會計賬簿

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會計賬簿(Book Of Accounts)

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目錄

什麼是會計賬簿?

  會計賬簿是指由一定格式的賬頁組成,以會計憑證為依據,全面、系統、連續地記錄各項經濟業務的簿籍。企業通過將會計憑證中反映的經濟內容過入相應賬簿,可以全面反映會計主體在一定時期內所發生的各項資金運動,儲存所需要會計信息;通過賬簿的設置和登記,可以將企業不同的信息分門別類地加以反映,提供企業一定時期內經濟活動的詳細情況,也可以反映企業財務經營成果狀況。另外通過會計賬簿的設置,可以建立起賬證、賬賬、賬表之間的勾稽關係,可以檢查、校正會計信息

會計賬簿的基本內容[1]

  1.封面

  2.扉頁

  3.賬頁

  • 賬戶的名稱(總賬科目、明細科目);
  • 登賬日期欄;
  • 憑證種類和號數欄 ;
  • 摘要欄(記錄經濟業務內容的簡要說明)
  • 金額欄(記錄經濟業務的增減變動);
  • 總頁次和分戶頁次。

會計賬簿的作用

  在會計核算中,對每一項經濟業務,都必須取得和填制會計憑證。但會計憑證數量很多,又很分散,而且只能分散地反映個別經濟業務的內容,不能全面、連續、系統地反映和監督一個經濟單位在一定時期內某類和全部經濟業務的變化情況,且不便於日後查閱。因此,為了給經濟管理提供系統的核算資料,就要運用登記賬簿的方法,把大量分散的會計憑證核算資料,加以集中和歸類整理,登記到賬簿中去。

  設置和登記賬簿,是對經濟信息進行加工整理的一種專門方法,也是會計核算的中心環節。

  賬簿的作用,可以概括如下:

  1. 賬簿可以為企業經營管理提供系統、完整的會計核算資料

  通過設置和登記賬簿,可以把會計憑證提供的大量分散的核算資料,加以歸類整理,以全面地、連續地、系統地反映企業的經濟活動情況,這對於加強經濟核算,提高企業經營管理水平具有重要作用。

  2. 賬簿可以為編製會計報表提供數據資料。

   企業定期編製的會計報表的主要依據來自賬簿記錄,賬簿又是進行會計分析會計檢查的必要依據。因此,賬簿的記錄和設置正確、完整與否,直接影響財務報告質量

  3, 賬簿是考核企業經營業績、加強經濟核算、分析經濟活動的重要依據。

  賬簿既提供了總括的核算資料,又提供了明細的核算資料,提供了成本費用收入財務成果會計信息。結合有關資料,分析企業經營過程中存在的問題,及時總結經驗,以便加強企業管理

賬簿的分類

  會計核算中應用的賬簿很多,不同的賬簿,其形式、用途、內容和登記方法各不相同。因此,為了更好地瞭解和使用各種賬簿,必須對賬簿進行必要的分類。賬簿的分類一般有以下兩種:

  1. 賬簿按其用途分類

  賬簿按其用途可以分為序時賬簿分類賬簿聯合賬簿備查賬簿四類。

  (1)序時賬簿序時賬簿,也稱日記賬,是按照經濟業務發生時間的先後順序,逐日連續登記的賬簿。序時賬簿按其記錄的內容不同又分為普通日記賬特種日記賬

  普通日記賬,是用來登記各企業全部經濟業務的日記賬。在賬簿中,按照每日發生的經濟業務的先後順序,逐項編製會計分錄,因而這種日記賬又稱通用日記賬、分錄日記賬或分錄簿。設置普通日記賬的單位,一般不再單設特種日記賬,以免重覆。

  特種日記賬,是用來登記某一類經濟業務發生情況的日記賬。如現金日記賬銀行存款日記賬等。在賬簿中,將該類經濟業務,按其發生的先後順序記入賬簿中,反映其詳細情況。

  (2)分類賬簿。分類賬簿是對各項經濟業務按照賬戶進行分類登記的賬簿,簡稱分類賬。按賬簿反映內容詳細程度不同,分類賬簿又分為總分類賬(簡稱總賬)和明細分類賬(簡稱明細賬)。總分類賬是根據一級賬戶設置的,它是用來核算經濟業務的總括內容的。明細分類賬是根據二級或明細賬戶設置的,它是用來核算經濟業務的明細內容的。在分類賬簿中反映了資產負債所有者權益費用成本和收入成果等增減變化的情況。總分類賬簿的金額與其所屬的明細分類賬簿的金額之和相等。明細分類賬是對總賬的補充和具體化,並受總分類賬的控制和統馭。

