会展设施

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什么是会展设施[1]

  广义上,会展设施包括整个城市中与会展相关的所有的公共设施

  狭义上,会展设施指的是在会展举办过程中所需要用到的场馆,当然其中包括场馆中的最基本的设施和一切涉及到会展项目的要素。比如举办展览会会展中心以及中心内的供电系统、给水排水系统、空调、电梯、照明设备、消防器材、通信设备、网络和信息传递设备以及公共广播等宣传器材;举行各种会议的会议中心以及中心内的座位布局、家具(包括桌椅、讲台等等)、照明设备、室内调节空气状况的设备以及音响放映器材等。

会展设施的类别[1]

  会展中心作为各类会议和展览活动的载体,应该具备比较完善的会展设施和相对完备的功能,才能为各类会议和展览活动提供相应的服务。会展中心主体以展览、会议为主,兼作与展览有关的展示、演示、表演、宴会等场所。场馆外部一般设置公园式广场和绿地,以促成经贸活动、文化会议交流与旅游相结合;内部配以商务、运输旅游、票务、邮政、通讯海关餐饮、停车场等服务设施,为会展活动提供直接服务。场馆周边附设必要的酒店写字楼公寓商场等配套设施,作为完善的会展活动后勤保障系统。在这里把展览中心的设施分成六个组成部分来介绍。

  (1)展览设施

  展览部分主要由展览厅和展示厅组成。展览厅应根据展览中心的市场定位和所举办的展览类型以及具体规模来设置标准摊位,要按能适合举办各种类型室内展览来设置,总体要求为建筑装修及装备注重实效,部分关键设备和软件系统应达到国内或国际相应水平。展示厅内按需要设置展示橱窗,用于常年展示展品

  (2)展览辅助设施

  1)展厅主入口主大厅。能举行室内开幕式,兼作登记、咨询服务用,设置工作间、贵宾休息室、大型电子屏幕墙等。

  2)各独立展厅门厅(过厅)。能举办小型开幕式,兼作登记、咨询服务处,设有工作间,休息处、公共饮水处、展场导引处等。

  3)餐厅厨房。配备能满足一定数量的参展商和观众同时用餐的餐厅厨房,包括宴会厅、中西餐厅、外卖餐厅等。

  4)展览工程制作场和仓库。用于展览布展工程、摊位搭建、器材堆放、展品存放等,分布于各独立展厅。

  5)商场服务设施。其中包括的项目有商场和食品饮料、快餐销售点等;在休息场地可设置小卖部。

  6)商务服务设施。其中包括的项目有洽谈间,会展组织者办公室、邮电通讯、打字复印、印刷、运输、旅游票务、银行、海关等工作场地。

  7)设备用房。其中包括的项目有安全消防监控中心、电话交换机房、中央空调机房、消防水池、泵站、热源交换站、发电机房、污水处理、变电站、配电房、智能化中心。

  (3)会议设施

  会议厅应具有不同的规模,以适应各种不同规模的会议的需要,也可在会议厅内举办表演、图像演示、小型展览展示、专业技术推介等活动?会议厅一般包括多功能大厅、中型会议厅、组合式小型会议厅、贵宾厅等。

  1)多功能大厅。按容纳一定人数活动设置,可用隔音墙分隔成2—3间,设伸缩舞台及无线同声翻译,用作会议、宴会、时装表演、小型专题展览等:大跨度结构能符合会议功能的通视性要求,音像效果需符合会议建筑规范要求。

  2)中型会议厅。中型会议厅一般设置固定坐席,兼作电影、专题会议用。按高标准配置设备,还可设声光图像放映和投影屏幕、卫星电视、电话会议,有线同声翻译,电子投票系统等。

  3)组合式小型会议室、贵宾厅。主要用于灵活机动地组合各种不同规模的会议,可兼用作临时办公、谈判签字仪式、新产品介绍等:其中高标准的会议常配有声、光、电讯和投影设施及同声翻译系统。配备多种设备的会议室应尽量与普通会议室组合,以实现设备共用。贵宾厅是为各会议配置,以供参会的贵宾使用。

  (4)会议辅助设施

  会议辅助设施主要包括:会前接待服务场地即多功能大厅和中型会议厅配置,作登记、休息、活动、交流用;门厅、过道、工作间,门厅应宽敞,工作间为会议服务人员使用和存放设备;仓库,主要用于存放多功能厅座椅、餐台以及各会议室的设备、家具;其他辅助设施,如卫生间等;会议交通以大通量的双向电动扶梯为主,可随人流上下的高峰调配扶梯走向。设置部分直升式电梯和货梯、考虑贵宾通道和残疾人交通无障碍设计。

