電子數據處理系統
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- 電子數據處理系統(Electronic Data Processing System，EDPS)
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電子數據處理系統(以下簡稱EDPS)是實現數據處理電腦化，以提高數據處理的效率為主要目標的系統，它處理的問題高度結構化、功能單一、涉及範圍小，如訂票系統、會計成本核算系統、庫存物資統計系統、員工工資發放系統等。它所提供的信息是企業的實時信息，即對企業狀況的直接反映。
EDPS的發展階段[1]
從發展階段來看，它可分為單項數據處理和綜合數據處理兩個階段。
- 1．單項數據處理階段(20世紀50年代中期到60年代中期)
單項數據處理是電子數據處理的初級階段，主要是用電腦代替部分手動勞動，進行一些簡單的單項數據處理工作，如工資計算、統計產量等。1954年，通用電氣公司利用電腦進行工資計算成為基於電腦的企業信息系統應用的開端。
此階段的數據處理方式一般為批處理(即用人工收集原始數據，間隔一定時間集中一批數據，記錄在信息載體上再輸入到電腦處理)。此階段的基本特征是：數據不是獨立的，是應用程式的組成部分。修改數據必須要修改程式。數據之間是獨立的、無關的。程式之間也是獨立的，不能共用數據，在功能上不能對數據進行管理。
利用電腦進行數據處理，電腦就被用到了企業信息管理之中，由此產生了最早的管理軟體，即最簡單的信息系統。
- 2．綜合數據處理階段(20世紀60年代中期到70年代初期)
在綜合數據處理階段的電腦技術有了很大發展，出現了大容量直接存取的外存儲器，同時一臺電腦能夠帶動若幹終端，可以對多個過程的有關業務數據進行綜合處理。這就給將若幹分散的單個電腦數據處理終端用聯機方式進行綜合處理提供了可能，這時各類信息報告系統應運而生，即按事先規定的要求提供各類狀態報告。此階段的數據處理方式是以實時操作為主，並能隨機地對數據進行存取和處理(即把輸入數據從發生地直接輸入到電腦，經運算後的輸出數據直接傳送給用戶)。此階段的基本特征是：數據不再是程式的組成部分，修改數據不需要修改程式。數據有結構、有組織地構成文件，存儲在磁帶、磁碟等外存儲器上，可以反覆地使用和保存。程式已構成一個系統，其作用是對數據進行內、外存交換，通過一套複雜的文件處理技術，如排序、合併、檢索等對數據進行管理、處理和計算，同時也出現了一套保證可靠性、準確性的技術，出現了廣泛利用人機對話和隨機操作技術的實時操作功能。文件系統由於使用上的靈活性和不需要更複雜的資料庫管理系統軟體，因此可廣泛地應用於各種領域。
信息報告系統是管理信息系統的雛形，其特點是按事先規定要求提供各類狀態報告，如生產狀態控制報告系統、服務狀態報告系統和研究狀態報告系統等。例如，IBM公司的生產狀態報告系統。IBM公司生產電腦時，由狀態報告系統監視每一個元件生產的進度，大大加快了計劃調度的速度，減少了庫存。還有美國航空公司的Sabre預約訂票系統。20世紀70年代，為應對航空業激烈的競爭，美國航空公司開發了一套名為Sabre的電腦訂票系統。該系統的應用為航空公司帶來了極大的競爭優勢，使美國航空公司幾乎壟斷了所有的機票銷售渠道，為公司帶來了巨額的利潤。但是隨著時間的推移，Sabre系統的局限性暴露出來。系統只能完成數據更新、統計、查詢等功能，而沒有任何預測和控製作用，更不能改變系統已有的行為，如從歷史同期機票預訂速度的規律和現有的訂票速度來預測可能發生的問題，以及採取何種補救措施等。由此來看，EDPS只能完成單純的數據處理工作，缺乏分析預測功能，不能滿足組織經營管理的需要。
EDPS的基本功能及特點[2]
從管理層次角度看，EDPS是處於企業組織管理層次中最低層的、最基礎的信息系統，是支持企業作業層日常操作的系統。就一個生產企業而言，其作業層主要有生產、銷售、採購、庫存、運輸、財務、人事等日常事務，相應的EDPS可稱為生產信息子系統、銷售信息子系統、採購信息子系統、庫存信息子系統、運輸信息子系統、財務信息子系統和人事信息子系統。一般的EDPS基本上都包含有數據的輸入、處理和輸出三大功能，主要完成數據的收集、輸入、資料庫的管理、查詢、基本運算、日常報表的輸出等操作。
EDPS的特點是：
1．單項的數據處理任務的專用電腦程式；
3．面向低層次的管理事務信息處理和輔助服務工作；
4．面向結構化問題。
由於EDPS處理的問題處於最低的管理層，因而面對的是高度結構化的問題，即處理步驟比較固定。所以系統的開發可以採用結構化生命周期法進行。
EDPS的組成要件[3]
