預算管理系統
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預算管理系統(budgetary control system)
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什麼是預算管理系統[1]
預算管理系統是ERP系統的重要組成部分，旨在幫助企業建立、完善、優化預算管理體制，在企業管理的基礎上引入全面預算、責任中心、責任控制等管理理念、機制和方法，搭建企業管理控制、計劃實施和業績考核的平臺，全面提升企業管理水平。預算管理系統可以針對各類單體企業和集團企業運用預算管理方法，進行企業內部管理與控制。不同類型、不同管理形式的企業應根據其實際情況和自身需求來確定預算管理系統的解決方案。
預算管理系統的特點[2]
預算管理系統是針對企業尤其是企業集團全面預算管理而使用的一個技術平臺，其工作機制可以快速高效地實現客戶對全面預算管理的需求，適應於需求不斷變化的實際情況。整個系統從上到下保持收集數據格式、口徑一致。
數據格式、口徑一致是全面預算的基礎，全面預算管理系統利用CS結構的網路報表體系，靈活、方便的報表定義機制，實現數據口徑從上到下的一致性。預算管理系統數據上報和數據接受機制解決了上下級之問的數據及時傳輸問題。
系統開放的數據介面功能，能支持從會計信息系統或ERP系統提取數據，可以與Excel無縫連接，各種數據都可以以文本的方式導出和引入，實現數據的共用。
高效的彙總、審核、分析和數據挖掘功能提高了上級部門彙總和審核預算表的效率。
填報數據可以靈活的從上到下層層擴展，滿足不同級次部門的管理需要，既可滿足上級的要求，又可以根據自己的情況收集更為明細的數據，而數據上報時，又可以實現層層自動裁減和數據過濾，不需要做更多的工作。
預算管理系統的體繫結構[2]
預算管理系統流程[2]
預算管理系統的基本功能[2]
預算管理系統主要適用於預算管理委員會和各預算管理的責任中心，包括：成本中心、收入中心、費用中心、利潤中心和投資中心使用。
預算管理系統的基本功能如表1所示。
系統設置的主要功能是將企業和企業集團總部統一制定預算管理制度固化在軟體中，通過軟體的剛性來控制整個企業和企業集團的預算管理活動。主要用來定義預算總括性的計劃，例如，年期跨度、是否滾動預算等。此外還用來定義預算管理的責任中心體系、用戶及其許可權、工作期問等。
預算編製要將預算目標通過數量體系體現出來，並將這些指標分解落實到每個下屬企業，每個責任中心，甚至責任人，使預算的編製、執行達到責、權、利的統一。
預算編製包括以下環節。
(1)目標制訂
集團預算目標的確定，需要有實際數據作為依據，然後根據這些數據進行預測，目標的預測要做到科學合理，就需要有比較科學合理的預測方法，在預算管理系統中，通常都提供了數據預測功能，包括：預測、趨勢預測、平滑預測、季節預測、一元回歸預測和多元回歸預測、彈性預測、博克斯一詹金斯預測(BJ)、灰色預測、瑞利預測及組合預測等。通過這些預測模型，就可以對企業各方面的各項指標進行定量預測，以方便企業領導層根據預測結果和企業戰略目標制訂企業的預算目標，使預算目標更趨於科學合理。預算目標制訂過程如圖4所示。
(2)目標下達
目標下達主要是將預算目標分解並下達給企業的各個責任中心。由於我國企業預算編製通常需要經過多次的上下溝通並最終形成企業的預算，因此目標下達在預算編製中需要進行多次。集團企業預算編製過程如圖5所示。
(3)預算編製
主要完成預算數據的採集工作，可以支持人工錄入方式和通過數據介面從其他已有系統如會計信息系統、ERP系統中提取數據兩種方式。各下屬企業根據集團預算指標體系通過預算編製模塊進行預算填報，具體內容包括：數據錄入、自動公式計算、數據審核、預算提交、預算彙總等。
(4)預算審批
預算審批是上級企業對下級企業已提交的預算數據進行全面的技術審核，審核內容包括：是否按既定的業務規則編製以及預算數據是否完整。同時對下級部門提交的預算進行彙總，與企業預算總目標進行比較併進行必要的調整後，向下級企業下達預算控制目標。系統功能包括預算多級審批、查詢預算審批狀態、審批處理及審批數據保存、預算批覆、預算批覆下達等。
預算的執行與監控主要分為總部層面與下屬企業兩個層面，總部層面主要實現對資金的管理，通過與資金管理系統的數據介面來實現。下屬企業層面則是對下屬企業的具體業務活動進行實時控制，主要通過與下屬公司的各個業務系統的數據介面來實現。所以預算執行的數據應該能夠通過數據介面從相關業務系統中導入到預算管理系統。預算執行的功能包括：數據校驗，數據保存，提供按不同維度查詢預算執行數據，提供和其他系統集成介面。
