电子化人力资源管理

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电子化人力资源管理（Electronic Human Resource，e-HR）

　　电子化人力资源管理（以下简称e-HR），是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式，通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过现有的网络的技术相联系，保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。^[1]

　　所谓电子化人力资源管理，从狭义上说是指基于互联网的、高度自动化的人力资源管理工作，囊括了最核心的人力资源工作流程如招聘、薪酬管理、培训等。从广义上说，eHR是基于电子商务理念的所有电子化人力资源管理工作，包括利用公司内部网及其它电子手段如员工呼叫中心等的人力资源管理工作。电子商务理念是近几年才引进中国的一种先进企业管理理念，现已引起商业人士的广泛注意。人力资源管理工作者同样希望能利用电子商务，于是便出现了所谓的电子化人力资源管理。e-HR更多的是企业内部信息的记录，组织架构、个人信息，薪酬等，目的是提高人力资源部门的工作效率。

　　e-HR是ERP(Enterprise Resource Planning)的一个模组(HR模组)。e-HR是运用资讯科技执行人力资源管理工作，将人力资源管理工作电脑化、网路化，提升人力资源管理绩效。 eHR中的e包含了两层含义：

　　1.“electronic”，即电子化的人力资源管理；

　　2.“efficiency”，即高效率的人力资源管理。提高效率是eHR的根本目的。电子化是实现这一目的的手段。

　　新经济的到来注定要改变人们旧有的一切，作为电子商务技术在人力资源管理领域的应用，一个试图要取代HRMS而成为人力资源领域内最热门的词汇之一的“e-HR”或“eHR”得以诞生。IBM公司也把自己推出的人力资源管理类系统，称之为“IBM e-HR”；人力资源管理领域最知名也是最大的几个咨询公司，比如 HayGroup、WatsonWyatt、Hewitt、Towers Perrin、Mercer等都将信息技术进入人力资源管理后的时代称之为“e-HR”时代，他们相继推出了“e-HR”服务。

　　借用ERP系统的技术架构来理解e-HR。ERP系统并不是一个全新的领域，它沿用早期的物料需求规划(MRPⅠ)与制造资源规划(MRP Ⅱ)的概念，再整合生产部门之外的各个部门营运资讯，使经营者可以得到与决策相关的适时资讯。

　　ERP系统是经过全球各种产业不同领域的企业不断导入与实验，再经由ERP厂商修改过的“最佳管理实务“(Best practices)，虽然并不是每个企业都必须遵循的营运模式，但至少是企业可以参考的指标模式。整个ERP的技术架构有一个基本的信念在整个企业组织内，要让所有使用者使用单一的资料库系统和共通的应用程式，以及统一的使用者介面。在这样的前提之下，ERP业者广泛的使用各种网路技术，从internet到近几年企业内部兴起的intranet和Estranet观念，让导入ERP系统的企业能够由内到外都拥有相同的使用界面与统一的商业资讯，大幅提升沟通能力与组织运作的效率。为了要提供使用者更有效率的操作环境，多年的尝试下来，ERP业者发展出一种三层式(3-tier)的主从(Client Server)架构。经由这样的方式，使得使用者端的介面层(U1,User interface),与中间的应用程式层(Application Layer)和最底层的资料库(Database)能够理清彼此的功能领域，并且分层管理，不论在资源的重复使用或管理便利性利上，都有很大的突破。

　　如果将e-HR看成ERP的一个模组，e-HR的使用者都使用单一的资料库系统，共通的应程式以及统一的使用者介面，是一种三层式的主从架构。而且e-HR应该是人力资源管理的“最佳管理实务”(Best Praitices)。因此，e-HR可以大幅度提升人力资源管理的沟通能力与运作效率。

　　然而，e-HR和ERP两者的关系是有点黏又不太黏，其原因如下：

　　1.从价值链(Value Chain)的角度来看，大部份的ERP模组都是价值链内的直线(Line)的功能，有上、下游的关系，ERP系统是按营运流程顺序组合这些模组成为一个以资讯系统为主干的经营体系。

　　2.然而，HR模组并不在营运的价值链内，它是与价值链平行的一个幕僚(staff)功能。因此，HR模组的导入往往落后于其他模组的导入，甚至未拟导入。

　　因此，e-HR可以说是ERP的一个模组，也可以说是一个独立但可和ER相容的小资讯系统。一旦导入e-HR之后，每位员工都能轻易地经由内部网路取得人力资源管理的资讯与服务，甚至还可以上网更新自己的人事资料，真是方便多了!

