項目管理計劃

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項目管理計劃(Project Management Plan)

目錄

項目管理計劃概述

  項目管理計劃項目的主計劃或稱為總體計劃,它確定了執行、監控和結束項目的方式和方法,包括項目需要執行的過程、項目生命周期、里程碑和階段劃分等全局性內容。項目管理計劃是其它各子計劃制定的依據和基礎,它從整體上指導項目工作的有序進行。

  項目管理計劃是一個用於協調所有項目計劃的文件,可以幫助指導項目的執行和控制。在其他知識領域所創建的計劃可以認為是整個項目管理計劃的補充部分。項目管理計劃還將項目計劃的假設和決定納入文檔,這些假設和決定是關於一些選擇、促進項目干係人之間的通信、定義關鍵的管理審查的內涵、外延以及時間點、和提供一個進度衡量和項目控制的基準。項目管理計劃應該是動態的、靈活的、並且隨著環境或項目的變化而變化。這些計劃應該很好地幫助項目經理領導項目團隊並評價項目狀態。

  為了創建並整合一個很好的項目管理計劃,項目經理必須運用項目整合管理技巧,因為需要來自項目管理知識領域方方面面的信息。與項目團隊以及其他的干係人一起工作來創建項目管理計劃將幫助項目經理指導項目的執行並理解整個項目。

項目管理計劃的內容

  項目管理計劃是項目管理的規劃性文件,是項目實施過程項目管理的大綱和指導。根據不同的項目類型和項目管理需求,項目管理計劃有很多種形式,但其主要內容除對項目有一個總體的概述外,一般還需要對項目的組織、限定條件以及預期的商務目標進行分析,對項目進度管理項目資源管理項目費用管理項目風險管理項目質量管理等管理思路和方法進行闡述。項目管理計劃包括項目質量管理計劃項目風險管理計劃、項目集成管理計劃、項目進度/費用/資源等監控管理計劃、項目變更管理計劃等。

項目管理計劃的內容

  正如項目都是特定的,項目管理計劃也都是特定的。一個涉及若幹人、若幹月的小的項目,可能會有這樣一個項目管理計劃:僅包含一個項目章程、範圍說明和甘特圖。而一個涉及成百人三年多的大項目將可能涉及更加詳盡的項目管理計劃。將一個項目管理計划進行剪裁,使之適合特殊項目的需求是非常重要的。項目管理計劃應該對工作起指導作用。所以對於每個項目來說,它們應該儘可能詳盡。

   然而,大多數的項目管理計劃有一些共同的組成部分。項目管理計劃的各個部分包括項目的簡介或者概況、項目如何組織的描述、在項目中所採用的管理和技術過程、以及描述將要進行的工作、進度安排和預算

