項目收尾

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項目收尾(Project Conclusion)

　　根據PMI（美國項目管理協會）的概念，項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶一項項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結束掉，也就是我們通常所講的驗收。管理收尾是對於內部來說的，把做好的項目文檔等歸檔；對外宣稱項目已經結束；轉入維護期，把相關的產品說明轉到維護組；進行經驗教訓總結，項目成員一起來“懷舊”學習一把。

　　管理收尾涉及為了使項目干係人對項目產品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產品滿足商業需求、並將項目信息歸檔，還包括項目審計。

　　項目驗收要核查項目計劃規定範圍內的各項工作或活動是否已經全部完成，可交付成果是否令人滿意，並將核查結果記錄在驗收文件中。如果項目沒有全部完成而提前結束，則應查明有哪些工作已經完成，完成到了什麼程度，哪些工作沒有完成並將核查結果記錄在案，形成文件。

　　項目審計是正式評審項目進展和成果的一個好方法。項目審計的目的，是明確完成的項目實現了哪些收益? 實際成果和計劃中的預計成果比有哪些差異。

　　管理收尾對降低軟體項目失敗率有重大的意義。為什麼會失敗？有什麼地方可以改進？獲得了什麼經驗？一系列的問題應進行分析，這些是可迭代復用的資源，就好像軟體中的構件一樣，總結得越多，資源就越豐富，能形成適合軟體企業自身的成熟的管理模式，造就管理上的本地化和漸近式復用，降低軟體項目管理風險和管理成本。

　　合同收尾就是了結合同並結清帳目，包括解決所有尚未了結的事項。合同收尾需要對整個採購過程進行系統地審查，找出進行本項目其它產品或本組織內其它項目採購時值得借鑒的成功和失敗之處。

　　合同收尾往往是項目經理們最為頭痛的事情。理想的情況下，既要使客戶和用戶對軟體產品滿意，又要使公司順利地收到項目資金，造就一個“雙贏”的局面。項目先天就有很多不確定因素，比如說，進行採購的市場人員並不清楚項目的具體實現細節和難度，用戶需求不明確、不斷變更，等等。諸多因素最終都要在合同收尾最終解決。

　　實際項目管理中，項目階段管理收尾過程和工作往往不被大家重視。有時因為項目任務繁重，項目組為了按時完成任務忙於埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，項目經理乾脆就把該項工作給忽略了。如果你的項目沒有按計划進行階段管理收尾工作，而你的項目又能成功順利完成，那我只能恭喜你，你的運氣不錯！

　　階段管理收尾工作是使一個項目成功的重要管理手段，它和項目的其它工作和任務一樣，應該納入項目計劃並按計劃落實。階段管理收尾工作的重要性主要體現在如下幾個方面：

　　1、階段管理收尾是項目的重要評審點

　　項目經理如何評定自己手頭項目當前的績效？對，就是通過這些事先安排好的管理收尾工作，收集項目的最新信息和數據，並將這些數據與項目計划進行比較，來判定項目的績效，進度是提前了還是落後了？費用是有節餘還是超支了？質量是否符合要求？項目工作是否都是按計劃在進行？客戶對項目工作滿意嗎？同時項目經理也是通過項目管理收尾來預測項目的完工績效，及時發現項目存在或潛在的問題，以便近早採取糾正措施。這就好比你正在和朋友一起快樂地長途旅行，每到一個城市，除了觀光外，總會抽些時間看一下計劃，走了那些地方，還有那些地方要去，時間來不來得及，已經用了多少錢，還剩多少錢，還要花多少錢，有沒有經驗和教訓值得借鑒等等，否則，走到哪算哪，不是因假期結束行程不得不半途而廢，就是中途彈盡糧絕。

　　2、階段管理收尾是與客戶進行溝通的好時機

　　一個階段的項目工作完成後，與客戶一道就前一段時間的工作進行總結是十分必要的。一方面可以及時瞭解客戶對項目工作的滿意程度，同時有些因工作繁忙未能及時簽署的文件，這時也儘可能找客戶給予簽字確認。時間一長，你都可能找不到一個合適的客戶幫你簽這個字了。特別是當雙方出現糾紛時，人都有那麼一點點私心的，各為其主，這時你叫他出來為你講話也是勉為其難的。只有雙方當時簽字的文字記錄才是最有用的東西。

