撤展

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撤展(Dismantling Of Display Items)

目录

什么是撤展

  撤展是指展览闭幕后的展品、展具的处理工作,主要包括展品处理、展架拆除、道具退还等环节。

撤展的相关工作[1]

  如果展会闭幕在即才考虑撤展事宜,临时抱佛脚,恐怕就有点晚了。成熟的参展商来展地之前就会制订一份详尽的撤展计划,此时只要从公文包里拿出即可。撤展计划要标明完成各项工作的时间安排,包括包装托运箱进馆时间、工人拆卸展台时间、展品重新装箱打包时间、参展物品离馆时间等。如果你事先做过精心策划,撤展工作就会轻而易举,参展人员亦可早日回家。

一、展品处理

  展品处理展品处理是撤展第一项,而且是非常重要的工作。

  (一)展品处理方式

  展品处理分出售、赠送、回运等不同方式,参展企业应根据实际情况选择对自己方便、有利的方式。

  1.出售方式

  在以零售为主的展会上,展品也是卖品,观众往往是一手付款、一手取货。而贸易性质的展会则不同,展品出售后买主不能立即取走,一般需要等到展会闭幕后再来取。我采用出售方式时,通常将其整批或分类卖给当地的客商,有的客商会将其陈列出来供批发、零售商人观看,这样比拿去使用多了一点商业功效。将展品出售给客商可按清册价计算,也可另行议价、做好清单,待展会闭幕撤下装箱,让客商进馆清点接货。展品采用出售方式,事先须办好清关纳税手续。

  2.赠送方式

  展品采用赠送方式如同采用出售方式,其最大的好处是节省了可观的回运运费。我通常将展品赠送给我国驻展地的商务处,展会结束后约商务处工作人员进馆,按展品清册逐一点交展品,受赠方核对无误,在展品清册上签字盖章。受赠方签署后的展品清册是参展商去海关办理结关手续的凭证。处理展品不但是为了了断后事,还要尽可能让这些历经千辛万苦才运过来的展品多发挥一些作用,把展品留给商务处并不是为了让他们使用,从而节省一些外汇,而是它们可能会带来生意,每当有客户在商务处看到了我留下的展品而来公司询价,我会觉得非常高兴。

  3.回运方式

  参加境外展会,展品入境时以特定目的办理临时许可(temporary ad-mission)手续的,展会结束后这些属海关监管的展品在特定期限内应原封不动运回国内,在这里展品还包括展示器材、展览道具和其他物品。展会结束后参展商或其代理人应向海关交验经现场海关人员确认的回运展品清单,办理出口许可证后委托运输。回运展品经历出口一进口再出口再进口诸多环节,参展外贸企业应与货代、船公司、海关、商检保险银行仓储等各种机构协同配合,做好工作。对一些价值不大、参展企业既不想出售也不愿回运的展品,也有采取销毁方式的,销毁现场通常要有证人在场见证。

  (二)展品处理须知

  展品处理的一般规则是价值越大、使用范围越窄的就越要提前处理;反之,展品价值很小、使用范围很广,参展企业就无须太操心,甚至可以到展会闭幕时处理。有些大型机械设备,最好在作展出决定时就考虑好处理方式,参展商一般都是在确定买主的情况下才将大型设备运到展会展出,展后则由买主来车运走。要是没有买主,展后安排回运,各项费用和资金占用均很大,中小企业会承受不了。

  展后撤下的展品需要再行包装装箱,体积小、重量轻的展品一般由展台人员自行撤下再包装;体积大、分量重的展品需要安排专业工人拆卸再包装,包装材料和外箱要事先安排好并从仓库运送到展会现场。展品从展架、展柜上撤下再包装前要注意清点数量,装盒时应防止张冠李戴,也不要漏装了部件、配件和说明书,装箱前要做好衬垫,销毁处理的展品也不能胡乱扔在现场。

  撤展是展览活动中现场最混乱的时刻,要注意做好展品的防护工作,贵重的展品可先由展台业务员取下或提前装箱,有人在撤展前根据展品贵重程度列出一张装箱顺序表,在其他撤展人员进入展台之前,完成贵重展品的“坚壁清野”;还有的参展企业在闭展后把展位用织物封闭起来,外面贴张告示:“本展台已关闭,下次展会再见”,以保证撤展安全顺利地进行。

