會展物流

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會展物流（Exposition Logistics）

　　會展物流是指為會議、展覽、展銷、體育及其他各類活動提供的物流服務。關於會展物流的概念，在我國有多種描述，目前還沒有統一的定論。比較流行的定義是：所謂會展物流，“是為滿足參展商展品展覽的特殊需要，將展品等特殊商品及時準確地從參展商所在國（地）轉移到參展目的地，展覽結束後再將展品從展覽地運回的過程，包括展覽前後的倉儲、包裝、國內運輸、進出口報關和清關、國際運輸、展覽中的裝卸、搬運，以及在此過程中所需要的信息流動。”另一種有代表性的觀點認為：會展物流“是指展銷產品從參展商經由會展中轉流向購買者的物理運動過程，它是展銷活動供、需雙方以外的第三方組織者所提供的一種具有後勤保障功能的服務，由會展組織者在綜合會展現場多個供需對應體的信息要求後，統一指揮、統一安排、統一協調的會展物資流通體系。”

　　儘管對會展物流的詮釋不同，會展物流的本質是會展相關物品的空間流動與管理。會展物流涵蓋了在提供地與會展地之間，對會展材料設備與會展物品的高效率、低成本流動和儲存而進行的一整套規劃、實施和控制過程。會展物流的主體是會展組織者，客體是參展商和購買者。會展物流服務商（ELS，EXHIBITION LOGISTICS SERVER） 服務水平的高低是關係到會展能否成功開展的重要因素之一。會展物流概念的提出，將使會展活動的專業化服務體系更趨完備。

　　會展物流作為現代物流行業的一個重要分支，比一般運輸、配送具有更高的專業性和服務性，屬於高端物流。高端物流代表高質量的專業服務，服務對象一般是高端產品。高端物流服務管理體系與運作模式具有高附加值、高利潤、高效率、高技術標準、高風險的特征。

　　與傳統物流體系相比，現代會展物流模式具有如下特點：

　　1. 服務的專業性

　　會展活動的特點要求為其提供物流服務的會展物流服務商，必須具有較高的專業化管理水平，必須擁有具備會展物流管理專業技能的人才、暢通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齊全的貨物轉運與倉儲中心、完備的信息網路平臺和信息技術作為支撐。因此，專業化程度相對較高是會展物流一個最為顯著的特征。

　　2.流程的時效性

　　會展物流活動過程式控制制非常複雜，在時間上具有很強的階段性，在空間上具有突發的集中性，在需求上具有雙向性和不確定性，這就要求會展物流服務商提供更高層次的快速反應服務。如何在特定的時空里，滿足參展商多種應急需求，是會展能否成功舉辦的關鍵。

　　3.展品的安全性

　　確保物流過程中的物品安全是會展物流的第一任務。會展活動所需的設備、物品一般由會展組織者採購，而參展商展銷產品的運輸則在會展組織者的統一調度下自行負責。承運人員在運送過程中要保證物品不發生霉爛、破損、水漬等損害展品原有使用價值的事故，避免因此而造成的供貨質量問題導致的會展準備的中斷。因此，會展物流服務商必須確保所運送物品不僅及時而且安全的達到目的地，通常還需再返回原地。

　　4.信息的實時性

　　信息化是我國會展產業與國際接軌的一個重要衡量標準。信息傳遞與共用是保障會展物流管理高效協調運行的重要基礎。在會展物流的組織與管理過程中，會展主辦方、參展商與物流服務商信息的實時溝通，為會展活動提供高效的物流服務支持，是會展物流服務商的重要目標之一。會展組織管理者應會同各參展商與物流服務商，不斷對各種相關信息進行實時監控，並根據反饋信息及時調整會展物流過程中的具體行動措施。

　　會展物流因其特性，更註重科學的服務管理和物流操作流程。一次成功的會展，需要整個會展服務供應鏈中各節點，包括會展舉辦方、參展商、物流服務商、展館方、展位設計服務商等，密切配合，相互合作，協調一致。優秀的會展物流服務商不但能夠為參展商設計合理的實施方案，而且可以代替參展商完成參展樣品的提貨、運輸、倉儲、裝卸、包裝、搬運、布展，以及人員組織、調度、管理，設備的供給、保養、回收，保險等一系列服務。

　　會展物流的操作流程主要包括以下三個環節。

　　1.會展主辦方指定物流服務商

　　提供會展物流服務的供應商一般都是由會展主辦方指定。物流服務商根據會展主辦方提供的信息與參展商聯繫，洽談具體的物流服務需求。在這一階段，參展商也可以與會展主辦方進行溝通，自己選擇物流服務商。

　　2.物流服務方案的設計與完善

　　承擔會展物流業務的物流服務商根據參展商的要求設計物流服務方案，包括瞭解展品的運輸、保管、布展及回收等內容，如果是國際性會議還需要涉及國際保險、報關等服務。在這一階段中，物流服務商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。

