管理角色

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管理角色(Management Role)

目錄

什麼是管理角色

  管理角色是指管理系統中不同的人所扮演的不同角色。

管理角色的構成[1]

  由於管理系統一般分為高層,中層和低層,因而管理角色一般分為決策者管理者和操作者三個層次。

  決策者是管理組織中的高層領導者,他們擔負著組織的戰略目標和實施方案的決策責任。制定戰略決策,對決策的實施過程進行巨集觀的控制,這就是他們的主要職責。與高層領導者密切合作的參謀機構或智囊班子的成員,也屬於決策者角色的範圍。決策者角色的主要職責是決策,他們所從事的管理工作主要也是決策過程的管理工作,他們的操作則主要是處理信息的操作。所以,他們在決策,管理和操作中主要扮演的是決策者的角色。

  和決策者相比,管理者在組織中的層次低一些,他們是介於高層領導和一般操作人員之間的各級領導者。各級領導者在自己的職權範圍內雖然也有一定的決策權,但他們的決策是一級的,屬於如何貫徹戰略目標的決策。相對於高層的戰略目標決策來說,這些領導者的任務,更多地屬於目標確定以後,如何控制人和組織的行為去實現目標。因此,比之高層領導,他們主要承擔的是具體的管理工作。

  管理組織中的一般工作人員,也就是操作者。操作者作為組織的成員,對整個組織的決策和管理也是承擔一部分責任的。但他們的主要工作在於通過具體的實踐去實現決策目標。在整個組織中,相對於管理者來說他們雖然屬於被管理者,但必須明確,他們是整個組織的基礎,組織的存在和發展,最終要通過他們的努力才能實現。所以,提高操作人員的素質,對實現管理目標來說具有決定性的意義。

  由此可見,管理中之所以區分為決策者、管理者和操作者,是由他們各自在整個管理系統中的地位和作用決定的;也是由他們之間的相互關係決定的。比如管理者對決策者來說,他是決策意圖的執行者,而對操作者來說,他又處於管理者和領導者的地位。但是,在現代管理中僅僅認識到這一點是不夠的,還必須從三者統一,三者轉換的關係中來認識這點。

  在現代管理中,任何一個人都同時兼有決策者、管理者和操作者的三重身份。首先,每一個人都具有決策者的身份,不僅領導如此,一般工作人員也是如此。因為一般人員也有其工作對象和工作方法,如何選擇對象和方法也需要決策。從決策民主化方面來說,每一個人都有權參與決策,以一定的方式參與決策活動。所以,決策不是少數人的活動,從一定意義上可以說,每個人都是決策者。其次,每一個人又都是管理者。這是因為,決策本身可以稱為管理的內容,決策者也就具有了管理者的身份。另方面,每個人不僅在自己工作範圍內必須做好管理工作,還要關心整個系統的管理,對整個系統的管理提出自己的意見或建議。更何況,每一個人還必須具有自我管理能力,通過自我管理以適應管理系統對自己的要求。當然,每一個人還都是實際操作者,問題是不同管理層次操作對象不一樣。所以,管理中的每一個角色,實際上具有三重身份。具有三重身份能力,又牢牢地把握自己的角色使命,才是善盡角色之義務。

  每一個管理者,實際上有自己的選民,這個選民並不是通過選票的形式來選舉管理者,而是在自己工作崗位上選擇究竟把工作作好,不是把工作作壞。如果是前者,表明這個“選民”擁護自己的管理者,如果投票他就會投贊成票;如果是後者,表明不擁護管垣者,如果投標就會投反對票。一個獲贊成票多的管理者,肯定是一個成功的管理者,否則就是一個失敗的管理者。一個管理者為了要獲得更多的“選民”,就必須用自己的勤奮,努力,善解人意,魅力等去爭取自己的“選民”。

影響管理角色的因素[2]

  1.管理者在組織中所處的層次。研究表明,管理者角色的強調重點隨組織的層次不同而變化,特別是像信息傳播者、代表人、談判者、聯絡者和發言人的角色更多地表現在組織的高層,而領導者的角色在低層管理者身上表現得更加濃厚。