電子數據處理系統是以電腦為處理手段的信息系統，該系統包括以下基本要件：
1．硬體：硬體是指構成一部電腦的實體裝置或設備，包括CPU、記憶體、硬碟、光碟機、鍵盤等各種數據儲存以及數據輸入輸出設備。
2．軟體：軟體是由一系列電腦指令所構成的電腦程式，以指導電腦完成預定的任務。軟體分為系統軟體和應用軟體。
3．數據：在電腦系統中被輸人、儲存、處理的各種信息。
4．文件：對系統和控制結構的輸入、處理、輸出、報告、邏輯以及操作的描述。
上述電子數據處理系統的組成要件可以構成一個簡單的系統，也可以構成複雜的系統。在簡單的電子數據處理系統中，會計數據儲存在主文件中，它們被分批輸入電腦中進行更新處理，處理後的數據分批輸出，對這樣的系統進行審計是比較容易的。但是在科技發達的現代企業中，其電子數據處理系統往往以複雜系統的形式存在，例如：通過聯機處理，將若幹個終端聯繫在一起，允許直接使用終端輸入、輸出，實時處理主文件；通過分佈處理，將輸入會計數據和編製報表等不同的功能由不同的物理單元執行；通過資料庫管理系統，對每一數據元素只儲存一次，減少冗餘數據，提高文件空間的利用效率。在複雜系統下，技術難度以及內控內容與簡單系統有較大的不同，因此需要更複雜的、技術含量更高的審計方法。
EDPS對審計的影響[3]
建立、健全內部控制是管理當局的責任，而電子數據處理環境特有的控制政策程式是這些責任的一部分。審計人員的責任是對電子數據處理環境及手工信息處理環境的控制風險進行評價，在進行實質性測試後發表審計意見。會計責任和審計責任並不會因為電子數據處理環境和手工會計處理環境的差別而有所不同。同樣，在審計工作中有些原則是保持不變的：
1．審計的目標不變。不論在什麼環境中，獨立審計的總目標是對財務報表發表審計意見，在此總目標之下的各個項目的具體目標、管理當局的認定也不會由於電腦環境而改變。
2．審計的依據不變。審計人員在審計過程中進行審計判斷、執行審計程式的標準是審計準則，不論在什麼環境下，審計準則都是審計的依據。
3．對審計證據的要求不變。收集、評價審計證據是審計過程的核心。審計人員發表審計意見要以充分數量且具有一定證明力的適當的審計證據為基礎，無論在什麼環境下，對審計證據的要求是不變的。
但是，由於電腦的廣泛使用，審計人員在對內部控制進行調查瞭解、進行控制測試、評估控制風險時，會遇到一些特別的情況，這些情況對審計技術和方法會產生影響。同時，為了提高審計效率，審計人員在審計過程中往往要藉助電腦工具，這一特殊的工具同樣會影響審計技術和方法。
EDPS的重要性[3]
EDPS是信息系統的最初形式，管理信息系統(MIS)就是在EDPS的基礎上發展建立起來的。我們可以把EDPS看作是一個企業的信息生成器，信息就是通過EDPS自下而上依次到達知識層、管理層和戰略層的，可以說，沒有EDPS，就沒有企業的MIS。
從系統的觀點考慮，EDPS通常處於企業系統與外界環境的邊界位置，起到了連接企業與外界環境的橋梁作用。因此，EDPS的故障將使企業(如銀行、超市、航空訂票處等)的工作中斷，造成極大的損失。
另外，EDPS所處理的數據量巨大，是人用手工無法完成的。例如一個銀行營業所白天8小時所積累的業務，用手工至少加班4小時才能處理完，而現代的電腦只需幾分鐘就能完成。利用電腦EDPS系統，一個人一天可以處理500筆業務，如不用電腦可能要50人才能完成。因此，EDPS已成為現代企業無法離開的系統。
EDPS的典型成功案例是美國航空公司的SABRE機票預訂系統。
20世紀50—60年代，美國航空運輸業處於激烈的競爭狀態。美國航空公司在本土和世界各地有1008個預約訂票點，每個預約訂票點按一定比例分配著該公司1008個航班、7．6萬個座位。由於彼此互不聯繫，常常造成某一處機票十分緊張，而另幾處機票售不出去的現象，導致航班載客率很低。為了改變這種狀態，美國航空公司及時地開發了電腦聯網訂票系統SABRE。該系統可以實現數據的自動更新、自動調配各預約定票點之間的餘缺，並能查詢旅客和航班的變動情況(包括60萬個旅客記錄和2．7萬個飛行航班記錄等等)。
系統投入使用後，飛機乘客可以在各個售票點、旅行社通過美國航空公司的電腦終端查詢全國範圍航班的時刻、票價、空位情況等信息，並可以通過終端訂票。因此，SABRE系統不僅給乘客購票帶來了方便，也解決了各售票點航班座位分配不均勻的問題，航空公司可以不用考慮座位調配的問題了。SABRE系統使美國航空公司的航班滿員率一下子遙遙領先於其他各公司，帶來了巨大的經濟效益。逐漸地各航空公司都通過SABRE系統出售自己的機票。
今天，SABRE系統不僅為公司帶來將近5億美元的年收入，還使美國航空公司擁有在旅行社顯示航班信息的控制權。
