電子化人力資源管理

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電子化人力資源管理（Electronic Human Resource，e-HR）

　　電子化人力資源管理（以下簡稱e-HR），是基於先進的軟體和高速、大容量的硬體基礎上的新的人力資源管理模式，通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務、外協以及服務共用，達到降低成本、提高效率、改進員工服務模式的目的。它通過現有的網路的技術相聯繫，保證人力資源與日新月異的技術環境同步發展。^[1]

　　所謂電子化人力資源管理，從狹義上說是指基於互聯網的、高度自動化的人力資源管理工作，囊括了最核心的人力資源工作流程如招聘、薪酬管理、培訓等。從廣義上說，eHR是基於電子商務理念的所有電子化人力資源管理工作，包括利用公司內部網及其它電子手段如員工呼叫中心等的人力資源管理工作。電子商務理念是近幾年才引進中國的一種先進企業管理理念，現已引起商業人士的廣泛註意。人力資源管理工作者同樣希望能利用電子商務，於是便出現了所謂的電子化人力資源管理。e-HR更多的是企業內部信息的記錄，組織架構、個人信息，薪酬等，目的是提高人力資源部門的工作效率。

　　e-HR是ERP(Enterprise Resource Planning)的一個模組(HR模組)。e-HR是運用資訊科技執行人力資源管理工作，將人力資源管理工作電腦化、網路化，提升人力資源管理績效。 eHR中的e包含了兩層含義：

　　1.“electronic”，即電子化的人力資源管理；

　　2.“efficiency”，即高效率的人力資源管理。提高效率是eHR的根本目的。電子化是實現這一目的的手段。

　　新經濟的到來註定要改變人們舊有的一切，作為電子商務技術在人力資源管理領域的應用，一個試圖要取代HRMS而成為人力資源領域內最熱門的辭彙之一的“e-HR”或“eHR”得以誕生。IBM公司也把自己推出的人力資源管理類系統，稱之為“IBM e-HR”；人力資源管理領域最知名也是最大的幾個咨詢公司，比如 HayGroup、WatsonWyatt、Hewitt、Towers Perrin、Mercer等都將信息技術進入人力資源管理後的時代稱之為“e-HR”時代，他們相繼推出了“e-HR”服務。

　　借用ERP系統的技術架構來理解e-HR。ERP系統並不是一個全新的領域，它沿用早期的物料需求規劃(MRPⅠ)與製造資源規劃(MRP Ⅱ)的概念，再整合生產部門之外的各個部門營運資訊，使經營者可以得到與決策相關的適時資訊。

　　ERP系統是經過全球各種產業不同領域的企業不斷導入與實驗，再經由ERP廠商修改過的“最佳管理實務“(Best practices)，雖然並不是每個企業都必須遵循的營運模式，但至少是企業可以參考的指標模式。整個ERP的技術架構有一個基本的信念在整個企業組織內，要讓所有使用者使用單一的資料庫系統和共通的應用程式，以及統一的使用者介面。在這樣的前提之下，ERP業者廣泛的使用各種網路技術，從internet到近幾年企業內部興起的intranet和Estranet觀念，讓導入ERP系統的企業能夠由內到外都擁有相同的使用界面與統一的商業資訊，大幅提升溝通能力與組織運作的效率。為了要提供使用者更有效率的操作環境，多年的嘗試下來，ERP業者發展出一種三層式(3-tier)的主從(Client Server)架構。經由這樣的方式，使得使用者端的介面層(U1,User interface),與中間的應用程式層(Application Layer)和最底層的資料庫(Database)能夠理清彼此的功能領域，並且分層管理，不論在資源的重覆使用或管理便利性利上，都有很大的突破。

　　如果將e-HR看成ERP的一個模組，e-HR的使用者都使用單一的資料庫系統，共通的應程式以及統一的使用者介面，是一種三層式的主從架構。而且e-HR應該是人力資源管理的“最佳管理實務”(Best Praitices)。因此，e-HR可以大幅度提升人力資源管理的溝通能力與運作效率。

　　然而，e-HR和ERP兩者的關係是有點黏又不太黏，其原因如下：

　　1.從價值鏈(Value Chain)的角度來看，大部份的ERP模組都是價值鏈內的直線(Line)的功能，有上、下游的關係，ERP系統是按營運流程順序組合這些模組成為一個以資訊系統為主幹的經營體系。

　　2.然而，HR模組並不在營運的價值鏈內，它是與價值鏈平行的一個幕僚(staff)功能。因此，HR模組的導入往往落後於其他模組的導入，甚至未擬導入。

　　因此，e-HR可以說是ERP的一個模組，也可以說是一個獨立但可和ER相容的小資訊系統。一旦導入e-HR之後，每位員工都能輕易地經由內部網路取得人力資源管理的資訊與服務，甚至還可以上網更新自己的人事資料，真是方便多了!

