虛擬辦公室

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虛擬辦公室(Virtual Office)

目錄

虛擬辦公室概述[1]

  虛擬辦公室出現於20世紀70年代,當時的低價微型電腦和數據通信設備讓個人在家裡工作成為可能。此時術語“遠程處理”(teleprocessing)用來形容數據通信,後來術語“遠程通信”(telecommuting)被引入,因為它看上去是一個合適的方法,能用來形容員工用於工作的電子化“上下班”。開始時遠程通信者是那些系統程式員,他們意識到可以在家裡或者游艇上完成他們的軟體產品,就像在辦公室里一樣。

  近年來,數據通信方面的發展使有些工作者在任何地方都能完成部分或全部的工作成為了可能。越來越多的人在家裡工作,通過像電子郵件傳真這樣的電子通信手段與他們的辦公室進行通信。當一個公司以這種遠程的數字辦公室方式完成它的辦公室工作時,那麼工作的場所就是虛擬辦公室。

  虛擬辦公室按照有無物理辦公場所區分,有兩種含義。有實際辦公場所的虛擬辦公室是指企業虛擬組織設立的辦公室,是參加辦公室工作的人員可以接受辦公自動化服務的公共工作場所。這個場所地點可以變化,可以採用彈性工作時間,辦公室人員可以不到這裡來辦公,但是在物理上是實際存在的。另外一種含義的虛擬辦公室是特指沒有物理場所的數字辦公室,即完全意義的數字辦公室。第一種含義的虛擬辦公室正在向完全意義的數字辦公室轉化,儘管這一過程的長短並不確定。

  能使虛擬辦公室成為可能的技術就是前面提到過的辦公自動化。辦公自動化能為所有層次上的員工提供解決問題的信息,包括管理者。我們能夠把辦公自動化系統修改得適合每一個管理者的通信需求,特定的管理者的辦公自動化系統的組合受到組織類型、管理者個人偏好和可能得到的辦公自動化資源等各種因素的影響。由於辦公自動化不僅增加了傳統的人與人之間的交流,還提供了新的功能,所以它特別吸引人。

虛擬辦公室的類型[2]

  1.遠程工作型:“遠程工作”通常是指雇員有固定的辦公室,偶爾在家中工作,通常是每星期一天。主要優點是雇員有靈活性,對個別雇主來說,或許可以提高生產率。

  2.拴放型。再進一步就是對雇員採取拴放方式,這些雇員有一定程度的流動性,但是要定期到辦公室報到。他們沒有固定的辦公室,但有固定的辦公地點。

  3.旅館型。這是一種常常與上門服務相結合的虛擬工作方式。雇員偶爾來辦公室,但是因為常常不在,所以沒有固定辦公室,他們在旅館中有一個“房間”(更像衣個小隔間),他們在那兒接打電話,用攜帶型電腦聯網工作。

  4.家庭型。在家辦公的雇員根本沒有辦公室,而是在自己家中的一個房間里辦公。像惠普AT&T等公司為這些雇員配備了傢具、電腦設備和高速電話線路,主要是通過電腦和電話提供服務,如客戶服務電話銷售和汁算機編程等。

  5.全流動型。全流動型雇員甚至沒有家庭辦公室,在工作時間內,他們在路上,或是在客戶那裡,這類人員包括現場銷售和客戶服務人員。

虛擬辦公室的優缺點[1]

  1.虛擬辦公室的優點

  虛擬辦公室用電子手段剋服了工作場所地理上的限制,因此它確實帶來了一些好處。

  (1)減少了房屋成本。因為有一些員工在其他地方工作,所以公司無須很大的辦公空間,這減少了辦公室的租金其他費用

  (2)減少了設備成本。不必向每個員工提供全部的辦公設備,遠程通信者可以像區域網的用戶共用區域網資源一樣,共用公司的很多設備。

  (3)正式的通信網路。遠程通信者必須和公司保持聯繫並接收專門的指令,因此和普通情況相比,通信網路受到了更多的關註。在傳統的辦公環境中,很多交流是隨意的談話和觀察。對通信需求關註的增加,比原有的員工都在固定地點工作有更大的潛力產生更好的交流。

