预算管理系统

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预算管理系统(budgetary control system)

目录

什么是预算管理系统[1]

  预算管理系统ERP系统的重要组成部分,旨在帮助企业建立、完善、优化预算管理体制,在企业管理的基础上引入全面预算责任中心、责任控制等管理理念机制和方法,搭建企业管理控制、计划实施和业绩考核的平台,全面提升企业管理水平。预算管理系统可以针对各类单体企业和集团企业运用预算管理方法,进行企业内部管理控制。不同类型、不同管理形式的企业应根据其实际情况和自身需求来确定预算管理系统的解决方案。

预算管理系统的特点[2]

  预算管理系统是针对企业尤其是企业集团全面预算管理而使用的一个技术平台,其工作机制可以快速高效地实现客户对全面预算管理的需求,适应于需求不断变化的实际情况。整个系统从上到下保持收集数据格式、口径一致。

  数据格式、口径一致是全面预算的基础,全面预算管理系统利用CS结构的网络报表体系,灵活、方便的报表定义机制,实现数据口径从上到下的一致性。预算管理系统数据上报和数据接受机制解决了上下级之问的数据及时传输问题。

  系统开放的数据接口功能,能支持从会计信息系统或ERP系统提取数据,可以与Excel无缝连接,各种数据都可以以文本的方式导出和引入,实现数据的共享。

  高效的汇总、审核、分析和数据挖掘功能提高了上级部门汇总和审核预算表的效率

  填报数据可以灵活的从上到下层层扩展,满足不同级次部门的管理需要,既可满足上级的要求,又可以根据自己的情况收集更为明细的数据,而数据上报时,又可以实现层层自动裁减和数据过滤,不需要做更多的工作。

预算管理系统的体系结构[2]

  预算管理系统以计算机网络为工作平台,系统体系结构如图1所示。
Image:预算管理系统体系结构.jpg

预算管理系统流程[2]

  预算管理系统充分利用网络平台,一方面把预算编制流程、预算调整流程和预算考评体系固化为计算机程序,从而避免人为任意因素,增强预算管理的刚性。另一方面,从预算指标的建立、平衡、调整到执行与考评,信息的传递都可以通过网络完成,从而大大节约预算管理中信息在企业各部门、各层次间传递的时问和成本。预算管理系统的基层责任单位工作流程如图2所示。
Image:预算管理系统基层单位工作流程.jpg
  预算管理系统的总体工作流程如图3所示,由系统设置和确定预算目标、预算编制、预算审批、预算执行、预算分析、预算调整、预算查询和预算考评等组成。
Image:预算管理系统总体工作流程.jpg

预算管理系统的基本功能[2]

  预算管理系统主要适用于预算管理委员会和各预算管理的责任中心,包括:成本中心、收入中心、费用中心利润中心投资中心使用。

  预算管理系统的基本功能如表1所示。
Image:预算管理系统功能表.jpg

系统设置

  系统设置的主要功能是将企业和企业集团总部统一制定预算管理制度固化在软件中,通过软件的刚性来控制整个企业和企业集团的预算管理活动。主要用来定义预算总括性的计划,例如,年期跨度、是否滚动预算等。此外还用来定义预算管理的责任中心体系、用户及其权限、工作期问等。

预算编制

  预算编制要将预算目标通过数量体系体现出来,并将这些指标分解落实到每个下属企业,每个责任中心,甚至责任人,使预算的编制、执行达到责、权、利的统一。

  预算编制包括以下环节。

  (1)目标制订

  集团预算目标的确定,需要有实际数据作为依据,然后根据这些数据进行预测,目标的预测要做到科学合理,就需要有比较科学合理的预测方法,在预算管理系统中,通常都提供了数据预测功能,包括:预测、趋势预测、平滑预测、季节预测、一元回归预测和多元回归预测、弹性预测、博克斯一詹金斯预测(BJ)、灰色预测、瑞利预测及组合预测等。通过这些预测模型,就可以对企业各方面的各项指标进行定量预测,以方便企业领导层根据预测结果和企业战略目标制订企业的预算目标,使预算目标更趋于科学合理。预算目标制订过程如图4所示。
Image:预算目标制定.jpg

