通用審計軟體
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通用審計軟體(Generalized Audit Software)
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什麼是通用審計軟體[1]
通用審計軟體是指按經濟業務的共性而設計的，與大多數用戶的電腦系統兼容的，具有強大審計功能的電腦程式。通用審計軟體一般適用於某一行業的所有被審計單位，它具有強大的數據轉換功能，可將被審計單位多種數據格式進行轉換，也是審計人員使用較為廣泛的審計軟體。
通用審計軟體的目標[2]
1、事務所管理，包括機構管理、職員管理、部門管理、項目管理、客戶管理、檔案管理及註冊所需的涉及事務所日常工作的一些統計資料，為各級管理部門提供服務的管理內容。
2、對被審計單位財務軟體的電子數據和資料進行審計。包括被審計單位財務電子數據、資料的接受和數據轉換，編製審計計劃、進行符合性測試和實質性測試、生成審計報告等。
3、為註冊會計師提供必要的審計工具。包括利用電腦進行審計抽樣，分析性覆核，有關法規、制度、審計工作底稿的查詢，被審計單位會計數據按照不同條件的查詢等。
通用審計軟體的特點[2]
一、會計數據轉換功能
電腦在審計中能否充分發揮作用，關鍵是社會上常用的各種財務軟體的會計數據能否用審計軟體讀取，併進行有關的審計處理。由於財務軟體設計開發的環境不同，這就要求審計軟體能夠在客戶提供相應的資料庫及資料的情況下，把財務軟體的電子賬數據轉換成本系統使用的電子資料庫數據。即通用審計軟體要有把數據從不同模式轉換成本審計軟體模式的功能，從而解決電腦審計的通用性問題。
二、現代化的管理手段
通用審計軟體除了能作為工具進行財務審計以外，還能夠為事務所的人員管理、項目管理、檔案管理等提供管理功能，如項目檔案的自動更新、自動歸檔，客戶的管理，審計人員的管理等；也能夠為其主管部門對所管轄的事務所的註冊會計師管理、業務監管及其他數據統計創造了條件。
三、具有審計程式管理功能
由於審計對象不同，同一對象審計師的審計目標不同，採用的審計程式不同等原因，再完善的通用審計軟體都不能解決註冊會計師審計中需要解決的所有問題。在電腦審計中，審計人員常常需要編寫一些特殊審計程式，隨著這些審計軟體的增加，要求能夠對其進行科學化管理。一般，通用審計軟體都提供審計程式管理功能，事務所可建立具有本所特點的審計程式庫；可以根據每個審計項目的具體情況，從程式庫中選擇或調整審計程式；項目管理人員可動態瞭解審計項目或審計程式完成狀況。
四、能夠開展全面規範化的審計業務
通用審計軟體都是按照審計準則及其相關配套文件的要求設計的，從審計準備到內控評價，從審計計劃到實質性測試，從審計完成到審計報告及審計檔案管理，通用審計軟體提供了全面規範化的審計功能，為規範審計的操作流程、記錄審計軌跡、保證審計質量、避免審計風險起到了積極的作用。
通用審計軟體的功能[3]
通用審計軟體可以獲得電子數據重新整理後，供審計人員使用。通用審計軟體可以用以執行以下五種審計程式：
1．驗算。採用電腦進行乘積和加總驗算比手工驗算更加快捷和精確，通用審計軟體可以用以獨立計算有關信息，以驗證客戶計算的正確性.例如：覆核固定資產計提的折舊費用、驗算已發生的銷售折扣和雇員實發工資、驗算發出材料的出庫單價和成本等。
2．選取審計樣本。通用審計軟體可以認電腦用不同的方式在機讀數據中選取樣本，可以按採用隨機數選樣、系統選樣或分群選樣等統計抽樣方法，也可以按事先確定的標準進行非統計抽樣，更多的是採用統計抽樣和非統計抽樣的結合、例如：對應收賬款進行函證，對賬齡超過三年的全部選擇作為樣本，對賬齡在一到二年間的用系統選樣，對賬齡在一年內的用純隨機數自動選擇。
