物流控制

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物流控制(Logistics Control)

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物流控制概述

  物流控制是单位内部控制的一项十分重要的内容,被经济学家称为继劳动力、自然资源之后的“第三利润源泉”,日渐引起企业界的广泛关注。物流控制即控制企业物资流动的全过程,从原材料申购、投料,在产品半成品至产成品都要严格监控,也就是控制资金在企业实物化的运动过程。实践表明,加强物流控制是企业从内部找利润的有效途径,也是企业增强竞争力的有力举措。

物流控制的内容

  一、采购过程控制

  采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划,通过市场采购、加工定制等各种渠道,取得企业生产经营所需要的各种物资的经济活动。采购过程控制是对企业供应环节员工行为与物流的控制,其目的是保证生产原料的质量、数量和时效,降低采购成本。采购过程控制是物流控制的第一环节,对企业的经营至关重要。

  1、建立严格的采购制度,规范采购基础工作,建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动,提高效率,杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应当明确规定物资采购的流程、采购合同的签订评审、各有关部门的责任和关系,物资采购的申请、审批权限等,强化对请购、审批、采购、验收付款等环节的控制。可通过各需要部门填制“请购单”进行控制,会计部门依据“请购单”核对库存,有关合同及预算,无误后筹资付款,以控制盲目采购。

  2、加强采购数量的控制。管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过剩会造成企业的损失。因此企业应根据生产状况按计划用量和库存量的变化来控制采购量,科学地制定合理采购间隔时间和采购量。

  3、严格控制采购价格。可以用原材料价格=产品售价一目标利润一(生产阶段加工成本十各项负担费用)这一公式控制采购价格。采购时要比质比价,即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务,考虑质量、价格、服务、交货期、付款条件等综合因素,做到至少货比三家,综合分析。采购员经过货比三家后,将购货名称、价格、数量及其他条件填入“定货单”,一份送供应单位按时送货,一份留存备查。

  4、对企业大宗材料必须公开招标采购。应制定适合企业的物资采购和招标管理办法,成立公开采购管理小组,实施透明工程。这种直达方式严格杜绝了采购中的不正之风及暗箱操作的弊端,既可缩短物流时间,减少流通费用,又可让供应商直接了解企业的需求

  二、保管过程控制

  物资的保管过程即物资的验收、储存、发放过程,简言之就是库房管理过程。保管过程控制就是对仓库管理过程的控制,这是物流控制的中间环节。加强这一环节的控制,对减少物资积压、浪费、压缩资金占用,降低发出物资差错损失,减少费用支出尤为重要。

  1、所有材料购进后必须按规定验收入库,入库单必须得到采购人员、检验人员、保管人员和财务人员签字才能办理。他们之间的职能既严格区分,又相互约束。采购部门根据定货单、入库单和供应单位的发票,相互核对无误后,送交会计部门入账。供应部门和财务部门要相互配合,根据企业的实际情况合理地界定库存量和库存类别,既保证使用不间断,又尽量压缩资金占用。

  2、仓库保管人员对入库物资必须分清批号、进库日期,井然有序地分门别类、摆放整齐,并定期检查,及时整理,这样可以克服库房物资贮存管理混乱,杜绝原料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生。同时要建立健全有关规章制度,如采用货品库存卡、货品标签、保安、防火、卫生制度、设置防盗报警器等进行控制。

  3、要建立定期进行库存盘点制度,全面清点库房的库存物资。定期进行实物盘点和控制账存制度是为财产物资的安全完整而采取的控制措施,定期盘点制度包括了确定各账户余额下的财产数量和金额,将财产物资的结存数量与实物保管部门的保管账、卡及实存数量进行核对,以确保账账相符,账实相符,如不一致,则可能说明物资管理上出现错误、浪费、损失或其他不正常现象。为了防止差异再次发生,可以加强保护控制措施,及时发现问题,以便实施有效控制

  4、严格执行凭单发料制度。领料单上应准确地记录仓库向各部门发放物资的数量、金额及经办人员姓名。领料单是库房发出材料的原始凭证,仓库管理员应认真仔细按照领料单上的材料进行发放。发料时要注意领料单必须有部门领导核准签字、发料人、领料人签字,财务部门应随时勾稽账面余额与实存数量是否相符.以杜绝无单领料、少报多领、监守自盗,控制仓库的库存短缺。这样有利于核算各领料部门的生产成本,控制材料的种类和数量,减少各部门车间的积压、降低消耗。