　　3.物流服務方案的實施

　　根據會展主辦方的展會日程安排，物流服務商依據方案進行展品提貨、運輸、保管等物流作業，活動過程中要與會展主辦方及時溝通。交付展品後，要由參展商進行確認，待展覽結束後立即啟動下一輪物流或展品回程運輸。優秀的物流服務商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務。

　　在現實會展活動過程的組織中，展品的運輸組織模式主要有四種：

　　（1）參展商自行負責展品運輸；

　　（2）參展商自選物流服務商進行展品運輸；

　　（3）展覽主辦方指定會展物流服務商；

　　（4）參展商通過郵寄或快遞。

　　值得關註的是，在實際操作中，參展商使用會展主辦方指定的物流服務商效果最好。因為在通常情況下，由會展主辦方指定的物流服務商大多是一些有會展物流經驗、綜合實力較強、知名度較高，能夠全權代理展會的國內、國際展品物流服務的大型物流企業，與這樣的物流供應商合作，服務質量、安全性有一定保障，可省去參展商的許多的後顧之憂。如果企業自己聯繫物流服務商，最好找正規企業。否則，將會展物流業務交予缺少經驗的物流公司難免會有一些意外狀況發生，造成不必要的損失。

　　會展業是第三產業發展成熟後出現的一種新型經濟形態。中國加入WTO後，服務貿易領域對外開放速度加快，國外的資金、管理、技術和人才將更多地進入會展業，開辦會展專業公司，或者投資建設現代化展覽場館和展覽設施，為我國會展業的騰飛創造了十分有利的條件。中國會展業經過十多年的快速發展，逐步走向成熟，並初步形成中國展覽業專業化、市場化、規範化、信息化、國際化的格局。

　　本世紀以來，會展業在我國的發展勢頭迅猛，每年以20%的速度增長。目前，我國可供展覽的總面積達260萬平方米，超過德國（240萬平方米），僅次於美國（615萬平方米），居世界第二。我國已有46種展覽會加入了國際展覽業協會（UFI）。據不完全統計，我國現有主營展覽公司3500多家，每年舉辦展會近4000個，約占全球展覽會總量的10%。隨著2008年奧運會在北京召開、2010年世界博覽會在上海舉行，我國在國際會展業的地位將得到極大的提升。可以說，中國已經成為亞洲乃至世界重要的會展大國。

　　由於會展集商品展示、交易和經濟技術合作等功能為一體，並具備信息咨詢、投資融資和商務服務等配套功能，在貿易往來、技術交流、信息溝通、經濟合作等方面發揮著日益重要的作用。據專家測算，會展業本身的利潤率大約在20%~50%。國際會展產業帶動繫數大約為1:9 ，即會議展覽場館的收入如果是1 ，相關的社會收入為9 ，可以帶動服務、物流、旅游、餐飲等相關產業的發展。由於會展業的乘數效應對第三產業的巨大帶動，對城市知名度的提高，對招商引資的促進有很大作用，使得許多國家的政府及民間機構加入到會展市場競爭的行列，積極發展本國的會展產業。我國越來越多的城市明確提出把會展業作為城市發展的戰略目標，本地區經濟增長 “助推器”和支柱產業。目前北京、上海、廣州已成為中國的三大展覽中心城市，深圳、大連、長春、青島、南京、蘇州等成為地區展覽中心城市、寧波、東莞、義烏等形成有特色的地方展覽城市。以北京、上海、廣州為中心，環渤海、長三角、珠三角東南沿海會展產業帶的形成，以成都、昆明、南寧為支撐的西南會展業產業帶的形成，東北會展經濟帶及中部會展城市經濟帶五大會展經濟產業帶框架的形成，標明中國會展產業鏈條已經形成。

　　會展不僅連接生產和流通，也促進了交通、運輸、電信、銀行、廣告、餐飲、住宿、購物、旅游等行業的快速發展。會展業兼有都市集聚效應的基本特征，是典型收益可觀的高贏利行業。目前，我國會展業的總收入約占全國GDP的0.05%左右，而德國、美國、新加坡等會展業發達國家的這一比例為0.2％，所以，會展業在我國的增長空間巨大。會展業的發展對會展物流提出了新的需求，拉動了會展物流的興起與發展。會展物流盈利水平遠大於一般物流業10%左右的利潤空間，有很好的發展前景。

　　會展具有展覽時間特定、參展企業眾多、展覽地點分散、展品量小等特點。特別是在國外舉行的展覽會議，由於涉及到出口報關、國際運輸、國際保險、展品的再處理等環節，需要由會展物流服務商為參展商設計科學合理的實施方案，完成展品的及時調度、運輸、倉儲、包裝、清關、展館現場操作、布展、運回、保險等各個環節的服務及適時監控等任務，以達到在指定的時間內用最低的成本將展品安全運達展覽地的目的。這就要求有實力的專業物流公司不斷採用先進技術、管理方法，提高物流服務水平，承擔會展物流服務的重任。

