知識管理系統

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知識管理系統(Knowledge management system)

目錄

什麼是知識管理系統

  知識管理系統(KMS) 是企業實現知識管理的平臺,它是一個以人的智能為主導,以信息技術為手段的人機結合的管理系統,其總體目標是通過將企業中的各種知識資源,包括顯性知識隱性知識,整合為動態的知識體系,以促進知識創新,通過知識創新能力的不斷提高帶動勞動生產率的提高,從而最終提高企業的核心競爭力

知識管理系統的構成

  知識管理系統是由網路平臺、知識流程、企業信息系統平臺、CKO管理體制及人際網路所組成的一個綜合系統。

  1.網路平臺:網路平臺是知識管理系統動作的技術基礎,主要包括內聯網、外聯網和互聯網等類型。企業以企業內聯網為核心,並通過它延伸至外聯網和互聯網。

  2.知識流程:知識流程是指知識通過知識收集、知識組織知識傳播三個環節相互連接、迴圈往複的沒有終點的流動過程。它是知識融合、序化、創新的過程,是知識管理系統的命脈。

  3.企業信息系統平臺:企業信息系統從早期的EDPSMISDSSOAS等發展到集成化的現代信息系統,ERPSCMCRM共同構成了知識經濟時代企業知識管理系統的信息系統平臺。

  4.CKO體制:知識管理系統由知識主管(CKO)來負責協調和控制知識收集、組織和傳播子系統的動作。CKO是隨著信息管理向知識管理過渡,由CIO演變而來的企業內知識管理的最高負責人。

  5.人際網路:知識管理系統是一個人機相結合的系統,完善的人際網路是保障其正常動作的有效機制。人際網路強調充分發揮人的主動性和創造性,加強人與人之間的溝通與交流,挖掘並激活人腦中的隱性知識,從而使企業知識創新永不停息。

知識管理系統模型

  從巨集觀上看,企業知識流程的總體過程是相似的,所以可以建立一個實施知識管理的所有企業都適用的共同模式。至於知識管理系統的具體“應用軟體”要視不同的企業特點、需求而具有針對性地安裝。

  1.知識管理系統模型的整體結構及功能

  在知識管理系統基本構架的基礎上,構建了一個由知識收集子系統、知識組織子系統、知識傳播子系統三部分組成的知識管理系統模型。整個系統以服務於人為中心,充分體現了“以人為本”的管理理念。知識管理系統模型的整體結構如圖所示,其中人際網路作為一張無形的網路貫穿於整個知識管理系統。

  知識管理系統的功能:

  (1)整合知識資源:知識管理系統應具備對分散在企業內部業務流程信息系統資料庫、紙質信息資源以及企業與合作伙伴、顧客之間的業務流程中的知識資源進行優化選擇,以合理的結構形式集成、序化的功能,這實質上是一種含有人的創造性思維在內的動態過程。

  (2)促進知識轉化,擴大知識儲備:知識管理系統應作為知識交流的媒介,促進隱性知識與顯性知識之間相互轉化。在轉化過程中使知識得以增值、創新,並且將轉化中經過驗證的、有價值的知識存儲起來,一方面可以避免因為人員調離而造成的知識流失,另一方面可以在更大範圍內實現知識共用

  (3)實現知識與人的連接:即實現人向知識的連接、知識向人的連接及需求知識的人與擁有知識的人的連接。人向知識的連接可以基於智能搜索引擎技術的工具實現人向知識的連接。而利用推技術則可以實現知識向人的連接。利用“推”技術可以將知識主動推薦給用戶,使知識被利用的機會大大提高並減少用戶主動尋找挖掘知識的工作量,提高工作效率。人是最大的知識資源,良好的專家網路圖可以有效地連接知識需求者與知識擁有者,以促進知識轉移

  2.各子系統的結構及功能

  (1)知識收集子系統:知識收集子系統是企業知識管理系統的輸入系統,是知識管理工作的基礎。它的重點應集中在企業的核心知識領域。該系統最初收集到的只是蘊藏著豐富知識的信息資源,有待於人們去進一步挖掘。

  (2)知識組織子系統:知識組織子系統是知識管理的核心部分,是對企業中雜亂無章的知識進行序化的系統,其中既包括顯性知識,也包括隱性知識。該子系統連接知識收集與知識傳播子系統,其功能的優劣直接影響後面的知識傳播子系統的性能,進而關係到整個知識管理系統的成敗與否。

  (3)知識傳播子系統:知識傳播子系統是知識管理系統的輸出系統,其用戶界面是用戶最終可見的部分。該系統知識收集和知識組織子系統得到的結果綜合起來,經過組織、整序後的相關信息、知識傳播給具有不同使用許可權的特定用戶。

知識管理系統在企業信息資源管理中的應用

  1.知識管理系統可作為企業的“智能搜索引擎:知識管理系統,是一個以人的智能為主導,以信息技術為手段,以提高企業核心競爭力為目標的人機結合的管理系統,包括知識收集子系統、知識組織子系統、知識傳播子系統。其中,知識收集子系統是“智能搜索引擎”的搜索工具,它負責企業由內到外的知識收集工作;知識組織子系統是“智能搜索引擎”的知識轉化、標引、分類等一系列知識序化系統,也是其核心部分;知識傳播子系統是“智能搜索引擎”為用戶提供知識查詢的服務系統。這三個子系統間彼此聯繫,又相互制約,在系統的運行過程中,實現企業顯性知識和隱性知識互動、彙集、序化,將最恰當知識在最恰當的時候提供給最恰當的人,以使其做出最恰當的決策。

