绩效辅导

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绩效辅导(Performance Coaching)

目录

什么是绩效辅导

  所谓绩效辅导是指管理者与员工讨论有关工作进展情况,潜在的障碍和问题,解决问题的办法措施,员工取得的成绩以及存在的问题,管理者如何帮助员工等信息的过程。它贯穿于整个的管理过程,不是仅仅在开始,也不是仅仅在结束,而是贯穿于绩效管理的始终。

绩效辅导的作用

  绩效辅导的作用在于能够前瞻性地发现问题并在问题出现之前解决,还在于能把管理者与员工紧密联系在一起,管理者与员工经常性就存在和可能存在的问题进行讨论,共同解决问题,排除障碍,达到共同进步和共同提高,实现高绩效的目的。绩效辅导还有利于建立管理者与员工良好的工作关系。通常来说,绩效辅导的作用如下:

  1.了解员工工作的进展情况,以便于及时进行协调调整。

  2.了解员工工作时碰到的障碍,以便发挥自己的作用,帮助员工解决困难,提高绩效

  3.可以通过沟通避免一些考核时意外的发生。

  4.掌握一些考核时必须用到的信息,使考核有目的性和说服力。

  5.帮助员工协调工作,使之更加有信心地做好本职工作。

  6.提供员工需要的信息,让员工及时了解自己的想法和工作以外的改变,以便管理者和员工步调一致。

  绩效辅导的根本目的就在于对员工实施绩效计划的过程进行有效的管理,因为只要过程都是在可控范围之内的话,结果就不会出太大的意外。

绩效辅导对管理者的要求

  绩效辅导贯穿着绩效管理的全过程,在每次进行时,管理者都应该明确以下几个问题:

  1.所定工作目标进展如何?

  2.哪些方面进行得好?

  3.哪些方面需要进一步改善和提高?

  4.员工是否在朝着既定的绩效目标前进?

  5.为使员工更好地完成绩效目标,需要做哪些改善?

  6.在提高员工的知识、技能和经验方面,管理者需要做哪些工作?

  7.是否需要对员工的绩效目标进行调整,如果需要,怎样调整?

  8.管理者与员工在哪些方面达成了一致?

  9.管理者与员工需要在哪些方面进行进一步的沟通探讨?

  总之,绩效辅导是绩效管理中的关键环节,管理者要想使绩效管理真正产生效果,就必须在绩效辅导上多下些功夫。

绩效辅导的沟通

  无论是从员工的角度还是从部门经理的角度都需要在绩效实施的过程中进行持续不断的沟通,因为每个人都需要从中获得对自己有帮助的信息。在这个阶段,沟通的目的主要有两个:

  一是员工汇报工作进展或就工作中遇到的障碍向主管求助,寻求帮助和解决办法。

  二是主管人员对员工的工作目标和工作计划之间出现的偏差进行及时纠正。

  管理者与员工共同确定了工作计划和评价标准后,并不是说就不能改变了。员工在完成计划的过程中可能遇到外部障碍、能力缺陷或者其他意想不到的情况,这些情况都会影响计划的顺利完成。员工在遇到这些情况的时候应当及时与主管沟通,主管则要与员工共同分析问题产生的原因。如果属于外部障碍,在可能的情况下主管要尽量帮助下属排除外部障碍。如果属于员工本身技能缺陷等问题,主管则应该提供技能上的帮助或辅导,辅导员工达成绩效目标。同时,在这个阶段,员工有义务就工作进展情况向主管汇报。主管有责任帮助下属完成绩效目标,对员工出现的偏差进行及时的纠正,尽早找到潜在的问题以便在他们变动复杂之前能够将其很好的解决。

  绩效辅导沟通的方式

  有效的沟通不仅仅在于沟通的技巧,还在于沟通的形式。在绩效管理中采用的正式的沟通方式一般有书面报告、会议沟通和一对一面谈沟通等。每种沟通方式都有其优点和缺点,都依其当时的情景而定。

  书面报告是绩效管理中比较常见的一种正式沟通的方式,是员工使用文字和图表的形式向部门经理报告工作进展情况、遇到的问题、所需支持以及计划的变更、问题分析等。由于书面报告不需要主管和员工面对面或将人员集中起来,因此不会对主管和员工的工作时间安排造成很大困难,尤其当员工和经理不在同一地点时,定期报告制度是非常有效的沟通方式。但是由于书面报告一般仅仅是信息从员工到经理的单向流动,缺乏管理双方双向的交流,很容易使沟通流于形式。作为报告制的补充,管理者和员工的直接面谈或电话沟通等其他的非正式沟通方式也很必要,尤其当出现了复杂的或难以解决的问题时。

