展品運輸

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　　展品運輸是指展品包裝結束後，通過運輸工具將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業)。其責任範圍為自出發地的展品包裝箱離地時始，至到達目的地的展品包裝箱落地時止。

　　從廣義上來講，展品運輸包括展覽前後展品的運輸、會展活動期間向展商和參展觀眾分發食物的運輸，以及與此相配套的會展設施的運輸等。^[1]

　　從狹義上來講，展品運輸就是指以展品為主體所產生的運輸過程。^[1]

　　作為同屬於運輸業範疇的展品運輸，除了具有其他運輸行業所共有的對安全性、及時性、經濟性以及準確性的要求之外，還具有以下特點：

　　(1)高度時效性。

　　展覽會日期的確定性和嚴格性較強，因此對展品運輸的時效性要求非常高。多數國外來華參展的展品普遍會在展覽會開幕前的一周或半個月抵達中國的海、空港口，而包括報關、報檢、查驗、內陸監管運輸、展台就位等重要的操作環節在內的展品運輸工作需要在短短一周之內全部準確無誤地完成，高度的時效性要求是展品運輸區別於其他運輸的最重要的特征。

　　(2)返回運輸。

　　會展逐漸向國際化趨勢發展，特別是對於大多數展品，有進口必然就有出口，因為展品存在返回運輸，這是展品運輸很特殊的一點。

　　(3)海關檢驗檢疫嚴格。

　　由於展品多數為臨時進口的海關監管貨物，所以在海關及檢驗檢疫方面有著更為嚴格的要求。

　　(4)對展品運輸服務商實行嚴格管理。

　　為了保證出國(境)文物展覽的展品在國際、國內運輸過程中的安全、準確、快捷，國家文物局於2001年7月30日特製訂《出國(境)文物展覽展品運輸規定》。根據此規定，展品承運人的資格由國家文物局根據本規定認定並頒發資格證書，國家文物局定期向社會公佈展品承運人名單。展品承運人的資格分為國內運輸和國際運輸兩類。國內運輸承運人不得從事國際運輸業務。展品國內運輸承運人必須滿足以下條件：在中國境內註冊的能夠獨立承擔經濟責任和民事責任的企業；必須具備多年從事文物展覽運輸工作經驗，可以確保文物運輸的安全，並可承擔由於運輸而造成展品損壞的法律責任和經濟責任；有固定的營業場所和健全的組織機構，有對文物運輸業務熟悉的經營管理人員、專業技術人員及相應的運輸設備。展品國際運輸承運人除必須具有展品國內運輸承運人的資格外，還須滿足以下條件：具有國家經濟貿易部核發的國際貨物運輸代理企業批准證書(現為在商務部備案的國際貨運代理企業證書)；具有國家海關總署核發的代理報關企業註冊登記證書及海關批准的展品貨物進出口代理報關資格證書；具有國家交通管理部門和民航管理部門核發的運輸經營許可證書。國家文物局在認為有必要時可組成專家小組對申請承運人資格的企業進行考評和審核。取得展品承運人資格的企業必須在每年度3月底以前到國家文物局辦理年度檢驗手續。國家文物局可視情況作出取消展品承運人資格或不辦理年度檢驗手續的決定。出國(境)文物展覽的境外展覽方或國內參展單位在確定展品承運人後，應依照經國家文物局批准的文物展覽協議書的有關內容，與展品承運人簽訂展品委托運輸合同。此合同應報國家文物局備案。