  (5)室外展场、广场和车位部分

  1)室外场地项目。室外场地项目主要包括室外展场、室外广场和车位。室外展场通常在室内展场不能满足展览需求时使用,但也有时是为了制造气氛而使用。室外广场通常作为举办大型活动仪式场地,并兼作室外展览用。停车场应根据会展中心的规模以及相应的汽车数量而定,一般分为地下停车场和地面停车场,露天展场不使用时,作为停车场使用。

  室外场地应保有货场及车辆调度区,以满足运送货物及车辆调度的需要。另外还应该设计小区道路,使人、货车道分流,货车道应能满足超大型平板车的进出。

  2)室外场地设施。室外场地设置声、光、电系统,适应夜间室外展览、布展撤展和夜间庆典等活动。绿化区设休息小区、雕塑群。

  在广场或建筑物上显著位置设置大型电子屏幕,主体建筑设计时应考虑便于设置大型广告牌和装饰物,以增强会展中心的宣传功能和经营效果。

  (6)智能化设施

  随着会展经济的发展和会展信息化、智能化水平的提高,越来越多的会展中心为会展活动提供各种高水平的信息化和智能化服务,如智能卡管理系统、通信系统、网络系统、信息服务系统、卫星及有线电视服务系统。

  1)智能卡管理系统。展览中心一般在展厅、会议室、库房等重要场所设置电子卡,对出入口进行管理控制。在展厅出入口安排门口机,采用读卡过闸的管理方式,为展厅内的人员提供良好的投资洽谈及参观的环境。门口机具有读取多种卡的功能,同时可以控制展馆内的人流。观众和来宾在进入展馆前必须先登记个人信息并领取卡片,方可凭卡进入。卡的登记有两种途径:一是可通过互联网在线填写后向组委会办理;二是在展会期间,现场登记办卡。

  2)通信系统。通信系统为参会人员或参展观众提供各种通信服务。例如,在展馆内展位、会议室、办公用房等场所可提供直线电话,各大通信公司在展览中心设有无线覆盖系统,各展区、楼层设有ATM自动取款机、IC卡公话。

  3)网络系统。网络系统基于综合布线之上,是数据交换的中心和公共通道。对内把信息管理系统和设备系统连接成一个有机的整体,对外与世界各地进行数据通讯。现代化会展中心网络系统的建设规模可同时满足一定数量的信息点的交换能力,使用者可通过局域网直接接入互联网,而无需进行拨号。在重要的会议室及信息中心内等处设有光纤点,保障会议及机房的使用和具有良好的可扩展性。此外,各后勤办公室及门口机、触摸屏等重要设备可通过网络系统进行数据交换。重大展会期间,电信局可以在会展中心设置一台ATM,届时展馆的实况、展馆的交易情况可传送到各主要酒店。另外,展馆内可通过网络系统进行视频直播。

会展设施的管理[1]

  会展设施的管理,对于会展的成功有着极其重要的意义。在会展活动期间要求在有限的时间内完成布置场馆、物料运输等任务,这一切都要依赖于良好的会展设施的管理。会展设施虽然不能直接创造利润,但是通过管理,提高会展设施额效能、控制能源的浪费、提高服务质量,可以提高会展设施创造的经济效益

  会展设施的管理可以分为硬件管理和软件管理两个方面:

  1.硬件管理

  硬件管理往往受到设施的规模、布局、设计和装备的影响。会展场馆的位置和面积一般是在建成的时候就已经定下来的,所以硬件管理的重点多放在会展场馆的运作与成效方面。其中重点主要是以下六个方面:

  1)安全是重中之重。在会展活动举办期间,有大量的人员会在会展场馆中短期逗留或进出会场,如展览会的参展商、会议的出席嘉宾、各种大型活动的观众等。因此,会展场馆一定要保证消防系统、消防、防火装置、警报系统、广播系统、紧急照明系统、后备发电机、控制中心等的正常运作;而且会展场馆的工作人员也必须经过专业的训练以处理随时可能发生的火警或其他突发紧急事故。以此保证所有会展参与人员的人身安全和会展场馆内的财产安全。

