展品运输

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什么是展品运输

  展品运输是指展品包装结束后,通过运输工具将展品移动至目的地行为(包括展品装卸作业)。其责任范围为自出发地的展品包装箱离地时始,至到达目的地的展品包装箱落地时止。

  从广义上来讲,展品运输包括展览前后展品运输、会展活动期间向展商和参展观众分发食物运输,以及与此相配套的会展设施的运输等。[1]

  从狭义上来讲,展品运输就是指以展品为主体所产生的运输过程。[1]

展品运输的特点[1]

  作为同属于运输业范畴的展品运输,除了具有其他运输行业所共有的对安全性及时性经济性以及准确性的要求之外,还具有以下特点:

  (1)高度时效性

  展览会日期的确定性和严格性较强,因此对展品运输的时效性要求非常高。多数国外来华参展的展品普遍会在展览会开幕前的一周或半个月抵达中国的海、空港口,而包括报关报检、查验、内陆监管运输、展台就位等重要的操作环节在内的展品运输工作需要在短短一周之内全部准确无误地完成,高度的时效性要求是展品运输区别于其他运输的最重要的特征。

  (2)返回运输

  会展逐渐向国际化趋势发展,特别是对于大多数展品,有进口必然就有出口,因为展品存在返回运输,这是展品运输很特殊的一点。

  (3)海关检验检疫严格

  由于展品多数为临时进口的海关监管货物,所以在海关及检验检疫方面有着更为严格的要求。

  (4)对展品运输服务商实行严格管理

  为了保证出国(境)文物展览的展品在国际、国内运输过程中的安全、准确、快捷,国家文物局于2001年7月30日特制订《出国(境)文物展览展品运输规定》。根据此规定,展品承运人的资格由国家文物局根据本规定认定并颁发资格证书,国家文物局定期向社会公布展品承运人名单。展品承运人的资格分为国内运输和国际运输两类。国内运输承运人不得从事国际运输业务。展品国内运输承运人必须满足以下条件:在中国境内注册的能够独立承担经济责任和民事责任的企业;必须具备多年从事文物展览运输工作经验,可以确保文物运输的安全,并可承担由于运输而造成展品损坏的法律责任和经济责任;有固定的营业场所和健全的组织机构,有对文物运输业务熟悉的经营管理人员、专业技术人员及相应的运输设备。展品国际运输承运人除必须具有展品国内运输承运人的资格外,还须满足以下条件:具有国家经济贸易部核发的国际货物运输代理企业批准证书(现为在商务部备案的国际货运代理企业证书);具有国家海关总署核发的代理报关企业注册登记证书及海关批准的展品货物进出口代理报关资格证书;具有国家交通管理部门和民航管理部门核发的运输经营许可证书。国家文物局在认为有必要时可组成专家小组对申请承运人资格的企业进行考评和审核。取得展品承运人资格的企业必须在每年度3月底以前到国家文物局办理年度检验手续。国家文物局可视情况作出取消展品承运人资格或不办理年度检验手续的决定。出国(境)文物展览的境外展览方或国内参展单位在确定展品承运人后,应依照经国家文物局批准的文物展览协议书的有关内容,与展品承运人签订展品委托运输合同。此合同应报国家文物局备案。

  此外,为了提高展览会展品运输的服务水平,加强展馆现场管理,给展商提供安全、优质、便捷的服务,一些展览馆成立了“展览馆展览会运输管理办公室”(以下简称展馆办公室),对展品进出馆进行统一管理,以下系北京展览馆的一些规定:①国际展品运输代理单位须在展览会进馆前15天到展馆办公室进行备案登记。②国际展品运输代理单位须在展品进馆前10天向展馆办公室提出申报,提供展品提单、清单(包括数量、体积、重量及所在展厅位置图),交纳空白支票一张,展览会结束3日内支付运输管理费、场地存放费等相关费用。③国际展品运输代理单位须签订运输安全责任书,办理运输证及进馆叉车临时牌照,展览会结束。3日内将证件、临时牌照交还给展馆办公室。丢失按价赔偿(证件押金:运输证20影张;临时牌照200形张)。④国际展品运输代理单位工作人员须统一穿戴有明显标识的工作服,佩带工作证。场内严禁吸烟,要服从场馆管理部门工作人员的管理和监督。⑤运输易燃易爆及危险品进馆时,必须提前向公安、消防部门申报备案,经公安、消防部门同意后,向展览保卫部备案,经批准后方可进馆。

  (5)会展主办方通常指定运输代理

  一些大型展览会,主办方通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理,统一办理展品运输事宜。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。会展运输代理商是主办方为方便展商而为其准备的备选服务项目,当然,展商也可以自行安排运输。

  (6)实行项目经理负责制

  展品运输工作是展商参加展览会的一项主要工作,它对展出的效果有直接的、重要的影响。货运代理,除了严格按照展商的要求,安全、及时、准确、经济地完成展品运输,保证展商顺利参展、展览会如期开幕之外,通过实行项目经理负责制,为每个展览会项目配备专职的项目经理和项目助理,全面负责每个展览会的展品运输,使展商能够得到一站式的全方位的服务,节省展商沟通、联络的时间,为展商提供更贴心、更周到的服务。