尤其要註意的是：預算的控制時點應該是在業務發生前，也就是說預算的控制應該是針對業務事件的，而不應該是在業務發生後財務核算時由於財務預算指標的超標而無法入賬時才進行監控。正如財務上所講的，對於一個部門資金使用的控制應該是在申請款的時候進行，而不是在報銷的時候。預算執行作為一種控制手段，並不是要通過預算目標把企業控制在某一個點上(收入、利潤)，而是把企業的運營和發展控制在一個區間或是一種趨勢之中。
預算調整是在保留原有預算數據的基礎上對局部數據進行調整。在實際的預算執行過程中，可能出現經營目標的調整和修正的需求。可能是定期的調整，也可能是根據實際隨時的調整。但無論何種情況，在預算開始執行之後，任何對預算數據的調整和修訂，都應該是嚴謹的、受控的、保留痕跡並可追溯的。系統支持以下功能：預算調整的申請，提供按不同維度查詢預算調整數據，預算調整數據上報和預算調整的批覆。調整流程首先進行預算調整申請，然後進行預算調整審批，最後是預算調整執行和預算調整分析。
預算報表要能提供用戶對預算總額、預算餘額、核算項目金額等預算數據根據不同角度、不同維度進行實時的查詢。所有的預算報表應該可以按不同維度查詢，並可以支持用護自定義個性化要求的報表。
預算管理系統的目標[3]
預算管理系統必須實現對企業預算假設建立、預算體系搭建、預算編製、預算調整、預算控制、預算分析全過程的管理，並與其他業務系統緊密結合，為企業的事前計劃、事中控制、事後分析提供有效的工具和必要的手段。預算管理系統必須實現以下目標：
1．為企業提供全面預算體系
(1)從預算的縱深角度看，全面預算包括企業的長期戰略規劃、中期年度計劃、短期預測，一般包括銷售預算、生產預算、採購預算、庫存預算、人力預算、設備預算、費用預算、資金預算、成本預算、專項預算、財務預算。它涵蓋企業生產經營過程中的方方面面，從產、供、銷到人、財、物的資源配置，一直到未來的經營成果和財務狀況的描述。
(2)從預算的具體內容看，將各種預算類型按照預算對象、預算項目和預算周期抽象為三維。例如，銷售預算的預算對象可以為部門、地區、銷售渠道、業務員、產品和產品大類，預算項目可以為銷售數量、銷售單價、銷售收入、銷售成本、成本單價、銷售利潤、銷售毛利、回款金額，而預算周期可以為年、季、月、旬、周、日。
(3)從預算的應用層面看，全面預算可以應用在單個企業，以部門或者責任中心作為考核依據，也可以應用在集團企業，實現整個集團的預算編製、彙總和分析。
2．提供多種預算編製方法與預算數據生成方式
首先要實現企業從上到下的預算分解過程以及支持自下而上的預算彙總過程，實現多版本、多周期預算。其次，要提供多種預算編製方法，例如零基預算、增量預算、滾動預算、基數加因數預算等；要提供多種預算數據生成方式，如內置業務規則(如收付款協議、MRPII演算法等)、手工輸入、公式定義、標準數據自動提取(如銷售單價)、參照歷史數據等。此外，要支持各種類型的預算編製過程，包括銷售起點型、生產起點型、專項起點型等，系統應該提供按照行業設置的預算編製體系。
3．實現預算控制以及預算執行分析功能
系統應能對財務與業務的執行情況實現動態控制，表現在對資金和費用預算的實時控制和對業務預算的動態查詢。預算控制方式既要提供嚴格型控制、提示型控制、特批型控制，又應實現總額控制和單項控制；既包括事中控制，也應實現事前預警。
系統應能夠自動提取各個預算的實際發生數，進行多期間的預算分析、多版本預算分析、多方式預算分析，以及圖形化分析功能。
4．支持預算管理的不同應用模式
預算管理一般分單一企業和集團企業兩種應用模式。為了實現集團應用，系統必須具有預算的上報、下發、彙總、批覆等功能，支持多單位的預算查詢與預算分析功能，以及支持上級單位對下級單位的直接預算控制功能。
預算管理系統與其他系統的介面[1]
1．與總賬系統的介面
預算管理系統與總賬緊密聯繫，編製預算需要參考的數據主要來源於總賬；預算執行中實際運行信息也主要由總賬提供，需要從總賬中直接取數，然後進行預算分析。預算數據可以從預算系統寫人總賬，在總賬中實現一些對實際業務的事後預算控制。
2．與項目管理系統的介面
項目管理系統中的項目概算數據，可以直接從預算管理系統編製的全面預算涉及的項目中導入，從而實現全面預算管理與號項預算管理一體化。
3．與生產管理系統的介面
在全面預算中，主營業務收入預算、生產預算、產品明細預算、材料明細預算、材料來購預算，可以按照BOM自動展開。
4．與其他系統的介面
預算系統通過取數公式，可以將其他系統的數據取出，從而生成預算報表，進行預算分析。
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