　　3、階段管理收尾是收集、整理、保存項目記錄最好的時機

　　一個項目階段的工作剛剛完成，項目成員手頭都保留有的工作記錄，收集起來是非常容易的。時間久了，有些項目成員可能去了其他項目組，有些可能離職了，到那時去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠也找不到了。建議事先列一個項目記錄存檔清單，在項目每一個階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什麼時候提供，文檔記錄格式和要求等等，並告知相關項目成員，除了完成項目工作以外，向項目經理及時提供準確的工作記錄也是一項非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項目經理最好要客戶簽收，同時一定要自己留好一份在手備案。好多項目跨幾年的時間，現在的項目經理可能是第三任、第四任項目經理了，客戶的工程主管都換了好幾位，這個時候靠什麼？無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個稱職的項目經理，一定要為項目做好並保存好記錄，如因工作需要不能把這個項目做完，一定要做好文件記錄的移交工作。

　　我在工作中就碰到過這樣的例子。接手一個因技術問題拖了3年多一直沒有完成終驗工作的項目，費了好大的勁協調多個供應商把遺留的技術問題給解決了，本以為這回驗收應該沒有問題了吧，可客戶新主管講他對該項目一無所知，原來的工程主管已經另有高就了，走時也沒有留下片言隻語。他要我們提供當時的工程記錄給他查看。當時真是把我難死了，有些工程文檔移交給了客戶原來的工程主管，我們並沒有留下備份，總之，這個項目的終驗讓我費了好大的力氣，也學到了好多東西。

　　4、階段管理收尾為項目最終收尾提供最基本的數據

　　這一點是不言而喻的，只有階段管理收尾提供的數據越真實、越準確，才能在項目最終收尾時客觀評定項目的最終績效，總結的經驗教訓才有借鑒的價值。

　　總而言之，作為一個好的項目經理，一定要學會如何收集、整理和保存項目記錄，如何做好這項工作呢？一定要重視並做好項目階段管理收尾工作，千萬不要把它當作可有可無的事情。

　　項目記錄，既是公司的財富，同時也是項目成員的財富，因為它上面記錄著每一位項目成員為項目灑下的點點汗水，我們沒有道理不好好珍藏它。

　　(1)編製項目收尾工作計劃。項目收尾是項目結束階段管理工作的關鍵環節，由項目經理部全面負責，組織編製詳細的項目竣工收尾工作計劃，報上級主管部門批准後，採取有效措施逐項落實，保證按期完成。

　　(2)項目收尾工作計劃的內容包括：竣工項目名稱；竣工項目收尾具體內容；竣工項目質量要求；竣工項目進度計劃安排；竣工項目文件檔案資料整理歸檔要求。竣工計劃的內容形式可表格化，編製、審批、執行、驗證的程式應表述清楚。

　　(3)項目經理應按計劃要求，及時組織實施項目竣工收尾工作，及時與相關方溝通，協助項目業主進行項目驗收。收尾之前，項目須符合下列條件：全部收尾工作計劃項目已經完成，符合工程竣工報驗條件；工程質量自檢合格，各種檢查記錄齊全；設備安裝經過試車、調試，具備單機試運行要求；建築物四周規定距離以內的工地達到工完、料凈、場清；工程技術經濟文件收集、整理齊全等。

　　(4)工程項目竣工驗收。①提交工程竣工報告，項目完成後，由承包方自行組織相關者檢查，承包人應按工程質量驗收標準，組織專業人員進行質量檢查評定，經評定合格後，向發包方提交工程竣工報告。實行工程監理的項目，應約請相關監理機構進行初步驗收。初步驗收合格後，承包方向發包方提交工程竣丁報告，約定有關項目竣工驗收移交事宜。項目竣工驗收必須符合國家規定的要求。對於較小規模的項目，可進行一次性項目竣工驗收，對於規模較大又複雜的項目，可以組織分階段進行驗收。②項目竣r驗收應依據項目批准的建設文件和工程實施文件，以及閏家法律、行政法規、部門規章對竣工條件的規定和合同約定的竣一r驗收要求，提出《工程竣工驗收報告》，有關承發包當事人和項目的相關組織者應簽署驗收意見，簽名並蓋單位公章。③丁程文件的歸檔整理，應按國家發佈的現行標準、規定執行，如《建設T程文件歸檔整理規範》(GB／T50328)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T11822)等；承包人向發包人移交]-程文件檔案應與編製的清單目錄保持一致，須有交接簽認手續，並符合移交規定。