  2.企業知識組織對傳統圖書情報學知識組織的拓展:傳統的圖書情報學界是以保存、組織和傳播顯性知識為基本職責的,隱性知識及其顯性化並沒有得到人們應有的重視。而企業的知識組織則是同時對顯性知識與隱性知識進行管理。

  在顯性知識組織方面,企事業應該充分藉助於現代信息技術,建設企業的知識庫企業知識庫是顯性知識的存儲庫,它的建設是以企業知識體繫結構為基礎的。

  在隱性知識組織方面,由於它存在於員工的頭腦中或組織結構和文化中,無法用語言或書面材料進行準確描述,因此不易被他人獲知,也不易被編碼。但它在企業知識中的比重比較大,而且通常價值含量也非常高,對於企業成長和發展有著重要的作用。因此企業必須重視和做好隱性知識顯性化和編碼化工作。

  3.企業的“知識地圖:企業的“知識地圖”技術是一種知識庫管理系統技術與Internet技術相結合,深入運用超文本技術的新型知識管理技術。它是揭示企業擁有的知識資源、知識存儲地址及各知識條目之間關係的知識導航系統。知識地圖不僅是顯性知識的有效組織工具,而且還可以促進隱性知識的轉化。用於顯性知識組織的知識地圖的最終指向是具體的知識,而用於隱性知識組織的知識地圖的最終指向是擁有知識的人,即是一種專家網路圖,是知識需求者與知識擁有者之間的橋梁。

  4.知識組織方法的整合:知識組織的目標是將序化的知識提供給用戶,因此它是以用戶的知識需求為核心的,任何單一的知識組織方法都無法支持用戶通過知識檢索、瀏覽、高效、快捷地完成各項工作,無法實現用戶根據需要將自己選擇的主題加入到原有的知識體繫結構中,並決定知識結構如何顯示。所以,以用戶需求為導向,將各種知識組織方式進行有效的整合是知識組織未來的發展方向。

知識管理系統應該包括哪些內容?

  1、維護有效的關係網

  知識的積累是伴隨著交流產生的。如果沒有交流,在每個人的頭腦裡面或許也會有知識,但是,這些知識是靜態的、孤立的。他只能被擁有它的人使用,不能交流,並且如果這個人不存在了,

  這些知識也就不存在了,所以也就不能積累,也談不上什麼管理。除了在正式的學習中學到的專業知識以外,大多數的知識,尤其是隱性知識,都是在交流中學習到的。知識管理首先要建立有效的溝通途徑。他不但告訴我們哪些資源是可以利用的,還要告訴我們這些資源的有效程度,並根據實際的效果動態的進行維護。

  2、資源列表

  在網路時代,取得識不再成為學習的瓶頸,取而代之的是如何有效的獲取知識。一個有效的管理的收藏夾可以幫助我們很多,但是如果它不能把資源的列表和知識的提取聯繫起來,那麼只能是一個靜態的列表。同時,我們只能利用有效的組織收藏夾來記錄信息,而它本身卻不能給我們任何建議。而這些應該是一個優秀的知識管理系統所應該具備的。

  3、知識提取

  主要是從交流和其它資源中提取知識。有了上述兩項,這個內容是水到渠成的。

  4、維護動態知識視圖

  知識是對信息的提取和整理。而信息是什麼?信息是熵的負增加,也就是增加系統的有序性。顯然,不但對於不同的系統,同樣的數據意味著不同的信息,對於一個系統的不同階段,同樣的數據也不一定總意味著相同的信息。例如,在同一個房間裡面住著兩個人,A和B。早上A先起床,想到外面走走,不過看到外面下雨,就沒有出去。這時候另外來了一個人C,向A和B說:“外面下雨了。”這樣的一個消息,對於A來說並不是信息,因為他已經知道了這條消息,對於他來說,沒有消除任何的不確定性。而對於事先不知道外面是否下雨的B來說,則是一條消息。如果這個時候外面又進來了D,說了同樣的一句話,那麼這個時候不論是對於A還是對於B,都不再是信息,因為對於他們來說,這個消息都是確定的。

  知識既然是建立在信息的基礎上的,自然也會繼承信息的這個特點,也就是對於不同的系統、對於同一個系統的不同狀態具有不同的特征。因此,不論是知識的分類,還是索引,都應該具有動態的特征。相同的知識點對於不同的人來說有著不同的分類、索引方式,即使對於同一個人,也可能給予不同的考慮,對知識點建立多種視圖。例如,對於一個財務經理而言,一個計算個人所得稅的的公式可能既在他的個人理財體系中出現(用來計算實際的收入),同時也在他的公司管理體系中出現(計算員工的所得稅納稅情況)。

  一個知識點加入一個知識管理系統後,可能存在一段時間,在各個視圖中出現的頻率很高。然而經過一段時間,要麼是慢慢的用處變得不重要,要麼是已經被使用者消化,成為其內在的知識。

  5、知識檢索

  一個有效的建立起來的視圖是有效的利用知識點的基礎,但是知識本身還是需要有效的檢索途徑。這不僅僅因為建立視圖的時候需要對原有的知識點進行檢索,而且視圖是動態維護的,而且視圖之間往往有著很多的聯繫。

  6、有關知識管理的建議

  知識管理系統不應該僅僅是被動的,相反,它應該能夠積累的數據和一些規則提出一些有效的建議。

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