展品运输的性质[2]

  展品运输是筹办展览的主要业务工作,也是国际展览物流的最重要环节。业务范围主要包括:制定展品运输工作方案,确定展品类别、数量,安排展品的征集、制作、购买,安排展品、道具、宣传品、行政用品的运输,协调安排展品等货物的装箱、开箱、清点、保管,协助安排展品和展台布置,安排办理有关展品运输的调研、评估、总结。展品运输工作对展出工作的效率和效果有着直接的、重要的影响和作用。

展品运输的运输方式[2]

  运输工作是将展出所用的展品、道具、资料、行政用品、工具等用陆运、空运、。海运或综合方式从货物原所在地运到展出所在地,并运回或运到下一个展出地点以及办理有关手续的工作。运输环节多、时间性强、费用开支大,因此必须做到“安全、准时、省费”。

  运输工作不仅仅安排展品运输,还安排展架、展具、布置用品、道具维修工具和零配件、宣传资料、行政用品、招待用品等展出所需其他物品的运输。因此,完全的称法是“展览运输”,而不是“展品运输”。展览运输,尤其是国际展览运输,是一项需要重视并认真做好的工作。运输不当,可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况,可能导致很严重的后果。

  展品运输方式主要有水运(海运内陆水运)、空运陆运(火车运输汽车运输等)、邮递快递自带等。运输方式也可以分为:集中运输分别运输专运等。各种运输方式有着不同的优势和劣势:

  (1)水运:时间长,但是费用低,是大型国际展览的主要和经常使用的运输方式。

  (2)空运:速度快,适于时间紧、货物少、特殊货物,比如生、鲜产品等。空运费用一般比较高,但是如果货物少,只有几小箱,费用可能更省。或者机场距离展馆近,陆运费便宜;而港口离展馆远,陆运费贵,计算总费用空运可能更便宜。但是在一般情况下,尽量少用空运。

  (3)陆运:介于水运和空运之间。陆运可能是展览运输最广泛使用的、不可缺少的方式。就国际展览来说,需要安排港口两端即港口与展出者所在地和港口与展览会所在地的陆运。

  (4)散运:或称一般运输。运输公司在仓库收货,拼装发运。拼装可能需要比较长的时间,但是收费比较低廉。

  (5)专运:运输公司在仓库收货或到发运人指定的地点收货并将货物直接运送到目的地,可以是一种门到门的运输服务。专运快捷一点,但是收费要高一点。

  (6)其他运输方式,包括特快专递,适于特急、小件物品。另外,如果展品不多,很多展出者愿意随身携带。但是要注意手续问题。运输路线和方式的选择因素主要有:路程,距离远近;时间,距离开幕式的时间;展品情况和特性,即数量、体积、重量等;特殊要求,比如展品是否易腐、是否需要冷藏等;费用,包括运费保险费,海运和空运的保险费大不一样;还有安全性等。

展品运输的分类[1]

  1)按展品运输的区域分类

  按展品运输的区域不同,可分为国内展品运输和国外展品运输,国内展品运输又可细分为本地参展运输和异地运输。其中,异地运输还可分为三大类:一次性展览运输巡回展运输出国展运输

  (1)一次性展览运输

  在异地参加一次性展览,异地指国内不同城市,涉及长途运输,可分为铁路货运和公路货运。铁路运输的好处在于展馆一般都有可以接收集装箱,运到指定的存放地,可以省却很多转运的麻烦;缺点在于费用比较高,周期比较长,对前期工作的准备造成了很大的压力。一般展商由于参展次数有限,对整体流程的把握不是很到位,所以容易造成运输不能按时到达现象。公路运输由于高速公路的日益发达,而显示出越来越强劲的发展态势,运输时间逐渐缩短,灵活性大大强于铁路货运,价格也较低,但公路货运有很难克服的致命伤:一是道路情况的好坏与展品的损坏有直接关系;二是中途转车无法监控,丢失东西时有发生;三是意外情况发生的几率大大高于铁路运输,所以公路货运对包装的要求要大大高于铁路。

  (2)巡回展运输

  巡回展是一类特殊的展览,由于展品要转战各地,服务商能否按时保质地将展品运到是最关键的问题,至于运费倒是次要的。一般参展企业为了保险起见,都要通过不同的途径向同一地点发送两套展品。