　　简单来说，“e-HR”就是指电子化的人力资源管理，任何利用或引进了各种IT手段的人力资源管理活动都可称之为“e-HR”。但是，随着互联网的发展、电子商务理念与实践的发展，我们目前所说的“e-HR”已经是一个赋予了崭新意义的概念，是一种包含了“电子商务”、“互联网”、“人力资源业务流程优化（BPR）”、“以客户为导向”、“全面人力资源管理”等核心思想在内的新型人力资源管理模式；它利用各种IT手段和技术，比如互联网、呼叫中心、考勤机、多媒体、各种终端设备等；它必须包括一些核心的人力资源管理业务功能，比如招聘、薪酬管理、培训（或者说在线学习）、绩效管理等；它的使用者，除了一般的HR从业者外，普通员工、经理及总裁都将与e-HR的基础平台发生相应权限的互动关系。综合来讲，e-HR是一种全新的人力资源管理模式，它代表了人力资源管理的未来发展方向。

　　从人力资源管理电子商务的角度来讲，e-HR既包括B2C（“Business to Consumer”，这里的“Consumer”是指“Employee”，于是演变成“B2E”），还包括B2B（“Business to Business”），甚至还要包括B2G（“Business to Government”）。

　　如果要进一步解释e-HR，可以参考People Soft对它的HR模组(People Soft 8 HRMS)的介绍。People Soft对它的HR模组介绍如下：

　　“We have redefined the industry by introducing a comprehensive suite of pure internet products with built-in analytics and a true global architecture. People Soft 8 HRMS is an instant, intelligent, and global solution that can unleash your workforce to become your competitive differentiator.”

　　一、电子化招聘

　　不可否认，因特网由于其所独具的“全球性、交互性和实时性”的特点，已成为迄今为止最有效的广泛传播人力资源信息的途径。电子化招聘是网络技术在人力资源管理中应用最快的领域。根据《财富》杂志所作的调查，世界500强企业中2000年就有79％的公司实现了电子化招聘，而1998年仅为29％，1999年为60％，据预测，2002年这个比例将上升到90％，2003年将达到100％。

　　简单地说，电子化招聘是利用公司网站完成与招聘相关的一系列活动。目前，根据世界500强的实践，电子化招聘可分为中心资源库式和初级电子招聘两种。中心资源库式招聘是指公司在网上发布招聘信息并通过电子邮件或简历库收集应聘信息。初级电子化招聘是指公司在网上发布招聘信息，但鼓励应聘者通过传统渠道如传真或写信来应聘。前者属于完全数字化的招聘方式；后者属于部分数字化的招聘方式。不同的行业、地区所采用的电子化招聘方式也有差异，IT业、金融业、高科技产业以及欧美国家的企业更多地采用中心资源库式招聘，传统产业和亚洲国家的企业当前采用初级电子化招聘的企业为多。

　　二、电子化培训

　　互联网让知识的更新速度越来越快，越是先进、流行、新颖的知识，生命周期就越短，尤如新鲜的水果，保质期只有区区数日。作为网络经济时代的企业必须成为“学习型组织”，通过持续不断的培训，提高员工整体素质，增强企业竞争实力。电子化培训与电子商务相伴而生，无疑将成为未来企业开展培训活动的主要方式。电子化培训，顾名思义，就是通过网络这一交互式的信息传播媒体实现培训过程。与传统的、让员工某一时间集中在某一地点统一受训方式不同的是，电子化培训是把信息送到员工面前，而传统的培训方式则是把员工送到信息面前。两者的差别是显而易见的。

　　三、电子化学习

　　相对于企业组织的、旨在提高员工业务水平和岗位技能的电子化培训而言，员工自发的、通过网络进行的、以提高自身素质为主要目的的获取知识的过程，我们称之为电子化学习。电子化学习与电子化培训紧密相关，既受到了世界各国企业的广泛重视，也得到了广大员工的积极参与，必将成为知识经济时代人们实现“终生学习”的最主要的途径。电子化学习与电子化培训相比，使得学习的范围突破了企业的界限，员工学习的内容更为广泛，学习的时间更为充裕，形式也更为灵活。电子化学习是在员工自愿的基础上，选择自己感兴趣的学习内容，目的既可以是为了获取学位，也可以是为了了解另一专业的知识，还可以是仅仅为了丰富自己的业余生活。对企业人力资源管理部门来说，鼓励员工参加电子化学习，对提高员工的综合素质，创建学习型组织大有好处。因此，企业要在做好电子化培训工作的基础上，创造出有利于员工开展电子化学习的环境与条件，使整个公司养成浓厚的学习气氛，营造出富有活力和创新精神的学习文化。

