撤展

用手机看条目

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

撤展(Dismantling Of Display Items)

目錄

什麼是撤展

  撤展是指展覽閉幕後的展品、展具的處理工作,主要包括展品處理、展架拆除、道具退還等環節。

撤展的相關工作[1]

  如果展會閉幕在即才考慮撤展事宜,臨時抱佛腳,恐怕就有點晚了。成熟的參展商來展地之前就會制訂一份詳盡的撤展計劃,此時只要從公文包里拿出即可。撤展計劃要標明完成各項工作的時間安排,包括包裝托運箱進館時間、工人拆卸展台時間、展品重新裝箱打包時間、參展物品離館時間等。如果你事先做過精心策劃,撤展工作就會輕而易舉,參展人員亦可早日回家。

一、展品處理

  展品處理展品處理是撤展第一項,而且是非常重要的工作。

  (一)展品處理方式

  展品處理分出售、贈送、回運等不同方式,參展企業應根據實際情況選擇對自己方便、有利的方式。

  1.出售方式

  在以零售為主的展會上,展品也是賣品,觀眾往往是一手付款、一手取貨。而貿易性質的展會則不同,展品出售後買主不能立即取走,一般需要等到展會閉幕後再來取。我採用出售方式時,通常將其整批或分類賣給當地的客商,有的客商會將其陳列出來供批發、零售商人觀看,這樣比拿去使用多了一點商業功效。將展品出售給客商可按清冊價計算,也可另行議價、做好清單,待展會閉幕撤下裝箱,讓客商進館清點接貨。展品採用出售方式,事先須辦好清關納稅手續。

  2.贈送方式

  展品採用贈送方式如同採用出售方式,其最大的好處是節省了可觀的回運運費。我通常將展品贈送給我國駐展地的商務處,展會結束後約商務處工作人員進館,按展品清冊逐一點交展品,受贈方核對無誤,在展品清冊上簽字蓋章。受贈方簽署後的展品清冊是參展商去海關辦理結關手續的憑證。處理展品不但是為了了斷後事,還要儘可能讓這些歷經千辛萬苦才運過來的展品多發揮一些作用,把展品留給商務處並不是為了讓他們使用,從而節省一些外匯,而是它們可能會帶來生意,每當有客戶在商務處看到了我留下的展品而來公司詢價,我會覺得非常高興。

  3.回運方式

  參加境外展會,展品入境時以特定目的辦理臨時許可(temporary ad-mission)手續的,展會結束後這些屬海關監管的展品在特定期限內應原封不動運回國內,在這裡展品還包括展示器材、展覽道具和其他物品。展會結束後參展商或其代理人應向海關交驗經現場海關人員確認的回運展品清單,辦理出口許可證後委托運輸。回運展品經歷出口一進口再出口再進口諸多環節,參展外貿企業應與貨代、船公司、海關、商檢保險銀行倉儲等各種機構協同配合,做好工作。對一些價值不大、參展企業既不想出售也不願回運的展品,也有採取銷毀方式的,銷毀現場通常要有證人在場見證。

  (二)展品處理須知

  展品處理的一般規則是價值越大、使用範圍越窄的就越要提前處理;反之,展品價值很小、使用範圍很廣,參展企業就無須太操心,甚至可以到展會閉幕時處理。有些大型機械設備,最好在作展出決定時就考慮好處理方式,參展商一般都是在確定買主的情況下才將大型設備運到展會展出,展後則由買主來車運走。要是沒有買主,展後安排回運,各項費用和資金占用均很大,中小企業會承受不了。

  展後撤下的展品需要再行包裝裝箱,體積小、重量輕的展品一般由展台人員自行撤下再包裝;體積大、分量重的展品需要安排專業工人拆卸再包裝,包裝材料和外箱要事先安排好並從倉庫運送到展會現場。展品從展架、展柜上撤下再包裝前要註意清點數量,裝盒時應防止張冠李戴,也不要漏裝了部件、配件和說明書,裝箱前要做好襯墊,銷毀處理的展品也不能胡亂扔在現場。

  撤展是展覽活動中現場最混亂的時刻,要註意做好展品的防護工作,貴重的展品可先由展台業務員取下或提前裝箱,有人在撤展前根據展品貴重程度列出一張裝箱順序表,在其他撤展人員進入展台之前,完成貴重展品的“堅壁清野”;還有的參展企業在閉展後把展位用織物封閉起來,外面貼張告示:“本展台已關閉,下次展會再見”,以保證撤展安全順利地進行。