　　此外，為了提高展覽會展品運輸的服務水平，加強展館現場管理，給展商提供安全、優質、便捷的服務，一些展覽館成立了“展覽館展覽會運輸管理辦公室”(以下簡稱展館辦公室)，對展品進出館進行統一管理，以下系北京展覽館的一些規定：①國際展品運輸代理單位須在展覽會進館前15天到展館辦公室進行備案登記。②國際展品運輸代理單位須在展品進館前10天向展館辦公室提出申報，提供展品提單、清單(包括數量、體積、重量及所在展廳位置圖)，交納空白支票一張，展覽會結束3日內支付運輸管理費、場地存放費等相關費用。③國際展品運輸代理單位須簽訂運輸安全責任書，辦理運輸證及進館叉車臨時牌照，展覽會結束。3日內將證件、臨時牌照交還給展館辦公室。丟失按價賠償(證件押金：運輸證20影張；臨時牌照200形張)。④國際展品運輸代理單位工作人員須統一穿戴有明顯標識的工作服，佩帶工作證。場內嚴禁吸煙，要服從場館管理部門工作人員的管理和監督。⑤運輸易燃易爆及危險品進館時，必須提前向公安、消防部門申報備案，經公安、消防部門同意後，向展覽保衛部備案，經批准後方可進館。

　　(5)會展主辦方通常指定運輸代理。

　　一些大型展覽會，主辦方通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理，統一辦理展品運輸事宜。品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。會展運輸代理商是主辦方為方便展商而為其準備的備選服務項目，當然，展商也可以自行安排運輸。

　　(6)實行項目經理負責制。

　　展品運輸工作是展商參加展覽會的一項主要工作，它對展出的效果有直接的、重要的影響。貨運代理，除了嚴格按照展商的要求，安全、及時、準確、經濟地完成展品運輸，保證展商順利參展、展覽會如期開幕之外，通過實行項目經理負責制，為每個展覽會項目配備專職的項目經理和項目助理，全面負責每個展覽會的展品運輸，使展商能夠得到一站式的全方位的服務，節省展商溝通、聯絡的時間，為展商提供更貼心、更周到的服務。

　　展品運輸是籌辦展覽的主要業務工作，也是國際展覽物流的最重要環節。業務範圍主要包括：制定展品運輸工作方案，確定展品類別、數量，安排展品的徵集、製作、購買，安排展品、道具、宣傳品、行政用品的運輸，協調安排展品等貨物的裝箱、開箱、清點、保管，協助安排展品和展檯布置，安排辦理有關展品運輸的調研、評估、總結。展品運輸工作對展出工作的效率和效果有著直接的、重要的影響和作用。

　　運輸工作是將展出所用的展品、道具、資料、行政用品、工具等用陸運、空運、。海運或綜合方式從貨物原所在地運到展出所在地，並運回或運到下一個展出地點以及辦理有關手續的工作。運輸環節多、時間性強、費用開支大，因此必須做到“安全、準時、省費”。

　　運輸工作不僅僅安排展品運輸，還安排展架、展具、佈置用品、道具維修工具和零配件、宣傳資料、行政用品、招待用品等展出所需其他物品的運輸。因此，完全的稱法是“展覽運輸”，而不是“展品運輸”。展覽運輸，尤其是國際展覽運輸，是一項需要重視並認真做好的工作。運輸不當，可能出現未運到、途中損壞、丟失等情況，可能導致很嚴重的後果。

　　展品運輸方式主要有水運(海運和內陸水運)、空運、陸運(火車運輸、汽車運輸等)、郵遞、快遞、自帶等。運輸方式也可以分為：集中運輸或分別運輸、專運等。各種運輸方式有著不同的優勢和劣勢：

　　(1)水運：時間長，但是費用低，是大型國際展覽的主要和經常使用的運輸方式。

　　(2)空運：速度快，適於時間緊、貨物少、特殊貨物，比如生、鮮產品等。空運費用一般比較高，但是如果貨物少，只有幾小箱，費用可能更省。或者機場距離展館近，陸運費便宜；而港口離展館遠，陸運費貴，計算總費用空運可能更便宜。但是在一般情況下，儘量少用空運。

