上级曲解,上下级之间距离感较大,管理效果差。而“参与式管理”同时包括了较强的上行传播和下行传播,信息准确、清晰,管理者员工之间距离较近,能够很好地相互理解,管理效果好。

  三、组织传播的“隐含控制和组织认同”理论

  该理论关注组织传播对员工形成“组织认同”的功能,以及由此在组织内实现协同控制管理的效果。例如,认为通过特定的传播方式“省略推理法”,可以诱导员工专注于传播议题,协作参与(填补)传播内容,并自己推断出结论(管理者希望的结论),最终形成“组织认同感”。组织认同感越强,员工就越乐于接受组织的目标、管理、公众利益等组织前提。组织传播要达到“通过组织认同感实现协作控制”。

  四、组织传播的“关系理论”

  该理论强调组织传播中人际传播的双向互动本身对“组织形成”的核心意义,不强调信息内容。该理论认为组织并非由各种职位、角色构成,而是由“传播活动”构成,是传播中的“组织形成”,而不是静态的非传播的“组织”结构存在,组织只是人们通过一系列传播活动形成的产物。没有传播,组织本身是无法存在的。

  五、组织传播的“文化理论”

  该理论认为组织是内部群体的“互相重叠的文化圈”的集合,是通过传播形成的一组不断变化的意义系统,强调传播对“组织生活方式”或“组织文化”的意义和价值观建构的功能,或形成组织的“集体意义系统”的功能。可以从组织文化的四个领域来考察组织传播(J·V·马南,1985);组织活动的时空环境及历史、社会背景(生态环境),组织内错综的相互作用,组织成员对事件的共同阐释(集体理解),个人的活动和行为之意义。

  组织传播的文化论是组织传播研究的重大转型:它从结构论、功能论转向解释论。有研究者指出了两个学派就属此类(D·K·姆贝,1993),即“描述性解释学”学派和“怀疑解释学”学派。前者属实用性的解释学派,它关注通过传播形成组织文化及意义的过程。后者是更具批判性的学派,它关注组织作为一个统治场所,通过内部传播机制向其成员灌输思想体系,促成利益强权主义形成等问题。批判理论在组织传播学的研究中越来越受关注。

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参考文献

  1. [美]斯蒂文·小约翰著,陈德明,叶辉译:《传播理论》,中国社会科学出版社,1999
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