　　簡單來說，“e-HR”就是指電子化的人力資源管理，任何利用或引進了各種IT手段的人力資源管理活動都可稱之為“e-HR”。但是，隨著互聯網的發展、電子商務理念與實踐的發展，我們目前所說的“e-HR”已經是一個賦予了嶄新意義的概念，是一種包含了“電子商務”、“互聯網”、“人力資源業務流程優化（BPR）”、“以客戶為導向”、“全面人力資源管理”等核心思想在內的新型人力資源管理模式；它利用各種IT手段和技術，比如互聯網、呼叫中心、考勤機、多媒體、各種終端設備等；它必須包括一些核心的人力資源管理業務功能，比如招聘、薪酬管理、培訓（或者說線上學習）、績效管理等；它的使用者，除了一般的HR從業者外，普通員工、經理及總裁都將與e-HR的基礎平臺發生相應許可權的互動關係。綜合來講，e-HR是一種全新的人力資源管理模式，它代表了人力資源管理的未來發展方向。

　　從人力資源管理電子商務的角度來講，e-HR既包括B2C（“Business to Consumer”，這裡的“Consumer”是指“Employee”，於是演變成“B2E”），還包括B2B（“Business to Business”），甚至還要包括B2G（“Business to Government”）。

　　如果要進一步解釋e-HR，可以參考People Soft對它的HR模組(People Soft 8 HRMS)的介紹。People Soft對它的HR模組介紹如下：

　　“We have redefined the industry by introducing a comprehensive suite of pure internet products with built-in analytics and a true global architecture. People Soft 8 HRMS is an instant, intelligent, and global solution that can unleash your workforce to become your competitive differentiator.”

　　一、電子化招聘

　　不可否認，網際網路由於其所獨具的“全球性、交互性和實時性”的特點，已成為迄今為止最有效的廣泛傳播人力資源信息的途徑。電子化招聘是網路技術在人力資源管理中應用最快的領域。根據《財富》雜誌所作的調查，世界500強企業中2000年就有79％的公司實現了電子化招聘，而1998年僅為29％，1999年為60％，據預測，2002年這個比例將上升到90％，2003年將達到100％。

　　簡單地說，電子化招聘是利用公司網站完成與招聘相關的一系列活動。目前，根據世界500強的實踐，電子化招聘可分為中心資源庫式和初級電子招聘兩種。中心資源庫式招聘是指公司在網上發佈招聘信息並通過電子郵件或簡歷庫收集應聘信息。初級電子化招聘是指公司在網上發佈招聘信息，但鼓勵應聘者通過傳統渠道如傳真或寫信來應聘。前者屬於完全數字化的招聘方式；後者屬於部分數字化的招聘方式。不同的行業、地區所採用的電子化招聘方式也有差異，IT業、金融業、高科技產業以及歐美國家的企業更多地採用中心資源庫式招聘，傳統產業和亞洲國家的企業當前採用初級電子化招聘的企業為多。

　　二、電子化培訓

　　互聯網讓知識的更新速度越來越快，越是先進、流行、新穎的知識，生命周期就越短，尤如新鮮的水果，保質期只有區區數日。作為網路經濟時代的企業必須成為“學習型組織”，通過持續不斷的培訓，提高員工整體素質，增強企業競爭實力。電子化培訓與電子商務相伴而生，無疑將成為未來企業開展培訓活動的主要方式。電子化培訓，顧名思義，就是通過網路這一互動式的信息傳播媒體實現培訓過程。與傳統的、讓員工某一時間集中在某一地點統一受訓方式不同的是，電子化培訓是把信息送到員工面前，而傳統的培訓方式則是把員工送到信息面前。兩者的差別是顯而易見的。

　　三、電子化學習

　　相對於企業組織的、旨在提高員工業務水平和崗位技能的電子化培訓而言，員工自發的、通過網路進行的、以提高自身素質為主要目的的獲取知識的過程，我們稱之為電子化學習。電子化學習與電子化培訓緊密相關，既受到了世界各國企業的廣泛重視，也得到了廣大員工的積极參与，必將成為知識經濟時代人們實現“終生學習”的最主要的途徑。電子化學習與電子化培訓相比，使得學習的範圍突破了企業的界限，員工學習的內容更為廣泛，學習的時間更為充裕，形式也更為靈活。電子化學習是在員工自願的基礎上，選擇自己感興趣的學習內容，目的既可以是為了獲取學位，也可以是為了瞭解另一專業的知識，還可以是僅僅為了豐富自己的業餘生活。對企業人力資源管理部門來說，鼓勵員工參加電子化學習，對提高員工的綜合素質，創建學習型組織大有好處。因此，企業要在做好電子化培訓工作的基礎上，創造出有利於員工開展電子化學習的環境與條件，使整個公司養成濃厚的學習氣氛，營造出富有活力和創新精神的學習文化。