  2.組織規模的大小。組織規模的大小對管理者的工作有明顯影響,在不同規模的組織中,管理者的工作和角色是大不一樣的。相比之下,一個規模較小的組織的管理者更有可能成為一個多面手,他的工作內容將可能上至最高領導層的角色,下至基層管理者的工作。而大型企業的管理者分工很細,趨向於結構化和規範化的工作,控制更多地依賴於制度、信息監控系統和文化

  3.管理者個人因素。管理者個人的價值觀、思想品德、工作作風、習慣思維以及潛意識都會影響管理者的角色。管理者的工作經歷也會影響管理者的角色。

  4.其他隨機因素。管理者的工作必然隨著許多隨機因素的變動而變動。因為現實生活中許多環境因素將會影響管理者的工作,這些因素有社會文化、社會變遷、產業的性質、政策、技術變革的動態發展及其他威脅因素等,而管理者工作的變動必然影響其角色的變換。

亨利·明茨伯格對管理角色的劃分[3]

  一、人際關係角色人際

  人際關係角色是指所有管理者都要履行禮儀性和象徵性工作的義務。

  1.掛名領袖

  管理者通過對上級代表著部門、在組織內部給予績效獎勵而發揮著領袖的作用。作為掛名領袖,管理者必須出席許多法律性和社交性等活動的儀式,可能為公司資助的活動、剪彩、致辭或代表公司簽署法律合同文件或文本等。在承擔掛名領袖的角色時,管理者成為觀眾矚目的焦點,其舉手投足、一言一行都代表著企業的形象,因此對管理者的口頭溝通能力和非語言溝通能力提出了很高的要求。一般情況下,掛名領袖要通過微笑、揮手致意等形體語言,以及鏗鏘有力的聲音、言簡意賅的表達來顯示企業的自信和能力。

  2.領導者

  管理者擁有建立行動路徑或給予指導的合法職權。作為領導者,管理者主要負責激勵和動員下屬,負責人員配備培訓和交往,事實上統籌所有下屬參與的活動。這個角色同樣要求管理者擅長面談等口頭和非語言溝通形式。當然,領導者可以通過發佈倡導書、書面指令等來影響和改變員工的行為,但僅有書面溝通的形式是不夠的,優秀的領導者必然要通過口頭和形體語言來激勵和鼓舞員工。因為,面對面的口頭溝通加上相應的肢体語言能夠更快、更有效地傳達管理者的意圖,而且管理者有條件做到這一點,因為管理者與員工在同一個辦公場所工作。

  3.聯絡員

  管理者在組織中要與其他部門協調,還要與外部組織,包括供應商和顧客協調。部門的設立將企業一個整體分割成若幹個小組,管理者必然要承擔起聯絡員的角色,及時向相關的部門提供各種信息,使之相互協調。同時,管理者也要維護企業發展起來的外部聯絡與關係網路,擔當企業的公共關係負責人的重任。通常,管理者通過召開跨部門的會議來分配協調各部門的工作,通過與外部關係人單獨會面等方式來協調企業與外部環境的溝通活動。這就要求管理者必須具備優良的會議、面談等口頭和非語言溝通能力。

  二、信息角色

  信息角色是指所有管理者在某種程度上,都與組織內部和外部組織或機構之間有信息交流,他們不斷地收集或傳遞某些信息。

  1.監聽者

  洞察環境,對組織在特定市場中的現狀和地位給予密切關註。作為監聽者,管理者尋求和獲取各種特定的、即時的信息,以便比較透徹地瞭解外部環境和組織內部的經營管理現狀,如經常閱讀各種報紙雜誌、政府報告、財務報表等,並與有關人員如政府官員、大客戶、員工等保持私人接觸。換言之,管理者充當了組織的內部、外部信息的經中樞。這就要求管理者具備基本書面溝通和口頭溝通的技巧,主要是理解和傾聽的能力

