績效輔導

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績效輔導(Performance Coaching)

目錄

什麼是績效輔導

  所謂績效輔導是指管理者與員工討論有關工作進展情況,潛在的障礙和問題,解決問題的辦法措施,員工取得的成績以及存在的問題,管理者如何幫助員工等信息的過程。它貫穿於整個的管理過程,不是僅僅在開始,也不是僅僅在結束,而是貫穿於績效管理的始終。

績效輔導的作用

  績效輔導的作用在於能夠前瞻性地發現問題併在問題出現之前解決,還在於能把管理者與員工緊密聯繫在一起,管理者與員工經常性就存在和可能存在的問題進行討論,共同解決問題,排除障礙,達到共同進步和共同提高,實現高績效的目的。績效輔導還有利於建立管理者與員工良好的工作關係。通常來說,績效輔導的作用如下:

  1.瞭解員工工作的進展情況,以便於及時進行協調調整。

  2.瞭解員工工作時碰到的障礙,以便發揮自己的作用,幫助員工解決困難,提高績效

  3.可以通過溝通避免一些考核時意外的發生。

  4.掌握一些考核時必須用到的信息,使考核有目的性和說服力。

  5.幫助員工協調工作,使之更加有信心地做好本職工作。

  6.提供員工需要的信息,讓員工及時瞭解自己的想法和工作以外的改變,以便管理者和員工步調一致。

  績效輔導的根本目的就在於對員工實施績效計劃的過程進行有效的管理,因為只要過程都是在可控範圍之內的話,結果就不會出太大的意外。

績效輔導對管理者的要求

  績效輔導貫穿著績效管理的全過程,在每次進行時,管理者都應該明確以下幾個問題:

  1.所定工作目標進展如何?

  2.哪些方面進行得好?

  3.哪些方面需要進一步改善和提高?

  4.員工是否在朝著既定的績效目標前進?

  5.為使員工更好地完成績效目標,需要做哪些改善?

  6.在提高員工的知識、技能和經驗方面,管理者需要做哪些工作?

  7.是否需要對員工的績效目標進行調整,如果需要,怎樣調整?

  8.管理者與員工在哪些方面達成了一致?

  9.管理者與員工需要在哪些方面進行進一步的溝通探討?

  總之,績效輔導是績效管理中的關鍵環節,管理者要想使績效管理真正產生效果,就必須在績效輔導上多下些功夫。

績效輔導的溝通

  無論是從員工的角度還是從部門經理的角度都需要在績效實施的過程中進行持續不斷的溝通,因為每個人都需要從中獲得對自己有幫助的信息。在這個階段,溝通的目的主要有兩個:

  一是員工彙報工作進展或就工作中遇到的障礙向主管求助,尋求幫助和解決辦法。

  二是主管人員對員工的工作目標和工作計劃之間出現的偏差進行及時糾正。

  管理者與員工共同確定了工作計劃和評價標準後,並不是說就不能改變了。員工在完成計劃的過程中可能遇到外部障礙、能力缺陷或者其他意想不到的情況,這些情況都會影響計劃的順利完成。員工在遇到這些情況的時候應當及時與主管溝通,主管則要與員工共同分析問題產生的原因。如果屬於外部障礙,在可能的情況下主管要儘量幫助下屬排除外部障礙。如果屬於員工本身技能缺陷等問題,主管則應該提供技能上的幫助或輔導,輔導員工達成績效目標。同時,在這個階段,員工有義務就工作進展情況向主管彙報。主管有責任幫助下屬完成績效目標,對員工出現的偏差進行及時的糾正,儘早找到潛在的問題以便在他們變動複雜之前能夠將其很好的解決。

  績效輔導溝通的方式

  有效的溝通不僅僅在於溝通的技巧,還在於溝通的形式。在績效管理中採用的正式的溝通方式一般有書面報告、會議溝通和一對一面談溝通等。每種溝通方式都有其優點和缺點,都依其當時的情景而定。

  書面報告是績效管理中比較常見的一種正式溝通的方式,是員工使用文字和圖表的形式向部門經理報告工作進展情況、遇到的問題、所需支持以及計劃的變更、問題分析等。由於書面報告不需要主管和員工面對面或將人員集中起來,因此不會對主管和員工的工作時間安排造成很大困難,尤其當員工和經理不在同一地點時,定期報告制度是非常有效的溝通方式。但是由於書面報告一般僅僅是信息從員工到經理的單向流動,缺乏管理雙方雙向的交流,很容易使溝通流於形式。作為報告制的補充,管理者和員工的直接面談或電話溝通等其他的非正式溝通方式也很必要,尤其當出現了複雜的或難以解決的問題時。

