簽字儀式

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什麼是簽字儀式

  簽字儀式是政府、部門、企業之間通過談判,就政治、軍事、經濟、科技等某一領域相互關係協議、締結條約、協定或公約時,一般都舉行的儀式。簽字儀式雖不算是一種純禮儀活動方式,但目前世界各國所舉行的簽字儀式,都有比較嚴格的程式及禮節規範。這不僅顯示出簽字儀式的正式、莊重、嚴肅,同時也表明雙方對締結條約的重視及對對方的尊重。

  簽字的種類

  (一)從禮儀的角度考慮,一般國家間通過談判,就政治、經濟、科技、文化等某一領域內的相互關係達成協議,締結條約或公約時,一般都舉行簽字儀式。

  (二)當一國領導人訪問他國,經雙方協定達成共識,發表聯合公報(或聯合 聲明),有時也要舉行簽字儀式。

  (三)各地區、各部門在與國外交往時,通過會談、談判和協商,最終達成的有關合作項目的協議、備忘錄、合同書等,通常也要舉行簽字儀式。但各國業務部門之間簽訂的專業性協議,一般不需舉行這類簽字儀式。

簽字儀式的準備工作

  簽字儀式的整個過程所需時間並不長,也不像舉辦宴會那樣涉及多方面的工作,其程式較簡單,但由於簽字儀式涉及國與國之間的關係,而且往往是訪談、談判成功的一個標誌,有時甚至是歷史轉折的一個裡程碑,因此,簽字儀式也一定要認真籌辦。

  (一)參加簽字儀式的人員確定

  1.簽字人。簽字人是代表一個國家、政府或企業進行簽字的人員,所以,簽字人選擇十分關鍵。簽字人應視文件性質由締約各方確定。有由國家領導人簽字的,也有由政府有關部門簽字的,如不是國家級的項目,是地區之間、部門之間的協議,則由地區、部門負責人簽字(一般是法人代表)。但不管是哪一級,雙方簽字人的身份大體相當。

  2.助簽人。助簽人的職能是洽談有關簽字儀式的細節併在簽字儀式上幫助翻閱與傳遞文本、指名簽字處。雙方的助簽人由締約雙方共同商定。

  3.出席簽字儀式的人員。出席簽字儀式的人員應基本上是參加會談或談判的全體人員。如一方要求讓某些未參加會談或談判的人員出席簽字儀式,應事先取得對方的同意,另一方應予以認可。但應註意雙方人數最好大體相等。不少國家與企業為了表示對簽字儀式的重視,往往由更高級別或更多的領導人出席簽字儀式。

  (二)簽字之前的籌備

  1.簽字文本的準備。安排簽字儀式,首先應是簽字文本的準備。負責為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方,應會同有關各方一道指定專人,共同負責合同的定稿、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印工作。按常規,應為在合同上正式簽字的有關各方,均提供一份待簽的合同文本。必要時,還可再向各方提供一份副本。

  簽署涉外商務合同時,比照國際慣例,待簽的合同文本,應同時使用有關各方法定的官方語言,或是使用國際上通行的英文、法文。此外,亦可同時並用有關各方法定的官方語言與英文或法文。

  待簽的合同文本,應以精美的白紙印製而成,按大八開的規格裝訂成冊,並以高檔質料,如真皮、金屬、軟木等作為其封面。

  2.簽字物品的準備。要準備好簽字用的文具、國旗等物品。

  3.服飾準備。在簽字前要規範好簽字人員的服飾。按照規定,簽字人、助簽人以及隨員,在出席簽字儀式時,應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、西裝套裙,並配以白色襯衫與深色皮鞋。在簽字儀式上露面的禮儀、接待人員,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一類的禮儀性服裝。

  4.簽字廳的佈置。由於簽字的種類不同,各國的風俗習慣不同,因而簽字儀式的安排和簽字廳的佈置也不盡相同。 簽字廳。簽字廳有常設專用的,也有臨時以會議廳、會客室來代替的,但一般要選擇較有影響的、結構莊嚴的、寬敞明亮的、適宜於簽字的大廳。

  5.簽字桌。我國舉行的簽字儀式,通常是在簽字廳內設置長方桌作為簽字桌。桌面上覆蓋深綠色的台呢。台呢色彩的選擇,要考慮對對方的習慣與忌諱。桌後放兩把椅子,面對正門主左右客作為雙方簽字人的座位。座前桌上擺放各方保存的文本,文本前方分別放置簽字用的用具,中間擺放一個旗架,懸掛簽字雙方的旗幟,主方國與客方國旗幟懸掛的方位是面對正門客右主左,即各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。另外,還要與對方商定助簽人員的安排,以及安排雙方助簽人員洽談有關細節。

簽字儀式的程式

  簽字儀式是簽署合同的高潮,它的時間不長,但程式規範、莊嚴、隆重而熱烈。簽字儀式的正式程式一共分為四項:

  (一)簽字儀式正式開始。

  各國簽字儀式的程式大同小異,以我國為例:雙方參加簽字儀式的人員步入簽字廳。簽字人入座。雙方的助簽人員分別站立於簽字人員的外側,協助翻揭文本及指明簽字處。其他人員分主方、客方按身份順序站立於後排,客方人員按身份由高到低從中向右邊排,主方人員按身份高低由中向左邊排。當一行站不完時,可以按照以上順序並遵照“前高後低”的慣例,排成兩行、三行或四行。

  (二)簽字人正式簽署合同文本。

  通常的作法,是先簽署己方保存的合同文本,再接著簽署他方保存的合同文本。每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時,按慣例應當名列首位。因此,每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本,然後再交由他方簽字人簽字(由助簽人交換),其含義是在位次排列上,輪流使有關各方有機會居於首位一次,以顯示機會均等,各方平等。

  (三)簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的合同文本。此時,各方簽字人應熱烈握手,互致祝賀,並可相互交換各自方纔使用過的簽字筆,以示紀念。全場人員應鼓掌,表示祝賀。

  (四)飲香檳酒。交換已簽的合同文本後,有關人員,尤其是簽字人當場幹上一杯香檳酒,是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。 在一般情況下,商務合同在正式簽署後,應提交有關方面進行公證,才正式生效。

多邊條約的簽字儀式

  三個或三個以上的國家一起締結的條約,通稱多邊條約。其簽字儀式大體與上述儀式相同。只是相應地增加簽字人員的座位、簽字用具和國旗。在簽訂多邊條約時,也可只設一個座位,先由公約保存國代表簽字,然後由各方代表依禮賓次序輪流在公約上簽字。

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