人力資源信息系統

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

人力資源信息系統(Human Resource Information System,HRIS）

　　人力資源信息系統是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。“系統”特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統，可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料。人力資源信息系統是電腦用於企業人事管理的產物，它是通過電腦建立的、記錄企業每個員工技能和表現的功能模擬信息庫。

　　信息系統可以是人工的，也可以是電腦化的。小型組織 （少於 250人）中使用人工的檔案管理和索引卡片系統比較有效。而在大型組織中，人力資源信息的電腦存取則是必須的。管理者在決策時需要準確、及時和相關的信息資料，如果信息不完整、不准確、不考慮需要哪種信息，那麼使用電腦也是徒勞的。

　　人力資源信息系統的內容

　　人力資源信息系統的內容包括企業戰略、經營目標及常規經營計劃信息，企業外部的人力資源供求信息及對這些信息的影響因素，企業現有人力資源的信息。

　　人力資源信息系統的功能

• 為制定發展戰略提供人力資源數據。
• 為人事決策提供信息支持。
• 為企業管理效果的評估提供反饋信息。
• 為其他有關人力資源活動提供快捷、準確的信息。

• 自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、健康狀況等；
• 知識狀況：文化程度、專業、學位、職稱與證書等；
• 能力狀況：表達、操作、管理、人際關係能力、特長等；
• 閱歷及經驗：做過的工作、擔任的職務及任職時間、調動原因、總體評價等；
• 心理狀況：興趣、偏好、積極性、心理承受能力等；
• 工作狀況：目前所屬部門、崗位、職級、績效及適應性；
• 收入情況：工資、獎金、津貼及職務外收入；
• 家庭背景及生活狀況：愛人情況及偏好、家庭職業取鄉及未來職業生涯設計等；
• 所在部門使用意圖：提、留、調、降；

　　（1）建立系統首先要進行規劃。其中包括使全體人員充分理解人力資源信息系統的概念；考慮人事資料設計和處理的方案；作好系統發展的時間進度安排；建立起各種責任制和規章制度等等。

　　（2）系統的設計與發展。包括：分析現有記錄、報告和表格，以確定對人力資源信息系統中數據的要求；確定最終的資料庫內容和編碼結構 ；說明用於產生和更新數據的文件保存和計算過程；規定人事報告的要求和格式；決定人力資源信息系統技術檔案的結構、形式和內容；確定上電腦的員工工資福利表的格式及內容等要求；確定工資和其他系統與人力資源信息系統的介面要求。

　　（3）系統的實施。包括 ：考察目前及以後系統的使用環境以找出潛在問題；檢查電腦硬體結構、所用語言和影響系統設計的軟體約束條件；確定輸入－輸出條件要求、運行次數和處理量；提供有關實際處理量、對操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設施的資料；設計數據輸入文件、事務處理程式和對人力資源信息系統的輸入控制。

　　（4）系統的評價。包括 ：估計改進人事管理的成本；確定關鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求 ；確定人們對補充特殊信息的要求；對與人力資源信息系統有關的組織問題提出建議；提出保證機密資料安全的建議。

　　（1）為人和資源規劃建立人事檔案。人事檔案既可以用來估計目前勞動力的知識、技術、能力、經驗和職業抱負，又可用來對未來的人力資源需要進行預測。這兩種信息必須互相補充，否則對人力資源規劃是無用的。例如：如果不以組織內現有人員狀況為基礎作出的預測，顯然對組織是無用的。並且我們也只有對未來人員的數量、技術及經驗等有所瞭解，方能制定行動規划去解決預計的問題。

　　（2）通過人事檔案對一些概念加以說明。如晉升人選的確定、對特殊項目的工作分配、工作調動、培訓；肯定性行動規劃和報告、工資獎勵計劃、職業生涯計劃和組織結構分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統。

　　（3）可以為領導者決策提供各種報告。如用於日常管理的工作性報告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機構和一些指定單位提供規定性的報告和用於組織內部研究的分析性報告，以表明勞動力在各個部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分佈，按消費水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測驗分數與工作績效考核分數之間統計關係的有效性研究等等。總之，人力資源信息系統，是人力資源管理中的一項基礎性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學化和更符合實際。

　　目前，無論是機關、事業單位、還是企業單位，人力資源管理對於組織生存與長遠發展所具備的重要性都已經有了明確的認識，而人力資源管理水平的提升不僅需要高素質的管理人員，而且也需要信息化工具進行輔助。因此，在過去的幾年裡，不少單位的人力資源部門都開始了本單位的人力資源信息化建設。人力資源信息系統即HR信息系統是一套通過現代信息技術手段，提高人力資源管理的效率，實現人力資源信息共用併進行有效整合的解決方案。HR信息系統滲透著許多先進的管理理念，如何正確實施並有效應用該系統，對於各實施主體來講非常關鍵，成功實施並應用HR信息系統有八個關鍵點。

　　第一、全面分析實施HR信息系統的必要性。首先，企業人員規模的擴充，使得傳統意義上的手工處理人力資源事務已經不能充分滿足企業快速發展的需要，這時候可以考慮引進HR信息系統；其次，要充分考慮作為企業變革引領者的人力資源部門，其自身內部的各項職責分工是否明確、責任落實到個人、人力資源工作流程是否清晰等，只有把這些問題弄得非常清楚了，後續的HR信息系統的實施工作才有可能順利向前推進；再次，無論是自行開發HR信息系統，還是引進外部廠商成熟的HR信息系統，都需要根據企業當前需要以及企業今後發展的需要，有選擇性的挑選符合本企業特點的HR信息系統中的某幾個模塊或其全部，如果脫離實際需要而求全求大，在後續的實施和應用階段中將不可避免的出現難以繼續執行和有效應用的現象。