　　四、电子化沟通

　　电子化沟通作为互联网在人力资源管理中的重要应用，正在为越来越多的企业所实践，由此而产生的信息快速、直接、广泛、有效的传播和思想、感情的交流、融合，充分显示出电子化沟通的魅力所在。

　　电子化沟通的形式很多，可以在企业内部网上建立员工的个人主页，可以开设BBS论坛、聊天室、建议区、公告栏以及企业各管理层的邮箱等等。为了使电子化沟通更好地发挥在营造优良的企业文化、促进企业经营管理水平的提高、增强企业凝聚力和激发员工进取心、创造力等方面的作用，企业领导既要积极支持电子化沟通的开展，更要积极参与，及时回应。

　　联想集团充分利用企业内部网络资源，较好地实现了电子化沟通。联想员工可以将电子邮件发到网上总经理的公共邮箱中，总经理会对每一封电子邮件进行回复；员工可以在内部网的BBS上向公司提出意见、建议，以期引起公司上下对一些重要问题的讨论和关注；也可以在网上求助，请求他人对自己在工作、学习、生活中的实际问题给予帮助。联想的“员工信箱”能全方位地接收到不同部门、不同地区联想人的信息和意见，人力资源管理部门会将这些邮件转到相应部门，该部门必须对每一封信作出反馈，否则将会受到处罚。联想的电子化沟通已成为企业完善、畅通的沟通体系的重要组成部分。

　　五、电子化考评

　　随着网络技术在人力资源管理中应用的不断深入，电子化考评也已在一些企业出现，但更多的还是处在探索之中。传统的考评过程中可表示如下：

　　考评目的→考评范围→考评人员→信息来源及类型→信息收集→考评结果

　　这种考评方式存在一定的不合理性，如人情式管理使人治大于法治；客观的事实难以有文字性的客观证据；无法进行远距离考评等。

　　电子化考评利用先进的通讯技术使空间距离的界限变得不再明显，计算机的应用使得考评指标更加科学，考评的方式也将更趋灵活。电子化考评可利用信息系统对员工的工作成果、学习效果进行记录；主管可以随时看到来自各地的下属定期递交的工作报告进行指导和监督；员工的工作进展介绍和述职均可以通过网络实现。与此同时，企业管理者可以通过电子化考评系统中实时录入的资料不断发现并改进企业管理中存在的问题，绩效考评中的人为因素的影响将大大减少。因此，电子化考评对建立规范化、定量化的员工绩效考评体系，代替以经验判断为主体的绩效考评手段有很大的作用，使绩效考评更为公正、合理、科学。

　　E-HR的使用者大致可区分为“管理阶层”与“一般员工”两大类，由于所需的人力资源管理资讯与服务不同，所被授予的使用权限也就不同，所展现的“桌面”内容当然也有所不同。例如某家公司的e-HR“桌面”分别设计如下：

　　1.管理阶层桌面

• 员工人事档案
• 组织架构及组织异动
• 员额预算及员额控制
• 员工考勤分析
• 人事成本预算及人事成本控制
• 员工绩效评核
• 员工培训管理
• 员工发展计划
• 劳动关系管理
• 调薪预算规划
• 薪资调整与奖金发放
• 动签核收件匣
• 电子邮件信箱与网际网路连接

　　2.员工自动服务桌面

• 行事历
• 自我介绍
• 更改自己的资料
• 时间使用表(Time Sheet)

　　与传统的人力资源管理方式相比，电子化人力资源管理的优势不仅仅表现在以计算机代替人工管理，某种意义上可以说是人力资源管理方式的一种革命。它的价值体现在以下几个方面：

　　1．显著提高人力资源管理的效率，降低了管理成本。

　　人力资源管理业务流程包括员工招聘、人员培训、薪酬福利、绩效考评、激励、沟通、退职、退休等大量事务性、程序性工作，都可以借助信息技术的应用，通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享等，不仅可实现无纸化办公，而且可以大大节省费用和时间，显著提高效率，使人力资源管理从繁琐的行政事务中摆脱出来。