  • 項目的簡介或概況至少應該包括以下信息:
    • 項目名稱:每個項目都應該有特定的名字。獨特的名字將有助於區別每個項目並避免相關項目之間的混淆。
    • 項目及其需求的簡單說明:這個說明必須清晰地勾勒出項目的目的和理由。應該用外行者的術語來書寫,避免技術行話,並且包括一個粗略的時間和成本估計。
    • 發起人姓名:每個項目都需要一個發起人。包括姓名,頭銜以及在簡介中所述發起人的聯繫信息。
    • 項目經理和項目關鍵成員的姓名:項目經理通常是項目信息的聯繫人。根據項目的規模和性質特點,關鍵成員的姓名也可以包括在內。
    • 項目的可交付成果:這部分應該簡要地列出並且描述項目將要產出的部分產品。軟體包、硬體、技術報告以及培訓資料都是可交付成果的例子。
    • 重要參考資料的列表:很多項目在之前都有歷史,列出與之相關的重要文檔或會議,將幫助項目的干係人理解那段歷史。這部分應該列出參考其他知識領域所制定的計劃(每一個知識領域都包括一些計划過程)。因此,項目管理計劃應該參考並且總結項目範圍管理項目進度管理項目成本管理項目質量管理項目人力資源管理項目溝通管理項目風險管理以及項目過程管理計劃的重要部分。
    • 關於定義及縮略語的列表(如果需要的話):很多項目,特別是IT項目涉及一些特殊行業或技術的特殊術語。提供一個定義及縮略語的列表將有助於避免誤解。項目如何組織的描述應該包括以下信息:
    • 組織結構圖:除了項目發起人公司以及客戶公司(如果有一個外在客戶的話)的組織結構圖之外,還需要有一個展示負責人、職責以及項目溝通的項目組織結構圖。
    • 項目責任:項目計劃的該部分應該描述主要的項目功能、活動、並且區分負責這些功能和活動的人。一個責任分配矩陣是用於展示這些信息的常用工具。
    • 其他組織或與過程相關信息:根據項目的性質特征,可能需要對項目必須遵循的主要過程載人文檔。例如,如果項目涉及發佈一個主要的軟體升級包,那麼該文檔將幫助項目中的每一個成員看到涉及這一過程關鍵步驟的圖表或者時間表。項目管理計劃中描述管理和技術方法的部分應該包括下列信息:
    • 管理目標:理解高層管理關於項目的觀點是非常重要的,項目應該優先照顧哪些方面,以及主要的假設或約束。
    • 項目控制:這部分描述如何監管項目進度及處理變更。有月狀態檢查和季度進度評審嗎?有特殊的表格或圖表來監控進度嗎?項目將會使用掙值管理來評價和跟蹤績效嗎?變更管理流程是怎樣的?需要什麼樣的管理級別來批准不同類型的變更?
    • 風險管理:這部分簡要地陳述項目團隊將如何識別、管理並控制風險,如果項目中需要這一部分,就應該參照風險管理計劃。
    • 項目人員安排:本節描述項目所需人員的數量和類型,如果需要這一部分的話,應該參照人員管理計劃。
    • 技術過程:這部分描述項目可能會使用的特殊方法,並解釋如何記載信息。例如,很多IT項目遵循特殊的協同軟體開發方法或使用特別的電腦輔助軟體工程(CASE)工具。很多公司顧客還要求技術文檔有一些特殊的格式。在項目管理計劃中澄清這些技術過程是非常重要的。
  • 項目管理計劃的下一部分應該描述將要進行的工作流以及與範圍管理計劃的參照。總的來說應該包括以下幾個部分:
    • 主要工作包:項目經理通常使用工作分解結構(WBS)將項目工作組織成為若幹個工作包,並給出一個範圍說明來更詳細地描述這項工作。
    • 關鍵可交付成果:列出並描述項目中的關鍵產品。它還應當描述這些可交付成果的質量預期。
    • 與其他工作相關的信息:這一部分突出項目中與工作表現有關的關鍵信息。例如,會列出項目中使用的特殊硬體或軟體,或者遵循的某些規範。本節還應該記載在定義項目工作時所作出的主要假設。項目進度信息部分應當包括:
    • 總體進度:查看一頁的項目總體進度表是有幫助的。根據項目的規模和複雜性,總體進度可能會僅列出關鍵可交付成果和計劃完成它們的日期。對於更小的一些項目,總體進度可能會在一張甘特圖中包括所有的工作以及相關日期。
    • 詳細進度安排:這部分給出更詳細的項目進度信息。應該參照進度管理計劃並討論項目。活動之間的依賴關係對項目進度可能造成的影響。例如,該部分可能會解釋在一個外部機構提供資金之前項目中的一個主要工作是不能啟動的。一個網路圖可以解釋這些相互依賴關係(參見項目時間管理)。
    • 與其他進度有關信息:在準備項目進度時通常需要作出許多假設,這部分應該記載一些主要的假設並強調與項目進度有關的其他重要信息。
  • 項目管理計劃的預算部分應該包括:
    • 概要預算:概要預算要對整個項目的總體預算有一個估計。還可以按特定的預算種類給出每月或每年的預算估計。對這些數字給出一定的解釋和說明是十分重要的。例如,總預算是不是固定不能改變的,還是只是依據未來3年預測的成本所做出的一個大致估算?
    • 詳細預算:該部分需總結成本管理計劃的有關內容,給出較為詳細的預算資料。例如,每年預估的項目固定和變動成本各是多少?項目預計的經濟收益是什麼?項目工作都需要哪些類型的人員?勞動成本又是如何計算的?
    • 項目預算有關的其他信息:該部分需記錄一些主要假設條件並重點說明與項目預算有關的其他重要信息。
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評論(共1條)

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方二 (討論 | 貢獻) 在 2013年4月19日 09:12 發表

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