  三、产出过程控制

  产出过程控制也就是指产出半成品(在制品)在各车间、各工序间流转、最后形成产品、实现销售过程控制,这是企业物流控制的最后环节。加强这一环节的控制,有利于减少因管理不善造成的半成品、产成品短缺、丢失、损坏等,保证提供客户所需的产品,确保标准的投入产出率

  1、建立半成品仓库。对外购半成品可按照物资采购方法进行控制;对自制半成品要严格按照企业内部制定的流转程序,上一个车间完工的半成品要填制入库单办理入库手续,下一个车间生产领用需填制领料单,办理出库手续。车间、仓库、财务三方协同做好库存数与账上数的核对工作,保证半成品能完好无损,保质保量的进入下一道工序。

  2、强化产成品入库制度。这是保证企业生产的产品都能产生收入,防止企业资产流失的重要一关。企业必须加强对成品的管理,产成品在经检验员检验合格后,必须及时入库,仓管员应按车间实际交给仓库的产品名称、规格、数量、批量开具成品入库单,办理入库手续。

  3、强化成品库管理。所有产品销售出库均采用统一发票,发票由会计部门统一管理,并定期复核。仓管员一定要认真核对发票与调拨单的品种、规格、数量,使之相符。提货单一定要有提货人签字,并及时登记库存减少账,发现核对不符者,不予发货;白条欠条一律不予发货,违者将予以重罚。同时成品库还应经常与财务对账,做到账账、账实相符,发现问题,及时查找原因,解决问题。

如何加强企业物流控制

  一、实物控制必须切合实际、有效执行

  企业对实物安全所采取的控制措施,应当考虑既定目标并遵循一定的原则,以保证实物控制科学、合理和有针对性。保护企业资产的安全完整要体现合法性、适应性、规范性、科学性原则。合法性原则,即企业制定的实物控制措施应当符合并严格执行法律、法规的规定。适应性原则,即企业制定的实物控制措施,应当体现本单位的生产经营、业务管理的特点和要求。规范性原则,即企业制定的实物控制措施,应当全面规范本单位的内部管理,要符合并体现管理的基本原理和方法。科学性原则,即企业制定的实物控制措施,必须科学合理,以便于操作和执行,有利于控制和检查,同时要根据执行情况和管理需要不断完善。

  二、建立相互制约的内控制度

  内控制度是指一单位内部的管理制系统,即为保证单位经济活动所采取的一系列必要的管理措施,最根本的目标是保护单位财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针,内控制度的关键是实物流转环节的程序应当明确职责,对有关人员的职责分工要明确,对财产及其记录的接触使用要有保护措施,并有效防止舞弊。财物保管人员、记帐人员的职责权限应当明确,做到职权明确,程序规范,责任清楚,避免因职责不清相互扯皮、推诿、甚至越权行事,造成管理失控,将失误、舞弊等问题控制到最低限度。

  三、加强物资的采购、验收、发放管理

  为强化控制,首先要选择合格称职的采购人员,发现采购人员有违规舞弊行为应立即调离岗位,同时对物资采购必须经过授权批准控制。在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则,就不能进行。授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。对物资采购还必须加强物资质量管理;其次,要建 立严格的验收制度。对物资入库的验收记录应当完整,制作验收入库单。开具收料单,办理入库手续,对于加强物资控制是非常必要的。同时,对已入库的物资必须加强贮存管理,防止物资变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象发生;最后加强物资发放管理,物资发放手续应当齐全,一定要有提货人签字,严格执行凭单发货制度,杜绝无单发货。

  四、坚持定期进行财产清查

  财会清查,是加强财产物资管理的一项重要制度,有关会计制度规定,在编制年度财务会计报告之前必须进行财产清查,对帐实不符的问题根据有关规定进行会计处理,以保证会计数据真实、完整。在实际工作中,有些企业不重视财产清查工作,造成财产不实、家底不清、帐实不符,使会计资料质量难以保证,对内部经营管理改善经济效益的提高也带来非常不利的影响。因此,企业必须建立财产清查制度,明确财产清查的范围、期限、组织程序,企业通过定期或不定期、全面或部分地对各项财产物资进行实地盘点,可以确定各项财会的实存数, 以便查明实存数与帐面数是否相符,并查明不符的原因和责任,制定改进措施,做到帐实相符,保护资产的安全与完整,以便实施有效控制。

