外貿函電
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外貿函電是指在國際貿易過程中，進出口雙方為了達成交易和履行合同而相互往來的信件。
在對外商務活動過程中，外貿函電是廠商之間、廠商與客戶之間發展業務關係、實現交易的一個重要手段。良好的外貿函電必須具有如下幾個特點:
- 1.行文規範，用詞準確而嚴謹。
外貿函電這種信函屬於公文性質的，主要的內容就是商務公事，發展業務關係並且實現交易是其主要目標。所以，外貿函電所使用的語言必須十分規範，儘量運用正式用語。比如儘可能不用about，而是用with regards to，儘可能不用send而是用deliver，儘可能不用answer而是in reply to等等，以避免用語的不正規。
- 2.大量使用書面語體。
外貿函電是通過書面的方式來傳遞各種相關的信息，語言結構必須使用書面語體，不僅要求使用正式用語，同時還要求句子的結構嚴謹，儘量使用完整句。多用動詞非謂語形式的短語以及後置定語等那些正式語體的語言結構，以確保信函的嚴謹、嚴肅、精簡、精確。
- 3.保證措辭嚴謹。
措辭嚴謹而準確是外貿函電的一個重要特點。從法律的角度而言，外貿函電是對交易各方的權力與義務的明確規定，簽署之後就獲得了相應的法律效力。外貿函電的措辭必須準確而嚴謹，對裝運時間、地點以及商品的品質、顏色、尺寸等必須明確規定，對信用證、提貨單、產品合格證書、裝運單的編號、單價以及總價的數額的表達必須精確。
外貿函電提供企業虛擬的全球性貿易環境，大大提高了商務活動的水平和服務質量。其優越性主要有：
1.提高了通信速度，尤其是國際範圍內的通信速度。“外貿函電一方面破除了時空的壁壘，另一方面又提供了豐富的信息資源”，為各種社會經濟要素的重新組合提供了更多的可能，這將影響到社會的經濟佈局和結構。
2.節省了潛在開支，如電子郵件節省了通信郵費，而電子數據交換則大大節省了管理和人員環節的開銷。
3.增加了客戶和供貨方的聯繫。
4.提高了服務質量，能以一種快捷方便的方式提供企業及其產品的信息及客戶所需的服務。
5.提供了互動式的銷售渠道。使商家能及時得到市場反饋，改進本身工作。外貿函電重新定義了傳統的流通模式，減少了中間環節，使得生產者和消費者的直接交易成為可能，從而在一定程度上改變了整個社會經濟運行的方式。
6.提供全天候的服務，即每年365天，每天24小時的服務。
7.最重要的一點是，外貿函電增加了企業的競爭力。與傳統的國際貿易業務運作方式相比，外貿函電在國際貿易中的優勢十分明顯，具體表現在：
(1)顯著降低國際貿易成本
與國內貿易相比，國際貿易的單證數量繁多，處理費用高昂。“通過外貿函電進行國際貿易，既可節省大約90%左右的文件處理費用，又可縮短交單、結算、匯款的時間，加快資金周轉，還可節省利息開支，成本優勢十分顯著”。
交易成本的降低還表現在由於減少了大量的中間環節，使買賣雙方可以通過網路直接進行商務活動，交易費用明顯下降。“在傳統的國際貿易業務中，因為大量的中間商的參與，國外進口商的進貨價往往是國內生產企業交貨價的5-10倍”。現在有不少國際貿易外貿函電平臺直接把中國的生產企業和國外的進口商的供求信息整合在網上，讓他們在網上直接交易，由於減少了中間環節，使中國的出口企業和國外的進口商都得到了實惠。
(2)交易效率顯著提高
利用外貿函電開展國際貿易，買賣雙方可採用標準化、電子化的格式合同、提單、保險憑證、發票和匯票、信用證等，使各種相關單證在網上即可實現瞬間傳遞，大大節省了單證的傳輸時間，而且還能有效地減少因紙面單證中數據重覆錄入導致的各種錯誤，對提高交易效率的作用十分明顯。
在傳統的國際貿易中，全部程式包括簽約、洽談、報關、租船訂倉、保險以及支付結算等都必須由人工參與，交易效率低，錯誤發生率高，受時間的局限性大。而通過網上辦理相關業務，可以最大限度地減少人工參與，並且不受時間限制，提高了業務處理的靈活性，為客戶帶來更多的便利。
(3)全天候業務運作，提高客戶滿意度
