非正式溝通

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非正式溝通(Communication Unoffical/Informal Communication)

目錄

什麼是非正式溝通

  非正式溝通指的是通過正式溝通渠道以外的信息交流和傳達方式。非正式溝通是非正式組織的副產品,它一方面滿足了員工的需求,另一方面也補充了正式溝通系統的不足。是正式溝通的有機補充。在許多組織中,決策時利用的情報大部分是由非正式信息系統傳遞的。

  非正式溝通和正式溝通不同,因為它的溝通對象、時間及內容等各方面,都是未經計劃和難以辨別的。已如上述,非正式組織是由於組織成員的感情和動機上的需要而形成的。其溝通途徑是通過組織內的各種社會關係,這種社會關係超越了部門、單位以及層次。

  在相當程度內,非正式溝通的發展也是配合決策對於信息的需要的。這種途徑較正式途徑具有較大彈性,它可以是橫向流向,或是斜角流向(Diagonalflow),一般也比較迅速。在許多情況下,來自非正式溝通的信息,反而獲得接收者的重規。由於傳遞這種信息一般以口頭方式,不留證據、不負責任,許多不願通過正式溝通傳遞的信息,卻可能在非正式溝通中透露。

  但是,過分依賴這種非正式溝通途徑,也有很大危險,因為這種信息遭受歪曲或發生錯誤的可能性相當大,而且無從查證。尤其與員工個人關係較密切的問題,例如晉升、待遇、改組之類,常常發生所謂“謠言”(rumors)。這種不實消息的散佈,對於組織往往造成較大的困擾。

  但是,任何組織都或多或少地存在著這種非正式溝通途徑。對於這種溝通方式,主管者既不能完全依賴用以獲得必需的信息,也不能完全加以忽視,而是應當密切註意錯誤或不實信息發生的原因,設法提供組織人員正確而清晰的事實,加以防止。

  這些途徑非常繁多且無定型,例如同事之間任意交談,甚至透過家人之間的傳聞等等,都算是非正式溝通。所以非正式溝通和個人間非正式關係,往往平行存在。很多研究者認為,由於非正式溝通不必受到規定手續或形式的種種限制,因此往往比正式溝通還要重要。在美國,這種途徑常常稱為“葡萄藤”(grapevine),用以形容它枝茂葉盛,隨處延伸。

非正式溝通的產生

  可以說是人們的天生的需求。通過這種溝通途徑來交換或傳遞信息,常常可以滿足個人的某些需求。例如人們由於某種安全的需求,樂意探聽有關人事調動之類的消息;朋友之間交換消息,則意味著相互的關心和友誼的增進,藉此更可以獲得社會需求的滿足。這種消息對於組織成員來說,往往是他們最感興趣可又是最缺乏的消息。因此,對依靠非正式溝通可以獲得這種信息的環境,組織成員是會感到滿意的。

非正式溝通的特點

  非正式溝通有一種可以事先預知的模型。心理學研究表明,非正式溝通的內容和形式往往是能夠事先被人知道的。它具有以下幾個特點:

  ( 1 )消息越新鮮,人們談論的就越多;

  ( 2 )對人們工作有影響的人或事,最容易引起人們的談論;

  ( 3 )最為人們所熟悉的,最多為人們談論;

  ( 4 )在工作中有關係的人,往往容易被牽扯到同一傳聞中去;

  ( 5 )在工作上接觸多的人,最可能被牽扯到同一傳聞中去。

  對於非正式溝通這些特點,管理者應該予以充分和全面的考慮,以防止起消極作用的“小道消息”。通過利用非正式溝通,為組織的目標服務。

非正式溝通舉例

  美國通用GE)公司執行總裁傑克·韋爾奇Jack Welch)被譽為“20 世紀最偉大的經理人”之一在他上任之初GE 公司內部等級制度森嚴、結構臃腫,韋爾奇通過大刀闊斧的改革,在公司內部引人“非正式溝通”的管理理念,韋爾奇經常給員工留便條和親自打電話通知員工有關事宜,在他看來,溝通是隨心所欲的,他努力使公司的所有員工都保持著一種近乎家庭式的親友關係。使每個員工都有參與和發展的機會,從而增強管理者和員工之間的理解、相互尊重和感情交流。