　　四、電子化溝通

　　電子化溝通作為互聯網在人力資源管理中的重要應用，正在為越來越多的企業所實踐，由此而產生的信息快速、直接、廣泛、有效的傳播和思想、感情的交流、融合，充分顯示出電子化溝通的魅力所在。

　　電子化溝通的形式很多，可以在企業內部網上建立員工的個人主頁，可以開設BBS論壇、聊天室、建議區、公告欄以及企業各管理層的郵箱等等。為了使電子化溝通更好地發揮在營造優良的企業文化、促進企業經營管理水平的提高、增強企業凝聚力和激發員工進取心、創造力等方面的作用，企業領導既要積極支持電子化溝通的開展，更要積极參与，及時回應。

　　聯想集團充分利用企業內部網路資源，較好地實現了電子化溝通。聯想員工可以將電子郵件發到網上總經理的公共郵箱中，總經理會對每一封電子郵件進行回覆；員工可以在內部網的BBS上向公司提出意見、建議，以期引起公司上下對一些重要問題的討論和關註；也可以在網上求助，請求他人對自己在工作、學習、生活中的實際問題給予幫助。聯想的“員工信箱”能全方位地接收到不同部門、不同地區聯想人的信息和意見，人力資源管理部門會將這些郵件轉到相應部門，該部門必須對每一封信作出反饋，否則將會受到處罰。聯想的電子化溝通已成為企業完善、暢通的溝通體系的重要組成部分。

　　五、電子化考評

　　隨著網路技術在人力資源管理中應用的不斷深入，電子化考評也已在一些企業出現，但更多的還是處在探索之中。傳統的考評過程中可表示如下：

　　考評目的→考評範圍→考評人員→信息來源及類型→信息收集→考評結果

　　這種考評方式存在一定的不合理性，如人情式管理使人治大於法治；客觀的事實難以有文字性的客觀證據；無法進行遠距離考評等。

　　電子化考評利用先進的通訊技術使空間距離的界限變得不再明顯，電腦的應用使得考評指標更加科學，考評的方式也將更趨靈活。電子化考評可利用信息系統對員工的工作成果、學習效果進行記錄；主管可以隨時看到來自各地的下屬定期遞交的工作報告進行指導和監督；員工的工作進展介紹和述職均可以通過網路實現。與此同時，企業管理者可以通過電子化考評系統中實時錄入的資料不斷發現並改進企業管理中存在的問題，績效考評中的人為因素的影響將大大減少。因此，電子化考評對建立規範化、定量化的員工績效考評體系，代替以經驗判斷為主體的績效考評手段有很大的作用，使績效考評更為公正、合理、科學。

　　E-HR的使用者大致可區分為“管理階層”與“一般員工”兩大類，由於所需的人力資源管理資訊與服務不同，所被授予的使用許可權也就不同，所展現的“桌面”內容當然也有所不同。例如某家公司的e-HR“桌面”分別設計如下：

　　1.管理階層桌面

• 員工人事檔案
• 組織架構及組織異動
• 員額預算及員額控制
• 員工考勤分析
• 人事成本預算及人事成本控制
• 員工績效評核
• 員工培訓管理
• 員工發展計劃
• 勞動關係管理
• 調薪預算規劃
• 薪資調整與獎金發放
• 動簽核收件匣
• 電子郵件信箱與網際網路連接

　　2.員工自動服務桌面

• 行事曆
• 自我介紹
• 更改自己的資料
• 時間使用表(Time Sheet)

　　與傳統的人力資源管理方式相比，電子化人力資源管理的優勢不僅僅表現在以電腦代替人工管理，某種意義上可以說是人力資源管理方式的一種革命。它的價值體現在以下幾個方面：

　　1．顯著提高人力資源管理的效率，降低了管理成本。

　　人力資源管理業務流程包括員工招聘、人員培訓、薪酬福利、績效考評、激勵、溝通、退職、退休等大量事務性、程式性工作，都可以藉助信息技術的應用，通過授權員工進行自助服務、外協及服務共用等，不僅可實現無紙化辦公，而且可以大大節省費用和時間，顯著提高效率，使人力資源管理從繁瑣的行政事務中擺脫出來。