由於世界各地存在時差，進行國際商務的談判就相當不便，對企業來講，在傳統的條件下，提供每周7天、每天24小時的客戶服務往往感到力不從心。而利用外貿函電可以做到7?4的全天候服務，任何客戶都可在全球任何地方、任何時間從網上得到相關企業的各種商務信息。如果得不到理想的答案，還可以通過電子郵件的形式進行詢問，只要企業及時回覆，即可使訪問者得到滿意的答覆。外貿函電全天候、不間斷運作可使全球範圍內的客戶隨時得到所需的信息，為出口企業帶來了更多的訂單，並且可大大提高交易的成功率。
網際網路作為一個全球性的網路，徹底消除了地域的界限，對減少國際貿易中的有形和無形壁壘有著積極的意義。在網上做生意，沒有了宗教信仰的限制，也沒有了種族的歧視，甚至公司的規模和經濟實力的差別都顯得不再重要。以美國為主的發達國家極力主張外貿函電達成的國際貿易免徵關稅，這一方面有力地推動了國際貿易的發展，促進國際貿易業務量的迅速提高；另一方面，也有力地促進了世界範圍內的外貿函電的發展，使全球經濟一體化的進程更快地向前推進。
傳統的企業開展國際貿易業務都必須擁有相應的基礎設施，如辦公用房、倉儲設施、產品展示廳、銷售店鋪等。與開展國內貿易相比，進行國際貿易對實物基礎設施的依賴程度要高得多。
因此，利用外貿函電開展國際貿易可以顯著減少在實物基礎設施方面的投入。對於信息產品而言，如報刊雜誌的電子版、視聽娛樂和電腦軟體及信息咨詢提供等，如果產品本身可以線上成交和線上交付的話，則銷售櫃臺、倉儲實施等完全是多餘的。整個銷售環節，從研製開發、訂貨、付款到產品的交付都可以在網上實現。由於減輕或消除了對實物基礎設施的依賴，企業可以將節省的開支大部分讓渡給客戶。
(6)外貿函電使國際貿易成本結構發生變化
在傳統的國際貿易交易中，花費的成本主要指買賣過程中所需要的信息搜尋、合同訂立和執行、售後服務等方面的成本，而外貿函電可以大大節省這些方面的支出。有調查顯示，“在傳統的國際貿易中，一筆進出口業務要處理交易相關機構的單據約200-350份，業務流程長達一至數月；而紙張、行文、列印及差錯的總開銷約為貨值的7％”；另外，“在公司間共用的所有信息中，70%是從採購訂單中獲得的”，外貿函電的應用，可以發掘定單附加的信息潛力，簡化數據處理程式，縮短國際貿易的文件處理周期，降低企業的庫存水平，消除信息傳遞過程中的人工干預，從而降低成本。據統計，“外貿函電可以節省企業交易成本的5%到10%”
外貿函電的格式[1]
外貿函電通常由六部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正文、結尾套語、簽署及其他選擇性項目，包括註意、主體、附錄、附言等。
1、信頭(Heading)
位於信紙的中上方，包括寄信人名稱、地址和日期。一般公司信箋上已印有中英文名稱和地址、電話、傳真等，所以寫信時只需打上日期即可。但如臨時列印信頭，一般在第一頁信紙上將寄信人的名稱和地址打在右上角。而在其他續頁可用空白信紙，標明頁碼、收信人名稱和日期即可。
日期應打在寄信人名稱和地址的下方(也可打在信內地址的下方)，靠左或靠右均可。各國日期的寫法習慣不同，例如，美式寫法為M／D／Y，如Feb．23th，2011，英式寫法為D／M／Y，而日式寫法為Y／M／D。因此，月份最好不要用數字來代表，以免引起誤解。
2、信內地址(Inside Address)
是指收信人姓名、公司名稱和地址，通常列印在信紙的左邊、信頭的下方。如果知道收信人的姓名，則應使用敬語，如Mr，Ms．，Mrs．等；如果不確定收件人名字，則常打上To whom it may concern。
3、稱呼(Salutation)
如果已知收信人姓名，則男性以Mr．稱呼，女性以Ms．稱呼，除非對方要求以Mrs．(已婚)或Miss(未婚)稱呼。
如不知收信人姓名，則常用Dear Sirs，Dear sir or madam，Gentlemen等。註意，沒有Dear Gentlemen的說法。
4、正文(Body)
正文是信的主體。現在一般採用每段頂格書寫，段落之間空一行的格式，段落宜短不官長。