二、撤除展台

  一般认为撤展时间大约相当于布展时间的一半,而撤展时间中的一多半都会用于撤除展台的工作。

  (一)撤展不同形式

  由展会主办方统一设计搭建的标准展台由搭建布展单位统一撤除,参展商只需移走展品、清理现场即可;而由参展企业自行搭建布展的展台,撤除工作通常由当时搭建的施工公司负责撤除,委托合同条款对此应有规定。不论哪种情况,参展企业虽不用自己动手撤展,但都应参与配合,不能撒手不管、一走了之。

  (二)撤展注意事项
  1.充分准备

  参展企业对撤展工作事先要有具体安排,包括工作步骤、负责人员等,即便事先设计妥当,到撤展现场还可能会有不同程度的变化,须根据实际情况及时调整。展台人员在展会后期闲暇时间可对撤展做一些必要的准备工作,比如先撤什么、后撤什么,哪些物品要归还、哪些物品在当地处理,撤展包装和衬垫物的准备,废弃物的处理,展品接收、回运外协单位的联络、租用推车、打包机等工具,有人甚至事先观察好大型展品移出展馆的路线和出口,把样样事情都考虑周全,以保证撤展的顺利进行。

  2.按时撤展

  展会主办者对展会闭幕的时间有严格规定,参展企业应令行禁止,不得随意提早撤展,如果包装箱提前拿进展馆,切忌放在过道当中。在观众清场之前,可安排办理归还租赁器材、退还押金等手续,但不宜撤下展品,以免造成不良影响甚至遭到处罚。有个别参展企业或为节省费用,或因归心似箭,把回程机票订在展期最后一天,于是在展会尚未结束时就早早收拾打包,准备打道回府,这种“胜利大逃亡”式的撤展不仅耽误观众参观,还易发生安全事故。

  3.有序撤展

  展会现场无序撤展不仅会大大降低撤展工作效率,还会出现展品丢失、破损,其他文件、物品寻找不到的现象。为避免类似情况发生,展台负责人撤展前要将操作程序、人员分工进行明确交代。撤下的展架、展具,要分门别类、码放整齐,根据不同情况装箱打包,并即时做好各种必要的标志。在撤展现场还要与外协作单位保持联系,让他们按实际需要进场,有序完成各种物品的交接工作。

三、扫尾工作

  (一)整理资料

  一些重要的业务资料在展后应及时整理归拢,这是参展成果,也是持续发展出口业务的依据,包括成交合同、新客户名录、观众接待记录、市场行情调研结果、回运展品单证、各种发票收据、展会主办方及有关支援单位联系方式等。

  (二)归还设备

  展会结束后,参展企业应将租赁的展具、道具、电话、桌椅、花卉及其他设备及时归还给展会主办方,并取回抵押资金或证件。归还之前应注意保管,以免丢失承担赔偿责任,兼职的财务人员还应及时结清所有账目。

  (三)清理现场

  展品处理特别是展台撤除时会产生大量废弃物,参展企业在完成撤展前要清除垃圾并清扫现场,将展场干净整洁地交还给展会主办方。展台人员还要注意那些没有用完的业务资料和宣传材料,如空白合同、多余样本,包括客商名片、报价单等都应妥善处理,千万不能因为粗心大意而丢失了商业机密

撤展的有关要求[2]

  1.撤展人员必须持证(如撤展证或布展证)才能进入展馆,搬运工要请展馆内穿有标志服装的人员,不得随意到展馆外雇请搬运工。

  2.在规定的撤展时间内开始撤展,不得随意提前或延后。

  3.严格执行“先撤展品,后撤展台,再清运”的原则,所有施工单位不得在参展商未撤运完展品时进行拆卸展台的工作。如果是笨重、体积巨大、不容易出场的展品,撤展时为提高效率,可以先撤展台,再吊运展品。

