組織過程資產

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組織過程資產(Organizational Process Assets)

　　組織過程資產指一個學習型組織在項目操作過程中所積累的無形資產。組織過程資產的累積程度是衡量一個項目組織管理體系成熟度的重要指標，項目組織在實踐中形成自己獨特的過程資產，構成組織的核心競爭力。

　　組織過程資產是執行組織所特有並使用的計劃、過程、政策、程式和知識庫，會影響對具體項目的管理。組織過程資產包括來自任何(或所有)項目執行組織的，可用於執行或治理項目的任何工件實踐或知識，還包括來自組織以往項目的經驗教訓和歷史信息。組織過程資產可能還包括完成的進度計劃、風險數據和掙值數據。組織過程資產是許多項目管理過程的輸入。由於組織過程資產存在於組織內部，在整個項目期間，項目團隊成員可對組織過程資產進行必要的更新和增補。組織過程資產可分成以下兩大類:^[1]

• 過程、政策和程式；
• 組織知識庫。

　　第一類資產的更新通常不是項目工作的一部分，而是由項目管理辦公室(PMO)或項目以外的其他職能部門完成。更新工作僅須遵循與過程、政策和程式更新相關的組織政策。有些組織鼓勵團隊裁剪項目的模板、生命周期和核對單。在這種情況下，項目管理團隊應根據項目需求裁剪這些資產。

　　第二類資產是在整個項目期間結合項目信息而更新的。例如，整個項目期間會持續更新與財務績效、經驗教訓、績效指標和問題以及缺陷相關的信息。

　　組織過程資產主要包括但不限於以下內容：

• 項目組織在項目管理過程中指定的各種規章制度、指導方針、規範標準、操作程式、工作流程、行為準則和工具方法等。

• 項目組織在項目操作過程中所獲得的經驗和教訓，其中既包括已經形成文字的檔案，也包括留在團隊成員腦子中沒有形成文字的思想。

• 項目組織在項目管理過程中形成的所有文檔，包括知識資料庫、文檔模板、標準化的表格、風險清單等。

• 項目組織在以往的項目操作過程中留下的歷史信息。

　　組織過程資產由兩類構成：

　　一、組織指導工作的過程和程式：

• 組織的標準過程，例如標準，政策（如安全和健康政策），標準產品和項目生命周期，質量方針和程式（如過程審核，目標改進，檢查清單，以及應用於組織中的標準化過程定義）

• 標準化的指導方針，工作結構，提案評價標準，以及工作狀況測量標準

• 模板（如風險模板，工作分解結構模板，項目進度網路圖模板）

• 為了滿足項目的特殊要求，組織標準過程中採用的指導方針和標準要作適當的修剪

• 組織通訊需求（如明確可用的通信技術，被許可的傳播媒體，錄音記錄和安全需要）

• 項目收尾的指導方針或需求（如最終的項目審計，項目評價，產品確認和認可標準）

• 財政控製程序（如時間報告，必要的花費和支出覆核，會計法規，標準合同規定）

• 問題和缺陷管理過程定義了問題和缺陷控制、鑒別、處理決定和活動條目跟蹤

• 變更控制過程，包括了修改正式的公司標準，政策，計劃，過程（或任何項目文檔）。以及批准和生效任何改動時遵循的步驟

• 風險控制過程，包括風險種類，確定概率及其後果，以及概率和後果的矩陣。

• 批准和發佈工作授權的程式

　　二、存儲和檢索信息的組織公用知識庫：

• 過程測量資料庫是用來收集和提供測量過程和產品的數據

• 項目文件（如範圍，成本，質量基線，執行情況測量基線，項目日曆，項目進度網路圖，風險登記，計劃應對活動，以及定義風險影響）

• 歷史信息和來自知識庫的教訓（如項目報告和文檔，項目收尾信息和文件，跟以前所有項目選擇和執行情況有關的信息，以及風險管理努力的信息）

• 問題和缺陷管理資料庫，包含了問題和缺陷的狀態，控制信息，問題和缺陷解決方案和行動結果

• 結構管理知識數據，包含了對所有正式的公司標準、政策、程式和任何項目文檔的釋義和基線

• 財政資料庫，包含諸如勞動時間、花費成本、預算和任何項目費用超支的信息

　　組織過程資產來源於所有參與項目的組織以及所有項目，來自於能夠幫助項目成功的任何同項目有關的資產。這些資產既包括正式和非正式的計劃、方針、程式和指導原則，也包括組織在項目中吸取的教訓和歷史信息。

　　對於各個組織而言，組織過程資產的重要性不言而喻，但同時由於組織過程資產種類的紛繁複雜，使得組織對組織過程資產的收集與沉澱需要進一步的整理與歸納，為組織的過程資產沉澱奠定基礎。本文根據中國工商銀行數據中心（北京）實際項目管理工作中的開展情況，對組織過程資產進行分類實踐並加以總結。

