管理軟體

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管理軟體(Management Software)

　　管理軟體是建立在網路平臺和資料庫平臺之上，對經濟活動中的物流、資金流和信息流進行管理的應用平臺。它的主要任務是獲取企業經營活動全過程的數據，通過加工、存儲、檢索、整理將數據轉換為信息，並將這些信息及時、準確、高效和經濟地提供給企業的各級管理人員、投資人、債權人、政府部門。

　　管理軟體與網路和資料庫不同，它在設計時要充分考慮不同企業的類型、管理模式、管理思想對管理軟體應用的影響。因此，這種應用軟體是伴隨著網路和資料庫技術的發展，特別是伴隨著企業管理模式、管理思想、管理方法的發展而不斷發展和完善的。管理軟體是將管理思想、管理方法和信息技術有機融合的產物。

　　目前，國內的大型管理軟體已經出現了“百花齊放”的現象，其功能隨著企業需求的增長而不斷增加。

　　從橫向看，企業管理的各個方面都有相應的管理軟體或子系統的支持，這些子系統可以相對獨立運行，解決企業管理某一方面的問題(如工資管理、財務管理)；同時這些子系統又可以集成起來，相互聯繫、相互作用，共同為企業管理提供支持。

　　從縱向看，管理軟體可以分為三個層次：業務執行層、管理控制層、決策支持層。業務執行層處於這金字塔式層次結構的最底層，其主要功能包括對企業經營全過程的反映，即供應鏈(採購、庫存、銷售)、生產、薪資福利、財務會計、客戶資源管理等環節的信息獲取、加工、輸出等，實時、動態反映經營活動的實際情況，實現物流、資金流、信息流的有效集成；管理控制層為中層結構，主要功能包括對企業經營全過程的管理和實時控制，通過管理模型或模式利用業務層的信息對資金、資源、成本等進行有效管理或控制，從而達到降低風險、控製成本的目的。例如：財務管理過程中，應用滾動預算等方法對資金進行動態管理，提高資金的使用效率和效益；決策支持層位於金字塔的頂端，其主要是通過數據挖掘，及時、準確的獲取可供決策的信息(企業內部當前數據和歷史數據以及企業外部的合作伙伴、互聯網上的信息等等)，利用決策模型(籌資決策模型、投資決策模型、企業經濟價值評估模型等)實時得出各種方案，快速總結業務運作的實際情況以及客戶的趨向，從而做出正確、及時的決策。引進財務軟體結合管理會計的思想和控制方法(如預算控制、標準控制等)鋸決核算和管理會計的問題，提高財務管理水平，利用會計信息或非會計信息支持企業決策活動。

　　實用的管理軟體，規模都較大，甚至很大。大型軟體複雜，介面信息多，對其設計方法應著重考慮。要設計一個好的應用軟體系統，應當遵循下列各項基本原則：

　　1．簡單化原則

　　在完成同一功能的前提下，軟體應儘量採用簡單、清晰的結構。儘管有時簡單化的結構可能導致程式量的增加，但總體開發效率卻會提高。應特別註意，儘量少用遞歸、嵌套等繁瑣、複雜、易引起錯誤的結構；能用一維數組的地方，儘量不用二維數組；能用資料庫和高級語言解決的問題，不用彙編語言。結構簡單化將顯著提高軟體的可讀性和易維護性，降低軟體編寫和調試的難度。

　　2．模塊化原則

　　軟體結構的模塊化，是指對軟體的結構進行規劃，將複雜的管理軟體系統逐級劃分為若幹模塊，每個模塊只是用來解決相對簡單或十分簡單的問題，模塊之間是相對獨立的。這些模塊通常設計成子程式或過程。

　　模塊化的軟體易於編寫和調試，也易於修改和擴充，有利於課題組若幹人員協同研製。在進行模塊化軟體的方案設計和功能劃分時，通常由上向下進行，即首先考慮總體方案，再逐級向下劃分，越向下的模塊，功能越具體，直至最基層的各個具體模塊；但到程式編寫和調試時，則由下向上進行，先將最基層的各個模塊編寫並基本調試好之後，再按照一定的結構，並運用介面法，逐層向上編寫和聯試，直至組合成完整的管理軟體系統。

　　模塊化是軟體設計的重要原則，確定軟體的總體邏輯和設計系統的模塊結構，是軟體設計的主要任務。軟體只有模塊化，才能實現結構簡單化，才能為軟體的開發、調試和維護帶來更大方便。

　　3．標準化原則

　　實用的管理軟體通常由於規模較大，需由若幹人聯合編寫，必須進行標準化管理，才能協同一致，使研製工作順利進行。另一方面，為了把研製的軟體推廣應用，創造更好的社會效益和經濟效益，也必須重視標準化原則，儘量向標準化靠攏。

　　標準化工作包括數據模型的統一，軟體描述方法的統一，模塊介面方法的統一和輸出格式的統一等。

　　4．實用化原則

　　管理軟體的服務對象是廣大用戶，要精細地考慮用戶使用中的問題，使他們能夠接受並樂於使用你的軟體。必須方便用戶的使用，具有良好的用戶界面，使得即便不具備微機應用知識的用戶，也能滿意地運行軟體、解決問題。為此，應註意：