  (3)出国展运输

  出国展运输是展品运输中手续最为繁多的一类,涉及海关、检验检疫等多个部门,而且不同展品、展览会也各不相同。一般组展公司基本采用指定专业运输公司作为展品国内运输代理单位的方式,由他们负责展品的国内集中、报关和国际运输工作。一般进出口货物通关基本包括进出境申报、海关查验缴纳税费、提取或装运货物几个环节,但是,保税货物暂准进出境货物特定减免税货物中的展品因为海关的监管规定不同会有一个前期申请备案与后期核销的环节。在运输方式的选择上,出国展的运输一般在展览会开幕前两个月左右就开始运作,时间上比较宽余,而鉴于航空运输高额的运输费用,所以航空运输在出国展运输中的份额相对较小。海洋运输是出国展运输中最主要的运输方式,占展品总运量中的三分之二以上,我国绝大部分出国参展样品,都是通过海洋运输方式运输的。海洋运输的运量大,运费低,航道四通八达,是其优势所在;但速度慢,航行风险大,航行日期不易准确,是其不足之处。

  2)按组织方式分类

  按组织方式的不同,可分为集体运输单独运输

  (1)集体运输

  集体展出通常由组织者统一安排运输。统一运输有许多好处:一是可以节省展商的时间和费用;二是可以避免混乱;三是可以更有保证地将展品按时运到展地,并可以使用集装箱方式运输,安全、快捷。使用集体运输的方式,展商需要按组织者的要求提前准备展品、道具和资料,在规定的时间内将展品、道具和资料运到指定的集中地点,并按要求办理有关单证,主要是展品清册。然后由组织者安排理货、装箱、发运、接货、办理有关手续、将展品运到展场。组织者负责安排空箱存放。展览会结束后,展商负责再包装、装箱,并交组织者。组织者再安排办理有关手续、回运或调运、接货、办理有关手续和分运。集体运输要求组织者协调安排好各方面的工作,包括将有关运输安排、要求、规定用书面形式通知展商。这一项工作可以在确认展商时做,也可以在召开筹备会议时做。有关安排、要求和规定的内容包括:运输日程,要特别注意航班之间的间隔;运输费用标准,运输工作由组织者统一安排,但是费用一般由各展商负担,如果有补贴,包括全部补贴,也要通知展商;运输报关所需的单证文件,运输需要办理一些手续和单证,其中一些需要由展商办理或提供基本情况,国际运输的单证尤其复杂,要详细说明;保险要求;包装要求,即包装材料和包装规格要求,内包装要能反复使用,外包装要能经受住长途运输;运输标志,包括展馆号、展台号;展品集中地点和日期;发运日期;展览会和海关对展品、道具等物品的规定。

  (2)单独运输

  单独展出或者集体展出却不统一安排集体运输,则展商就需要自己安排运输事宜。单独安排运输的程序与统一安排运输基本一样。一些重要事项提示如下:尽早了解运输时间,比如船期;尽早租订往返舱位;选用发运地和目的地信誉好、能力强的运输代理;了解发运地和目的地的海关规定、手续、单证要求;认真制作清册,按箱列明每一物品的品名、规格、价格等细节;制作回运清册时要准确地相应变动;仔细包装以免破损;至少在箱子的两个侧面打印运输标识,可以使用颜色,以便在混乱的展场识别;箱子不可太大,以免搬运困难,最好用不需要工具便可开、封的箱子;避免转运,尽量安排将物品直接运到展场;让接货办理人知道装运前的一切有关晴况;安排空箱存放并适时安排空箱回运到展台;办理运输途中和展出期间的保险

展品运输注意事项[3]

  会展运输不当,可能出现未运到、途中损坏、丢失等情况,可能导致很严重的后果。最常见的问题有:

  (一)全部或部分展品未及时运到

  有时会因为展品还在途中,或在途中丢失,或还在海关仓库里,或海关手续还未办完等原因导致展会开幕了,但展品全部或部分未到展场,以致无法正常参展。

  (二)展品因包装不好而破损

  由于展品没有进行适当包装在运输途中破损,这会给展品参展带来负面影响,也可能会出现额外费用以及延误事件。

  (三)缺少单证

  缺少单证是指缺少产地证、检疫证等,这会导致额外费用甚至导致扣货、罚款等麻烦和损失,也会造成运输延误。

  (四)包装箱出现问题

  拆箱野蛮,造成包装箱破损,回运时无法再使用;包装箱储存不善丢失等等。

  (五)运输方式选择导致的问题

  每种运输方式都有自己的优缺点,运输方式选择不当会给展览带来影响,例如,铁路运输会省却转运的麻烦,但费用比较高昂,周期比较长,给前期的准备工作造成了很大的压力。而且一般参展商由于参展次数有限,对整体流程的把握不是很到位,所以容易造成展品不能按时到达的现象。公路运输时间短,价格低,灵活性高,但道路情况的好坏直接影响到展品是否会损坏,中途转车无法监控展品。还有,意外情况发生的几率远高于铁路运输。

  (六)巡回展的运输

  巡回展是一类特殊的展览,由于要转战各地,能否按时保质地将展品运到是最关键的问题,至于运费倒成为其次的问题。一般为了保险,都要通过不同的途径向同一地点发送两套展品物资。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 孙家庆.国际货运代理 (第二版).东北财经大学出版社,2008.3
  2. 2.0 2.1 吴彩霞.配送管理与实务.中国轻工业出版社,2007.2
  3. 张捷雷主编.会展管理实训教程.东南大学出版社,2009.09.
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