　　(3)陸運：介於水運和空運之間。陸運可能是展覽運輸最廣泛使用的、不可缺少的方式。就國際展覽來說，需要安排港口兩端即港口與展出者所在地和港口與展覽會所在地的陸運。

　　(4)散運：或稱一般運輸。運輸公司在倉庫收貨，拼裝發運。拼裝可能需要比較長的時間，但是收費比較低廉。

　　(5)專運：運輸公司在倉庫收貨或到發運人指定的地點收貨並將貨物直接運送到目的地，可以是一種門到門的運輸服務。專運快捷一點，但是收費要高一點。

　　(6)其他運輸方式，包括特快專遞，適於特急、小件物品。另外，如果展品不多，很多展出者願意隨身攜帶。但是要註意手續問題。運輸路線和方式的選擇因素主要有：路程，距離遠近；時間，距離開幕式的時間；展品情況和特性，即數量、體積、重量等；特殊要求，比如展品是否易腐、是否需要冷藏等；費用，包括運費、保險費，海運和空運的保險費大不一樣；還有安全性等。

　　1)按展品運輸的區域分類

　　按展品運輸的區域不同，可分為國內展品運輸和國外展品運輸，國內展品運輸又可細分為本地參展運輸和異地運輸。其中，異地運輸還可分為三大類：一次性展覽運輸、巡迴展運輸和出國展運輸。

　　(1)一次性展覽運輸

　　在異地參加一次性展覽，異地指國內不同城市，涉及長途運輸，可分為鐵路貨運和公路貨運。鐵路運輸的好處在於展館一般都有可以接收集裝箱，運到指定的存放地，可以省卻很多轉運的麻煩；缺點在於費用比較高，周期比較長，對前期工作的準備造成了很大的壓力。一般展商由於參展次數有限，對整體流程的把握不是很到位，所以容易造成運輸不能按時到達現象。公路運輸由於高速公路的日益發達，而顯示出越來越強勁的發展態勢，運輸時間逐漸縮短，靈活性大大強於鐵路貨運，價格也較低，但公路貨運有很難剋服的致命傷：一是道路情況的好壞與展品的損壞有直接關係；二是中途轉車無法監控，丟失東西時有發生；三是意外情況發生的幾率大大高於鐵路運輸，所以公路貨運對包裝的要求要大大高於鐵路。

　　(2)巡迴展運輸

　　巡迴展是一類特殊的展覽，由於展品要轉戰各地，服務商能否按時保質地將展品運到是最關鍵的問題，至於運費倒是次要的。一般參展企業為了保險起見，都要通過不同的途徑向同一地點發送兩套展品。

　　(3)出國展運輸

　　出國展運輸是展品運輸中手續最為繁多的一類，涉及海關、檢驗檢疫等多個部門，而且不同展品、展覽會也各不相同。一般組展公司基本採用指定專業運輸公司作為展品國內運輸代理單位的方式，由他們負責展品的國內集中、報關和國際運輸工作。一般進出口貨物通關基本包括進出境申報、海關查驗、繳納稅費、提取或裝運貨物幾個環節，但是，保稅貨物、暫準進出境貨物、特定減免稅貨物中的展品因為海關的監管規定不同會有一個前期申請備案與後期核銷的環節。在運輸方式的選擇上，出國展的運輸一般在展覽會開幕前兩個月左右就開始運作，時間上比較寬餘，而鑒於航空運輸高額的運輸費用，所以航空運輸在出國展運輸中的份額相對較小。海洋運輸是出國展運輸中最主要的運輸方式，占展品總運量中的三分之二以上，我國絕大部分出國參展樣品，都是通過海洋運輸方式運輸的。海洋運輸的運量大，運費低，航道四通八達，是其優勢所在；但速度慢，航行風險大，航行日期不易準確，是其不足之處。