  (4)減少停工。當出現暴風雪、洪水、颶風等讓員工無法趕到辦公地點的情況時,公司的運作會減慢甚至徹底停滯,然而,在一個虛擬辦公室,大多數工作可以繼續進行。

  (5)社會貢獻。虛擬辦公室讓公司可能雇佣在其他情況下沒有工作機會的人,有生理障礙的人、老人和有孩子需要照顧的父母,他們可以在家裡工作。另外,極其明顯的是虛擬辦公室極大地降低了交通壓力,節約了大量的社會財富。因此,虛擬辦公室為公司提供的機會顯示出了它的社會良知。

  2.虛擬辦公室的缺點

  虛擬辦公室給組織和社會帶來很多好處,同時它具有的某些特性,也帶來了負面影響。

  (1)沒有歸屬感。當員工不是每天都直接和他們的合作者接觸時,他們失去了作為一個組織的重要部分的感覺。

  (2)失去工作。因為員工們的工作和公司的運營是相互獨立的,他們會很容易有這樣一個想法:自己是可以被拋棄的。他們會得出結論:任何有一臺電腦和一個數據機的人都可以乾這份工作,他們可能成為電子解雇的犧牲品。

  (3)士氣低。多種因素能導致員工士氣低落。其中一個因素是無法從上級和同事那裡得到積極的反饋;另一個因素是遠程通信者的工資要少於在固定辦公點上班的員工這一事實。

  (4)家庭壓力。當壓力來自家庭時,遠程通信者就無法在短短的幾個小時內擺脫掉壓力。由於遠程通信者的配偶可能會認為這樣的工作安排是為了逃避家庭責任,所以壓力也會增加。

  所有這些不利因素都是不利於員工的。只有當公司仔細觀察員工的感情時,才會發現這些負面影響。因此,要成功實施虛擬辦公室,公司必須要特別努力,保證員工不受這些問題的困擾。

虛擬辦公室的實施策略與展望[1]

  1.虛擬辦公室的實施策略

  公司是虛擬辦公室的最大愛益者。實施虛擬辦公室時必須遵循下麵建議。

  (1)為員工提供電腦資源。當員工無力負擔自己的軟、硬體時,公司應該提供這些設備。

  (2)提供信息源的介面。當遠程通信者要承擔一部分的研究工作時,公司應該提供像金融資料庫和網際網路這樣必需的信息源

  (3)為員工提供非電腦工具。儘管虛擬辦公室是建立在電予數據上的,公司還是需要提供員工工作所需的非電腦工具,如計算器、釘書機、信封、電話簿、流程手冊等。

  (4)安排轉接電話。在固定辦公點的某些員工應該有責任為遠程通信者轉接電話。同時,公司應該使用遠程通信者可以從家裡訪問的語言信息系統。

  (5)採用電話會議。電話會議讓一群人可以在同一時間參加一個通過電話的交談領導應該定期安排電話會議,讓遠程通信者有機會實時地、雙向地進行交流。

  (6)安排定期的會議。公司應該安排每個人都要參加的會議:這樣的會議是為了讓員工之間有一個團隊的感覺。同時,廊該寄排薪得{文樣的結早昕露的尺可能多的會議。

  (7)正常的工作時間。遠程通信者應該每天工作一定的時間,理想的情況下應該在一個不受干擾的房間里。親友們應該明白,雖然他在家裡,但是他在工作。

  最後一條策略是員工必須執行的,其他的都是公司要做的。因此,虛擬辦公室的成功需要員工和公司之間的合作。很可能虛擬辦公室要求其員工比在固定辦公室的員工更專註。虛擬辦公室並非適合所有組織的所有人。除非員工能夠在沒有監督和激勵的情況下,約束自己來工作,否則工作可能就做不好。對於喜歡一個人工作的員工,虛擬辦公室是一個理想的環境。

  2.虛擬辦公室的發展趨勢

  辦公自動化的應用程式可以在固定地點,也可以在虛擬辦公環境中運行。研究顯示,在所有解決問題的信息中,人際交流的信息占了主要部分,並且是最有價值的,管理者和信息專家把辦公自動化看作是對這種人際交流的一個輔助手段。未來虛擬辦公環境會有以下發展趨勢。

  1)虛擬組織將是主要的組織形態

  當社會逐漸邁向後工業社會,或是所謂的信息社會、後現代社會,加以IT技術的影響,社會、環境、消費市場也產生了本質性的改變。企業為了應對形式的變化,必然會走向以信息為導向的組織結構。企業需要不斷地創新,積極扮演創業型組織的角色,否則很難在市場中繼續生存下去。信息技術的發展,使虛擬組織成為企業的重要選擇。原因在於虛擬組織能夠有效地運用人力(專業知識)資源,降低內部固定成本以及彈性化地適應外在變動環境。