  (3)聯合賬簿。聯合賬簿是指把日記賬分類賬結合在一起的賬簿。日記總賬便是典型的聯合賬簿

  (4)備查賬簿。備查賬簿是對某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的事項進行補充登記的賬簿。它可以為某些經濟業務的內容提供必要的參考資料。如租入固定資產登記簿等。

  2. 賬簿按外表形式分類

  賬簿按其外表形式分類,可以分為訂本式賬簿活頁式賬簿卡片式賬簿

  (1)訂本式賬簿。訂本式賬簿是指把許多賬頁裝訂成冊的賬簿。這種賬簿,賬頁固定,既可避免賬頁散失,又可防止賬頁被抽換,比較安全。但訂本式賬簿也有其缺點,同一本賬簿在同一時間內只能有一人登記,不能分工記賬。當賬頁總數和賬簿中各賬戶預留賬頁數同實際需要量不一致時,會造成賬頁不足,影響賬戶連續記錄,或賬頁過多造成浪費。因此,這種賬簿,一般適用於重要的、具有統馭性的總分類賬現金日記賬銀行存款日記賬等。

  (2)活頁式賬簿。活頁式賬簿是把分散的賬頁裝在活頁夾內,並可以隨時取放(增減)賬頁的賬簿。這種賬簿,賬頁可根據需要確定,登記方便,可同時由數人分工記賬。但這種賬簿的賬頁容易散失和被抽換。因此,在使用時空白賬頁需連續編號,併在賬頁上加蓋有關人員圖章,以防弊端。會計年度終了,將其裝訂成冊。活頁式賬簿一般適用於明細分類賬。

  (3)卡片式賬簿。卡片式賬簿是將一定數量的卡片式賬頁裝存於專設的卡片箱中,賬頁可以根據需要隨時增添的賬簿。這種賬簿的優缺點與活頁式賬簿相同。在實際使用時,卡片上應連續編號並加蓋有關人員圖章,卡片箱應由專人負責保管。卡片式賬簿一般適用於固定資產等的明細核算。

會計賬簿的啟用規則

  賬簿是非常重要的會計檔案。為了確保賬簿記錄的完整和合規,明確相關人員的責任,在啟用賬簿時,應按規定的要求在賬簿的有關位置記錄相關信息。具體規則如下:

  (1)對於訂本式賬簿,應填寫已經固定在賬簿的扉頁或最後一頁上的“賬簿使用登記表”或“賬簿啟用表”。需要填寫的內容包括啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計主管人員姓名等,並加蓋人名章和單位公章。記賬人員或會計人員調動工作時,應註明交接日期。接辦人員和監交人員姓名,由交接雙方人員簽名或蓋章。對於事先未印製頁號的賬簿,應從第一頁到最後一頁順序編定頁數,不得跳頁、缺號。在填寫賬戶目錄時,總賬應按照會計科目順序填寫科目名稱及啟用頁號。

  (2)對於活頁式賬簿,應設置封面和封底,併在封面上填寫單位名稱、賬簿名稱和所屬會計年度。在裝訂成冊時,應撤去空白賬頁,填寫使用頁碼,另加目錄,標明每個賬戶的、名稱和頁次,並附上填寫完整的“賬簿使用登記表”或“賬簿啟用表”。

  (3)在賬簿的右上角粘貼印花稅票,並且劃線註銷;在使用繳款書交納印花稅時,應在右上角註明“印花稅已繳”及繳款金額。[2]

會計賬簿的登記

  為了保證賬簿記錄的正確性,必鬚根據審核無誤的憑證登記。具體包括以下幾個方面:

  1、填寫項目齊全,內容完整。

  登記賬簿時,需將賬頁中的日期、憑證編號、摘要、金額等項目填寫齊全,摘要簡明扼要,書寫規範整齊,數字清晰無誤。賬簿中的月、日應填寫記賬憑證的日期,每一筆記賬憑證中的業務登記完畢,都應在記賬憑證“過賬”欄內劃“√”,表示記賬完畢,避免重記、漏記。在登記賬簿時,賬簿登記人員在登記賬簿前,應根據崗位責任制內部牽制要求對審核過的記賬憑證再覆核一遍,如發現記賬憑證有錯誤,可暫停登記,報告會計主管人員,由他做出修改或照登決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證