  (2)目标下达

  目标下达主要是将预算目标分解并下达给企业的各个责任中心。由于我国企业预算编制通常需要经过多次的上下沟通并最终形成企业的预算,因此目标下达在预算编制中需要进行多次。集团企业预算编制过程如图5所示。
Image:预算编制示意图.jpg

  (3)预算编制

  主要完成预算数据的采集工作,可以支持人工录入方式和通过数据接口从其他已有系统如会计信息系统、ERP系统中提取数据两种方式。各下属企业根据集团预算指标体系通过预算编制模块进行预算填报,具体内容包括:数据录入、自动公式计算、数据审核、预算提交、预算汇总等。

  (4)预算审批

  预算审批是上级企业对下级企业已提交的预算数据进行全面的技术审核,审核内容包括:是否按既定的业务规则编制以及预算数据是否完整。同时对下级部门提交的预算进行汇总,与企业预算总目标进行比较并进行必要的调整后,向下级企业下达预算控制目标。系统功能包括预算多级审批、查询预算审批状态、审批处理及审批数据保存、预算批复、预算批复下达等。

预算执行与监控

  预算的执行与监控主要分为总部层面与下属企业两个层面,总部层面主要实现对资金的管理,通过与资金管理系统的数据接口来实现。下属企业层面则是对下属企业的具体业务活动进行实时控制,主要通过与下属公司的各个业务系统的数据接口来实现。所以预算执行的数据应该能够通过数据接口从相关业务系统中导入到预算管理系统。预算执行的功能包括:数据校验,数据保存,提供按不同维度查询预算执行数据,提供和其他系统集成接口。

  尤其要注意的是:预算的控制时点应该是在业务发生前,也就是说预算的控制应该是针对业务事件的,而不应该是在业务发生后财务核算时由于财务预算指标的超标而无法入账时才进行监控。正如财务上所讲的,对于一个部门资金使用的控制应该是在申请款的时候进行,而不是在报销的时候。预算执行作为一种控制手段,并不是要通过预算目标把企业控制在某一个点上(收入利润),而是把企业的运营和发展控制在一个区间或是一种趋势之中。

预算调整

  预算调整是在保留原有预算数据的基础上对局部数据进行调整。在实际的预算执行过程中,可能出现经营目标的调整和修正的需求。可能是定期的调整,也可能是根据实际随时的调整。但无论何种情况,在预算开始执行之后,任何对预算数据的调整和修订,都应该是严谨的、受控的、保留痕迹并可追溯的。系统支持以下功能:预算调整的申请,提供按不同维度查询预算调整数据,预算调整数据上报和预算调整的批复。调整流程首先进行预算调整申请,然后进行预算调整审批,最后是预算调整执行和预算调整分析。

预算查询

  预算报表要能提供用户对预算总额、预算余额、核算项目金额等预算数据根据不同角度、不同维度进行实时的查询。所有的预算报表应该可以按不同维度查询,并可以支持用护自定义个性化要求的报表

预算分析与考评

  提供用户按责任中心查询集团及其下属企业经营活动的各个方面的预算数据与实际执行数据的对比分析。主要内容应该包括:标准财务报告销售、经营、成本费用、投资等。责任分析应按预算科目对应的预算数据及实际执行数据自动生成。预算分析与考评过程如图6所示。
Image:预算分析与考评.jpg

预算管理系统的目标[3]

  预算管理系统必须实现对企业预算假设建立、预算体系搭建、预算编制、预算调整、预算控制、预算分析全过程的管理,并与其他业务系统紧密结合,为企业的事前计划、事中控制、事后分析提供有效的工具和必要的手段。预算管理系统必须实现以下目标:

  1.为企业提供全面预算体系

  (1)从预算的纵深角度看,全面预算包括企业的长期战略规划、中期年度计划、短期预测,一般包括销售预算生产预算采购预算、库存预算、人力预算、设备预算、费用预算、资金预算、成本预算专项预算、财务预算。它涵盖企业生产经营过程中的方方面面,从产、供、销到人、财、资源配置,一直到未来的经营成果财务状况的描述。

  (2)从预算的具体内容看,将各种预算类型按照预算对象、预算项目和预算周期抽象为三维。例如,销售预算的预算对象可以为部门、地区、销售渠道业务员产品和产品大类,预算项目可以为销售数量、销售单价、销售收入销售成本、成本单价、销售利润、销售毛利、回款金额,而预算周期可以为年、季、月、旬、周、日。

  (3)从预算的应用层面看,全面预算可以应用在单个企业,以部门或者责任中心作为考核依据,也可以应用在集团企业,实现整个集团的预算编制、汇总和分析。

  2.提供多种预算编制方法与预算数据生成方式

  首先要实现企业从上到下的预算分解过程以及支持自下而上的预算汇总过程,实现多版本、多周期预算。其次,要提供多种预算编制方法,例如零基预算增量预算滚动预算、基数加因数预算等;要提供多种预算数据生成方式,如内置业务规则(如收付款协议、MRPII算法等)、手工输入、公式定义、标准数据自动提取(如销售单价)、参照历史数据等。此外,要支持各种类型的预算编制过程,包括销售起点型、生产起点型、专项起点型等,系统应该提供按照行业设置的预算编制体系。

  3.实现预算控制以及预算执行分析功能

  系统应能对财务与业务的执行情况实现动态控制,表现在对资金和费用预算的实时控制和对业务预算的动态查询。预算控制方式既要提供严格型控制、提示型控制、特批型控制,又应实现总额控制和单项控制;既包括事中控制,也应实现事前预警。

  系统应能够自动提取各个预算的实际发生数,进行多期间的预算分析、多版本预算分析、多方式预算分析,以及图形化分析功能。

  4.支持预算管理的不同应用模式

  预算管理一般分单一企业和集团企业两种应用模式。为了实现集团应用,系统必须具有预算的上报、下发、汇总、批复等功能,支持多单位的预算查询与预算分析功能,以及支持上级单位对下级单位的直接预算控制功能。

预算管理系统与其他系统的接口[1]

  预算管理系统是ERP系统的重要组成部分,与企业管理信息系统的其他子系统之间存在着数据传递关系,预算管理系统与其他系统的接口如图7所示。
Image:预算管理系统与其他系统的接口.jpg

  1.与总账系统的接口

  预算管理系统与总账紧密联系,编制预算需要参考的数据主要来源于总账;预算执行中实际运行信息也主要由总账提供,需要从总账中直接取数,然后进行预算分析。预算数据可以从预算系统写人总账,在总账中实现一些对实际业务的事后预算控制。

  2.与项目管理系统的接口

  项目管理系统中的项目概算数据,可以直接从预算管理系统编制的全面预算涉及的项目中导入,从而实现全面预算管理与号项预算管理一体化。

  3.与生产管理系统的接口

  在全面预算中,主营业务收入预算、生产预算、产品明细预算、材料明细预算、材料来购预算,可以按照BOM自动展开。

  4.与其他系统的接口

  预算系统通过取数公式,可以将其他系统的数据取出,从而生成预算报表,进行预算分析。

参考文献

  1. 1.0 1.1 申嫦娥,吕兆德,吴沁红主编.财务管理.北京师范大学出版社,2009.09.
  2. 2.0 2.1 2.2 2.3 付得一主编.会计信息系统 (第二版).清华大学出版社,2007.6.
  3. 黄微平,黄正瑞编著.计算机理财学.清华大学出版社,2004.10.
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评论(共1条)

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58.42.252.* 在 2013年12月9日 16:23 发表

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