  會議溝通可以提供更加直接的溝通形式,而且可以滿足團隊交流的需要。此外會議溝通的好處還表現在部門經理可以藉助開會的機會向全體下屬傳遞有關企業戰略目標組織文化的信息。在會議溝通中需要把握以下幾個原則:註意會議的頻率和主題,針對不同的員工召開不同的會議;運用溝通的技巧形成開放式的溝通氛圍,不要開成批判會、訓話會、一言堂、拌嘴會;合理安排時間,以不影響正常的工作為宜;再會上討論一些共同的問題,不針對個人;鼓勵員工自己組織有關的會議,邀請部門經理列席會議。當然最後還要做好會議記錄

  一對一面談溝通是績效輔導中比較常用的一種溝通方式。它的優點有:面談的釋放可以使部門經理和員工進行比較深入的溝通;面談的信息可以保持在兩個人的範圍內,可以談論比較不易公開的觀點;通過面談,會給員工一種受到尊重和重視的感覺,比較容易建立部門經理與員工之間的融洽關係;部門經理在面談中可以根據與員工的處境和特點,因人制宜的給予幫助。

  績效輔導溝通的註意事項

  在績效實施的過程中進行面談溝通,應該註意以下的問題:

  力圖通過面談使得員工瞭解組織的目標和方向;多讓員工談自己的想法和做法;及時糾正無效的行為和想法;讓員工認識到部門經理的角色。因此我們提倡走動式管理、開放式辦公、工作間歇的溝通、非正式會議等等方式來提高員工的績效。

  績效輔導溝通的必要性

  第一、管理者需要掌握員工工作進展狀況,提高員工的工作績效

  管理者和員工多次溝通達成績效契約後,不等於員工的績效計劃必定能順利完成,作為管理者應及時掌握下屬工作進展情況,瞭解員工在工作中的表現和遇到的困難,及時發現和糾正偏差,避免小錯誤小偏差的累積釀成大錯或造成無法輓回的損失,同時及時發現高績效行為,總結推廣先進工作經驗,使部門甚至整個組織所有員工績效都得到提高;另外掌握員工的工作狀況,有利於績效期末對員工進行公正客觀的考核評估。有效的績效考核指標是結果性指標和過程式控制制指標的結合,管理者只有對下屬工作過程清楚瞭解才能對其進行正確的考核評價。掌握、積累下屬的績效資料,可以使績效考評更真實可信,避免偏差;同時可節省績效評估的時間,減小績效考核的難度;

  進行績效輔導有助於員工及時發現自己或他人工作中的優點、問題與不足,幫助員工相互促進、互助提高,有利於加強團隊內的相互溝通、避免工作中的誤解或矛盾,創造良好的團隊工作氛圍,提高整體的工作效率。

  第二、員工需要管理者對工作進行評價和輔導支持

  員工希望在工作中不斷得到自己績效的反饋信息,希望及時得到管理者的評價,以便不斷提高自己的績效和發展自己的能力素質,肯定員工工作成績並給予明確的贊賞,維護和進一步提高員工的工作積極性是非常重要的。如果員工乾的比較好,得到肯定評價的員工必然會更加努力期望獲得更大的成績;如果工作中存在較多問題,及時提出工作中的缺陷有利於員工迅速調整工作方式方法,逐步提高績效。

  管理者應及時協調各方面的資源,對下屬工作進行輔導支持。由於工作環境和條件的變化,在工作過程中,員工可能會遇到在制定績效計劃時沒有預期到的困難和障礙。這時員工應該及時得到幫助和資源支持,一個稱職的管理者不能抱怨員工的工作能力差,對下屬員工進行工作指導是管理者的重要職責之一,管理者應在職權範圍內合理調動各方資源,對下屬工作進行支持;如果某些事項超過自己職責許可權範圍,管理者應將實際情況上報有關決策者,儘快解決下屬工作中的問題。

  第三、必要時對績效計划進行調整

  績效計劃是基於對外部環境和內部條件的判斷後,在管理者和員工取得共識的基礎上做出的。外部環境是不斷變化的,公司的內部資源是有限的,因此在績效考核周期開始時制定的績效計劃很可能變的不切實際或無法實現。例如由於市場競爭環境的變化,將使本公司的產品價格政策發生變化,從而導致公司產品銷售量和銷售額的目標發生變化;由於一個技術障礙無法有效解決,可能導致公司產品不能及時上市,因此應及時調整產品開發計劃;由於公司戰略調整,原定的工作目標及重點都將失去意義,因此績效目標中的相應內容應該及時進行調整。通過績效實施過程中管理者和員工的溝通,可以對績效計划進行調整,使之更加適合外部環境以及內部條件的變化。

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