虚拟办公室

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虚拟办公室(Virtual Office)

　　虚拟办公室出现于20世纪70年代，当时的低价微型计算机和数据通信设备让个人在家里工作成为可能。此时术语“远程处理”(teleprocessing)用来形容数据通信，后来术语“远程通信”(telecommuting)被引入，因为它看上去是一个合适的方法，能用来形容员工用于工作的电子化“上下班”。开始时远程通信者是那些系统程序员，他们意识到可以在家里或者游艇上完成他们的软件产品，就像在办公室里一样。

　　近年来，数据通信方面的发展使有些工作者在任何地方都能完成部分或全部的工作成为了可能。越来越多的人在家里工作，通过像电子邮件和传真这样的电子通信手段与他们的办公室进行通信。当一个公司以这种远程的数字办公室方式完成它的办公室工作时，那么工作的场所就是虚拟办公室。

　　虚拟办公室按照有无物理办公场所区分，有两种含义。有实际办公场所的虚拟办公室是指企业或虚拟组织设立的办公室，是参加办公室工作的人员可以接受办公自动化服务的公共工作场所。这个场所地点可以变化，可以采用弹性的工作时间，办公室人员可以不到这里来办公，但是在物理上是实际存在的。另外一种含义的虚拟办公室是特指没有物理场所的数字办公室，即完全意义的数字办公室。第一种含义的虚拟办公室正在向完全意义的数字办公室转化，尽管这一过程的长短并不确定。

　　能使虚拟办公室成为可能的技术就是前面提到过的办公自动化。办公自动化能为所有层次上的员工提供解决问题的信息，包括管理者。我们能够把办公自动化系统修改得适合每一个管理者的通信需求，特定的管理者的办公自动化系统的组合受到组织类型、管理者个人偏好和可能得到的办公自动化资源等各种因素的影响。由于办公自动化不仅增加了传统的人与人之间的交流，还提供了新的功能，所以它特别吸引人。

　　1．远程工作型：“远程工作”通常是指雇员有固定的办公室，偶尔在家中工作，通常是每星期一天。主要优点是雇员有灵活性，对个别雇主来说，或许可以提高生产率。

　　2．拴放型。再进一步就是对雇员采取拴放方式，这些雇员有一定程度的流动性，但是要定期到办公室报到。他们没有固定的办公室，但有固定的办公地点。

　　3．旅馆型。这是一种常常与上门服务相结合的虚拟工作方式。雇员偶尔来办公室，但是因为常常不在，所以没有固定办公室，他们在旅馆中有一个“房间”(更像衣个小隔间)，他们在那儿接打电话，用便携式计算机联网工作。

　　4．家庭型。在家办公的雇员根本没有办公室，而是在自己家中的一个房间里办公。像惠普和AT＆T等公司为这些雇员配备了家具、计算机设备和高速电话线路，主要是通过计算机和电话提供服务，如客户服务、电话销售和汁算机编程等。

　　5．全流动型。全流动型雇员甚至没有家庭办公室，在工作时间内，他们在路上，或是在客户那里，这类人员包括现场销售和客户服务人员。

　　1．虚拟办公室的优点

　　虚拟办公室用电子手段克服了工作场所地理上的限制，因此它确实带来了一些好处。

　　(1)减少了房屋成本。因为有一些员工在其他地方工作，所以公司无须很大的办公空间，这减少了办公室的租金和其他费用。

　　(2)减少了设备成本。不必向每个员工提供全部的办公设备，远程通信者可以像局域网的用户共享局域网资源一样，共享公司的很多设备。

　　(3)正式的通信网络。远程通信者必须和公司保持联系并接收专门的指令，因此和普通情况相比，通信网络受到了更多的关注。在传统的办公环境中，很多交流是随意的谈话和观察。对通信需求关注的增加，比原有的员工都在固定地点工作有更大的潜力产生更好的交流。

