物流控制

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物流控制(Logistics Control)

目錄

物流控制概述

  物流控制是單位內部控制的一項十分重要的內容,被經濟學家稱為繼勞動力、自然資源之後的“第三利潤源泉”,日漸引起企業界的廣泛關註。物流控制即控制企業物資流動的全過程,從原材料申購、投料,在產品半成品至產成品都要嚴格監控,也就是控制資金在企業實物化的運動過程。實踐表明,加強物流控制是企業從內部找利潤的有效途徑,也是企業增強競爭力的有力舉措。

物流控制的內容

  一、採購過程式控制制

  採購是企業物資供應部門按已確定的物資供應計劃,通過市場採購、加工定製等各種渠道,取得企業生產經營所需要的各種物資的經濟活動。採購過程式控制制是對企業供應環節員工行為與物流的控制,其目的是保證生產原料的質量、數量和時效,降低採購成本。採購過程式控制制是物流控制的第一環節,對企業的經營至關重要。

  1、建立嚴格的採購制度,規範採購基礎工作,建立嚴格、完善的採購制度,不僅能規範企業的採購活動,提高效率,杜絕部門之間扯皮,還能預防採購人員的不良行為。採購制度應當明確規定物資採購的流程、採購合同的簽訂評審、各有關部門的責任和關係,物資採購的申請、審批許可權等,強化對請購、審批、採購、驗收付款等環節的控制。可通過各需要部門填制“請購單”進行控制,會計部門依據“請購單”核對庫存,有關合同及預算,無誤後籌資付款,以控制盲目採購。

  2、加強採購數量的控制。管理不善的採購作業所導致的生產缺料或物料過剩會造成企業的損失。因此企業應根據生產狀況按計劃用量和庫存量的變化來控制採購量,科學地制定合理採購間隔時間和採購量。

  3、嚴格控制採購價格。可以用原材料價格=產品售價一目標利潤一(生產階段加工成本十各項負擔費用)這一公式控制採購價格。採購時要比質比價,即同等材料比價格、同等價格比質量、同等質量比服務,考慮質量、價格、服務、交貨期、付款條件等綜合因素,做到至少貨比三家,綜合分析。採購員經過貨比三家後,將購貨名稱、價格、數量及其他條件填入“定貨單”,一份送供應單位按時送貨,一份留存備查。

  4、對企業大宗材料必須公開招標採購。應制定適合企業的物資採購和招標管理辦法,成立公開採購管理小組,實施透明工程。這種直達方式嚴格杜絕了採購中的不正之風及暗箱操作的弊端,既可縮短物流時間,減少流通費用,又可讓供應商直接瞭解企業的需求

  二、保管過程式控制制

  物資的保管過程即物資的驗收、儲存、發放過程,簡言之就是庫房管理過程。保管過程式控制制就是對倉庫管理過程的控制,這是物流控制的中間環節。加強這一環節的控制,對減少物資積壓、浪費、壓縮資金占用,降低發出物資差錯損失,減少費用支出尤為重要。

  1、所有材料購進後必須按規定驗收入庫,入庫單必須得到採購人員、檢驗人員、保管人員和財務人員簽字才能辦理。他們之間的職能既嚴格區分,又相互約束。採購部門根據定貨單、入庫單和供應單位的發票,相互核對無誤後,送交會計部門入賬。供應部門和財務部門要相互配合,根據企業的實際情況合理地界定庫存量和庫存類別,既保證使用不間斷,又儘量壓縮資金占用。

  2、倉庫保管人員對入庫物資必須分清批號、進庫日期,井然有序地分門別類、擺放整齊,並定期檢查,及時整理,這樣可以剋服庫房物資貯存管理混亂,杜絕原料變質、偷盜丟失、私自挪用等不良現象的發生。同時要建立健全有關規章制度,如採用貨品庫存卡、貨品標簽、保全、防火、衛生制度、設置防盜報警器等進行控制。

  3、要建立定期進行庫存檔點制度,全面清點庫房的庫存物資。定期進行實物盤點和控制賬存制度是為財產物資的安全完整而採取的控制措施,定期盤點制度包括了確定各賬戶餘額下的財產數量和金額,將財產物資的結存數量與實物保管部門的保管賬、卡及實存數量進行核對,以確保賬賬相符,賬實相符,如不一致,則可能說明物資管理上出現錯誤、浪費、損失或其他不正常現象。為了防止差異再次發生,可以加強保護控制措施,及時發現問題,以便實施有效控制

  4、嚴格執行憑單發料制度。領料單上應準確地記錄倉庫向各部門發放物資的數量、金額及經辦人員姓名。領料單是庫房發出材料的原始憑證,倉庫管理員應認真仔細按照領料單上的材料進行發放。發料時要註意領料單必須有部門領導核准簽字、發料人、領料人簽字,財務部門應隨時勾稽賬面餘額與實存數量是否相符.以杜絕無單領料、少報多領、監守自盜,控制倉庫的庫存短缺。這樣有利於核算各領料部門的生產成本,控制材料的種類和數量,減少各部門車間的積壓、降低消耗。