  2.傳播者

  擁有源於組織內部和外部的關鍵信息,並把他們傳遞給組織中需要瞭解這些信息的人。管理者們將與員工工作相關或有助於員工更好工作的必要、重要信息傳遞給有關人員,就是管理者作為傳播者的職責。有些是有關事實的信息,有些則涉及對組織有影響的各種人的不同觀點的解釋和整合。管理者幾乎可以採用所有的信息溝通形式傳播信息,如面談、電話交談、作報告、書面報告、備忘錄、書面通知等形式將相關的信息傳播給有關人員。正因為這一點,管理者必須懂得如何運用多種途徑,或針對信息內容選擇恰當的溝通形式。

  3.發言人

  代表組織面向組織外部任何人:顧客、供應商或媒體。作為發言人,管理者通過董事會新聞發佈會等形式向外界發佈有關組織的計劃、政策、行動、結果等信息。這要求管理者掌握和運用正式溝通的形式,包括報告等書面溝通和演講等口頭溝通形式。

  三、決策角色

  管理者都需要進行各種各樣的決策活動。其中包括市場機遇、資源應用、衝突危機的控制,並通過談判者身份出面解決上述問題。

  1.企業家

  把握住經營機會,識別和利用市場機遇,領導變革與創新。作為企業家,管理者必須積極探尋組織和競爭環境中的機會,制定戰略持續改善的方案,督導決策的執行進程,不斷開發新的項目,換句話說,管理者要充當企業變革的發起者和設計者。這在一定程度上要求管理者具有良好的人際溝通能力,善於通過與他人溝通來獲取信息,幫助決策,同時能與他人就新思想、新發展等觀點進行交流。

  2.危機控制者

  衝突管理,處理矛盾和衝突。當組織面臨或陷入重大或意外危機時,負責開展危機公關,採取補救措施,並相應建立預警系統,防患於未然,消除混亂出現的可能性。這包括召開處理故障和危機的戰略會議,以及定期的檢查會議。因此,管理者要具備嫻熟的會議溝通技巧。

  3.資源配置者

  分配組織的各種資源,如時間、財力、人力、信息和物質資源等,決定組織如何發揮作用。其實就是負責所有的組織決策,包括預算編製、安排員工的工作。在執行資源分配時,管理者在很大程度上需要使用書面溝通形式,如批示、指令、授權書、委任狀等。

  4.談判者

  在主要的談判中作為組織的代表,調停各個下屬與組織其他管理者之間、組織外部的競爭者之間的關係。這項角色包括代表資方與勞方進行合同談判,或為採購設備、購買專利、引進生產線等與供應商洽談。這要求管理者掌握談判的溝通技巧。

  這些角色各有特色,但又高度關聯。管理者無論履行什麼管理職能,或在扮演什麼管理者角色,都離不開管理溝通。為了提升管理效率,不時地充當各種角色的管理者必須不斷與公司內外的人員,如上司、同事、下屬、政府官員、供應商、經銷商、顧客等進行持續而有效的溝通

  與此同時有證據證明,管理者的更主要角色是“信息的處理者”。管理者要花費每個工作日80%的時間用來和其他人進行溝通,換句話說,每個小時有48分鐘用在會議、電話或者和其他人進行的非正式談話上。管理者們審視他們的周圍尋找重要的書面和私人的信息,收集實情、數據和創意,這些都將傳遞給追隨者或者需要這些信息的其他人。然後,管理者會接到追隨者的信息和反饋,檢查是否在信息的傳遞過程中造成了誤解,並且決定是否需要將這些信息改進得更準確一些。

  管理者們負有一個巨大的溝通方面的責任來指引和控制整個機構。有效的溝通建立在準確無誤的表述基礎上,而且需要更少的誤解和干擾。管理者們傳遞事實、統計數據和決策。有效率的管理者將自己置於信息網路的中心以便工作和任務的完成。

參考文獻

  1. 閻水金主編.幼兒園管理大全.成都科技大學出版社,1994
  2. 陳萍主編.管理學基礎.中國財政經濟出版社,2007
  3. 王青,胡巍主編.溝通技巧與領導力開發.上海交通大學出版社,2007
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