有效的時間管理

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什麼是有效的時間管理

  所謂時間管理,是指用最短的時間或在預定的時間內,把事情做好。時間管理所探索的是如何減少時間浪費,以便有效地完成既定目標。時間是指從過去,通過現在,直到將來,連續發生的各種各樣的事件過程所形成的軌跡。它具有供給毫無彈性、無法蓄積、無法取代、無法失而復得的四大特性,有效的時間管理具有非常重大的意義。

  美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為,有效的時間管理主要是記錄自己的時間,以認清時間耗在什麼地方;管理自己的時間,設法減少非生產性工作的時間;集中自己的時間,由零星而集中,成為連續性的時間段。有效的時間管理就是要把所有可利用的時間儘可能地投放到最需要的地方,其關鍵在於制定合適的時間計劃和設置事情的先後順序。

  有效的時間管理可以讓企業提高工作效率,減少管理成本,在規定時間內完成超額的任務。有效的時間管理可以讓員工自己掌握正確的時間管理技巧,制定適合自己的時間管理計劃,擁有充分的個人休閑時間。

有效的時間管理的十大法則

  1、細微邊界法則

  細微邊界法則是指時間上的細微差別可能導致最終結果上的巨大差異,即所謂“失之毫釐,差之千里”。

  細微邊界法則在生活中無處不在,如因一分之差錯過了列車,可能要再花幾個小時或更長時間等待下一列;搶救危重病人延誤一分鐘,可能會奪去病人的生命;而在比賽中慢了一秒鐘,就可能與獎牌擦肩而過……細微邊界法則在經濟領域表現得更為突出,現代市場競爭已經由“大魚吃小魚”轉變為“快魚吃慢魚”,企業間在對市場反應速度上的細微差距,可能導致利潤率上的天壤之別。英特爾公司就是因為總能比競爭對手快一步推出性能更高的處理器,成功攫取了CPU市場80%的利潤。而那些動作總比別人慢半拍的企業,均難以擺脫最終覆滅的命運。

  細微邊界法則告訴我們,決定一個人能否成功,有時不在於其是否比別人付出了更多的辛苦,而在於其是否比別人先行一步。先行一步天地寬,搶先一步,就會領略到別樣的風景,就會占儘先機,而辦事拖拉、沒有時間觀念,就可能因一步趕不上,而步步趕不上。為此我們必須增強時間觀念,無論做什麼事情,都要有時不我待的緊迫感,早謀劃、早準備、早著手,這樣才會在工作和生活中爭取主動;凡事都要打好時間提前量,這樣才會避免因一步之差而與成功失之交臂的遺憾。

  2、帕累托法則

  帕累托法則又稱80/20法則,是由英國經濟學家和社會學家帕累托發現的,最初只限定於經濟學領域,後來這一法則也被推廣到社會生活的各個領域,且深為人們所認同。帕累托法則是指在任何大系統中,約80%的結果是由該系統中約20%的變數產生的。例如,在企業中,通常80%的利潤來自於20%的項目或重要客戶;經濟學家認為,20%的人掌握著80%的財富;心理學家認為,20%的人身上集中了80%的智慧等。具體到時間管理領域是指大約20%的重要項目能帶來整個工作成果的80%。並且在很多情況下,工作的頭20%時間會帶來所有效益的80%。

  帕累托法則對我們的啟示是:大智有所不慮,大巧有所不為。工作中應避免將時間花在瑣碎的多數問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效,出色地完成無關緊要的工作是最浪費時間的。你應該將時間花於重要的少數問題上,因為掌握了這些重要的少數問題,你只花20%的時間,即可取得80%的成效。工作中我們要學會“不釣小魚釣鯨魚”,如果你抓了100條小魚,你所擁有的不過是滿滿一桶魚,但如果你抓住了一條鯨魚,你就不枉此行了。

  3、黃金三小時法則

  黃金三小時法則認為,早晨5~8點是人一天中效率最高的三小時。一天之計在於晨,早晨頭腦最清醒、精力最充沛、思維最活躍、環境最安寧、註意力最集中、心情最愉悅,而且由於剛剛醒來,收集睡眠中的潛意識也最全,在這一時段工作一小時相當於其他時段工作三個小時。當你早早起床開始工作時,你甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作,這樣即將開始的一天就是你多賺出來的。

  黃金三小時法則告訴我們,應該利用一天中效率最高的時段去完成一天中最重要的工作,以達到事半功倍的效果。當然,由於生物鐘的不同,黃金三小時的具體時段可能因人而異,但這並不影響此法則作用的發揮。我們應該在生活中多體會,以便找出自己的黃金三小時並利用好它,達到一天等於兩天的效果。

