组织沟通

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组织沟通:人力资源管理最核心的环节

目录

组织沟通概述

  组织沟通是人力资源管理中最为基础和核心的环节,它关系到组织目标的实现和组织文化的塑造。目前我国大多企业在组织沟通领域的确存在许多问题。虽然有些问题所导致的不良现象已有所反映,但是企业的管理者们却不能正确认识问题的起源和本质。所以,重视组织沟通、采取有效措施改善组织沟通是实现组织目标的关键。

影响组织沟通的因素

  组织沟通是企业最为常见的管理行为。从其行为构成要素来看,它包括沟通背景、沟通发起者、沟通编译码、沟通渠道、沟通干扰、沟通接受者和沟通反馈。上述诸要素的科学合理配置、选择与否对组织沟通的效果都有不同程度的影响。

  同时任何组织的沟通总是在一定背景下进行的,受到组织文化类型的影响。企业的行为文化直接决定着员工的行为特征、沟通方式、沟通风格,而企业的物质文化则决定着企业的沟通技术状况、沟通媒介和沟通渠道

  正如世界著名的GE公司,它的企业文化突出“以人为本”的经营哲学,鼓励个人创造力的展现,并充分重视和强调个人,尊重个体差异。因此GE的沟通风格是个体取向的,并直言不讳。企业内部的员工在任何时候都会将自己的新思想和意见毫无掩饰和过滤的反映给上层管理者。而对于公司的管理协调,GE员工习惯于使用备忘录、布告等正式沟通渠道来表明自己的看法和观点。与此同时,前通用CEO杰克·韦尔奇在公司管理沟通领域提出了“无边界理念”。GE公司“将各个职能部门之间的障碍全部清除,工程、生产、营销以及其他部门之间的信息能够自由流通,完全透明.”在这样一个沟通理念的指引下,GE更为有效地使公司内部信息最大程度上实现了共享。实践证明良好的企业必然具有良好的沟通,而良好的组织沟通必然由其良好的企业文化所决定。

  除此之外, “领导者作风”也是影响组织沟通的重要因素.社会心理学家勒温曾把领导者在领导过程中表现出来的极端工作作风分为三种类型专制作风、民主作风和放任自流作风.三种不同的领导作风对于组织沟通效果的影响是大不相同的.专制作风的领导者实行的是个人独裁领导,把权利完全集中于自己手中.他个人独断设计工作中的一切,却很少与组织成员进行沟通,更谈不上向组织成员征求决策意见。所以这种领导作风表面上看来虽然是一种极为严格的管理,但无法顾及组织成员的精神与情感需求。因而,组织内部弥漫着消极态度和对抗情绪。从长远看这种领导作风必将有害于组织的发展与成长。民主作风的领导则会把部分权力授权给组织成员,并积极提倡组织成员之间相互交流并商讨组织事务与决策。同时,还关心他人,尊重他人,鼓励组织成员提出新意见,好想法。

  可见,影响组织沟通的因素是方方面面的。无论是沟通行为本身的流程要素,还是组织的领导行为风格或组织文化,都直接对组织沟通产生重要影响。

组织中常见的沟通问题[1]

  1.为什么自上而下的沟通行不通?

  它假定发出信息者在进行沟通。但我们知道.它所做的只是发出信息.而沟通则是接受者的一种行动。自上而下的沟通只能是一种命令.即预先安排好的一些信息。人们不能够采用自上而下的方式来沟通“理解”.更不要说用这种方式来沟通动机了。它们要求采用自下而上的沟通方式.即从实际感知的人那里向需要其感知被人接受的人那里进行沟通。

  这并不意味着管理人员应该停止努力使自己所说的或所写的更为明确.却意味着只有在我们知道了讲什么以后.才能谈到如何来讲。而不是依靠“我同你讲”来做到的。

  2.上级多一些“倾听”是否就可以实现理想的沟通?

  倾听是沟通的一个先决条件.但只有它仍是不够的.而且也是行不通的。倾听假设上级能够理解它所听到的东西。换句话说.它假设下级能够进行沟通。但是很难看出为什么下级一定能够做到上级做不到的事情。

  这并不是说倾听是错误的。事实上.认识到了沟通必须是向上的.或者不如说沟通必须从接受者出发而不是从发出者出发.这正是倾听理论的依据.是完全合理而又十分重要的。但倾听只是个出发点而已。

  3.更多、更好的信息是否能够解决沟通问题?

  相反.信息越多.则对有效的、发挥作用的沟通的需要也就越大。换句话说.信息越多.沟通的差距可能也越大。信息的爆炸.要求有能够发挥作用的沟通。

  管理者可以有的应对措施

  我们可以说:沟通必须从预定的信息接受者开始.而不是从发出者开始。我们还可以说:单只倾听是不够的。自下而上的沟通必须把重点放在某些能被接受者和发出者双方都感知到的东西上.放在他们共同的那些东西上.放在已经对预定的接受者产生激励作用的东西上。从一开始.就应该了解到预定接受者的价值观、信念和愿望。

  因此,目标管理是能够发挥作用的沟通的先决条件。目标管理要求下级仔细考虑他能够为组织及组织中的某个单位做些什么主要贡献并承担些什么责任。下级还要把自己考虑所得出的结论告诉给上级。

改善组织沟通的意义

  组织沟通是管理中极为重要的部分。管理与被管理者之间有效沟通是任何管理艺术的精髓。美国著名未来学家奈斯比特曾指出:“未来竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。”

