知识管理系统

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知识管理系统(Knowledge management system)

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什么是知识管理系统

  知识管理系统(KMS) 是企业实现知识管理的平台,它是一个以人的智能为主导,以信息技术为手段的人机结合的管理系统,其总体目标是通过将企业中的各种知识资源,包括显性知识隐性知识,整合为动态的知识体系,以促进知识创新,通过知识创新能力的不断提高带动劳动生产率的提高,从而最终提高企业的核心竞争力

知识管理系统的构成

  知识管理系统是由网络平台、知识流程、企业信息系统平台、CKO管理体制及人际网络所组成的一个综合系统。

  1.网络平台:网络平台是知识管理系统动作的技术基础,主要包括内联网、外联网和互联网等类型。企业以企业内联网为核心,并通过它延伸至外联网和互联网。

  2.知识流程:知识流程是指知识通过知识收集、知识组织知识传播三个环节相互连接、循环往复的没有终点的流动过程。它是知识融合、序化、创新的过程,是知识管理系统的命脉。

  3.企业信息系统平台:企业信息系统从早期的EDPSMISDSSOAS等发展到集成化的现代信息系统,ERPSCMCRM共同构成了知识经济时代企业知识管理系统的信息系统平台。

  4.CKO体制:知识管理系统由知识主管(CKO)来负责协调和控制知识收集、组织和传播子系统的动作。CKO是随着信息管理向知识管理过渡,由CIO演变而来的企业内知识管理的最高负责人。

  5.人际网络:知识管理系统是一个人机相结合的系统,完善的人际网络是保障其正常动作的有效机制。人际网络强调充分发挥人的主动性和创造性,加强人与人之间的沟通与交流,挖掘并激活人脑中的隐性知识,从而使企业知识创新永不停息。

知识管理系统模型

  从宏观上看,企业知识流程的总体过程是相似的,所以可以建立一个实施知识管理的所有企业都适用的共同模式。至于知识管理系统的具体“应用软件”要视不同的企业特点、需求而具有针对性地安装。

  1.知识管理系统模型的整体结构及功能

  在知识管理系统基本构架的基础上,构建了一个由知识收集子系统、知识组织子系统、知识传播子系统三部分组成的知识管理系统模型。整个系统以服务于人为中心,充分体现了“以人为本”的管理理念。知识管理系统模型的整体结构如图所示,其中人际网络作为一张无形的网络贯穿于整个知识管理系统。

  知识管理系统的功能:

  (1)整合知识资源:知识管理系统应具备对分散在企业内部业务流程信息系统数据库、纸质信息资源以及企业与合作伙伴、顾客之间的业务流程中的知识资源进行优化选择,以合理的结构形式集成、序化的功能,这实质上是一种含有人的创造性思维在内的动态过程。

  (2)促进知识转化,扩大知识储备:知识管理系统应作为知识交流的媒介,促进隐性知识与显性知识之间相互转化。在转化过程中使知识得以增值、创新,并且将转化中经过验证的、有价值的知识存储起来,一方面可以避免因为人员调离而造成的知识流失,另一方面可以在更大范围内实现知识共享

  (3)实现知识与人的连接:即实现人向知识的连接、知识向人的连接及需求知识的人与拥有知识的人的连接。人向知识的连接可以基于智能搜索引擎技术的工具实现人向知识的连接。而利用推技术则可以实现知识向人的连接。利用“推”技术可以将知识主动推荐给用户,使知识被利用的机会大大提高并减少用户主动寻找挖掘知识的工作量,提高工作效率。人是最大的知识资源,良好的专家网络图可以有效地连接知识需求者与知识拥有者,以促进知识转移

  2.各子系统的结构及功能

  (1)知识收集子系统:知识收集子系统是企业知识管理系统的输入系统,是知识管理工作的基础。它的重点应集中在企业的核心知识领域。该系统最初收集到的只是蕴藏着丰富知识的信息资源,有待于人们去进一步挖掘。

  (2)知识组织子系统:知识组织子系统是知识管理的核心部分,是对企业中杂乱无章的知识进行序化的系统,其中既包括显性知识,也包括隐性知识。该子系统连接知识收集与知识传播子系统,其功能的优劣直接影响后面的知识传播子系统的性能,进而关系到整个知识管理系统的成败与否。

  (3)知识传播子系统:知识传播子系统是知识管理系统的输出系统,其用户界面是用户最终可见的部分。该系统知识收集和知识组织子系统得到的结果综合起来,经过组织、整序后的相关信息、知识传播给具有不同使用权限的特定用户。

知识管理系统在企业信息资源管理中的应用

  1.知识管理系统可作为企业的“智能搜索引擎:知识管理系统,是一个以人的智能为主导,以信息技术为手段,以提高企业核心竞争力为目标的人机结合的管理系统,包括知识收集子系统、知识组织子系统、知识传播子系统。其中,知识收集子系统是“智能搜索引擎”的搜索工具,它负责企业由内到外的知识收集工作;知识组织子系统是“智能搜索引擎”的知识转化、标引、分类等一系列知识序化系统,也是其核心部分;知识传播子系统是“智能搜索引擎”为用户提供知识查询的服务系统。这三个子系统间彼此联系,又相互制约,在系统的运行过程中,实现企业显性知识和隐性知识互动、汇集、序化,将最恰当知识在最恰当的时候提供给最恰当的人,以使其做出最恰当的决策。