3．核對不同文件中的數據。不論是手工的會計信息系統或者是電算化會計系統，有許多文件中的數據是相互勾稽的；進行數據核對是一項很重要的審計程式、通用審計軟體可以很方便地用來確定相關信息是否—致，或進行其他核對。例如：應收賬款的收回與銀行存款收入相互核對員工工資率與人事記錄相互核對等。
4．瀏覽業務數據以發現異常。通用審計軟體可以按特定標準瀏覽所有的記錄，找出異常情況並輸出。例如：檢查超過信用額度的應收賬款餘額，檢查列支的已經離職員工的工資，找出庫存數量為負或數量不合理的存貨等。在手工會計處理系統下，要發現異常情況，審計人員必須對所有明細賬進行瀏覽，如果交易量大，將會帶來較大的審計工作量，採用通用審計軟體可以很迅速地完成這個審計任務，而且不會遺漏。
5．彙總或重新排列數據併進行分析，通用審計軟體可以用多種方式改變數據的格式或彙總數據，還可以幫助審計人員編製各種類型的數據分析表，確定報表數據的合理性。例如：通用審計軟體可以按照存貨的存放地點重新排列項目次序，以便於存貨的觀察和監盤；可以對應收賬款發生額進行分析後重新歸類以編製賬齡分析表等。
通用審計軟體的優缺點[3]
由於通用審計軟體用途廣闊，因此在電子數據處理環境下的審計實務中已得到較普遍的應用。採用通用審計軟體有以下優點：
1．在某些審計程式的應用上可以大大提高審計效率，減少審計成本；
2．能擴大審計範圍，使審計人員，更深入地分析潛在的問題；
3．通用審計軟體的廣泛適應性能使審計人員不必太過依賴電子數據處理專家，對審計人員電腦知識的要求不會太高；
4．不需太過依賴客戶的電子數據處理人員，能夠提高審計工作的獨立性。
但是，通用審計軟體的使用並非十全十美，也存在缺點：
1．通用審計軟體的使用在遇到不同品牌電腦、不同設備組合的電子數據處理系統、使用不同的程式語盲以及不同的數據與文件配置方式時可能發生不兼容；
2．通用審計軟體僅能驗證數據處理過程的邏輯；
3．通用審計軟體適用於常規的一般性審計業務，無法處理特殊的審計工作；
4．如果業務類似的客戶數量不多，開發通用審計軟體將不符合成本效益原則。
通用審計軟體的開發步驟[3]
在開發通用審計軟體時，審計人員應按以下步驟進行：
1．定義審計目標
通用審計軟體的使用並不是審計目標，僅僅是達成目標的工具。通用審計軟體的功能必須能幫助審計目標的實現。例如：要開髮針對應收賬款審計的通用審計程式，該程式必須能達到以下目標：彙總應收賬款明細賬餘額並和總賬核對；分析賬齡超期的應收賬款明細戶；根據事先確定的標準自動選擇應收賬款明細戶樣本發函詢證；分析超過信用額度的賬戶等。要根據目標來設計通用審計軟體中特定程式的功能。
2．執行可行性分析
確認通用審計軟體必須實現的功能後，要進-—步執行可行性分析。應該考慮技術和經濟兩方面的因素，合適的技術人員配備情況、開發所需的資料可獲得性、客戶電子數據處理部門的合作態度、文件結構的特征等決定了開發通用審計軟體技術上的可行性。除了技術可行性之外，估計的開發成本與使用軟體將帶來的效益的對比也是研究通用審計軟體是否可行的重要因素。如果設計的軟體僅能用於某個客戶的特定情況，而不適合於其他客戶，那麼從成本效益上說，此軟體的開發是不經濟的。審計人員可以根據可行性分析情況為軟體開發準備一份預算表和時間表，開控制軟體開發的成本。
3．進行應用設計
在進行應用設計時，審計人員應該協助程式開發人員製作下列文件：系統流程圖、邏輯敘述、報告的格式、檢查點及程式清單、數據格式和系統測試計劃等。在進行應用設計時必須經過反覆的測試和修改，以檢查該程式是否能達到設計的目標功能。
4．測試和評估
通用審計軟體在正式使用前必須經過多次詳細的測試，包括輸入客戶數據樣本或審計人員提供的模擬數據，以檢查程式的邏輯順序，消除所有程式設計的錯誤。在測試後，審計人員就利用該軟體對客戶數據文件進行處理，執行審計任務。對通用審計軟體執行審計任務的結果進行覆核評估，以確定審計目標是否實現。最後，完成恰當的系統說明，並將它作為審計工作底稿的一部分。