　　(4)减少停工。当出现暴风雪、洪水、飓风等让员工无法赶到办公地点的情况时，公司的运作会减慢甚至彻底停滞，然而，在一个虚拟办公室，大多数工作可以继续进行。

　　(5)社会贡献。虚拟办公室让公司可能雇佣在其他情况下没有工作机会的人，有生理障碍的人、老人和有孩子需要照顾的父母，他们可以在家里工作。另外，极其明显的是虚拟办公室极大地降低了交通压力，节约了大量的社会财富。因此，虚拟办公室为公司提供的机会显示出了它的社会良知。

　　2．虚拟办公室的缺点

　　虚拟办公室给组织和社会带来很多好处，同时它具有的某些特性，也带来了负面影响。

　　(1)没有归属感。当员工不是每天都直接和他们的合作者接触时，他们失去了作为一个组织的重要部分的感觉。

　　(2)失去工作。因为员工们的工作和公司的运营是相互独立的，他们会很容易有这样一个想法：自己是可以被抛弃的。他们会得出结论：任何有一台计算机和一个调制解调器的人都可以干这份工作，他们可能成为电子解雇的牺牲品。

　　(3)士气低。多种因素能导致员工士气低落。其中一个因素是无法从上级和同事那里得到积极的反馈；另一个因素是远程通信者的工资要少于在固定办公点上班的员工这一事实。

　　(4)家庭压力。当压力来自家庭时，远程通信者就无法在短短的几个小时内摆脱掉压力。由于远程通信者的配偶可能会认为这样的工作安排是为了逃避家庭责任，所以压力也会增加。

　　所有这些不利因素都是不利于员工的。只有当公司仔细观察员工的感情时，才会发现这些负面影响。因此，要成功实施虚拟办公室，公司必须要特别努力，保证员工不受这些问题的困扰。

　　1．虚拟办公室的实施策略

　　公司是虚拟办公室的最大爱益者。实施虚拟办公室时必须遵循下面建议。

　　(1)为员工提供计算机资源。当员工无力负担自己的软、硬件时，公司应该提供这些设备。

　　(2)提供信息源的接口。当远程通信者要承担一部分的研究工作时，公司应该提供像金融数据库和因特网这样必需的信息源。

　　(3)为员工提供非计算机工具。尽管虚拟办公室是建立在电予数据上的，公司还是需要提供员工工作所需的非计算机工具，如计算器、钉书机、信封、电话簿、流程手册等。

　　(4)安排转接电话。在固定办公点的某些员工应该有责任为远程通信者转接电话。同时，公司应该使用远程通信者可以从家里访问的语言信息系统。

　　(5)采用电话会议。电话会议让一群人可以在同一时间参加一个通过电话的交谈。领导应该定期安排电话会议，让远程通信者有机会实时地、双向地进行交流。

　　(6)安排定期的会议。公司应该安排每个人都要参加的会议：这样的会议是为了让员工之间有一个团队的感觉。同时，廊该寄排薪得{文样的结早昕露的尺可能多的会议。

　　(7)正常的工作时间。远程通信者应该每天工作一定的时间，理想的情况下应该在一个不受干扰的房间里。亲友们应该明白，虽然他在家里，但是他在工作。

　　最后一条策略是员工必须执行的，其他的都是公司要做的。因此，虚拟办公室的成功需要员工和公司之间的合作。很可能虚拟办公室要求其员工比在固定办公室的员工更专注。虚拟办公室并非适合所有组织的所有人。除非员工能够在没有监督和激励的情况下，约束自己来工作，否则工作可能就做不好。对于喜欢一个人工作的员工，虚拟办公室是一个理想的环境。

　　2．虚拟办公室的发展趋势

　　办公自动化的应用程序可以在固定地点，也可以在虚拟办公环境中运行。研究显示，在所有解决问题的信息中，人际交流的信息占了主要部分，并且是最有价值的，管理者和信息专家把办公自动化看作是对这种人际交流的一个辅助手段。未来虚拟办公环境会有以下发展趋势。

　　1)虚拟组织将是主要的组织形态

　　当社会逐渐迈向后工业社会，或是所谓的信息社会、后现代社会，加以IT技术的影响，社会、环境、消费市场也产生了本质性的改变。企业为了应对形式的变化，必然会走向以信息为导向的组织结构。企业需要不断地创新，积极扮演创业型组织的角色，否则很难在市场中继续生存下去。信息技术的发展，使虚拟组织成为企业的重要选择。原因在于虚拟组织能够有效地运用人力(专业知识)资源，降低内部固定成本以及弹性化地适应外在变动环境。

