審計檔案管理

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審計檔案管理(Audit files management)

　　審計檔案管理是指審計部門建立審計檔案併進行收集、整理、立捲、保管、利用、編研、統計、鑒定和移交的管理活動。

　　1．立項性文件材料有：審計通知書；審計工作方案；審計項目委托協議書(授權或委托審計通知書)；單位自查通知書；單位自查報告；被審單位基本情況；上級機關對本項目審計的指示和意見。

　　2．證明文件性材料有：被審計單位情況表；審計承諾函；審計證據(審計取證，旁證材料)；審計工作底稿；依法做出審計結論的法規目錄或摘錄；上級機關對本項目問題處理的政策界限。

　　3．結論性文件材料有：如審計報告，審計報告征求意見函，被審單位對審計報告的書面意見，有關審計項目的請示、報告、批覆、批示等文件件材料，審定審計報告的會議紀要，審計意見書，審計決定，被審單位執行審計意見或審計決定情況報告等。

　　4．其他備查文件材料有：審計回訪，新聞報道，項目工作總結或經驗介紹。再具體細分還有很多內容，如審計項目按其內容劃分的有：財務收支審計業務檔案，經濟責任審計業務檔案，建設工程審計業務檔案，專項調查審計業務檔案，授權及委托審計業務檔案等；從審計檔案保管的期限上劃分：又分為永久(無期限)保存，長期(時間為16—50年)保存和短期(時間為15年以下)保存。

　　1.貫徹執行國家檔案工作法律、法規，擬定審計檔案工作規章制度；

　　2.做好審計檔案收集、整理、保管、利用、編研和統計工作。項目審計完畢，按照檔案管理和本辦法的有關規定分類整理審計文件材料；

　　3.定期對審計檔案進行移交和處理；

　　4.建立健全審計檔案安全保密制度，加強檔案保密工作；

　　5.開展審計檔案工作的檢查、總結、培訓、研究等活動。

　　1.傳統的檔案管理方法即手工操作法

　　傳統檔案管理方法即手工操作法是當前審計檔案管理的一種主要方法，它要求檔案管理部門(人員)必須堅持實行《檔案法》所規定的統一標準，收集審計資料要齊全，立捲次序要規範。審計綜合人員在收集整理審計檔案資料時要認真審核，按照具體審計項目的內容進行篩選歸類，如財務收支審計類，經濟責任審計類，建設工程審計類等，切忌“一鍋煮”和“打捆式”歸類。

　　2.審計檔案微機管理法

　　運用微機管理檔案不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，節省存放空間，保護檔案原件，還有利於保密和提高檔案工作質量。

　　3.人工、微機相結合操作法

　　審計檔案的立捲，就是要把審計工作程式中形成的有參考和保存價值的文書資料，進行收集整理、裝訂成捲，存放在指定位置。這一整套操作程式不僅手續繁雜，尤其過去手工抄寫審計檔案目錄，費時費力，有時還易出錯，出了錯更改非常困難。實行人工和微機相結合後，檔案管理人員只要將應立捲審計檔案資料收集攏，實踐證明，通過人工和微機相結合處理的審計檔案，案卷既整齊規範，查找時一目瞭然，也為利用者提供了迅速、準確、快捷的查找方式。

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