　　翰威特公司有统计数字表明，公司实施人力资源管理信息系统，平均每位员工的成本是35美元，但在第一年就可以收到可观的回报，员工的电话询问也减少了 75%。戴尔公司2000年上半年通过互联网处理了300万美元的人力资源管理操作业务。其次，通过电子化人力资源管理，加强了人力资源管理工作的透明度和客观性，人力资源管理重心也因此可以往下移动。这一人员管理的重心下移，在传统的人力资源管理模式是不可能办到的。

　　由于电子化人力资源管理通常是集中数据管理、分布式应用，通过采用全面的网络工作模式，实现信息的全面共享。这样一来，它使得人力资源管理可以跨时间、跨地域进行，公司的人力资源管理也因此保持了统一性和连贯性。

　　在实际操作过程中，虽然越来越多的HR管理活动将委托给直线经理来实施，但HR管理体系的建立、HR管理活动的计划、管理过程的监控以及管理结果的汇总与分析都需要HR部门统一来完成，只是HR管理活动的过程将更多地授权给直线经理完成。因此，对HR部门而言，除了负责eHR平台的系统管理之外，更多地是通过eHR平台来进行HR管理活动的计划、监控与分析，而不是进行大量的数据维护，因为数据维护的工作经授权后将逐渐由直线经理与员工分担完成。当然，出于管理的需要，类似于薪酬管理这样的职能，很多企业还将以HR部门为主来完成。

　　对CEO而言，eHR首先是人力资源信息查询与决策支持的平台。CEO能不通过HR部门的帮助，自助式地获取企业人力资源的状态信息，在条件允许的情况下，CEO还能获得各种辅助其进行决策的人力资源经营指标。其次，利用eHR平台，当某个HR管理活动的流程到达CEO处时，CEO还可以在网上直接进行处理；对直线经理来讲，eHR是其参与HR管理活动的工作平台，通过这个平台，直线经理可在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息，更改员工考勤信息，向人力资源部提交招聘、培训计划，对员工的转正、培训、请假、休假、离职等流程进行审批，并能在线对员工进行绩效管理；员工利用eHR平台，可在线查看企业规章制度、组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况，注册内部培训课程、提交请假/休假申请，更改个人数据，进行个人绩效管理，与HR部门进行电子方式的沟通等等。

　　2．更好地适应员工自主发展的需要。

　　知识型员工十分注重个性化的人力资源发展计划，需要对自身的职业生涯计划、薪酬福利计划、激励措施等有更多的决策自主权。网络的交互性、动态性可以使人力资源管理部门根据个人的需求和特长进行工作安排、学习、培训和激励，让员工实施自我管理成为可能，能更加自主地把握自己的前途。

　　3．加强公司内部相互沟通以及与外部业务伙伴的联系。

　　电子化人力资源管理实际上把人员管理的重任转移到第一线的经理身上，真正使他们能通过管理、激励员工实现他们的业务发展目标。第一线的业务经理可以通过网上得到最新的企业人力资源管理政策、流程、市场数据，经过授权，他们可以进行相关人员管理，包括进行人员的奖惩。

　　随着公司规模的不断扩大，公司各部门之间、员工之间、公司与外部业务伙伴之间的沟通往往会变得十分困难，但激烈的市场竞争使得这种全方位的沟通显得极为必要。网络不但可以成为公司员工间的纽带，帮助他们逾越部门不同、工作时间不同、工作地点不同的障碍，促进相互了解和沟通，同时还可促使企业与外部业务伙伴在人才、技术、知识等方面的资源共享，有效提高适应市场的能力。

　　4．有力促进企业电子商务的发展。

　　电子商务的发展有赖于人力资源管理的不断完善，在电子化人力资源管理中，职位空缺公布、专家搜寻、雇员培训与支持、远程学习等将变得更为高效，与此同时，电子化人力资源管理对建立虚拟组织并实现虚拟化管理，建立知识管理系统，创建学习型组织，都将创造极为有利的条件。