  五、会计人员有权监督财产物资

  要加强企业物流控制,在很大程度上取决于会计机构、会计人员在会计核算会计监督中发挥作用。只要会计机构、会计人员真正起到“把守关口”的作用,物流失控问题会得到有效制止和纠正。帐实、帐款、帐帐、帐表相符,是会计工作的基本要求,也是加强物资管理的重要措施。

  帐实不符的问题在许多企业经常发生,造成会计工作混乱和会计资料失真,除企业内部财产物资管理制度不健全等原因外,与单位负责人和会计人员不重视对财产物资的监督或者故意在这方面造成混乱以牟取非法利益有很大关系。因此,会计机构、会计人员应从其业务特点出发,加强对本单位财产物资的监督和管理。

  一是各单位要建立帐簿、款项和实物核查制度,保证帐实相符。通过建立健全制度,使会计机构、会计人员对本单位各项财物、款项的增减变动和结存情况及时进行记录、计算、反映、核对等 一方面要做到帐簿上所反映的有关财物的结存数同它们的实存数完全一致,即帐实相符。另一方面,发现帐实不符时,会计机构、会计人员应先将查明属实的财产盈亏数作出会计记录,在帐簿上据实反映,然后,根据差异发生的原因和责任以及经过批准的处理办法,将处理结果登记入帐。

  二是会计人员对帐实不符的情况要及时作出处理。造成帐实不符的原因是多方面的,有的是由于工作上的差错,有的是由于生产技术上或经济管理上存在的问题,有的则是不法分子徇私舞弊引起的。对于帐实不符问题,会计机构、会计人员要反映查明原因,提出处理意见。因管理不善,发生大量盘盈盘亏,或库存物资大量被盗、霉烂变质等,会计人员应当立即向单位负责人报告,请求查明原因,及时作出处理,以保证会计资料的真实、完整以及单位财产的安全。

  六、重视对财产物资的内部审计

  内部审计是在一个组织内部对各种经营活动与控制系统的独立评价,以确定既定的政策和程序是否贯彻,建立的标准是否遵循,资源的利用是否合理有效,以及单位的目标是否遵循,资源的利用是否合理有效,以及单位的目标是否达到。不少企业单位设置了内部审计机构内部审计人员,主要从事内部财务审计,对会计工作实行控制和再监督,内部审计对会计资料的监督、审查,不仅是内部控制的有效手段,也是保证会计资料真实、完整和财产物资安全、完整的重要措施,内部审计的重点为:财物保管人员的职责权限是否明确,是否做到相互分离、相互制约,以明确责任,防止舞弊;资产处置是否体现相互监督、相互制约的要求,以明确责任,防止权限失控、决策失误和徇私舞弊;是否定期或不定期开展财产清查,以保证财产清查制度得以实施,进而保证财产的安全完整。针对一些单位不重视内部审计的实际情况,为保护资产的安全、完整、防止、发现、纠正错误与舞弊,必须重视内部审计。

  七、切实加强对企业物流的监管

  加强对企业物流的监管要通过加强对会计工作的监管来体现,企业资产是否安全与完整,从会计核算资料可以发觉,因此,就必须通过法律约束社会监督、政府监管等手段来规范和约束会计行为,从而确保企业资产安全、完整。对会计工作的监管包括社会监督和国家监督,社会监督主要是社会中介机构如会计 师事务所的注册会计师依法对受托单位的经济活动进行审计,并据实作出客观评价的一种监督形式,近年来,会计师事务所对企业出具的审计报告比较客观、公正,真实地反映了企业在物流控制中的问题,对企业如何加强物资管理提出了有效的整改建议书,对帮助企业强化物流控制起到了积极作用。国家监督主要是指政府有关部门依据法律、行政法规的规定和部门的职责权限,对有关单位的会计行为、会计资料所进行的监督检查,《会计法》规定财政部门为各单位会计工作的监督检查部门,对各单位会计工作行使普遍监督权,监督各单位是否依法设帐、会计资料是否真实完整、会计核算是否符合法定要求、财产物资是否安全完整。通过国家监督,从客观上督促企业强化物流控制。

  八、建立责任追究制度

  对于企业物流失控而导致的财产物资盘盈、盘亏、被盗、霉烂变质等情况,应分析具体原因,因个人责任而引起的,应当追究相应的责任,包括行政责任和刑事责任。流体在管道中流动,以等径为效率最高,管径不等即出现瓶颈制约问题,企业物流控制必须实施全员、全程、全方位管理,一个人、一个环节、一个方面出现问题就可能带来极大危害,因此,必须落实责任追究制度。

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