　　(1)應用軟體要儘可能漢化，以方便多數用戶的使用。

　　(2)軟體運行時應適當增加與用戶的交互信息，提示用戶進行正確操作；程式中並應適當多加註釋信息，以方便用戶的閱讀和理解。

　　(3)程式應具有良好的容錯能力，當用戶輸入了超出範圍的數字、字元，或按錯了鍵時，程式能夠給出錯誤提示，並返回重做；在發生錯誤時，提示重做，而不致於死機或退出。

　　(4)軟體應有良好的用戶界面。良好的用戶界面不僅包括絢麗的色彩和生動醒目的屏幕菜單；而且，還應功能靈活、操作簡單，對輸入的數據有校驗功能，輸出方式多樣化；具有符合要求的、比較完善的輸入、輸出格式；除屏幕顯示外，根據需要，還可以具有列印、繪圖等項功能。

　　(5)寧可把程式編寫得稍長一些，也要為用戶考慮得儘量周到些，並應儘量採用通俗易懂的演算法或實現途徑。這是當今管理軟體編寫的重要原則。萬不可故弄玄虛，熱衷於所謂“技巧”，追求程式的精練，而不顧用戶的方便。

　　總之，一定要站在用戶立場，才能研製出受用戶歡迎的軟體。

　　5．最優化原則

　　軟體編寫和初步調試後，還必須進行逐步優化和完善工作，以提高軟體質量和運行可靠性，達到真正實用。

　　管理軟體通常按照下述基本方法和步驟進行設計：

　　1．調研和系統分析

　　首先應對所需解決的問題進行調研，並由此進行必要性和可行性分析。

　　可行性分析大致包括下述內容：

　　(1)分析待處理數據的類型，以及所要求達到的處理結果，看是否適合於由FoxBASE系統進行處理；

　　(2)分析軟體的規模和設計難度，以及研製人員和管理人員的素質，看能否勝任此項工作，等等。

　　2．數據模型的確定

　　確定數據管理的模型是編寫整個管理軟體的基礎，十分重要。其中最主要的是資料庫文件結構的確定，即合理地設計資料庫的欄位結構，精細地確定各欄位的欄位名、類型和寬度，在能夠滿足應用問題要求的前提下，要進一步以方便操作和節約存儲容量這兩個方面認真權衡。

　　實際應用中，需要入庫的數據量通常都較大，庫的記錄條數很多，這樣將影響資料庫操作的效率，檢索、查詢起來都較慢。因此，應註意庫的規模不要太大。當數據量多時，可根據具體情況，把本應建成的大庫劃分為若幹小庫。例如，一個大單位的人事檔案庫，可按部門建成數個小庫，查詢時，首先根據部門號，打開相應的部門庫，再在部門庫中進行查找操作，效率顯然要快得多。當需要查找另外部門的人員時，再打開另一個庫。

　　資料庫結構確定以後，還要考慮一些從屬文件的設計，例如，索引文件、格式文件、記憶體變數文件等。

　　3．功能分解(模塊的劃分)和系統邏輯結構的設計

　　如上述，軟體設計必須遵循結構化原則，即把系統的功能進行逐級分解，由若幹程式模塊分別予以實現。在功能分解時，除了要全面考慮，不要遺漏外，還應該註意突出重點，根據管理對象的不同，功能重點也不同，例如，人事檔案庫常用的功能是檢索，而工資管理庫最常用的功能是統計打表，等等。應對重點功能進行更為完善精細的設計。模塊劃分的主要依據是功能，同時還要考慮到結構本身的需要。

　　系統劃分為模塊的工作，應該按層次進行。首先將整個系統看作一個大模塊，之後把它按照功能，分解為若幹個第一層模塊，它們各擔負一定的局部功能，互相配合；然後，對第一層模塊再進一步分析，並分解為更簡單的第二層模塊；如此繼續分解，直至實際上不能再分，程式的細節都明確為止。這樣就形成了一種多層次的模塊結構。越往上的模塊，其功能越籠統、抽象；越往下的模塊，其功能越簡單具體。

　　每一模塊應儘可能地獨立，除必要的關係外，儘量減少與其它模塊的聯繫，以便於編寫和調試。

　　還應特別註意模塊間參數的傳遞，對實現參數傳遞的介面、所用變數及其屬性進行合理設計，使分散的各模塊在邏輯上聯結為一個完美、良好的有機整體。

　　根據具體情況，對於系統的邏輯結構，有時也可採用由下而上的設計方法。這通常是有現成的程式模塊可以利用，或者是某些功能模塊的設計規範已經十分成熟，此時，就可以在這些成熟的模塊基礎上構築較大的模塊。在實際工作中，通常都採用由上而下為主，適當結合由下而上的設計方法。

　　軟體的邏輯結構通常用框圖來描述。框圖的繪製也應遵循由上而下的原則，在總框圖中，每個功能模塊都畫成一個框，而每個功能模塊又可單獨展開而畫成一個較細緻的圖。

　　4．程式的編寫

　　軟體的模塊劃分和邏輯結構確定之後，就可以動手用具體的語句編製程式。這個階段的工作比較細緻。有許多模塊的設計方法已十分成熟，可以作為借鑒。在下一節中，我們將講解一些常用模塊的設計方法。

　　5．軟體的優化與完善

　　軟體初步編寫之後，還要仔細推敲，對之進行優化和完善。

　　6．軟體的調試與修改。

　　7．軟體的運行與維護。