　　5.提高企业人力资源管理水平，加快企业人力资源的开发。

　　电子化人力资源积极地推动了人力资源变革的进程。电子化人力资源管理使人力资源管理工作者真正从繁琐的行政事务分离出来，同时也可以使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，可以随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，并建立支持人力资源部门积累知识和管理经验的体系。这两方面使人力资源管理部门名副其实地进入“管理”的战略伙伴角色。这是电子化人力资源管理系统给企业人力资源管理带来的最积极的影响。

　　电子化人力资源管理通过计算机网络和数据库的应用，使企业的人力资源管理更为科学，人才配置更为合理，同时也使得人力资源管理更为公正、透明，有关人力资源管理方面的各种政策、规定也将因广泛参与而变得更加实际、可行，对提高企业人力资源开发水平大有裨益。

　　电子化人力资源管理完全改变了人力资源管理部门的工作重心。在传统的人力资源管理方式下，人力资源工作者从事大量的工作就是行政事务，其次是管理咨询的职能，而在帮助企业策略的制定方面是最少的。在电子化人力资源的管理环境下，人力资源工作者所从事大量的工作就是帮助企业在人员管理上提供管理咨询服务，行政事务工作被电子化、自动化的管理流程所大量取代，工作效率得到明显提高。

　　值得指出的是，由于eHR是建立在标准业务流程基础之上的，它要求个人的习惯服从于企业统一的管理规范，这对实现HR管理行为的一贯化是十分有意的，而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯，才能发挥最佳功效。eHR正成为一种日益发展的趋势，这是在面临削减成本、提高效率和改进员工服务模式的愿望而做出的选择。通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享，人力资源部门正日益从琐碎的行政事务中解脱，从而扮演起一个战略性的角色——这一角色所关注的是公司最重要的资产：人才。

　　首先，企业决策人员要对人力资源管理工作高度重视。

　　第二，有了决策者的支持后，企业需要的是扎扎实实地做一些基础管理工作。目前中国人力资源管理还没有能形成一套真正与国内企业管理现状相结合的理论体系，在人力市场还没有成熟和有序的今天，企业做一些科学的基础管理工作是相当必要的。

　　第三，企业需要针对其实际情况发掘自身存在的问题，并明确哪些问题是可以通过数字化方案解决的，哪些问题需要通过管理方法来解决。电子化人力资源的实现需要具备两方面的条件：一是企业自身人力资源管理水平的高度，二是企业信息化手段的实现程度。而两者之中人力资源管理水平对现今中国的大多数企业而言更为重要，只有管理水平具有一定高度后信息化的手段才能真正与之结合，从而进入通过信息化的手段提高企业绩效的阶段。企业管理信息化不是万能药。管理上的零滞后一直是管理者的孜孜以求的理想状态。数字化手段是降低管理滞后的最有效的辅助手段。

　　E-HR并不是C-HR(Computerized HR)，C-HR只是将人力资源管理电脑化，不一定能够达到网路化的境界，e-HR也不是D-HR(Digitalized HR)，D-HR只是将人力资源资料数位化，也不一定能够实现网路化的人力资源管理。

　　E-HR也有别于HRIS(Human Resource Information System),HRIS是人力资源决策支援系统，可以随时提供人力资源决策所需的各项分析、统计资料，但不见得就能执行电脑化，网路化的人力资源管理。

　　进一步讲，HRIS、HRMS与e-HR有什么关系？表面看来，好像HRMS之后的阶段是e-HR；也有些人认为人力资源管理信息化的发展历程是按照HRIS、HRMS、e-HR、ASP的方向发展。上述这些看法具有片面性，他们并没有弄清楚四者之间的关系。如上分析，HRIS与HRMS的关系已经清楚：而ASP只是人力资源管理信息系统利用的形式之一，是e-HR的表现形式之一。

　　按照“e-HR”的上述定义，作为一种新型的人力资源管理模式，HRIS、HRMS只是“e-HR”实现和得以运行的软件平台之一，e-learning、e-recruiting、呼叫中心等同样是“e-HR”运行的软件和信息平台。这些平台的集成以门户的形式表现出来，再加上外部服务商构成的电子商务网络，比如在线招聘、在线薪资、在线学习等，一种适应以网络化、知识化、全球化为特征的人力资源管理模式就是e-HR。世界最好的人力资源管理系统提供商PeopleSoft就把自己的人力资源类产品分为HRMS、Workforce　Analytic、ELS(Enterprise Learn ing Solution)等。

　　综合来讲，相对于HRIS和HRMS，e-HR是一种综合解决方案。