  一些企業和組織在公司的網站上設立了相關論壇、BBS 公告等多種非正式的溝通渠道。在這些渠道當中,組織成員的溝通一般是在身份隱蔽的前提下進行的。所以,這些溝通信息能夠較為真實地反映組織成員的一些思想情感和想法。對於組織領導者來說,掌握瞭解這些信息資料是有利於他們日後的管理溝通工作的。

非正式溝通的優點

  同正式溝通相比,非正式溝通的優點是:溝通形式靈活,直接明瞭,速度快,省略許多繁瑣的程式,容易及時瞭解到正式溝通難以提供的信息,真實地反映員工的思想、態度和動機。非正式溝通能夠發揮作用的基礎,建立團體中良好的人際關係,能夠對管理決策起重要作用。

非正式溝通的缺點

  非正式溝通的缺點主要表現在:非正式溝通難以控制,傳遞的信息不確切,容易失真、被曲解,並且,它可能促進小集團、小圈子的建立,影響員工關係的穩定和團體的凝聚力。如果能夠對企業內部非正式的溝通渠道加以合理利用和引導,就可以幫助企業管理者獲得許多無法從正式渠道取得的信息,在達成理解的同時解決潛在的問題,從而最大限度提升企業內部的凝聚力,發揮整體效應。

非正式溝通的類型

  依照最常見至較少見的順序分別為:

  1、集群連鎖(cluster-chain)。即在溝通過程中,可能有幾個中心人物,由他轉告若幹人,而且有某種程度的彈性。如圖 (a)中的 A和 F兩人就是中心人物,代表兩個集群的“轉播站”。

  2、密語連鎖(gos—sipchain)。由一人告知所有其他人,猶如其獨家新聞,如圖(b)。

  3、隨機連鎖(probabilitychain)。即碰到什麼人就轉告什麼人,並無一定中心人物或選擇性,如圖(c)。

  4、單線連鎖。就是由一人轉告另一人,他也只再轉告一個人,這種情況最為少見如圖(d)。

  非正式沟通

非正式溝通在管理上的意義及對策

  在傳統的管理及組織理論中,並不承認這種非正式溝通的存在;即使發現有這現象,也認為要將其消除或減少到最低。程度。但是,當代的管理學者知道,非正式溝通現象的存在是根深蒂固,無法加以消除的。應該加以瞭解、適應和整合,使其有效擔負起溝通的重要作用。例如,主管者可以設法去發現在非正式溝通的網狀模式中,誰居中處於核心和“轉播站”的地位,也許通過這種溝通網可以使信息更迅速傳達。他也可以設法自非正式溝通中去發現所流傳的信息內容。不過,這些做法也有其危險或代價;過分利用非正式溝通的結果,會冷落或破壞正式溝通系統,甚至組織結構。而設法自非正式溝通中探聽消息,其結果會造成組織背後的一套“諜報網”和打“小報告”者,從而帶來管理上的問題。

  我們認為,對於非正式溝通所採取的立場和對策是:

  (1)非正式溝通的產生和蔓延,主要是由於人員得不到他們所關心的消息。因此,主管者愈故作神秘,封鎖消息,則背後流傳的謠言愈加猖獗。正本清源,主管者應儘可能使組織內溝通系統較為開放或公開,則種種不實的謠言將會自然消失。

  (2)要想予以阻止已經產生的謠言,與其採取防衛性的駁斥,或說明其不可能的道理,不如正面提出相反的事實更為有效。

  (3)閑散和單調乃是造謠生事的溫床。為避免發生這些不實的謠言,擾亂人心士氣,主管者應註意,不要使組織成員有過分閑散或過分單調枯燥的情形發生。

  (4)最基本的做法,乃是培養組織成員對組織管理當局的信任和好感,這樣他們比較願意聽組織提供的消息,也較能相信。

  (5)在對於組織主管人員的訓練中,應增加這方面的知識,使他們有比較正確的觀念和處理方法。

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評論(共6條)

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59.50.76.* 在 2008年5月31日 10:06 發表

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119.84.145.* 在 2009年1月10日 21:59 發表

可以跟上一樣.

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222.180.184.* 在 2009年6月1日 15:43 發表

說得真好

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140.127.27.* 在 2010年5月31日 23:18 發表

原來...我們的八卦就是這個非正式溝通阿 葡萄藤懂嚕~

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59.175.215.* 在 2010年6月13日 18:26 發表

多謝

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219.130.39.* 在 2016年7月3日 13:46 發表

講的真好!!辛苦啦!

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