　　组织的工作内容和形式，会受到电子商务发展的影响。无论是提供商品或服务企业，知识工作者将成为普遍的劳动生产来源，企业对于员工的约束力愈来愈小，因此，员工普遍认识到忠于专业技术比忠于企业组织更为重要。未来的组织工作任务将日益零细化，学习逐渐成为员工的生活重心，不可能再有一技在身，终身受用的保障。

　　2)办公场所以虚拟办公室为主

　　各种以专业为导向的小团体将逐渐兴盛，彼此分享着最重要的技术信息，很可能是以虚拟组织的方式出现，组织内部的沟通品质与团队精神便决定了该企业的成败与否。知识工作者将取代从事体力及文书工作的人，成为人力资源市场的新主流。知识工作者更乐于在虚拟办公室环境工作，这是因为知识工作者更倾向于不受约束的工作氛围。同时，虚拟办公室除了提供办公自动化服务，还建立一个社会环境。

　　完全意义上的虚拟办公室就是虚拟现实技术。但是，由于技术的局限性以及人们的社会性，实现完全意义上的虚拟办公室可能还需要比较长的时间。

　　3)虚拟组织的社会影响将日益深远

　　尽管虚拟办公室和虚拟组织主要被定义为经营策略，然而这个概念最终将可能和社会有着千丝万缕的联系。对虚拟办公室和虚拟组织概念最感兴趣的是那些能以信息的形式增值的行业。例如教育、健康、娱乐、旅游、体育和咨询。这些行业越来越多地受到虚拟办公室的吸引，而这些行业几乎影响每个人生活和工作的方式。受这个影响最明显的就是我们城市的外观和功能。虚拟办公室和虚拟组织将会减少摩天大楼和上下班的人，让城市更加安宁，更适合于居住。

　　第一， 既然使用“虚拟办公室”就是为了提升自己公司的形象，那么选择“虚拟办公室”当然要选择至尊的黄金地段的甲级写字楼。而淮海中路（茂名路口）是上海的黄金地段，甲级写字楼永新大厦就是那个区域的标志性建筑。如果名片上面成都天府大道的甲级写字楼地址，那绝对会让客户刮目相看的。绝对不要为了节省一点小钱而影响自己公司的形象。

　　第二，为了方便今后和客户见面和自己随时随地去“虚拟办公室”上班，或者会见客户等，当然要交通方便。如果能够找到地铁出口边上的甲级写字楼就是首选之中的首选了。

　　第三，“虚拟办公室”所在的写字楼一定要有知名度，必须要是名副其实的甲级写字楼，而不是自己所吹嘘的所谓“甲级”写字楼。写字楼不但外立面要有气派，里面大厅，电梯区域，楼面走廊和“虚拟办公室”内部都要豪华精致，而且要整洁干净，一尘不染，保安人员要训练有素。只有这样，才会让自己的客户来拜访自己的时候会留下深刻的印象。

　　第四，“虚拟办公室”的写字楼的物业管理公司也要有知名度，这样才能够保证写字楼的安全整洁和有序，提供优质的客户服务。

　　第五， 最重要的是提供“虚拟办公室”的公司一定要有诚信和实力，办公物业最好是公司物业，这样才能够保证自己没有后顾之忧。如果是个二房东和你签合同，你会觉得有保障吗？会踏实吗？

　　第六，要看看这个公司有没有专业的网站，如果一家公司连个像样的网站都没有，你说他们是准备做长期的生意吗？还有如果网站上面连自己真实的现场照片都不敢放上去，那么也要小心了。因为如今大部分的所谓虚拟办公室的办公室都拥挤不堪，紧迫压抑。

　　第七，多问问，多看看，多比较。如果多花一两百块钱，能够将自己公司的形象大大提升，让客户刮目相看，那就完全值得，因为性价比是最重要的。