  会议沟通可以提供更加直接的沟通形式,而且可以满足团队交流的需要。此外会议沟通的好处还表现在部门经理可以借助开会的机会向全体下属传递有关企业战略目标组织文化的信息。在会议沟通中需要把握以下几个原则:注意会议的频率和主题,针对不同的员工召开不同的会议;运用沟通的技巧形成开放式的沟通氛围,不要开成批判会、训话会、一言堂、拌嘴会;合理安排时间,以不影响正常的工作为宜;再会上讨论一些共同的问题,不针对个人;鼓励员工自己组织有关的会议,邀请部门经理列席会议。当然最后还要做好会议记录

  一对一面谈沟通是绩效辅导中比较常用的一种沟通方式。它的优点有:面谈的释放可以使部门经理和员工进行比较深入的沟通;面谈的信息可以保持在两个人的范围内,可以谈论比较不易公开的观点;通过面谈,会给员工一种受到尊重和重视的感觉,比较容易建立部门经理与员工之间的融洽关系;部门经理在面谈中可以根据与员工的处境和特点,因人制宜的给予帮助。

  绩效辅导沟通的注意事项

  在绩效实施的过程中进行面谈沟通,应该注意以下的问题:

  力图通过面谈使得员工了解组织的目标和方向;多让员工谈自己的想法和做法;及时纠正无效的行为和想法;让员工认识到部门经理的角色。因此我们提倡走动式管理、开放式办公、工作间歇的沟通、非正式会议等等方式来提高员工的绩效。

  绩效辅导沟通的必要性

  第一、管理者需要掌握员工工作进展状况,提高员工的工作绩效

  管理者和员工多次沟通达成绩效契约后,不等于员工的绩效计划必定能顺利完成,作为管理者应及时掌握下属工作进展情况,了解员工在工作中的表现和遇到的困难,及时发现和纠正偏差,避免小错误小偏差的累积酿成大错或造成无法挽回的损失,同时及时发现高绩效行为,总结推广先进工作经验,使部门甚至整个组织所有员工绩效都得到提高;另外掌握员工的工作状况,有利于绩效期末对员工进行公正客观的考核评估。有效的绩效考核指标是结果性指标和过程控制指标的结合,管理者只有对下属工作过程清楚了解才能对其进行正确的考核评价。掌握、积累下属的绩效资料,可以使绩效考评更真实可信,避免偏差;同时可节省绩效评估的时间,减小绩效考核的难度;

  进行绩效辅导有助于员工及时发现自己或他人工作中的优点、问题与不足,帮助员工相互促进、互助提高,有利于加强团队内的相互沟通、避免工作中的误解或矛盾,创造良好的团队工作氛围,提高整体的工作效率。

  第二、员工需要管理者对工作进行评价和辅导支持

  员工希望在工作中不断得到自己绩效的反馈信息,希望及时得到管理者的评价,以便不断提高自己的绩效和发展自己的能力素质,肯定员工工作成绩并给予明确的赞赏,维护和进一步提高员工的工作积极性是非常重要的。如果员工干的比较好,得到肯定评价的员工必然会更加努力期望获得更大的成绩;如果工作中存在较多问题,及时提出工作中的缺陷有利于员工迅速调整工作方式方法,逐步提高绩效。

  管理者应及时协调各方面的资源,对下属工作进行辅导支持。由于工作环境和条件的变化,在工作过程中,员工可能会遇到在制定绩效计划时没有预期到的困难和障碍。这时员工应该及时得到帮助和资源支持,一个称职的管理者不能抱怨员工的工作能力差,对下属员工进行工作指导是管理者的重要职责之一,管理者应在职权范围内合理调动各方资源,对下属工作进行支持;如果某些事项超过自己职责权限范围,管理者应将实际情况上报有关决策者,尽快解决下属工作中的问题。

  第三、必要时对绩效计划进行调整

  绩效计划是基于对外部环境和内部条件的判断后,在管理者和员工取得共识的基础上做出的。外部环境是不断变化的,公司的内部资源是有限的,因此在绩效考核周期开始时制定的绩效计划很可能变的不切实际或无法实现。例如由于市场竞争环境的变化,将使本公司的产品价格政策发生变化,从而导致公司产品销售量和销售额的目标发生变化;由于一个技术障碍无法有效解决,可能导致公司产品不能及时上市,因此应及时调整产品开发计划;由于公司战略调整,原定的工作目标及重点都将失去意义,因此绩效目标中的相应内容应该及时进行调整。通过绩效实施过程中管理者和员工的沟通,可以对绩效计划进行调整,使之更加适合外部环境以及内部条件的变化。

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