　　第二、自始至終都需要來自管理層的堅定支持。HR信息系統作為信息化總體戰略的一個重要的組成部分，能得到管理者最大限度內的認可與支持，對此項目的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與，可以為整個企業提供一個典範；特別是在該項目的初期導入階段，中層管理者的參與可以為項目的執行提供基本的支持和協助。人力資源已經逐步演變為企業的第一資源，而HR信息系統本身所具有的鋼性，使得該系統的實施和應用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來自高層領導的堅定支持，積極協調公司內部各利益主體，最終達成目標一致，共同推動HR信息系統項目的成功實施和有效應用。

　　第三、以HR部門為主導及時組建項目小組。經過項目前期可行性分析之後，一旦決定要啟動HR信息系統的項目實施，就需要及時組建負責該項目實施的項目小組，將有關具體工作落實到項目小組中的每個成員。項目小組的組長一定要由公司高層領導來擔任，以正確引導項目實施的方向並協調有關各方的利益；常務副組長由人力資源部門負責人擔任，以有效監督、激勵、協調項目的實施工作；副組長分別由一名熟悉公司HR工作流程及企業內部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門的信息技術骨幹擔任，HR信息系統是人力資源工作和信息技術的有效結合，需要熟悉基礎工作的人作為日常工作的協調人；組員由一名或多名對工作認真、負責的人力資源基層工作者擔任，作為系統管理員的身份具體負責該系統的實施工作。同時，作為直線部門戰略合作伙伴的人力資源工作，組員中還需要由各直線部門中的HR專員或主管來協調有關具體工作並參與部分的實施工作，以取得直線部門的大力支持。

　　第四、擇優選擇符合本企業實際的HR廠商。各HR廠商經過了多年的經驗積累，在HR不同的功能模塊上具有各自不同的優勢，因此，功能最全的系統不一定是最合適的系統。首先，拋開自行開發HR信息系統不談，我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟體還是在引進的基礎上進行二次開發。目前的HR信息系統軟體都有一定的擴展性，因此對於中小企業來說，可以採取直接引進的方式，而對於大型企業來說，則需要在引進的基礎上進行二次開發；其次，至於選擇國內廠商還是國外廠商的產品，需要看企業的綜合實力；另外，選擇B/S結構還是C/S結構，一般來講，網路的發達和充分應用，可以考慮選擇B/S結構。具體到各廠商不同軟體的選擇工作，我們需要向有關廠商發出邀請，明確基本需求的基礎上請有關廠商做產品的演示，並請公司內部HR部門的全體工作者來進行評判；在此基礎上，對合意的廠商要選擇其重點客戶進行走訪，以進一步瞭解該廠商軟體的實際應用價值；基本的前期考察工作結束後，要進行項目的招投標工作，最後應由公司的項目小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領導集體決定。

　　第五、企業和廠商雙方項目小組的積極協調和有效溝通。廠商方的項目小組對自己的軟體非常熟悉，同時又具有成熟而豐富的實施經驗，而企業方的項目小組對自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結合點就可以順利推動項目的實施工作。比如，項目實施期內的每周工作進展例會是必不可少的，重大問題出現時要及時協調，以提出有效的解決方案；項目實施前期的數據導入過程中的相互緊密配合，以減少後續數據信息的校對工作；實施方對企業方的項目小組的不斷培訓是項目獲得成功的關鍵之一；雙方的尊重和彼此的理解也是項目得以向前推進的重要影響因素。

　　第六、爭取企業全員的參與和支持，併在HR內部進行試運行。利用公司內部刊物、網路、會議等宣傳渠道，將HR信息系統的概念、應用前景等全面傳達給公司各級領導和廣大員工，使之產生應用該系統的充足信心；畢竟，系統實施後的應用才是我們實施該系統的目的所在。同時，要利用HR信息系統本身的靈活性，在HR部門內部，用測試帳套對該系統進行全面測試，以減少全面推廣應用時的錯誤和不足之處，並及時改進。

　　第七、項目實施後期，應召開全員動員大會。由公司高層領導參加的動員大會必將顯示公司對此項目的高度重視，由廠商方進行的全員培訓將會正確引導廣大員工充分地應用此系統。

　　第八、不斷地修正並完善HR信息系統。在HR信息系統進入正式的運行後，傳統手工處理人力資源事務和信息化處理人力資源事務的方式在一段時間內需要同時並存，以有效轉換工作方式、方法。系統也將經過一個較為長期的維護過程，逐步發揮系統的規範化、流程化和個性化的特色，經過不斷的修正和完善，系統就可步入正軌。先前的系統管理員身份在此時要更加明確，職責更加清晰，並開通系統應用的服務熱線即員工客服中心，並由系統管理員來擔任負責人，詳細解答系統應用中出現的種種問題。值得指出的是，由於HR信息系統是建立在標準業務流程基礎之上的，它要求員工個人的習慣服從於企業統一的管理規範，而管理只有成為大家共同遵循的一種習慣，才能發揮最佳功效。

　　（1）組建一個項目小組；

　　（2）制定目標；

　　（3）對系統有全景式的認識；

　　（4）考慮好未來需要；

　　（5）識別和確定新系統的技術環境；

　　（6）預估自己公司願意支付的價格；

　　（7）為新的軟體系統編製一個說明書；

　　（8）考慮是開發或購買；

　　（9） 發佈需求信息；

　　（10） 對供應商資料進行初審；

　　（11）發佈項目招標書；

　　（12）索取系統的測試版本進行演示評估；

　　（13）測試版本的控制；

　　（14）對供應商提供的補充信息第二次評估；

　　（15）考慮各種決策因素；

　　（16）聽取和考察實際案例；

　　（17）再次演示測試版；

　　（18）再次評估和選擇。