  2、各種賬簿的登記要求。

  A.現金日記賬銀行存款日記賬。一般由出納員根據辦理完畢的收款憑證付款憑證,隨時進行逐筆登記,如不能隨時登記,也應保證每天登記一次,並每天結出餘額。

  B.總分類賬。總分類賬由於各企業賬務處理程式不同,可以根據記賬憑證直接登記,也可以根據科目彙總表或其他方式登記,所以可以三五天登記一次,也可以根據彙總記賬憑證的時間按旬或月中、月末進行總分類賬登記。

  C.明細分類賬。明細分類賬是根據原始憑證記賬憑證直接登記的,應根據業務發生情況及時進行登記,以掌握企業財務經營動態。

  3、書寫要求。

  為了保持賬簿記錄的持久性,防止塗改,記賬必須使用藍黑墨水或碳素墨水,並用鋼筆書寫,不得使用圓珠筆或鉛筆書寫,除結賬、改錯、沖賬、登記減少數可以使用紅筆登記外,其餘賬簿記錄均不得使用紅色墨水。在書寫文字和數字時,不要寫滿格,一般應占格距的1/2,這樣就可以在發現錯誤時,在該文字和數字的上面進行更正。

  4、連續登記。

  記賬時,必須按賬戶頁次逐頁逐行登記,不得跳頁、隔行,如無意發生隔行、跳頁現象,應在空頁、空行處用紅色墨水畫對角線註銷,加蓋“此頁空白”或“此行空白”的戳記,並由記賬人員簽章。每一賬頁記錄完畢結轉下頁時,為表現賬目的連續性,應當結出本頁合計數及餘額,併在本頁最後一行摘要欄註明“過次頁”,在下頁第一行摘要欄“承前頁”,並將上頁餘額及發生額過入次頁;也可以上頁最後一行不結計發生額合計及餘額,而直接在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及餘額。

  財政部《會計基礎工作規範》對於“過次頁”的本頁合計數的結計方法做瞭如下具體規定:

  第一,對現金銀行存款和收入、費用明細賬等需要按月結計發生額賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當是自本月初起至本頁末止的發生額合計數。

  第二,對需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當是自年初起至本頁末止的累計發生額。

  第三,對不需按月和按年結計發生額的賬戶,可以只將每頁末的餘額結轉次頁。

  5、餘額結計要求。

  凡需要結出餘額的賬戶,結出餘額後,應在“借或貸”欄內寫明“借”、“貸”表明餘額方向,併在“餘額”欄內寫清餘額金額。沒有餘額的賬戶,應當在“借或貸”欄內寫“平”字,併在餘額欄內“元”字的位置用“0”表示。

  6、定期列印。

  對於實行會計電算化企業,為了便於審計和加強會計信息的安全與完整性,財政部(會計基礎工作規範)提出了列印要求, “實行會計電算化的單位,總賬和明細賬應當定期列印”,“發生收款和付款業務的,在輸入收款憑證付款憑證的當天,必須列印出現金日記賬銀行存款日記賬,並與庫存現金核對無誤。”

會計賬簿的登記規則[3]

  • 數字準確、摘要清楚、登記及時。
  • 記賬時應使用鋼筆、蘸水筆,用藍、黑墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的覆寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。
  • 各種賬簿必須按事先編好的頁碼逐頁逐行順序連續登記,不得隔頁、跳行。
  • 每張賬頁登記結束時,應註明“過次頁”和 “承前頁”。
  • 應在“借或貸”欄內寫明“借”、“貸”或“平”。
  • 總賬和明細賬應該定期列印。
  • 年度更換新賬時,註明“上年結轉”字樣。
  • 賬簿記錄發生錯誤時,不得塗改、挖補、刮擦或用褪色藥水消除字跡,不得重新抄寫。