二、撤除展台

  一般認為撤展時間大約相當於布展時間的一半,而撤展時間中的一多半都會用於撤除展台的工作。

  (一)撤展不同形式

  由展會主辦方統一設計搭建的標準展台由搭建布展單位統一撤除,參展商只需移走展品、清理現場即可;而由參展企業自行搭建布展的展台,撤除工作通常由當時搭建的施工公司負責撤除,委托合同條款對此應有規定。不論哪種情況,參展企業雖不用自己動手撤展,但都應參與配合,不能撒手不管、一走了之。

  (二)撤展註意事項
  1.充分準備

  參展企業對撤展工作事先要有具體安排,包括工作步驟、負責人員等,即便事先設計妥當,到撤展現場還可能會有不同程度的變化,鬚根據實際情況及時調整。展台人員在展會後期閑暇時間可對撤展做一些必要的準備工作,比如先撤什麼、後撤什麼,哪些物品要歸還、哪些物品在當地處理,撤展包裝和襯墊物的準備,廢棄物的處理,展品接收、回運外協單位的聯絡、租用推車、打包機等工具,有人甚至事先觀察好大型展品移出展館的路線和出口,把樣樣事情都考慮周全,以保證撤展的順利進行。

  2.按時撤展

  展會主辦者對展會閉幕的時間有嚴格規定,參展企業應令行禁止,不得隨意提早撤展,如果包裝箱提前拿進展館,切忌放在過道當中。在觀眾清場之前,可安排辦理歸還租賃器材、退還押金等手續,但不宜撤下展品,以免造成不良影響甚至遭到處罰。有個別參展企業或為節省費用,或因歸心似箭,把回程機票訂在展期最後一天,於是在展會尚未結束時就早早收拾打包,準備打道回府,這種“勝利大逃亡”式的撤展不僅耽誤觀眾參觀,還易發生安全事故。

  3.有序撤展

  展會現場無序撤展不僅會大大降低撤展工作效率,還會出現展品丟失、破損,其他文件、物品尋找不到的現象。為避免類似情況發生,展台負責人撤展前要將操作程式、人員分工進行明確交代。撤下的展架、展具,要分門別類、碼放整齊,根據不同情況裝箱打包,並即時做好各種必要的標誌。在撤展現場還要與外協作單位保持聯繫,讓他們按實際需要進場,有序完成各種物品的交接工作。

三、掃尾工作

  (一)整理資料

  一些重要的業務資料在展後應及時整理歸攏,這是參展成果,也是持續發展出口業務的依據,包括成交合同、新客戶名錄、觀眾接待記錄、市場行情調研結果、回運展品單證、各種發票收據、展會主辦方及有關支援單位聯繫方式等。

  (二)歸還設備

  展會結束後,參展企業應將租賃的展具、道具、電話、桌椅、花卉及其他設備及時歸還給展會主辦方,並取回抵押資金或證件。歸還之前應註意保管,以免丟失承擔賠償責任,兼職的財務人員還應及時結清所有賬目。

  (三)清理現場

  展品處理特別是展台撤除時會產生大量廢棄物,參展企業在完成撤展前要清除垃圾並清掃現場,將展場乾凈整潔地交還給展會主辦方。展台人員還要註意那些沒有用完的業務資料和宣傳材料,如空白合同、多餘樣本,包括客商名片、報價單等都應妥善處理,千萬不能因為粗心大意而丟失了商業機密

撤展的有關要求[2]

  1.撤展人員必須持證(如撤展證或布展證)才能進入展館,搬運工要請展館內穿有標誌服裝的人員,不得隨意到展館外雇請搬運工。

  2.在規定的撤展時間內開始撤展,不得隨意提前或延後。

  3.嚴格執行“先撤展品,後撤展台,再清運”的原則,所有施工單位不得在參展商未撤運完展品時進行拆卸展台的工作。如果是笨重、體積巨大、不容易出場的展品,撤展時為提高效率,可以先撤展台,再弔運展品。

  4.撤展期間,各種裝修材料、展樣品不得堆放在展廳門口或展館通道上,以免堵塞消防通道。

  5.及時將展品包裝箱、包裝填充物等雜物清理出館,嚴禁將其存放在攤位內、櫃頂、板壁的背面或其他隱蔽的地方。嚴禁亂扔廢棄物、雜物,嚴禁傾倒污水、污油等污染環境。

  6.撤展時,不得將展館的展具、傢具等攜帶出館。

  7.參展商須辦理展品離場許可證後,方可攜帶展品離場。

  8,在撤展台的時候,很容易出現展品和展覽設施被盜的現象,因此要及時預訂保全人員照看展品和事輛的運輸

  9.一般到展會尾聲的對候,人們都會有所鬆懈,撒展時更要註意安全問題。有的時候由於時間緊張。(如緊接著就有下一個展會),在參展客戶、還沒有撤離的時候就要拆卸展台,如操作不當,會造成人員傷亡。