  三、產出過程式控制制

  產出過程式控制制也就是指產出半成品(在製品)在各車間、各工序間流轉、最後形成產品、實現銷售過程式控制制,這是企業物流控制的最後環節。加強這一環節的控制,有利於減少因管理不善造成的半成品、產成品短缺、丟失、損壞等,保證提供客戶所需的產品,確保標準的投入產出率

  1、建立半成品倉庫。對外購半成品可按照物資採購方法進行控制;對自製半成品要嚴格按照企業內部制定的流轉程式,上一個車間完工的半成品要填制入庫單辦理入庫手續,下一個車間生產領用需填制領料單,辦理出庫手續。車間、倉庫、財務三方協同做好庫存數與賬上數的核對工作,保證半成品能完好無損,保質保量的進入下一道工序。

  2、強化產成品入庫制度。這是保證企業生產的產品都能產生收入,防止企業資產流失的重要一關。企業必須加強對成品的管理,產成品在經檢驗員檢驗合格後,必須及時入庫,倉管員應按車間實際交給倉庫的產品名稱、規格、數量、批量開具成品入庫單,辦理入庫手續。

  3、強化成品庫管理。所有產品銷售出庫均採用統一發票,發票由會計部門統一管理,並定期覆核。倉管員一定要認真核對發票與調撥單的品種、規格、數量,使之相符。提貨單一定要有提貨人簽字,並及時登記庫存減少賬,發現核對不符者,不予發貨;白條欠條一律不予發貨,違者將予以重罰。同時成品庫還應經常與財務對賬,做到賬賬、賬實相符,發現問題,及時查找原因,解決問題。

如何加強企業物流控制

  一、實物控制必須切合實際、有效執行

  企業對實物安全所採取的控制措施,應當考慮既定目標並遵循一定的原則,以保證實物控制科學、合理和有針對性。保護企業資產的安全完整要體現合法性、適應性、規範性、科學性原則。合法性原則,即企業制定的實物控制措施應當符合併嚴格執行法律、法規的規定。適應性原則,即企業制定的實物控制措施,應當體現本單位的生產經營、業務管理的特點和要求。規範性原則,即企業制定的實物控制措施,應當全面規範本單位的內部管理,要符合併體現管理的基本原理和方法。科學性原則,即企業制定的實物控制措施,必須科學合理,以便於操作和執行,有利於控制和檢查,同時要根據執行情況和管理需要不斷完善。

  二、建立相互制約的內控制度

  內控制度是指一單位內部的管理制系統,即為保證單位經濟活動所採取的一系列必要的管理措施,最根本的目標是保護單位財產、檢查有關數據的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹既定的管理方針,內控制度的關鍵是實物流轉環節的程式應當明確職責,對有關人員的職責分工要明確,對財產及其記錄的接觸使用要有保護措施,並有效防止舞弊。財物保管人員、記帳人員的職責許可權應當明確,做到職權明確,程式規範,責任清楚,避免因職責不清相互扯皮、推諉、甚至越權行事,造成管理失控,將失誤、舞弊等問題控制到最低限度。

  三、加強物資的採購、驗收、發放管理

  為強化控制,首先要選擇合格稱職的採購人員,發現採購人員有違規舞弊行為應立即調離崗位,同時對物資採購必須經過授權批准控制。在處理經濟業務時,必須經過授權批准才能進行,否則,就不能進行。授權批准控制可以保證單位既定方針的執行和限制濫用職權。對物資採購還必須加強物資質量管理;其次,要建 立嚴格的驗收制度。對物資入庫的驗收記錄應當完整,製作驗收入庫單。開具收料單,辦理入庫手續,對於加強物資控制是非常必要的。同時,對已入庫的物資必須加強貯存管理,防止物資變質、偷盜丟失、私自挪用等不良現象發生;最後加強物資發放管理,物資發放手續應當齊全,一定要有提貨人簽字,嚴格執行憑單發貨制度,杜絕無單發貨。

  四、堅持定期進行財產清查

  財會清查,是加強財產物資管理的一項重要制度,有關會計制度規定,在編製年度財務會計報告之前必須進行財產清查,對帳實不符的問題根據有關規定進行會計處理,以保證會計數據真實、完整。在實際工作中,有些企業不重視財產清查工作,造成財產不實、家底不清、帳實不符,使會計資料質量難以保證,對內部經營管理改善經濟效益的提高也帶來非常不利的影響。因此,企業必須建立財產清查制度,明確財產清查的範圍、期限、組織程式,企業通過定期或不定期、全面或部分地對各項財產物資進行實地盤點,可以確定各項財會的實存數, 以便查明實存數與帳面數是否相符,並查明不符的原因和責任,制定改進措施,做到帳實相符,保護資產的安全與完整,以便實施有效控制。