　　一、組織過程資產的定位

　　組織過程資產包括在數據中心（北京）所有與項目有關的活動中，所產生的所有與項目以及項目管理有關經驗及教訓，但不限於各類項目以及項目管理過程涉及的交付件的最佳參考、各類項目的風險及問題的識別及應對方法、各類項目的技術以及管理方面的工作思路、各類項目的開展過程中在技術及管理方面遇到的突出問題及解決建議等。

　　組織過程資產為全中心的整體項目管理工作服務，主要面向項目經理及PMO（Project Management Office，項目管理辦公室），與目前正在開展工作的關係有以下兩類。

　　1.與項目管理最佳實踐的關係

　　項目管理最佳實踐是本年度數據中心（北京）PMO完成的一項指導項目經理等角色開展項目的重要工作，從項目經理、項目QA、項目管理員、審批經理等角色的視角展現中心項目管理工作領域中的良好做法，其中的項目經理視角、項目管理員視角的展現為上述兩個角色的項目管理工作提供參考。

　　項目管理最佳實踐是中心項目組織過程資產的重要組成部分，最佳實踐中收錄的各類良好做法、各類交付件範本參考均來源於優秀的組織過程資產，主要由項目經理以及PMO提供。

　　對於項目經理的具體項目管理工作而言，項目管理最佳實踐是對項目組織過程資產的重要提煉與整合，併在其他專業組織過程資產的配合下一併輔助項目經理開展項目管理工作。

　　2.與各項目管理方法研究成果的關係

　　各項目管理方法的研究成果主要為項目經理的日常項目管理工作服務，通過對項目管理方法的不斷豐富，進一步確保項目經理的項目工作能夠有效開展。

　　各項目管理方法的研究成果及各方法的使用說明是中心項目組織過程資產的組成部分，主要由PMO提供。

　　二、組織過程資產分類建議及來源

　　1.分類建議

　　組織過程資產分類標準如下圖所示，其中：組織過程資產紅框部分主要面向項目經理使用；其他部分主要面向PMO使用。組織過程資產由PMO進行維護。

　　2.組織過程資產來源

　　組織過程資產來源主要包括以下幾個方面：

　　（1）《項目管理系統使用指南》；

　　（2）《項目管理系統常見問題處理指南》；

　　（3）《項目管理最佳實踐》；

　　（4）《怎樣利用〈項目信息表〉對項目人力規模進行估算》；

　　（5）《怎樣與QA一起完成質量保證工作》；

　　（6）《怎樣全面開展項目溝通管理工作》；

　　（7）《怎樣有效開展項目風險管理工作》；

　　（8）《項目一覽表》；

　　（9）《項目人力資源檔案》；

　　（10）專業評審系統，針對評審意見及建議，面向項目可行性報告、項目POD、項目方案/項目研究報告、項目計劃、項目總結、項目外部技術資源申請材料、項目採購材料等；

　　（11）項目績效良好率；

　　（12）項目文檔退回記錄、項目總行驗收考核結果、項目報獎信息等；

　　（13）項目QA工作記錄；

　　（14）《項目信息表》、《項目驗收考核申請表》；

　　（15）項目例會材料及項目周報，如需求變更風險、採購風險、技術風險、人員風險、協調風險、依賴風險、外部協調風險、外部依賴風險、外部支持風險；

　　（16）項目例會材料及項目周報；

　　（17）項目例會材料及項目周報，如任務範圍變更、新增子任務、子任務調整、子任務撤銷、子任務範圍調整、項目經理變更、專業經理變更、項目組成員變更、項目計劃變更、里程碑變更、項目名稱變更、項目合併變更、項目中止/撤銷變更、應用名稱變更等；

　　（18）《項目總結報告》，如項目採用的工作思路及方法、項目實施中遇到的問題及建議等。

　　三、組織過程資產維護方式

　　組織過程資產維護方式主要有以下兩個方面：一是按組織過程資產分類標準在項目管理系統中的項目資產庫中予以展現；二是將維護組織過程資產作為項目管理工作的重要環節，PMO按不同的項目工作階段對信息進行整理收集，併在項目資產庫中進行維護。

　　通過梳理、設計組織過程資產在實際項目管理工作中的分類標準以及各類組織過程資產的來源渠道，使得無論從組織的項目管理層面，還是從項目執行層面，對抽象的組織過程資產概念有了相對清晰、具象的認識，能夠在一定程度上提升組織中關於組織過程資產沉澱的理解及執行力度，為組織的持續學習與發展奠定基礎。