對賬和結賬

  (1)對賬。對賬指為了保證賬簿記錄的正確性,而進行的賬項之間的核對工作。它包括賬證、賬賬、賬實核對

  A.賬證核對指賬簿記錄與記賬憑證及相關原始憑證核對,核對內容包括記賬時間、憑證字型大小、摘要內容、記賬方向及金額。

  B.賬賬核對指不同賬簿之間依據它們的內在關係,核對其金額是否相符。主要包括:所有總賬借方發生額的合計數與貸方發生額的合計數應當一致並核對相符;有關總賬賬戶餘額與其所屬明細分類賬餘額核對相符;現金日記賬銀行存款日記賬的餘額與其總賬餘額核對相符;會計部門有關財產物資明細賬餘額與財產物資保管、使用部門的有關明細賬餘額是否相符。

  C.賬實核對指各項財產物資賬面餘額與實用數額之間的核對。主要包括:現金日記賬餘額與企業實際庫存現金額是否一致;銀行存款日記賬餘額與銀行對賬單金額是否一致;各財產物資明細賬與其使用保管部門的財產、物資的明細賬是否一致;有關的債權債務明細賬餘額是否與對方單位記錄的金額一致。

  (2)結賬是指在會計期末結清賬簿記錄,即計算本期發生額和期末餘額。結賬可以是月末、季末、年度末,為編製會計報表做準備。結賬是結算各資產負債所有者權益、收入和費用的發生額,並據以計算出企業利潤

具體按下列程式進行:其一,結賬前,必須將本期內所發生的各項經濟業務全部登記入賬,包括本期調整的賬項也須按規定全部結轉有關賬簿。其二,將有關收入、費用等有關損益賬戶餘額轉入“本年利潤”賬戶,結平所有損益類賬戶。其三,結算出資產、負債、所有者權益賬戶的本期發生額和餘額,並結轉下期。

結賬時按下列方法進行:

  A.對於需按月統計發生額的賬戶,在期末結賬時,要在最後一筆業務記錄下麵的借方欄開始到餘額欄為止畫通欄單紅線,結出本月發生額和餘額,在摘要欄內蓋“本月合計”戳記,在“本月合計”欄下麵再畫一條同樣的通欄紅線。

  B.對於需要結計本年累計發生額的賬戶每月結賬時,應在“本月合計”欄下結出自年初至本月末止的累計發生額,登記在月份發生額下麵,在摘要欄寫明“本年累計”宇樣,在欄下再畫一條通欄紅線,12月末的“本年累計”就是全年累計發生額,應在全年累計發生額下麵畫通欄雙紅線。

  C.對於不需按月結計發生額的賬戶,如應收應付、財產物資明細賬,每登記一次,就要隨時結出餘額,每月最後一筆餘額就是月末餘額,月末結賬時,只需在最後一筆業務記錄下麵自借方欄至餘額欄畫通欄紅線即可。

  D.對於總賬賬戶只需結出月末金額即可,但在年終結賬時,為了總括反映企業財務狀況和經營成果全貌,核對賬目,需將所有總賬賬戶結出全年發生額和年末餘額,在摘要欄內註明“本年合計”字樣,併在合計欄下畫通欄紅線。

  E.企業在年度終了,會計人員需要結賬。凡有餘額的賬戶,應將其餘額結轉下年,即將所有有餘額的賬戶餘額直接過入新賬餘額欄內,而不需專門編製記賬憑證,也不需要將餘額再記入各賬戶的借方,使本年餘額為零。

會計賬簿錯弊查證

  會計賬簿錯弊主要表現在以下方面:賬簿啟用、賬簿設置、賬簿登記、結賬。

  1、賬簿啟用

  建新賬及會計人員交接葉,都需啟用賬簿,要在賬簿扉頁上附啟用表。其內容包括:啟用日期、賬簿頁數、記賬人員和會計主管人員姓名。如有會計人員調動,要填寫交接日期,監交人及交接雙方均簽名簽章。賬簿啟用中出現的錯弊主要有:賬簿封面及扉頁上所列項目未填寫或填寫不齊全,無法明確有關責任,繼而掩蓋在職期間的有關非法行為。

  此錯弊只需審閱賬簿封面及扉頁是否登記齊全,即可查證。

  2、賬簿設置

  任何單位均應按國家統一會計制度,結合本單位具體情況設置一套完整賬簿體系,用以連續、全面、系統反映企業經濟活動。常見的錯弊有,(1)賬簿設置不合理,如,現金、銀行存款日記賬採用活頁賬材料存貨類資產明細賬,登記到三欄式賬簿中等;(2)有些需要進行明細分析的賬戶,未設明細賬或有的需要備查登記的沒有備查登記簿,不能詳細反映經濟活動情況;(3)所設賬簿未能形成良好賬簿體系。如,庫存材料管理實行會計、保管各設一套庫存材料明細辦法,假如二者記錄、反映缺乏統一協調,造成互不聯繫、互不銜接,不但不能提供庫存材料管理準確信息,反而給核算與管理帶來混亂與麻煩。