  2)提供舒适的环境。向场馆使用者和出席会展活动的人提供舒适的环境,使活动可以顺利地进行,是会展设施管理的基本责任。要保证在会展期间使用到的照明、通信等基本设施必须可以正常运行。

  3)保证物品进出便捷。会展活动的日期在确定之后,一般不可以更改。所以,运输通道,如车道、货梯等一定要保持通畅,以配合会展活动的要求使得大量的设备和展品可以在既定时间内顺利进出会展场馆。

  4)会展设施的维修保养妥当。会展设施日常的维修保养非常重要。如果由于设施的运作突然出现问题而引起会展活动的延误甚至是中止,后果将会非常严重。良好的维修保养,除了可以防止设备和系统发生故障外,还可以延长设备和系统的使用寿命、提高使用效率,从而降低成本

  5)权衡增添特别设备或器材的成本。不同类型的会议或展览会可能需要一些非常特别的设备或器材以配合活动的进行,可以通用的设备或器材可以考虑添置,而非常用的设备或器材可以租借。增添为应付个别项目使用的设备或器材,只会增加日后的维修保养成本并且浪费储存空间。

  6)注重环保是重要一环。会展活动经常要在会展结束后把活动使用的大量物料丢弃,这是一种资源浪费,也增加了处理废物的支出。因此,会展场馆需要尽量增加废物的循环再使用。甚至可以规定不允许会展期间在场馆内使用不环保物料

  2.软件管理

  软件管理是会展场馆运营成功与否的关键所在。其中,应该重点考虑以下六个方面的因素:

  1)市场定位。会展场馆的管理者应该清楚掌握市场需求竞争环境、设施本身的规模、地理位置、周边环境的配合等因素,来确定会展设施的市场定位,从而指定适当的经营管理策略和方针。正确的市场定位是会展设施成功运营的重要基础。

  2)重视有经验的专业管理人才。会展设施的管理需要专业的人才,而就目前情况,虽然会展业发展迅猛,但是提供会展设施专业培训的门径非常有限,有经验的专业管理人才供应不足。因此,会展设施管理者要充分重视人才、善用人才、采取措施吸引人才。

  3)制定服务标准。会展设施的管理不仅应重视场馆的规模和设备的运营,提供优质的服务同样重要。

  4)调整使用的周期性和差异。由于会展活动大多具有周期性和差异,比如大型运动会具有周期性,而一些商业展览会具有季节性,所以会展设施的使用率在不同的月份有非常明显的差异。一般而言,会展场馆的使用率多集中在30%-70%之间,在服务资源提供和配合方面应考虑使用率的周期性。因此,一些需要大量人力配合的服务,如餐饮、清洁、保安等可以采用外包的方式。

  5)注意租用会展设施之间的竞争。大部分会展活动都是商业性活动,适合的档期是非常重要的,所有同类型或性质接近的会展活动经常会竞争同一档期。会展设施的管理者要合理编配设施的档期,避免会展活动冲突的情况出现,而且不应该只看重租金收入,而忽视设施租用者的利益。所以,会展设施管理者在处理与顾客的商业交往时,要树立信誉度,以争取顾客的信任。

  6)兼负服务社会的职能。由于会展设施自身的特点,所以多是由政府投资或资助的,所以在管理上,除了正常的商业运作外,也应该满足当地非商业活动对设施的需要,兼负服务社会的职能。

会展设施的运营模式[1]

  会展设施的运营与管理决定着吸引和保留顾客的能力。因此,会展设施的运营与管理成为了会展业发展相当重要的一环。现在主要存在以下几种会展设施的运营模式:

  1.政府运营模式

  由于会展设施具有专用性强、造价高、投资回收期长等特点,所以主要靠政府投资兴建。这种所有权归政府的会展设施多是由政府进行运营与管理的,这种政府运营模式可以分为以下两种情况:

  1)政府全包全管模式。在这种情况下,由于政府的精力有限以及政府官僚的规章和手续,将束缚和降低会展设施的管理效率

  2)政府委托运营模式。'政府指定某一委员会或理事会作为非营利性经营实体,来对会展设施进行管理。在这种情况下,委员会或理事会免受政府许多管理规章和程序的约束,可以提高会展设施运营的效率,但是,时间一长,由于一些政治上的庇护,由政府代理人作为会展设施管理人的优势,也可能消失。

  2.企业运营模式

  会展设施企业运营模式的前提可能是所有权归政府所有,也可能是归企业自身所有。由此也可以分为两种情况:

  1)所有权归政府所有。在这种情况下,政府仍然可以保留对会展设施的控制权。但是,具体的运营决策是由企业作出的。企业根据自身的财政状况、市场需求、竞争者策略和整个社会的环境可以作出需求预测,更好地满足已有需求并利用各种营销手段促进需求。这有利于改善会展设施的经营状况,提高它对社会总效益的贡献。

  2)所有权归企业所有。在这种情况下,会展设施的运营与管理效率最高。企业的目标就是使利润达到最大化,如果企业对会展设施的运营不善,则意味着企业自身的亏损甚至更加严重的后果。

  3.其他运营模式  

  现在存在比较广泛的会展设施运营模式是一种政府调控管理与市场多元运作相结合的模式。在这种模式下,政府在会展设施建设和管理的大方向上给予指导,进行把握;完善相应的制度,营造竞争有序的环境;对会展设施产品和服务的价格进行适当的宏观调控;对会展设施的运营和管理过程实行必要的监控,政府的重心转向提供公共服务。而在市场经济的作用下,运营与管理会展设施的企业像其他所有行业的企业一样,遵守市场经济的规律,在市场经济中,注重企业自身综合竞争力的培养,运用先进的管理技术,使得企业的利润最大化、价值最大化。

会展设施的综合利用[1]

  无论是广义上,还是狭义上,会展设施的综合利用都非常重要。会展设施的综合利用涉及到会展设施的回报率,即会展设施的盈利能力。所以,会展设施的综合利用程度已成为会展设施运营与管理的生命线。

  就会展活动内容横向的五个层面——展览、大型活动、会议、节庆活动和其他特殊活动看,会展活动的所涉及的设施主要是一些会展场馆,如会展中心、酒店和体育场馆;当然其中还包括展览会中搭建层位的设施,会议中的影像设备,以及其他活动中所需要用到的工具性的设施。当然这里的会展设施仍然是应用了它狭义上的含义。

  会展设施的综合利用一般有两个方面:

  一方面是会展设施在会展活动举办期间的的综合利用。在会展活动中,许多设施是可以通过巧妙的安排进行综合利用的。比如,在同一个展览会中,可以将有相同的特点的展台或者展品安排摆放在一起,综合利用一些服务台或者广告展板进行宣传;在同一节庆活动中,可以综合利用搭建的那个舞台进行一系列活动。

  另一方面是会展设施在不举办会展的平日里的综合利用。比如,在会展场馆中,作为会议主要设施的酒店在会议不举行期间可以正常地营业;而体育场馆可以通过承办体育赛事、展览会、招聘会、演唱会、各种集体性会议等达到综合利用的目的。而作为展览会主要设施的会展中心的利用率非常低,虽然现在展览会举办的次数越来越多,但是大多数会展中心的闲置时间仍然较长,这使得会展中心的亏损情况屡见不鲜。因此,提高会展中心的综合利用程度正在受到广泛的关注。

  会展中心可以通过以下几种途径来提高其综合利用的程度:

  1)建设大面积的会展中心或者聚合一定数量的会展中心在较近的区域内。大面积的会展中心意味着会展中心所有者资金实力雄厚,这是一种品质和信誉的象征,因此,顾客自然会增加,使得会展中心的利用率提高;而且大面积也增加了会展中心在进行其他方面使用时能力,比如,面积大的会展中心就可以举办大型的人才招聘会,由于可以容纳较多的招聘企业,所以对招聘方和应聘方都具有相当的诱惑力,因此使会展中心的利用率得以提高。

  聚合一定数量的会展中心在较近的区域内,是利用了规模经济的原理。同时,这样也可以在举办大型活动时,吸引需要有及时联系和交流等系列活动的顾客前来参加。

  2)最大限度地利用会展中心本身(以及本身的可利用面积)。在没有展览会举行的日子,可以举办大型的文艺演出、品牌的打折促销活动、各种招聘会、艺术休闲展览等。

  3)调整会展中心维护的时间在对会展中心进行维护和更新的时候,尽量选择会展中心的使用“淡季”。采用弹性时间,依会展中心的具体安排来调整会展中心自身的管理安排。比如,在会展中心的使用高峰期,可以用较高的报酬雇佣人员,让其在加班时间对会展中心进行维护和更新,以避开会展中心的使用时间。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 孙明贵主编.21世纪会展专业系列规划教材 会展经济学.机械工业出版社,2006年03月第1版.
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