  黃金三小時法則還可以進一步擴展,我們可以把每星期的第一天作為黃金時段,處理完一星期最重要的工作,把每個月的第一星期作為黃金時段,處理完一個月最重要的工作。如果你做到了這一點,你就搶占了時間爭奪戰中的每一個制高點,並獲得了一支強大的時間預備隊,無論將其使用到哪一個方向,都會在那裡取得壓倒性的優勢。

  4、帕金森法則

  帕金森法則認為,工作在最終期限到來前是不可能被完成的。這一法則實際上是依賴人與生俱來的惰性和對最後期限的潛意識發揮作用。人們會下意識地根據完成時限的遠近把工作分為三六九等,完成時限越近,人們對某項工作的關註度越高、投入的精力越大。迫近最後期限的工作,會促使人們挖掘自身的潛能,調動一切資源保證任務按期完成;而那些完成時限較遠或可以被無限期推遲的工作往往被束之高閣。

  帕金森法則對我們的啟示是,為避免拖拉、剋服惰性,應該為工作設置儘可能短的完成時限,通過時間的壓力保持工作的動力,使每一項工作都能在第一時間完成,以便爭取主動;對於那些對未來起重要作用的長遠目標和長遠規劃,則應進行合理分解,細化為在每一階段可完成的小目標,並設定嚴格的時限,以避免這些重要而不緊急的任務在日常工作中被忽視,出現平時不燒香、臨時抱佛腳的被動局面。

  5、學習曲線法則

  學習曲線法則是指在一個合理的時間段內,連續進行有固定模式的重覆工作,工作效率會按照一定的比率遞增,從而使單位任務量耗時呈現一條向下的曲線。學習曲線效應是在以下兩種因素的共同作用下產生的:一是熟能生巧,連續進行有固定套路的工作,操作會越來越熟練,完成單位任務量的工作時間會越來越短;二是規模效應生產10件產品與100件產品所需要的生產準備時間、各生產環節間的轉換時間是一樣的,因此一次生產的產品越多,分攤到每件產品上的準備時間和轉換時間越少,單位生產效率越高。

  學習曲線法則告訴我們,應儘量集中處理性質相同的事務性工作,如一次性處理具有相同性質的所有文件,一次性打完所有的溝通電話,一次購齊所需的生活用品,一次性做完所有家務等。這樣既有利於提高工作的熟練程度,又能通過批量作業減少準備工作和中間環節占用的時間,從而達到節約時間、提高效率的目的。

  6、報酬遞減法則

  報酬遞減法則與學習曲線法則相反,是指從事某項創新型的工作超過一定時限以後,單位時間內取得的工作成果會逐漸降低。造成時間報酬遞減的原因是多方面的:由於長時間從事單調的工作,人的興趣會降低,創造力逐漸減退;運用大腦的特定區域的時間過長會導致神經緊張、用腦過度,容易使人疲勞;長時間的腦力勞動,會導致腦供血不足和大腦缺氧,思維因此而變得遲鈍,工作效率快速降低。

  報酬遞減法則告訴我們,要提高創新型工作的效率,應註意時間的“套種”和工作任務的合理搭配。從事某項工作一段時間,感覺工作效率開始降低時,就應該及時切換到另一項工作,從而使大腦的不同區域被輪流使用,這樣既可以保持對工作的興趣,又能使工作始終保持在時間報酬遞增的區間內,從而提高工作效率。另外,每工作一小時就應該放下手中的工作,起來活動十分鐘,通過運動促進腦部血液供應,保持精力充沛。

  報酬遞減法則還可用於對工作設計的指導。考慮到長期從事單調的工作會導致員工績效不斷降低,應採取工作豐富化設計或通過工作人員的定期交流、輪崗,以保持員工的工作熱情,提高員工的工作效率

  7、反效法則

  反效法則是報酬遞減法則的進一步發展和極端化,是指當超負荷工作過長的時間後,由於註意力不集中、頭腦不清醒導致失誤發生,造成難以彌補的損失或工作的延誤,出現得不償失的結果。反效法則最典型的例子是疲勞駕駛導致車禍的發生,最普遍的例子是在電腦前工作時間過長後發生的誤操作,導致重要文件被刪除或重要數據丟失。

  反效法則告誡我們,必須掌控好工作與生活的節奏,做到有張有弛,高負荷工作一段時間以後,必須強迫自己休息一段時間。為避免反效法則的發生,應該養成一些良好的工作習慣,如及時備份電腦中重要的數據與文件,設置應急處理系統等。但避免反效法則發生的最好辦法還是做好時間計劃,對於有時間壓力的任務、重要的任務,要未雨綢繆,早做打算、提前入手,爭取主動,這樣才會避免因趕工造成長時間、超負荷工作的情況發生,從而避免負面效用的出現。