　　從我國會展物流發展現狀來看，與國外同行業相比還存在著很大差距。在我國舉辦的各類會展所採用的物流運作仍然採用傳統的展品物流模式。傳統展品物流運作模式的弊端較明顯，其一是成本較高，服務水平較低。由於展覽主辦方沒有指定物流服務商，各參展商要自己尋找物流供應商，來完成展品從參展商處至展覽場館的運輸、儲存、保管、裝卸等作業，以及展覽結束後的回運等工作。因為單一的參展商展品物流量較少，難以爭取到較好的價格，單位物流成本較高，參展商也難以獲得全面有效的服務。其二是信息不暢，反應滯後。由於沒有建立展覽主辦方、參展商、展館方、物流服務商共用的有效反應的信息管理系統，物流公司必須與會展組織者事先溝通，告知對方何種展品何時到達展覽場館，展覽組織者再與場館方協商確定展品進館時間；進館之後，參展商才能開始展台的搭建、佈置、裝飾等工作。因為各參展商都有自己的物流供應商，信息的流動發生在眾多的物流供應商、展覽主辦方、場館方之間，線路繁雜，溝通過程中經常會出現信息流通受阻現象，協調困難，導致展品在場館外滯留或者留給參展商佈置展台的時間過短等現象，以致於會展運作過程中由於信息不靈、反應滯後而影響工作效率的情況時有發生。

　　傳統會展物流運作模式仍被廣泛採用，凸顯出我國現代物流業的不足之處，成為制約會展業進一步發展的“瓶頸”。這一方面說明，我國會展組織者管理水平較低，或者受限於會展物流的業務規模和市場份額；另一方面說明，我國眾多的物流供應商提供的會展物流服務只能達到會展運輸商（ETS ，EXHIBITION TRANSPOTATION SERVER）的水平，而不具備會展物流服務商（ELS ，EXHIBITION LOGISTICS SERVER）的功能。目前我國從事會展物流的企業主要是UPS、DHL等外資公司和中遠、中展運等國內實力較強的物流公司。國內物流公司一般只能為這些企業提供分包服務。由此可見，中國會展物流目前狀況與市場需求尚有一段距離。

　　近年來，我國會展業的發展速度越來越快，國際化的趨勢也日益明顯，這為我國的會展物流發展提供了機遇和挑戰。然而，我國會展物流業的卻沒有相應的長足發展，這其中原因是多方面的。除了行業規範和有關政策等制約因素外，我國會展物流行業發展中存在的主要問題是：

　　1. 會展組織者管理水平較低，缺乏整體規劃。

中國各地區在發展會展業及會展物流時，會展組織者缺乏現代會展業整體規劃和有效管理水平，政企不分，搞地方保護主義。有不少地方政府，一年要舉辦數次名目各異的“盛會”、 “節日”，甚至只允許本地物流企業參與會展業務的競標，使會展市場因缺乏競爭而少有活力。造成的直接後果就是大量的搬家公司為客戶提供初級的、低水平的運輸、搬運業務，而有實力的物流企業卻因為地方保護而不能參與競爭，阻礙了我國會展物流企業的成熟壯大。

　　2. 缺乏有實力的物流服務（供應）商，有效供給不足。

　　現階段，國內大多數的物流企業還未完成向現代服務型的物流供應商轉變，能為參展商提供的僅是一些最基本的運輸、倉儲業務，能開展會展物流業務的專業公司卻較少。一方面參展商對專業會展物流服務需求強勁；另一方面，雖然會展物流利潤較高，但有能力承擔會展物流服務的企業卻寥寥無幾。我國幾乎沒有專門從事會展業務的物流服務商，行業內若幹有名氣的物流企業也僅是將會展物流服務業務作為自己服務的內容之一，遠遠不能滿足現代會展業的要求。

3. 物流服務（供應）商專業技術水平低，服務質量欠佳。

　　會展主辦方在國內很難能挑選一家能滿足要求的，有經驗的，可以提供全程服務的會展物流專業公司。這一方面是因為會展業務涉及到商務、法律、貿易、營銷、管理等諸多專業，需要具有專業知識和豐富從業經驗的人才，才能設計出優秀的物流方案並付諸實施；另一方面是因為會展業務幾乎囊括了運輸、保管、保險等所有的物流環節，不同業務之間時間上缺乏連貫，將其作為主營業務會承擔一定的風險。上述因素致使國內的物流企業在開展會展物流業務方面顧慮重重，造成了我國有實力的專業物流供應商較少，會展物流業務開展不暢。

　　4. 專業人才不足，服務理念落後。

　　會展物流是一新興的高端物流行業，而目前國內專業人才不足，符合參展商要求的會展物流經理人更是鳳毛麟角。一個完整的會展物流方案是運輸、保管、保險、商貿、廣告的集合，這就要求會展物流從業人員不但要有廣博的商貿知識，還要有豐富的實際操作經驗，除了掌握一般物流知識，具有一般物流技術與管理技能外，還必須對會展業有所瞭解。對於會展物流服務需要的複合型經濟管理人才，需要多方位、多形式的培養，才能造就高水平的專業會展物流人才，給會展商提供更高水準的全程物流服務。而人才的缺乏，將長期制約中國會展物流業的發展。