項目章程

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項目章程(project charter )

目錄

什麼是項目章程[1]

  項目章程是正式批准項目的文件。任何一個項目,都是由一個或多個原因而被批准的,這些原因包括市場需求、營運需要、客戶要求、技術進步、法律要求和社會需要等。

  主管部門必須作出批准或不批准某個項目並且頒發項目章程的決策,決策主要基於項目對於項目所有人和贊助人的價值和吸引力。而其前提則是可行性研究的審查和通過。

項目章程的內容[2]

  從某種意義上說,項目章程實際上就是有關項目的要求和項目實施者的責、權、利的規定。因此,在項目章程中應該包括如下幾個方面的基本內容。

  1.項目或項目利益相關者的要求和期望

  這是確定項目質量、計劃與指標的根本依據,是對於項目各種價值的要求和界定。

  2.項目產出物的要求說明和規定

  這是根據項目客觀情況和項目相關利益主體要求提出的項目最終成果的要求和規定。

  3.開展項目的目的或理由

  這是對於項目要求和項目產出物的進一步說明,是對於相關依據和目的的進一步解釋。

  4.項目其他方面的規定和要求

  這包括:項目里程碑和進度的概述要求、大致的項目預算規定、相關利益主體的要求和影響、項目經理及其許可權、項目實施組織、項目組織環境和外部條件的約束情況和假設情況、項目的投資分析結果說明等。

  上述基本內容既可以直接列在項目章程中,也可以是援引其他相關的項目文件。同時,隨著項目工作的逐步展開,這些內容也會在必要時隨之更新。

制定項目章程的依據[2]

  任何項目的章程都不是人們憑空想象或隨意編製出來的,而是根據項目特性和情況與要求通過綜合平衡編製的。因此在制定項目章程時,人們需要依據如下幾個方面的信息。

  1.項目的起始決定

  不管項目是自我開發項目還是業務項目,編製項目章程的首要依據是項目的起始決策。這包括在項目起始的決定,項目可行性分析結論,項目主要目標和專項指標等。

  2.項目的主要合同

  當項目是由承包商或供應商為項目業主或用戶而實施的業務項目,此時項目合同是制定項目章程的根本依據。人們要根據項目合同去制定項目章程,項目章程中的規定都不能違背項目合同中有關雙方責任和義務的約定。

  3.項目工作說明書

  項目工作說明書(statement of work,SOW)是對項目產出物和項目工作的說明,這是項目業主或用戶給出的項目具體要求說明書,其主要內容有項目要求、項目產出物和工作的說明以及組織戰略規劃目標等。

  4.項目的環境因素

  在編製項目章程時,人們還必須考慮項目外部環境和項目組織環境等方面的因素,這些被稱為項目事業環境因素(environmental and organizational factors)。例如,企業文化與體制、現有人力資源及其管理方法、政府或行業標準與規定、項目所需基礎設施、項目工作授權系統、市場發展變化情況、項目各方面風險承受能力、各種信息和商業資料庫的情況等。

  5.項目所涉及的組織過程資產

  另外,人們還必須使用由項目組織所擁有的各種信息、知識和經驗等,這些構成了所謂的組織過程資產(organizational process assets)。每個項目組織都有自己正式或非正式的方針政策、程式、計劃和管理宗旨、體制、機制、規章、原則和經驗與教訓等,這些構成了組織過程資產。這是組織通過學習得到的知識資產,這種資產基本可歸為兩大類。其一是組織工作過程與程式方面的資產,這主要有組織各種業務和管理過程、組織各種技術標準以及指南和規範、組織溝通的要求和方法、項目財務控製程序和做法、項目變更控制風險控制的程式、批准與簽發工作授權的程式和組織需遵守的政府與行業標準等。其二是組織自主擁有的知識庫資產,這主要有:組織的過程資料庫、累積的經驗教訓、歷史項目的信息資料、問題與缺陷管理資料庫、配置管理的知識庫、財務資料庫等。

  這些不僅是制定項目章程所需的依據,也是項目計劃編製所需的依據。隨著人們對於項目、項目環境以及組織過程認識的不斷深入,項目的事業環境因素和組織過程資產會不斷地增加和更新,所以人們在制定後續項目計劃時所依據的項目事業環境因素和組織過程資產都必須是及時更新,只有這樣,才能使項目的實施和管理逐步明確和優化。

制定項目章程的工具和技術[3]

  1.項目選擇方法

  項目選擇方法是用來確定組織選擇哪一個項目。這些方法一般分為如下兩大類:

  (1)效益測定方法,如比較法、評分模型、對效益的貢獻或經濟學模型。

  (2)數學模型,如利用線性、非線性、動態、整數或多目標規划算法。

  2.項目管理方法系

  項目管理方法系確定了若幹項目管理過程組及其有關的子過程和控制職能,所有這些都結合成為一個有機統一整體。項目管理方法系可以是仔細加工過的項目管理標準,也可以是正式成熟的過程,還可以是幫助項目管理團隊有效地制定項目章程的非正式技術。

  3.項目管理信息系統

  項目管理信息系統(PMIS)是在組織內部使用的一套系統集成的標準自動化工具。組織的規模越大越成熟,該工具在組織內部的電腦信息系統中實現自動化的可能性就越高。項目管理團隊利用項目管理信息系統制定項目章程,在細化項目章程時促進反饋,控制項目章程的變更和發佈批准的項目章程。

  4.專家判斷

  專家判斷經常用來評價制定項目章程所需要的依據。在這一過程中,專家將其知識應用於任何技術與管理細節。任何具有專門知識或訓練的集體或個人可提供此類專家知識,知識來源包括:

  ◆實施組織內部的其他單位。

  ◆咨詢公司

  ◆包括客戶或贊助人在內的項目干係人

  ◆專業和技術協會。

  ◆行業集團。

項目章程的作用[2]

  項目章程多數由項目出資人或項目發起人制定和發佈的,它給出了關於批准項目和指導項目工作的主要要求,所以它是指導項目實施和管理工作的根本大法。項目章程的編製和發佈者可以是項目業主,也可以是項目的用戶以及政府、社會團體等項目的發起組織。項目章程規定了項目經理的許可權及其可使用的資源,所以項目經理多數應該在項目章程發佈的時候就確定下來,以便他們能更好地參與確定項目的計劃和目標。項目章程一般是在人們作出了項目起始決策以後才能編製和發佈的,因為人們首先要決策是否要開展項目和項目的主要指標和要求等,然後才會制定出項目章程。

  項目章程的作用如下:

  • 正式宣佈項目的存在,對項目的開始實施賦予合法地位。
  • 粗略地規定項目的範圍,這也是項目範圍管理後續工作的重要依據。
  • 正式任命項目經理,授權其使用組織的資源開展項目活動。

參考文獻

  1. 關老健編著.項目管理教程新編.中山大學出版社,2006年7月.
  2. 2.0 2.1 2.2 戚安邦,張邊營主編.項目管理概論.清華大學出版社,2008.10.
  3. 馮俊文,高朋,王華亭編著.現代項目管理學.經濟管理出版社,2009.2.
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評論(共1條)

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钱顶维 (討論 | 貢獻) 在 2012年7月26日 09:48 發表

有些概念還得仔細琢磨

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