　　(5)項目竣工結算。①項目竣T結算文件由承包人編製，發包人審查，合同雙方共同確定。項目竣_工：結算的編製、審查、確定按建設部令第107號《建築丁程施工發包與承包計價管理辦法》及有關規定執行。②編製項目竣工結算的依據是合同文件、竣丁圖紙、工程變更文件、有關技術核准資料、材料代用核准資料、工程計價文件、工程量清單、取費標準、有關調價規定、雙方認可的有關簽證和1一程索賠資料。③辦理竣工結算及項目竣工驗收後，承包人應在約定的期限內向發包人遞交項目竣工結算報告及完整的結算資料，經雙方確認並按規定進行竣1二結算。承包人和發包人若有修改意見，應及時協商溝通達成共識。對結算款有爭議的，應按合同約定的方式處理。④辦理項目移交，承包人應按照項目竣工驗收程式辦理相關結算事宜，當發包人已支付項目竣‘1：結算款，承包人應按承包的工程項目名稱、合同約定的期限和交方式移交建設工程項目。

　　(6)項日同訪保修。①回訪保修的要求：在質量管理體系中，承包人應有明確的項目剛訪和保修制度。若沒有建立質量管理體系的承包人，也應進行項目回訪，並按合同及法律、法規的規定履行質量保修責仟。②同訪保修_r作計劃的內容應形成文件規範，承包人應依據合同規定編製回訪保修T作計劃。其內容有：主管回訪保修的部門；執行回訪保修的單位；回訪時間及主要[作內容和方式。每次回訪結束應填寫回訪記錄，並對質量保修進行驗證。回訪過程中應關註發包人及其他相關方對竣丁項目質量的反饋意見，並及時根據反饋意見實施改進措施。③叫訪]程的方式可採用電話詢問、登門座談、例行回訪等。回訪應以業主對竣工項目質量的反饋意見及特殊工程採用的新技術、新材料、新設備、新工藝等的應用情況為重點，並根據需要及時採取改進措施。④簽發工程質量保修書，應確定質量保修的範同、期限、責任和費用的承擔等內容。承包人簽署的工程質量保修書，其豐要內容必須符合法律、行政法規和部門規章的有關規定，沒有規定的，可南承、發包人協商約定，並提示在工程質量保修書中。

　　(7)項目管理考核評價。①工程建設項目完成後，施工單位應對項目的總體及各分項目進行考核評價。一般可根據項目範圍、管理及組織實施方式的不同，相應採取不同的項目考核評價方式。②考核評價的定量指標包括T期、質量、成本、職業健康安全、環境保護等。項目考核評價定量指標是指反映項目的實施成果，可以量化比較分析的專業技術經濟指標。定量指標的內容應按項目評價的要求確定。③項目考核評價的定性指標有：經營管理理念、項目管理策劃運作、項目管理制度及方法，新_T藝、新技術推廣應用，社會效益及社會評價等。項目考核評價的定性指標是指綜合評價或單項評價項日管理水平的非量化指標，且有可靠的論證依據和辦法，能對項目實施效果作出科學評價。④項目考核評價的程式：制定考核評價辦法；建立考核評價組織；確定考核評價方案；實施考核評價項日；提出考核評價報告。考核評價程式是組織對項目考核評價應採取的實施步驟和實施方法。⑤項目管理工作總結。l丁程建設項目完工後，施T單位應編製管理工作總結。其內容包括：項目概況；組織機構、管理體系、管理控製程序；各項經濟技術指標完成情況及考核評價；主要經驗及問題處理方法；其他需要總結的工作內容。

　　項目管理總結應形成文件，要求文件內容實事求是、概括性強、條理清晰，全面系統地反映一程項目管理的實施效果。項日管理總結和相關資料應及時歸檔保存。