　　2)按組織方式分類

　　按組織方式的不同，可分為集體運輸與單獨運輸。

　　(1)集體運輸

　　集體展出通常由組織者統一安排運輸。統一運輸有許多好處：一是可以節省展商的時間和費用；二是可以避免混亂；三是可以更有保證地將展品按時運到展地，並可以使用集裝箱方式運輸，安全、快捷。使用集體運輸的方式，展商需要按組織者的要求提前準備展品、道具和資料，在規定的時間內將展品、道具和資料運到指定的集中地點，並按要求辦理有關單證，主要是展品清冊。然後由組織者安排理貨、裝箱、發運、接貨、辦理有關手續、將展品運到展場。組織者負責安排空箱存放。展覽會結束後，展商負責再包裝、裝箱，並交組織者。組織者再安排辦理有關手續、回運或調運、接貨、辦理有關手續和分運。集體運輸要求組織者協調安排好各方面的工作，包括將有關運輸安排、要求、規定用書面形式通知展商。這一項工作可以在確認展商時做，也可以在召開籌備會議時做。有關安排、要求和規定的內容包括：運輸日程，要特別註意航班之間的間隔；運輸費用標準，運輸工作由組織者統一安排，但是費用一般由各展商負擔，如果有補貼，包括全部補貼，也要通知展商；運輸報關所需的單證文件，運輸需要辦理一些手續和單證，其中一些需要由展商辦理或提供基本情況，國際運輸的單證尤其複雜，要詳細說明；保險要求；包裝要求，即包裝材料和包裝規格要求，內包裝要能反覆使用，外包裝要能經受住長途運輸；運輸標誌，包括展館號、展台號；展品集中地點和日期；發運日期；展覽會和海關對展品、道具等物品的規定。

　　(2)單獨運輸

　　單獨展出或者集體展出卻不統一安排集體運輸，則展商就需要自己安排運輸事宜。單獨安排運輸的程式與統一安排運輸基本一樣。一些重要事項提示如下：儘早瞭解運輸時間，比如船期；儘早租訂往返艙位；選用發運地和目的地信譽好、能力強的運輸代理；瞭解發運地和目的地的海關規定、手續、單證要求；認真製作清冊，按箱列明每一物品的品名、規格、價格等細節；製作回運清冊時要準確地相應變動；仔細包裝以免破損；至少在箱子的兩個側面列印運輸標識，可以使用顏色，以便在混亂的展場識別；箱子不可太大，以免搬運困難，最好用不需要工具便可開、封的箱子；避免轉運，儘量安排將物品直接運到展場；讓接貨辦理人知道裝運前的一切有關晴況；安排空箱存放並適時安排空箱回運到展台；辦理運輸途中和展出期間的保險。

　　會展運輸不當，可能出現未運到、途中損壞、丟失等情況，可能導致很嚴重的後果。最常見的問題有：

　　(一)全部或部分展品未及時運到

　　有時會因為展品還在途中，或在途中丟失，或還在海關倉庫里，或海關手續還未辦完等原因導致展會開幕了，但展品全部或部分未到展場，以致無法正常參展。

　　(二)展品因包裝不好而破損

　　由於展品沒有進行適當包裝在運輸途中破損，這會給展品參展帶來負面影響，也可能會出現額外費用以及延誤事件。

　　(三)缺少單證

　　缺少單證是指缺少產地證、檢疫證等，這會導致額外費用甚至導致扣貨、罰款等麻煩和損失，也會造成運輸延誤。

　　(四)包裝箱出現問題

　　拆箱野蠻，造成包裝箱破損，回運時無法再使用；包裝箱儲存不善丟失等等。

　　(五)運輸方式選擇導致的問題

　　每種運輸方式都有自己的優缺點，運輸方式選擇不當會給展覽帶來影響，例如，鐵路運輸會省卻轉運的麻煩，但費用比較高昂，周期比較長，給前期的準備工作造成了很大的壓力。而且一般參展商由於參展次數有限，對整體流程的把握不是很到位，所以容易造成展品不能按時到達的現象。公路運輸時間短，價格低，靈活性高，但道路情況的好壞直接影響到展品是否會損壞，中途轉車無法監控展品。還有，意外情況發生的幾率遠高於鐵路運輸。

　　(六)巡迴展的運輸

　　巡迴展是一類特殊的展覽，由於要轉戰各地，能否按時保質地將展品運到是最關鍵的問題，至於運費倒成為其次的問題。一般為了保險，都要通過不同的途徑向同一地點發送兩套展品物資。