  五、會計人員有權監督財產物資

  要加強企業物流控制,在很大程度上取決於會計機構、會計人員在會計核算會計監督中發揮作用。只要會計機構、會計人員真正起到“把守關口”的作用,物流失控問題會得到有效制止和糾正。帳實、帳款、帳帳、帳表相符,是會計工作的基本要求,也是加強物資管理的重要措施。

  帳實不符的問題在許多企業經常發生,造成會計工作混亂和會計資料失真,除企業內部財產物資管理制度不健全等原因外,與單位負責人和會計人員不重視對財產物資的監督或者故意在這方面造成混亂以牟取非法利益有很大關係。因此,會計機構、會計人員應從其業務特點出發,加強對本單位財產物資的監督和管理。

  一是各單位要建立帳簿、款項和實物核查制度,保證帳實相符。通過建立健全制度,使會計機構、會計人員對本單位各項財物、款項的增減變動和結存情況及時進行記錄、計算、反映、核對等 一方面要做到帳簿上所反映的有關財物的結存數同它們的實存數完全一致,即帳實相符。另一方面,發現帳實不符時,會計機構、會計人員應先將查明屬實的財產盈虧數作出會計記錄,在帳簿上據實反映,然後,根據差異發生的原因和責任以及經過批准的處理辦法,將處理結果登記入帳。

  二是會計人員對帳實不符的情況要及時作出處理。造成帳實不符的原因是多方面的,有的是由於工作上的差錯,有的是由於生產技術上或經濟管理上存在的問題,有的則是不法分子徇私舞弊引起的。對於帳實不符問題,會計機構、會計人員要反映查明原因,提出處理意見。因管理不善,發生大量盤盈盤虧,或庫存物資大量被盜、霉爛變質等,會計人員應當立即向單位負責人報告,請求查明原因,及時作出處理,以保證會計資料的真實、完整以及單位財產的安全。

  六、重視對財產物資的內部審計

  內部審計是在一個組織內部對各種經營活動與控制系統的獨立評價,以確定既定的政策和程式是否貫徹,建立的標準是否遵循,資源的利用是否合理有效,以及單位的目標是否遵循,資源的利用是否合理有效,以及單位的目標是否達到。不少企業單位設置了內部審計機構內部審計人員,主要從事內部財務審計,對會計工作實行控制和再監督,內部審計對會計資料的監督、審查,不僅是內部控制的有效手段,也是保證會計資料真實、完整和財產物資安全、完整的重要措施,內部審計的重點為:財物保管人員的職責許可權是否明確,是否做到相互分離、相互制約,以明確責任,防止舞弊;資產處置是否體現相互監督、相互制約的要求,以明確責任,防止許可權失控、決策失誤和徇私舞弊;是否定期或不定期開展財產清查,以保證財產清查制度得以實施,進而保證財產的安全完整。針對一些單位不重視內部審計的實際情況,為保護資產的安全、完整、防止、發現、糾正錯誤與舞弊,必須重視內部審計。

  七、切實加強對企業物流的監管

  加強對企業物流的監管要通過加強對會計工作的監管來體現,企業資產是否安全與完整,從會計核算資料可以發覺,因此,就必須通過法律約束社會監督、政府監管等手段來規範和約束會計行為,從而確保企業資產安全、完整。對會計工作的監管包括社會監督和國家監督,社會監督主要是社會中介機構如會計 師事務所的註冊會計師依法對受托單位的經濟活動進行審計,並據實作出客觀評價的一種監督形式,近年來,會計師事務所對企業出具的審計報告比較客觀、公正,真實地反映了企業在物流控制中的問題,對企業如何加強物資管理提出了有效的整改建議書,對幫助企業強化物流控制起到了積極作用。國家監督主要是指政府有關部門依據法律、行政法規的規定和部門的職責許可權,對有關單位的會計行為、會計資料所進行的監督檢查,《會計法》規定財政部門為各單位會計工作的監督檢查部門,對各單位會計工作行使普遍監督權,監督各單位是否依法設帳、會計資料是否真實完整、會計核算是否符合法定要求、財產物資是否安全完整。通過國家監督,從客觀上督促企業強化物流控制。

  八、建立責任追究制度

  對於企業物流失控而導致的財產物資盤盈、盤虧、被盜、霉爛變質等情況,應分析具體原因,因個人責任而引起的,應當追究相應的責任,包括行政責任和刑事責任。流體在管道中流動,以等徑為效率最高,管徑不等即出現瓶頸制約問題,企業物流控制必須實施全員、全程、全方位管理,一個人、一個環節、一個方面出現問題就可能帶來極大危害,因此,必須落實責任追究制度。

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