5、結尾套語(Complimentary Close)
結尾套語緊貼信文最後一行下一二行書寫，並加逗號。常見的有Sincerely，yours sincerely，sincerely yours，yours truly，very truly yours，yours faithfully。一般來說，只有在不清楚收信人姓名的情況下，採用Yours faithfully／Faithfully yours做結尾套語。
6、簽署(Signature)
商務函電總是以公司的名義，所以簽署時首先要註明發信人所代表的公司，再簽上發信人的姓名，也可以加上其職銜。
外貿函電都有標準的格式，比如信頭居中，信內地址與稱呼之間空一行，正文段與段之間空一行，函電除信頭外都是左對齊。
此外，正文的語句儘量用短句，只要把主要意思表達清楚了就可以。在實際業務中，函電的格式及內容也可以不這麼規範，比如對方發過來的函電，裡面提出的問題，我們可能用一句話就回答了，那麼函電可以就如此簡短。此外，我們可以使用縮寫詞，比如ASAP表示as soon as possible，TKS表示thanks，PLS表示please，等等，只要不影響對方理解就可以了。
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Jack
寫作外貿函電的基本技巧[2]
結合外貿函電的基本特點，外貿函電的寫作應當按照簡潔明瞭，準確嚴謹，用詞得體，委婉禮貌等原則。具體體現在如下幾個方面:
- 1.簡潔明瞭的原則。
當前國際貿易的競爭日益劇烈，在寫作外貿函電時用詞必須簡潔明瞭，用儘可能少的詞來傳遞完整的信息，並且必須確保內容的準確性、完整性。
- 2.直切主題。
外貿函電要求內容簡潔，也就是必須直切主題。在外貿函電中應直截了當的切入主題，而不是拐彎抹角的客套，讓人覺得虛情假意。比如，在信函的開頭羅列很多優美的詞句或許容易引起對方的關註。假如沒有儘快切入主題，對方不清楚他能獲得哪些利益，客人也非常容易喪失興趣，甚至根本就不往下看。
- 3.使用簡短易懂的詞。
在寫作外貿函電的時候，必須確保對方能看懂這些詞，假如看不懂，會不會去查閱字典?會不會跳過這些詞，假如跳的話，會不會誤解寫作的意圖?而如果寫作的函電重出現了錯誤的詞的話，後果會更嚴重。但是，並非越簡短的詞就越好。此外，使用適量的縮略語。比如外貿行業長期發展過程中逐漸產生的一些約定俗成的專業縮略語，靈活運用這些縮略語能夠適當減少外貿函電的篇幅，節約對方的閱讀時間。
- 4.對無關緊要的修飾詞進行刪減。
英語中的很多單詞具備十分完整的意思，無需增加修飾詞。
- 5.檢查外貿函電以免出現用詞混亂間題。
必須仔細對外貿函電進行檢查以免出現用詞混亂的問題，因為寫作外貿函電的目的不但要求簡潔明瞭，更加關鍵的是能讓讀者能夠很好的理解。
- 6.短句和短段落的合理使用。
在外貿函電中合理使用短句和短段落可以發揮意想不到的效果。通過刪減那些無關緊要的修飾詞，以免由於段落過長導致讀者不明白作者想要傳遞的觀點，最好在段落與段落之間空出一行，凸顯各段所提出的間題，不僅美觀還可以引起讀者的關註。
- 7.確保措辭準確。
在國際經濟貿易過程中，交易各方存在語言文化、歷史背景等各方面的差異，很容易出現誤解，而按照國際貿易慣例以及有關法規，外貿函電是交易的一個組成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必須十分嚴謹，用詞必須準確。外貿函電的寫作過程中選擇辭彙的時候，應當儘可能選擇詞義單一的詞，儘量避免選擇詞義豐富的詞。
- 8.確保表述恰當、得體。
外貿函電是國際商務當中是使用的利用書面語言進行交際一種重要的工具，不僅要求用詞、語法的準確嚴謹，還要求表達恰當而得體。外貿信函寫作過程不僅要充分考慮到對方的文化背景，還應當註意對方是老客戶、新客戶還是潛在的客戶，根據不同的對象、環境選擇最適宜的用詞，從而營造一種良好的氛圍，獲得最為理想的交際效果。