  4.撤展期间,各种装修材料、展样品不得堆放在展厅门口或展馆通道上,以免堵塞消防通道。

  5.及时将展品包装箱、包装填充物等杂物清理出馆,严禁将其存放在摊位内、柜顶、板壁的背面或其他隐蔽的地方。严禁乱扔废弃物、杂物,严禁倾倒污水、污油等污染环境。

  6.撤展时,不得将展馆的展具、家具等携带出馆。

  7.参展商须办理展品离场许可证后,方可携带展品离场。

  8,在撤展台的时候,很容易出现展品和展览设施被盗的现象,因此要及时预订保安人员照看展品和事辆的运输

  9.一般到展会尾声的对候,人们都会有所松懈,撒展时更要注意安全问题。有的时候由于时间紧张。(如紧接着就有下一个展会),在参展客户、还没有撤离的时候就要拆卸展台,如操作不当,会造成人员伤亡。

  10.撤展费应在安排返程运输前结清。

撤展的时间管理[3]

  展会撤展是在展会规定的撤展期里进行的,所渭撤展期,是指展会闭幕以后参展商撤除层位和将展品运出展览现场的这一段时间:这一段时间一般也不会很长,短的往往只有一天,长的也很少超过四天。

  由于本展会闭幕以后,展馆可能还安排有其他的展会在此展出,所以,和筹展期一样,撤展期一旦确定下来,仕往也不容易更改。在短短的撤展期内,众多的参展商要将各自的层位撤除和将展品运出展览现场,各参展商无疑要对自己的撤展工作事先做好规划,展会无疑也要加大对撤展现场的管理力度,否则,现场秩序一片混乱,任何事情都可能被延误。

  为维护撤展现场秩序,使各参展商安全,快速和顺利地撤展,展会有必要对撤展进行时间管理

  (1)将撤展的确切起止时间准确地通知参展商。为方便参展商进行撤展规划,展会要将展会撤展的确切起止时间准确地通知参展商;如果参展商的展位撤除工作不是由参展商自己负责,而是由其他承建商负责,展会就要将陔时间同时通知参展商和该承建商。展会可以将该时间在《参展商手册》确,还可以用专门的信函来通知,中注明,也可以在撤展通知中明让参展商心中有数;在展览的最后一天,在展览现场,展会还要以广播的形式提醒各参展商,让他们到时准备。

  (2)让参展商理解撤展开始时间的不可变更性。在很多展会现场,由于种种原因,参展商常常不遵守展会对撤展时间的规定;例如,有些参展商由于展会末期观众较少而想及早离开,他们因此而提前撤展;有些参展商因为展品已经处理完毕而提前撤展;还有一些参展商由于参展效果太好,即使到展会末期观众还是络绎不绝,他们因此而拖延撤展,如此等等、对于拖延撤展的参展商,只要他们能在规定的时间内完成自己的撤展工作,展会对他们可以不加干涉;对于那些提前撤展的参展商,由于规定的撤展时间未到,他们的提前撤展行为对展会的正常展出形成严重干扰,展会应加以阻止?所以展会要让参展商理解撤展开始时间的不可变更性,让他们在展会规定的时间内撤展,尤其不要提前撤展。

  (3)加强撤展现场管理。和筹展一样,撤展的现场秩序对保证各参展商顺利撤展也很重要:例如,尽管每个参展商都规划好了自己的撤展工作和时间计划,但如果撤展现场秩序混乱,各参展商的撤展工作互相影响,他们的撤展工作进程必将大受影响,展会的整体撤展进度必将被拖延-所以,展会还有必要对撤展现场进行有效的管理,通过现场管理,维持良好的现场秩序,使参展商在撤展时尽量互不影响,尽快完成各自的撤展工作。在必要时,展会还可以对有需要的参展商提供协助。

  对展会撤展进行有效的时间管理,需要展会、参展商、展位承建商和展品运输代理等方面的通力合作和密切配合,还要有展场清洁公司的协助,他们之中任何一方的工作延误都会对展会的整体撤展工作带来不利影响。为此,展会要保持和参展商、展位承建商以及展品运输代理等有关方面的联系畅通。

参考文献

  1. 王重和著.国际会展实务精讲.中国海关出版社,2011.05.
  2. 王桂姣主编.会展物流.中国财政经济出版社,2008.4.
  3. 华谦生著.会展策划与营销.广东经济出版社,2004年07月第1版.
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