　　翰威特公司有統計數字表明，公司實施人力資源管理信息系統，平均每位員工的成本是35美元，但在第一年就可以收到可觀的回報，員工的電話詢問也減少了 75%。戴爾公司2000年上半年通過互聯網處理了300萬美元的人力資源管理操作業務。其次，通過電子化人力資源管理，加強了人力資源管理工作的透明度和客觀性，人力資源管理重心也因此可以往下移動。這一人員管理的重心下移，在傳統的人力資源管理模式是不可能辦到的。

　　由於電子化人力資源管理通常是集中數據管理、分散式應用，通過採用全面的網路工作模式，實現信息的全面共用。這樣一來，它使得人力資源管理可以跨時間、跨地域進行，公司的人力資源管理也因此保持了統一性和連貫性。

　　在實際操作過程中，雖然越來越多的HR管理活動將委托給直線經理來實施，但HR管理體系的建立、HR管理活動的計劃、管理過程的監控以及管理結果的彙總與分析都需要HR部門統一來完成，只是HR管理活動的過程將更多地授權給直線經理完成。因此，對HR部門而言，除了負責eHR平臺的系統管理之外，更多地是通過eHR平臺來進行HR管理活動的計劃、監控與分析，而不是進行大量的數據維護，因為數據維護的工作經授權後將逐漸由直線經理與員工分擔完成。當然，出於管理的需要，類似於薪酬管理這樣的職能，很多企業還將以HR部門為主來完成。

　　對CEO而言，eHR首先是人力資源信息查詢與決策支持的平臺。CEO能不通過HR部門的幫助，自助式地獲取企業人力資源的狀態信息，在條件允許的情況下，CEO還能獲得各種輔助其進行決策的人力資源經營指標。其次，利用eHR平臺，當某個HR管理活動的流程到達CEO處時，CEO還可以在網上直接進行處理；對直線經理來講，eHR是其參與HR管理活動的工作平臺，通過這個平臺，直線經理可在授權範圍內線上查看所有下屬員工的人事信息，更改員工考勤信息，向人力資源部提交招聘、培訓計劃，對員工的轉正、培訓、請假、休假、離職等流程進行審批，並能線上對員工進行績效管理；員工利用eHR平臺，可線上查看企業規章制度、組織結構、重要人員信息、內部招聘信息、個人當月薪資及薪資歷史情況、個人福利累計情況、個人考勤休假情況，註冊內部培訓課程、提交請假/休假申請，更改個人數據，進行個人績效管理，與HR部門進行電子方式的溝通等等。

　　2．更好地適應員工自主發展的需要。

　　知識型員工十分註重個性化的人力資源發展計劃，需要對自身的職業生涯計劃、薪酬福利計劃、激勵措施等有更多的決策自主權。網路的交互性、動態性可以使人力資源管理部門根據個人的需求和特長進行工作安排、學習、培訓和激勵，讓員工實施自我管理成為可能，能更加自主地把握自己的前途。

　　3．加強公司內部相互溝通以及與外部業務伙伴的聯繫。

　　電子化人力資源管理實際上把人員管理的重任轉移到第一線的經理身上，真正使他們能通過管理、激勵員工實現他們的業務發展目標。第一線的業務經理可以通過網上得到最新的企業人力資源管理政策、流程、市場數據，經過授權，他們可以進行相關人員管理，包括進行人員的獎懲。

　　隨著公司規模的不斷擴大，公司各部門之間、員工之間、公司與外部業務伙伴之間的溝通往往會變得十分困難，但激烈的市場競爭使得這種全方位的溝通顯得極為必要。網路不但可以成為公司員工間的紐帶，幫助他們逾越部門不同、工作時間不同、工作地點不同的障礙，促進相互瞭解和溝通，同時還可促使企業與外部業務伙伴在人才、技術、知識等方面的資源共用，有效提高適應市場的能力。

　　4．有力促進企業電子商務的發展。

　　電子商務的發展有賴於人力資源管理的不斷完善，在電子化人力資源管理中，職位空缺公佈、專家搜尋、雇員培訓與支持、遠程學習等將變得更為高效，與此同時，電子化人力資源管理對建立虛擬組織並實現虛擬化管理，建立知識管理系統，創建學習型組織，都將創造極為有利的條件。