  2.企业知识组织对传统图书情报学知识组织的拓展:传统的图书情报学界是以保存、组织和传播显性知识为基本职责的,隐性知识及其显性化并没有得到人们应有的重视。而企业的知识组织则是同时对显性知识与隐性知识进行管理。

  在显性知识组织方面,企事业应该充分借助于现代信息技术,建设企业的知识库企业知识库是显性知识的存储库,它的建设是以企业知识体系结构为基础的。

  在隐性知识组织方面,由于它存在于员工的头脑中或组织结构和文化中,无法用语言或书面材料进行准确描述,因此不易被他人获知,也不易被编码。但它在企业知识中的比重比较大,而且通常价值含量也非常高,对于企业成长和发展有着重要的作用。因此企业必须重视和做好隐性知识显性化和编码化工作。

  3.企业的“知识地图:企业的“知识地图”技术是一种知识库管理系统技术与Internet技术相结合,深入运用超文本技术的新型知识管理技术。它是揭示企业拥有的知识资源、知识存储地址及各知识条目之间关系的知识导航系统。知识地图不仅是显性知识的有效组织工具,而且还可以促进隐性知识的转化。用于显性知识组织的知识地图的最终指向是具体的知识,而用于隐性知识组织的知识地图的最终指向是拥有知识的人,即是一种专家网络图,是知识需求者与知识拥有者之间的桥梁。

  4.知识组织方法的整合:知识组织的目标是将序化的知识提供给用户,因此它是以用户的知识需求为核心的,任何单一的知识组织方法都无法支持用户通过知识检索、浏览、高效、快捷地完成各项工作,无法实现用户根据需要将自己选择的主题加入到原有的知识体系结构中,并决定知识结构如何显示。所以,以用户需求为导向,将各种知识组织方式进行有效的整合是知识组织未来的发展方向。

知识管理系统应该包括哪些内容?

  1、维护有效的关系网

  知识的积累是伴随着交流产生的。如果没有交流,在每个人的头脑里面或许也会有知识,但是,这些知识是静态的、孤立的。他只能被拥有它的人使用,不能交流,并且如果这个人不存在了,

  这些知识也就不存在了,所以也就不能积累,也谈不上什么管理。除了在正式的学习中学到的专业知识以外,大多数的知识,尤其是隐性知识,都是在交流中学习到的。知识管理首先要建立有效的沟通途径。他不但告诉我们哪些资源是可以利用的,还要告诉我们这些资源的有效程度,并根据实际的效果动态的进行维护。

  2、资源列表

  在网络时代,取得识不再成为学习的瓶颈,取而代之的是如何有效的获取知识。一个有效的管理的收藏夹可以帮助我们很多,但是如果它不能把资源的列表和知识的提取联系起来,那么只能是一个静态的列表。同时,我们只能利用有效的组织收藏夹来记录信息,而它本身却不能给我们任何建议。而这些应该是一个优秀的知识管理系统所应该具备的。

  3、知识提取

  主要是从交流和其它资源中提取知识。有了上述两项,这个内容是水到渠成的。

  4、维护动态知识视图

  知识是对信息的提取和整理。而信息是什么?信息是熵的负增加,也就是增加系统的有序性。显然,不但对于不同的系统,同样的数据意味着不同的信息,对于一个系统的不同阶段,同样的数据也不一定总意味着相同的信息。例如,在同一个房间里面住着两个人,A和B。早上A先起床,想到外面走走,不过看到外面下雨,就没有出去。这时候另外来了一个人C,向A和B说:“外面下雨了。”这样的一个消息,对于A来说并不是信息,因为他已经知道了这条消息,对于他来说,没有消除任何的不确定性。而对于事先不知道外面是否下雨的B来说,则是一条消息。如果这个时候外面又进来了D,说了同样的一句话,那么这个时候不论是对于A还是对于B,都不再是信息,因为对于他们来说,这个消息都是确定的。

  知识既然是建立在信息的基础上的,自然也会继承信息的这个特点,也就是对于不同的系统、对于同一个系统的不同状态具有不同的特征。因此,不论是知识的分类,还是索引,都应该具有动态的特征。相同的知识点对于不同的人来说有着不同的分类、索引方式,即使对于同一个人,也可能给予不同的考虑,对知识点建立多种视图。例如,对于一个财务经理而言,一个计算个人所得税的的公式可能既在他的个人理财体系中出现(用来计算实际的收入),同时也在他的公司管理体系中出现(计算员工的所得税纳税情况)。

  一个知识点加入一个知识管理系统后,可能存在一段时间,在各个视图中出现的频率很高。然而经过一段时间,要么是慢慢的用处变得不重要,要么是已经被使用者消化,成为其内在的知识。

  5、知识检索

  一个有效的建立起来的视图是有效的利用知识点的基础,但是知识本身还是需要有效的检索途径。这不仅仅因为建立视图的时候需要对原有的知识点进行检索,而且视图是动态维护的,而且视图之间往往有着很多的联系。

  6、有关知识管理的建议

  知识管理系统不应该仅仅是被动的,相反,它应该能够积累的数据和一些规则提出一些有效的建议。

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