項目管理信息系統

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項目管理信息系統(project management information system,PMIS)

目錄

什麼是項目管理信息系統

  項目管理信息系統是電腦輔助項目管理的工具,為項目目標的實現提供了強有力的幫助。

  項目管理信息系統能夠幫助進行費用估算,並收集相關信息來計算掙得值和繪製S曲線,能夠進行複雜的時間和資源調度,還能夠幫助進行風險分析和形成適宜的不可預見費用計劃等等。例如,項目計劃圖表(PERT圖、甘特圖)的繪製,項目關鍵路徑的計算、項目成本的核算、項目計劃的調整、資源平衡計劃的制定與調整以及動態控制等都可以藉助於項目管理信息系統。

  項目管理信息系統中採用的方法即項目管理的方法,主要是運用動態控制原理,對項目管理的投資、進度和質量方面的實際值與計劃值相比較,找出偏差,分析原因,採取措施,從而達到控制效果。因此,項目管理信息系統主要包括項目投資控制進度控制質量控制合同管理和系統維護等功能模塊。

項目管理信息系統的基本結構

  項目管理信息系統的基本結構包括系統的範圍、外部基本結構與處理流程及內部基本結構與處理流程3部分。項目管理信息系統的範圍與外部處理流程實質上是項目生命周期信息管理過程中的邏輯展開,項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程是項目管理職能在信息處理過程中的客觀反映。項目管理信息系統的性能、效率和作用首先不取決於系統的內部結構與功能,而取決於系統的外部介面結構與環境,這是項目管理信息系統區別於企業管理信息系統的特點與規律。

  1、項目管理信息系統的範圍與外部處理流程規劃

  正確規劃項目管理信息系統的外部結構與功能,首先必須正確建立項目信息源的總體結構與處理流程。例如,一個較大型建設項目的信息管理範圍涵蓋了項目業主、 規劃設計單位、勘察設計單位、技經設計單位、主管部門(規劃、建設、土地、計劃、環保、質監、金融、工商等)、施工單位、設備製造與供應商、材料供應商、 調試單位、監理單位等眾多項目參與方(信息源),每個項目參與方即是項目信息的供方(源頭),也是項目信息的需方(用戶),每個項目參與方由於其在項目生 命周期中所處的階段與工作不同,相應的項目管理信息系統的結構和功能會有所不同。

  對於投資業主,必須在項目概念階段對項目管理信息系統的內部信息處理流程和外部信息供需關係進行戰略規劃與設計。對於外部信息需求,必須在招標文件中向所 有供應商明確指明本項目信息系統擬採用的網路平臺、資料庫平臺、安全控制平臺等系統特性;對於項目管理中常用的工具軟體、如項目計劃編製軟體、財務軟體、 進度控制軟體、圖紙檔案管理軟體等,必須明確指明業主擬採購的廠商、版本號及數據介面。必須在全部採購開始之前,按照標準化要求統一和規範項目管理信息系 統外部處理流程,業主項目管理信息系統的範圍與外部處理流程規劃設計報告必須作為全部採購招標文件的重要附件和當然標的。

  2、項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程規劃

  1)項目管理信息系統的內部結構

  大型建設項目管理信息系統從內部功能上一般包括項目進度信息、造價信息、質量信息安全信息、合同信息、財務信息、物料信息、圖(紙文)檔信息、辦公與決 策信息等9大管理系統和管理功能;但處於不同項目生命周期階段的信息系統,其核心功能和目標會有所側重和區別。如對於規劃階段的項目設計管理信息系統,圖 檔處理是系統的核心功能;對於實施階段的業主項目管理信息系統,項目進度、質量和造價三大控制信息的一體化集成處理是系統的主要目標;對於實施階段的項目 監理信息系統,質量信息的實時採集與監控是系統的核心目標等等。

  2)項目管理信息系統的處理流程規劃

由於系統的結構與功能目標的差異,不同項目生命周期的項目管理信息系統的內部處理流程也有所不同。一般來講,項目業主管理信息系統內部處理流程的規劃設計原則是:施工機具需求計劃等項目資源計劃,作為項目管理控制的基本預期目標。以實際進度、實際財務數據為依據,動態產生實際的人力、資金、物料、機具等資 源支出消耗數據,並自動與指導性目標數據相比較,為後續的合同結算、成本控制提供動態、實時的信息和依據。

  物料需求計劃的編碼與採購合同的編碼必須一一對應;項目財務信息管理系統的科目設置與概預算項目劃分編碼一一對應;採購合同編碼與概預算編碼及財 務科目編碼在聯結點上必須一一對應。從而合同的財務支付數據可以按時間自動實現月度、季度、年度的資金需求彙總,也可以按項目進行自動彙總並與指導性的概 預算資源計劃目標進行動態對比分析,產生動態的資金需求與費用分析報告。

  質量驗評項目範圍與圖紙檔案的立捲編碼和文件包編碼一一對應;質量管理部門的驗評數據自動彙總成分段工程、分部工程分項工程和單位工程驗收文檔,並與圖紙檔案管理系統數據共用,自動立捲歸檔,形成數字化項目技術檔案。

項目管理信息系統實施策略

  從國內外正反兩個方面的項目管理經驗可知,周全的項目管理信息系統實施策略是:

  1)“一把手帶頭”是項目管理信息系統成功運用的關鍵。全員參與是項目管理信息系統成功運用的保障。

  2)要以項目管理信息門戶網站作為項目管理信息系統的戰略目標

  3)建立不同項目生命周期信息系統之間的數據流程和介面是項目信息系統規劃的核心任務和目標。

  3)項目管理信息系統的規劃設計必須列入工程項目概念階段方案擬定和認證的必備內容。

  4)以造價(概預算)、合同、財務管理為主線和重心構建項目信息管理系統。

  5)建立進度項目劃分、造價項目劃分和質量驗評項目劃分三者之間編碼的統一或對應關係是項目管理信息系統開發的重點和難點。

  • 進度管理、質量管理、造價管理三大信息控制系統在分部工程的項目劃分與項目編碼上必須嚴格按照標準化規範設計並一一對應。
  • 以施工圖設計和概預算數據為基礎,以進度計劃網路圖為工具,自動產生指導性的物料(原材料、設備設施)需求、人力資源需求等。
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