  组织是按一定规则和程序为实现其共同目标而结集的群体,组织目标的实现与否取决于组织沟通是否畅通,有效的组织沟通有利于信息在组织内部的充分流动和共享,可以提高组织的工作效率,增强组织决策的科学、合理性。另外行为科学理论告诉我们,组织成员并不是单纯的物质利益追求者,他们同时还有精神层次的需求。比如说对组织(企业)的归属感、荣誉感和参与感,而这一切也都是借助于有效的组织沟通得以实现的。因为只有有效的组织沟通,组织成员的意见、建议才能得到充分的重视;只有有效的组织沟通,组织成员的工作成绩才能得到应有的评价和认可。从企业文化看来,企业文化是企业员工所共有的企业核心价值观,属意识范畴。企业文化的形成有赖于组织成员之间的良好沟通以达成最后价值观的认同。所以说,组织沟通是一切企业管理行为的灵魂。

  谈起 “组织沟通”,在任何一版《管理学原理》中必然有所涉及。其重要性自然可见。但似乎很多企业管理人员对此并没有很大兴趣,因为他们认为沟通并不是很难的事,我们每天不都在企业内外部进行着各种各样的沟通吗?的确,我们无时无刻都在沟通,正如我们呼吸空气一样自然。可是,我们组织沟通的进行并不是很有效、完善以及充分。结果就出现了许多信息扭曲,组织内部充满谣言蜚语;上下级关系不和谐,同事之间相互猜忌,上层决策得不到充分地执行等不良情况。这些对于组织(企业)来说,都是组织发展的隐患问题。如何有效地改善组织沟通以避免或减少这些问题的出现呢?这是一个在当今信息社会背景下组织(企业)领导者和管理人员都值得重新审视和重视的问题。

改善组织沟通的途径

  面对市场日益复杂多变的竞争环境,顺畅的沟通是组织保持活力的有效保障。提升组织沟通效率既需要外部的力量,比如商学院的教育水平、职业化人力资源供给等,更需要企业从内部改善沟通的环境及机制

  1.建立沟通标准

  任何的沟通只有在有了标准的情况下才有意义,那么企业内部的沟通标准何在?作为盈利性的组织,企业的存在就是以经营业绩为依归。衡量任何沟通活动的意义,都会最终追溯到业绩目标。领导的话可以被下属揣摩,但这种揣摩的导向应该是为了达成经营目标,而不是领导的好恶。从这个方面来说,企业组织必须首先要构建好自身的业绩管理体系,通过设置明确、科学的业绩目标,用以指导企业行为,包括沟通行为

  2. 强化内部培训

  强化培训是为了在企业的内部构建一种统一的沟通风格和行为模式,减少因沟通形式不一而造成的摩擦。通过培训可以将一些概念性的东西固定下来,形成大家一说出口就能被理解的企业话语,而不必再挖空心思的去弄清楚一句话从老板口里说出和从某位副总口中说出有何区别。

  说到企业培训的楷模自然是GE公司。位于纽约州哈得逊河谷、占地50英亩的"克劳顿村"是GE高级管理人员培训中心,有人把它称为GE高级领导干部成长的摇篮,而《财富》杂志称之为"美国企业界的哈佛"。GE克劳顿管理学院有着明确的使命,那就是:创造、确定、传播公司的学识,以促进GE的发展,提高GE在全球的竞争能力。克劳顿村的课程分三类,一是专业知识类,如财务、人事管理、信息技术等等,其目的是使GE员工在某一技术领域更专、更深入。第二类是针对员工某一事业发展阶段而设计的课程,如新经理发展课程、高级经理课程、高层管理人员发展课程等等。第三类是为推广全公司范围的举措而设置的课程,如六个西格玛培训、变革加速进程等。通过这些培训,一方面让GE的管理人员学习必要的管理技能、业务技能、沟通技能等,另一方面也统一了大家的意识和管理理念,为企业内部的有效沟通与执行奠定良好基础。

  3.转换领导意识

  中国企业经过前期的快速发展已经变得越来越复杂,管理的难度也在不断增加,这对于企业的创始人来说既是挑战,也是不得不走过的历程,关键是企业的高层首先必须转变过去的思维模式、行为模式,不能让所有的员工都围着自己的想法转,如果不解决这个问题,企业迟早会出事。必须让企业各级管理者都能根据企业总体战略目标的要求担负起责任,员工各司其职,都清晰的知道自己该向谁负责、向什么负责。从目前国内企业来看,在这方面做的最好的无疑是万科,虽然王石依然是企业的精神领袖,但基于业绩的管理体系已经能够顺畅自如的运作,企业内部的沟通层次明确,效率自然很高。

  总而言之,良好的沟通能够给企业带来的不仅仅是信息的顺畅流动,更能为组织的决策执行力提供基本的保障。努力提升执行力的中国企业,应充分意识到这个工具的重要意义,尽快打通阻滞企业内部沟通的障碍。最终达成良好的沟通氛围,以至在最大程度上调动了组织成员的积极性。而放任自流作风的领导虽也积极倡导组织内部的良好沟通。但缺乏科学的管理,从而使得组织整体工作效率低下,甚至不能有效地完成组织目标

参考文献

  1. 彼得•德鲁克.《德鲁克管理思想精要》[M].机械工业出版社.2013
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