  組織的工作內容和形式,會受到電子商務發展的影響。無論是提供商品或服務企業,知識工作者將成為普遍的勞動生產來源,企業對於員工的約束力愈來愈小,因此,員工普遍認識到忠於專業技術比忠於企業組織更為重要。未來的組織工作任務將日益零細化,學習逐漸成為員工的生活重心,不可能再有一技在身,終身受用的保障。

  2)辦公場所以虛擬辦公室為主

  各種以專業為導向的小團體將逐漸興盛,彼此分享著最重要的技術信息,很可能是以虛擬組織的方式出現,組織內部的溝通品質與團隊精神便決定了該企業的成敗與否。知識工作者將取代從事體力及文書工作的人,成為人力資源市場的新主流。知識工作者更樂於在虛擬辦公室環境工作,這是因為知識工作者更傾向於不受約束的工作氛圍。同時,虛擬辦公室除了提供辦公自動化服務,還建立一個社會環境。

  完全意義上的虛擬辦公室就是虛擬現實技術。但是,由於技術的局限性以及人們的社會性,實現完全意義上的虛擬辦公室可能還需要比較長的時間。

  3)虛擬組織的社會影響將日益深遠

  儘管虛擬辦公室和虛擬組織主要被定義為經營策略,然而這個概念最終將可能和社會有著千絲萬縷的聯繫。對虛擬辦公室和虛擬組織概念最感興趣的是那些能以信息的形式增值的行業。例如教育、健康、娛樂旅游、體育和咨詢。這些行業越來越多地受到虛擬辦公室的吸引,而這些行業幾乎影響每個人生活和工作的方式。受這個影響最明顯的就是我們城市的外觀和功能。虛擬辦公室和虛擬組織將會減少摩天大樓和上下班的人,讓城市更加安寧,更適合於居住。

虛擬辦公室的選擇

  第一, 既然使用“虛擬辦公室”就是為了提升自己公司的形象,那麼選擇“虛擬辦公室”當然要選擇至尊的黃金地段的甲級寫字樓。而淮海中路(茂名路口)是上海的黃金地段,甲級寫字樓永新大廈就是那個區域的標誌性建築。如果名片上面成都天府大道的甲級寫字樓地址,那絕對會讓客戶刮目相看的。絕對不要為了節省一點小錢而影響自己公司的形象。

  第二,為了方便今後和客戶見面和自己隨時隨地去“虛擬辦公室”上班,或者會見客戶等,當然要交通方便。如果能夠找到地鐵出口邊上的甲級寫字樓就是首選之中的首選了。

  第三,“虛擬辦公室”所在的寫字樓一定要有知名度,必須要是名副其實的甲級寫字樓,而不是自己所吹噓的所謂“甲級”寫字樓。寫字樓不但外立面要有氣派,裡面大廳,電梯區域,樓面走廊和“虛擬辦公室”內部都要豪華精緻,而且要整潔乾凈,一塵不染,保全人員要訓練有素。只有這樣,才會讓自己的客戶來拜訪自己的時候會留下深刻的印象。

  第四,“虛擬辦公室”的寫字樓的物業管理公司也要有知名度,這樣才能夠保證寫字樓的安全整潔和有序,提供優質的客戶服務。

  第五, 最重要的是提供“虛擬辦公室”的公司一定要有誠信和實力,辦公物業最好是公司物業,這樣才能夠保證自己沒有後顧之憂。如果是個二房東和你簽合同,你會覺得有保障嗎?會踏實嗎?

  第六,要看看這個公司有沒有專業的網站,如果一家公司連個像樣的網站都沒有,你說他們是準備做長期的生意嗎?還有如果網站上面連自己真實的現場照片都不敢放上去,那麼也要小心了。因為如今大部分的所謂虛擬辦公室的辦公室都擁擠不堪,緊迫壓抑。

  第七,多問問,多看看,多比較。如果多花一兩百塊錢,能夠將自己公司的形象大大提升,讓客戶刮目相看,那就完全值得,因為性價比是最重要的。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 李松主編.管理信息系統實用教程.北京大學出版社,2008
  2. 陳志巨集.國際商戰:全球企業經營新戰略.高等教育出版社,1999
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