  此錯弊查證方法為:瞭解該單位實際情況,確定其應設置賬簿;查看該單位賬簿設置是否合理、恰當。

  3、賬簿登記

  賬簿登記中錯弊一般屬於工作疏忽或熟練程度不夠造成的。一般有:手工記賬單位數字和文字書寫不規範,如空距超過或小於1/2;未按規定筆墨登記賬簿;發生隔頁、跳行情況;錯記、漏記;未按規定結出賬戶餘額。

  查證時,按會計操作規程要求查閱。對錯記、漏記一般可採用下列方法查找:(1)偶合法。如推測可能是錯記的差錯,就可用“二除法”、“九除法”查找。譬如:不平衡的差錯是2的倍數,可能是借貸記在同一方向了;如果不平衡的差數能被9除盡,可能是把數字以大記小,例如將63記成36,或以小記大,例如將 18記成81。(2)順查法。就是按照原來賬務處理的順序,從頭到尾進行普遍核對,看其有否漏記、重記和錯記。(3)逆查法。就是與原來賬務處理的順序相反,從尾到頭進行普遍檢查,以找出差錯所在。(4)抽查法。就是根據差錯的具體情況,對賬簿記錄中的某些部份進行檢查。如果差錯的數字只是角位、分位,或者只是整數,就可以專查角位、分位或整數位的數字。

  4、會計結賬

  會計期末,需進行結賬,以便總結特定時期或時點的經濟活動情況,考核經營成果,編製會計報表。容易出現的錯弊是:(1)結賬前未將應屬本期經濟事項全部登記入賬,如待攤費用預提費用未按期攤提;(2)人為推遲收入入賬時間等,以達到調節利潤目的;(3)結賬時間不合規定,人為提前或拖延結賬時間,用來人為調節有關財務信息

  查證此錯弊時,看待攤費用及預提費用期末餘額與期初數是否有變化,變化趨勢是否合理;檢查產品出庫數量,看有無隱瞞收入;檢查相鄰兩月月初及月末記賬憑證日期,看有無未按期結賬行為。

會計賬簿的設置原則[1]

  (1)賬簿的設置要能保證全面、系統地核算和監督經濟活動的情況,為經營管理提供全面、系統、分類的會計核算資料。

  (2)賬簿的設置要在滿足實際需要的前提下,考慮人力和物力的節約,力求避免重覆設賬。

  (3)賬簿的格式要按照“既能記錄所發生的經濟業務內容,又能提供需要的核算指標”的原則來進行設計,力求簡明、適用,避免繁瑣複雜。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 湖南大學.基礎會計之學.第七章 會計賬簿 第一節 會計賬簿概述
  2. 朱蓮美.會計學原理:基於會計核算流程的新思維.立信會計出版社,2008.6
  3. 湖南大學.基礎會計之學.第七章 第四節 會計賬簿的登記和使用規則
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評論(共11條)

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183.12.2.* 在 2010年8月7日 12:24 發表

我準備全背下來。

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114.86.72.* 在 2011年2月8日 21:06 發表

背死你~

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116.252.171.* 在 2011年5月5日 09:37 發表

很容易理解,不用背

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116.25.201.* 在 2011年6月1日 16:06 發表

看了一下好難呀,記不住呀

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183.63.33.* 在 2011年7月29日 13:06 發表

我覺得還是要理解。要麼很難背。

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218.200.243.* 在 2011年8月27日 17:08 發表

我準備在工作中認真記住每一條

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218.200.243.* 在 2011年8月27日 17:10 發表

雖然我知道很難,但我一定會堅持

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27.19.116.* 在 2011年11月4日 21:13 發表

你就是你媽一憨頭,就會背

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121.206.179.* 在 2012年7月6日 09:23 發表

明細分類帳,月結時,怎麼寫?

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121.206.179.* 在 2012年7月6日 09:24 發表

是不是畫一條線,寫上本月小結:XX元

回複評論
202.100.231.* 在 2013年11月11日 15:08 發表

實際操作一遍就會了,沒有實際操作過很難背的下來。

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