签字仪式

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什么是签字仪式

  签字仪式是政府、部门、企业之间通过谈判,就政治、军事、经济、科技等某一领域相互关系协议、缔结条约、协定或公约时,一般都举行的仪式。签字仪式虽不算是一种纯礼仪活动方式,但目前世界各国所举行的签字仪式,都有比较严格的程序及礼节规范。这不仅显示出签字仪式的正式、庄重、严肃,同时也表明双方对缔结条约的重视及对对方的尊重。

  签字的种类

  (一)从礼仪的角度考虑,一般国家间通过谈判,就政治、经济、科技、文化等某一领域内的相互关系达成协议,缔结条约或公约时,一般都举行签字仪式。

  (二)当一国领导人访问他国,经双方协定达成共识,发表联合公报(或联合 声明),有时也要举行签字仪式。

  (三)各地区、各部门在与国外交往时,通过会谈、谈判和协商,最终达成的有关合作项目的协议、备忘录、合同书等,通常也要举行签字仪式。但各国业务部门之间签订的专业性协议,一般不需举行这类签字仪式。

签字仪式的准备工作

  签字仪式的整个过程所需时间并不长,也不像举办宴会那样涉及多方面的工作,其程序较简单,但由于签字仪式涉及国与国之间的关系,而且往往是访谈、谈判成功的一个标志,有时甚至是历史转折的一个里程碑,因此,签字仪式也一定要认真筹办。

  (一)参加签字仪式的人员确定

  1.签字人。签字人是代表一个国家、政府或企业进行签字的人员,所以,签字人选择十分关键。签字人应视文件性质由缔约各方确定。有由国家领导人签字的,也有由政府有关部门签字的,如不是国家级的项目,是地区之间、部门之间的协议,则由地区、部门负责人签字(一般是法人代表)。但不管是哪一级,双方签字人的身份大体相当。

  2.助签人。助签人的职能是洽谈有关签字仪式的细节并在签字仪式上帮助翻阅与传递文本、指名签字处。双方的助签人由缔约双方共同商定。

  3.出席签字仪式的人员。出席签字仪式的人员应基本上是参加会谈或谈判的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈或谈判的人员出席签字仪式,应事先取得对方的同意,另一方应予以认可。但应注意双方人数最好大体相等。不少国家与企业为了表示对签字仪式的重视,往往由更高级别或更多的领导人出席签字仪式。

  (二)签字之前的筹备

  1.签字文本的准备。安排签字仪式,首先应是签字文本的准备。负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方,应会同有关各方一道指定专人,共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方,均提供一份待签的合同文本。必要时,还可再向各方提供一份副本。

  签署涉外商务合同时,比照国际惯例,待签的合同文本,应同时使用有关各方法定的官方语言,或是使用国际上通行的英文、法文。此外,亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。

  待签的合同文本,应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料,如真皮、金属、软木等作为其封面。

  2.签字物品的准备。要准备好签字用的文具、国旗等物品。

  3.服饰准备。在签字前要规范好签字人员的服饰。按照规定,签字人、助签人以及随员,在出席签字仪式时,应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、西装套裙,并配以白色衬衫与深色皮鞋。在签字仪式上露面的礼仪、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。

  4.签字厅的布置。由于签字的种类不同,各国的风俗习惯不同,因而签字仪式的安排和签字厅的布置也不尽相同。 签字厅。签字厅有常设专用的,也有临时以会议厅、会客室来代替的,但一般要选择较有影响的、结构庄严的、宽敞明亮的、适宜于签字的大厅。

  5.签字桌。我国举行的签字仪式,通常是在签字厅内设置长方桌作为签字桌。桌面上覆盖深绿色的台呢。台呢色彩的选择,要考虑对对方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子,面对正门主左右客作为双方签字人的座位。座前桌上摆放各方保存的文本,文本前方分别放置签字用的用具,中间摆放一个旗架,悬挂签字双方的旗帜,主方国与客方国旗帜悬挂的方位是面对正门客右主左,即各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。另外,还要与对方商定助签人员的安排,以及安排双方助签人员洽谈有关细节。

签字仪式的程序

  签字仪式是签署合同的高潮,它的时间不长,但程序规范、庄严、隆重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项:

  (一)签字仪式正式开始。

  各国签字仪式的程序大同小异,以我国为例:双方参加签字仪式的人员步入签字厅。签字人入座。双方的助签人员分别站立于签字人员的外侧,协助翻揭文本及指明签字处。其他人员分主方、客方按身份顺序站立于后排,客方人员按身份由高到低从中向右边排,主方人员按身份高低由中向左边排。当一行站不完时,可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例,排成两行、三行或四行。

  (二)签字人正式签署合同文本。

  通常的作法,是先签署己方保存的合同文本,再接着签署他方保存的合同文本。每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位。因此,每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本,然后再交由他方签字人签字(由助签人交换),其含义是在位次排列上,轮流使有关各方有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。

  (三)签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时,各方签字人应热烈握手,互致祝贺,并可相互交换各自方才使用过的签字笔,以示纪念。全场人员应鼓掌,表示祝贺。

  (四)饮香槟酒。交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干上一杯香槟酒,是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。 在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,才正式生效。

多边条约的签字仪式

  三个或三个以上的国家一起缔结的条约,通称多边条约。其签字仪式大体与上述仪式相同。只是相应地增加签字人员的座位、签字用具和国旗。在签订多边条约时,也可只设一个座位,先由公约保存国代表签字,然后由各方代表依礼宾次序轮流在公约上签字。

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