　　5.提高企業人力資源管理水平，加快企業人力資源的開發。

　　電子化人力資源積極地推動了人力資源變革的進程。電子化人力資源管理使人力資源管理工作者真正從繁瑣的行政事務分離出來，同時也可以使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉變為提供人力資源管理知識和解決方案，可以隨時隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，並建立支持人力資源部門積累知識和管理經驗的體系。這兩方面使人力資源管理部門名副其實地進入“管理”的戰略伙伴角色。這是電子化人力資源管理系統給企業人力資源管理帶來的最積極的影響。

　　電子化人力資源管理通過電腦網路和資料庫的應用，使企業的人力資源管理更為科學，人才配置更為合理，同時也使得人力資源管理更為公正、透明，有關人力資源管理方面的各種政策、規定也將因廣泛參與而變得更加實際、可行，對提高企業人力資源開發水平大有裨益。

　　電子化人力資源管理完全改變了人力資源管理部門的工作重心。在傳統的人力資源管理方式下，人力資源工作者從事大量的工作就是行政事務，其次是管理咨詢的職能，而在幫助企業策略的制定方面是最少的。在電子化人力資源的管理環境下，人力資源工作者所從事大量的工作就是幫助企業在人員管理上提供管理咨詢服務，行政事務工作被電子化、自動化的管理流程所大量取代，工作效率得到明顯提高。

　　值得指出的是，由於eHR是建立在標準業務流程基礎之上的，它要求個人的習慣服從於企業統一的管理規範，這對實現HR管理行為的一貫化是十分有意的，而管理只有成為大家共同遵循的一種習慣，才能發揮最佳功效。eHR正成為一種日益發展的趨勢，這是在面臨削減成本、提高效率和改進員工服務模式的願望而做出的選擇。通過授權員工進行自助服務、外協及服務共用，人力資源部門正日益從瑣碎的行政事務中解脫，從而扮演起一個戰略性的角色——這一角色所關註的是公司最重要的資產：人才。

　　首先，企業決策人員要對人力資源管理工作高度重視。

　　第二，有了決策者的支持後，企業需要的是扎扎實實地做一些基礎管理工作。目前中國人力資源管理還沒有能形成一套真正與國內企業管理現狀相結合的理論體系，在人力市場還沒有成熟和有序的今天，企業做一些科學的基礎管理工作是相當必要的。

　　第三，企業需要針對其實際情況發掘自身存在的問題，並明確哪些問題是可以通過數字化方案解決的，哪些問題需要通過管理方法來解決。電子化人力資源的實現需要具備兩方面的條件：一是企業自身人力資源管理水平的高度，二是企業信息化手段的實現程度。而兩者之中人力資源管理水平對現今中國的大多數企業而言更為重要，只有管理水平具有一定高度後信息化的手段才能真正與之結合，從而進入通過信息化的手段提高企業績效的階段。企業管理信息化不是萬能藥。管理上的零滯後一直是管理者的孜孜以求的理想狀態。數字化手段是降低管理滯後的最有效的輔助手段。

　　E-HR並不是C-HR(Computerized HR)，C-HR只是將人力資源管理電腦化，不一定能夠達到網路化的境界，e-HR也不是D-HR(Digitalized HR)，D-HR只是將人力資源資料數位化，也不一定能夠實現網路化的人力資源管理。

　　E-HR也有別於HRIS(Human Resource Information System),HRIS是人力資源決策支援系統，可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料，但不見得就能執行電腦化，網路化的人力資源管理。

　　進一步講，HRIS、HRMS與e-HR有什麼關係？錶面看來，好像HRMS之後的階段是e-HR；也有些人認為人力資源管理信息化的發展歷程是按照HRIS、HRMS、e-HR、ASP的方向發展。上述這些看法具有片面性，他們並沒有弄清楚四者之間的關係。如上分析，HRIS與HRMS的關係已經清楚：而ASP只是人力資源管理信息系統利用的形式之一，是e-HR的表現形式之一。

　　按照“e-HR”的上述定義，作為一種新型的人力資源管理模式，HRIS、HRMS只是“e-HR”實現和得以運行的軟體平臺之一，e-learning、e-recruiting、呼叫中心等同樣是“e-HR”運行的軟體和信息平臺。這些平臺的集成以門戶的形式表現出來，再加上外部服務商構成的電子商務網路，比如線上招聘、線上薪資、線上學習等，一種適應以網路化、知識化、全球化為特征的人力資源管理模式就是e-HR。世界最好的人力資源管理系統提供商PeopleSoft就把自己的人力資源類產品分為HRMS、Workforce　Analytic、ELS(Enterprise Learn ing Solution)等。

　　綜合來講，相對於HRIS和HRMS，e-HR是一種綜合解決方案。