  10.撤展費應在安排返程運輸前結清。

撤展的時間管理[3]

  展會撤展是在展會規定的撤展期里進行的,所渭撤展期,是指展會閉幕以後參展商撤除層位和將展品運出展覽現場的這一段時間:這一段時間一般也不會很長,短的往往只有一天,長的也很少超過四天。

  由於本展會閉幕以後,展館可能還安排有其他的展會在此展出,所以,和籌展期一樣,撤展期一旦確定下來,仕往也不容易更改。在短短的撤展期內,眾多的參展商要將各自的層位撤除和將展品運出展覽現場,各參展商無疑要對自己的撤展工作事先做好規劃,展會無疑也要加大對撤展現場的管理力度,否則,現場秩序一片混亂,任何事情都可能被延誤。

  為維護撤展現場秩序,使各參展商安全,快速和順利地撤展,展會有必要對撤展進行時間管理

  (1)將撤展的確切起止時間準確地通知參展商。為方便參展商進行撤展規劃,展會要將展會撤展的確切起止時間準確地通知參展商;如果參展商的展位撤除工作不是由參展商自己負責,而是由其他承建商負責,展會就要將陔時間同時通知參展商和該承建商。展會可以將該時間在《參展商手冊》確,還可以用專門的信函來通知,中註明,也可以在撤展通知中明讓參展商心中有數;在展覽的最後一天,在展覽現場,展會還要以廣播的形式提醒各參展商,讓他們到時準備。

  (2)讓參展商理解撤展開始時間的不可變更性。在很多展會現場,由於種種原因,參展商常常不遵守展會對撤展時間的規定;例如,有些參展商由於展會末期觀眾較少而想及早離開,他們因此而提前撤展;有些參展商因為展品已經處理完畢而提前撤展;還有一些參展商由於參展效果太好,即使到展會末期觀眾還是絡繹不絕,他們因此而拖延撤展,如此等等、對於拖延撤展的參展商,只要他們能在規定的時間內完成自己的撤展工作,展會對他們可以不加干涉;對於那些提前撤展的參展商,由於規定的撤展時間未到,他們的提前撤展行為對展會的正常展出形成嚴重干擾,展會應加以阻止?所以展會要讓參展商理解撤展開始時間的不可變更性,讓他們在展會規定的時間內撤展,尤其不要提前撤展。

  (3)加強撤展現場管理。和籌展一樣,撤展的現場秩序對保證各參展商順利撤展也很重要:例如,儘管每個參展商都規劃好了自己的撤展工作和時間計劃,但如果撤展現場秩序混亂,各參展商的撤展工作互相影響,他們的撤展工作進程必將大受影響,展會的整體撤展進度必將被拖延-所以,展會還有必要對撤展現場進行有效的管理,通過現場管理,維持良好的現場秩序,使參展商在撤展時儘量互不影響,儘快完成各自的撤展工作。在必要時,展會還可以對有需要的參展商提供協助。

  對展會撤展進行有效的時間管理,需要展會、參展商、展位承建商和展品運輸代理等方面的通力合作和密切配合,還要有展場清潔公司的協助,他們之中任何一方的工作延誤都會對展會的整體撤展工作帶來不利影響。為此,展會要保持和參展商、展位承建商以及展品運輸代理等有關方面的聯繫暢通。

參考文獻

  1. 王重和著.國際會展實務精講.中國海關出版社,2011.05.
  2. 王桂姣主編.會展物流.中國財政經濟出版社,2008.4.
  3. 華謙生著.會展策劃與營銷.廣東經濟出版社,2004年07月第1版.
本條目對我有幫助3
MBA智库APP

扫一扫,下载MBA智库APP

分享到:
  如果您認為本條目還有待完善,需要補充新內容或修改錯誤內容,請編輯條目

本条目由以下用户参与贡献

河河,林巧玲,方小莉.

評論(共0條)

提示:評論內容為網友針對條目"撤展"展開的討論,與本站觀點立場無關。

發表評論請文明上網,理性發言並遵守有關規定。

MBA智库
打开APP

以上内容根据网友推荐自动排序生成