  8、自控法則

  自控法則其實包含三層含義:一、對於能自我掌控的事務,不用再花過多的時間和精力去掌控它,它會自行朝著既定的目標前進;二、對於你無法掌控的事務,不必為其多費心思,時間會給出一切問題的答案;三、對於你能夠而且應該掌控的事務,用心去掌控。

  自控法則告訴我們,可以通過事物的自我控制實現預定的目的,從而騰出時間和精力去做更重要的工作。如可以在年輕時定期存入一筆存款,讓其在銀行里自行增值,當退休時就會得到一筆豐厚的財富;管理者可以在嚴格選拔、認真培訓的基礎上授權下屬處理日常事物,從而使自己能集中時間和精力思考對組織發展更為重要的問題等。自控法則還告訴我們,應該承認並接受你無法掌控的領域,關註你可以掌控的領域,並且採取行動。當你整天為無法實現的目標而苦惱時,試著把它忘掉,追求你通過努力能夠實現的目標,說不定會達到“無心插柳柳成蔭”的效果;當你對一個問題百思不得解其時,試著把它放一放,讓時間和潛意識去解決,說不定會達到“眾里尋她千里度,驀然迴首,那人卻在燈火闌珊處”的效果。

  9、聚光法則

  只有把陽光聚集到一點,才能產生足夠的熱量把火炬點燃。同樣,聚光法則認為,只有把有限的時間聚焦到重要的目標上,才能保證事業上的成功。目標過於分散等於沒有目標,把有限的時間分散到眾多的目標上,就像把有限的資金在眾多的項目上撒胡椒面,最終只能導致每一個項目都虎頭蛇尾、半途而廢。如果把寶貴的時間投資都用來建設爛尾樓和半截子工程,最終將使你的時間賬戶徹底破產,導致你一事無成。

  聚光法則對我們的啟示是:專註與執著是成功的關鍵。我們在工作中應該養成聚精會神的習慣,避免過多目標的誘惑,一次應只瞄準一個目標。一旦開始某項工作,就應堅持不懈地做下去,直接獲得令人滿意的結果,不幹則已,乾則一次把事情做到最好,否則返工將會使你所花費的時間成倍增長。行百裡者半九十時,能否完成最後10%的工作,是決定一件事情最終成功還是失敗的關鍵。許多人之所以沒有成功,就是因為在完成90%的工作後以為大功告成而轉移了視線,最終導致工作的半途而廢,也使寶貴的時間被白白浪費。

  10、時間—資源互補法則

  時間—資源互補法則來源於項目管理領域,是指時間與用於項目實施的其他資源之間存在互為補充、互相替代的關係。在項目實施過程中,當某一任務完成時限緊迫時,可通過調劑其他資源,增加人力、資金物資、設備等投入的方式來加快任務的進程;當某一任務完成時限較為寬鬆時,可調劑部分人、財、物用於完成時限更為緊迫的其他任務,從而實現項目資源最優利用。

  時間—資源互補法則告訴我們,應該站在更加巨集觀的角度看待時間與其他資源的利用問題,根據實際需要對時間和其他資源進行靈活分配、合理調度。只要你感到完成某項任務時間緊迫、力不從心時,你都應該首先想到是否還能找到其他資源以加快任務完成的進度。在尋找資源時,想象力越豐富越好,比如尋求專業人士的指導,查找網路資料,購買專業書籍,添置先進設備或者直接向上級、同事或家人、朋友求援等,一切可能獲得又有利於縮短工作進程的資源都是可選之項。目前經濟領域最流行的外包業務其實就是時間-資源法則的擴展應用。世界上許多知名企業把生產、服務甚至研發等業務外包給在某一領域具有較大優勢的其他企業,從而大大縮短了產品投放市場的進程。你也可以選擇把部分事務外包出去,比如保潔公司、搬家公司和其他許多專業服務公司,都能為你提供又快又好的服務,為你節省出大量寶貴的時間去從事更重要的工作。

  時間管理既是科學,又是藝術,要想使你的工作、生活更富有效率,在瞭解和掌握以上十大法則原理的基礎上,還需要在實踐中多體會、多總結,只有這樣,你才能成為時間的主人。

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評論(共2條)

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Harryluo (討論 | 貢獻) 在 2010年2月27日 11:04 發表

Time management is especialyy good for the '90s generation.

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113.57.132.* 在 2012年12月18日 09:05 發表

很有幫助

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