谈判信息

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什么是谈判信息

  谈判信息是指反映与商务谈判相联系的各种情况及其特征的有关资料。商务谈判信息资料同其他领域的信息资料相比较,有其不同特点。首先,商务谈判资料无论是资料的来源还是资料的构成都比较复杂和广泛,在有些资料的取得和识别上具有相当难度。其次,商务谈判资料是在特定的谈判圈及特定的当事人中流动,谈判者对谈判资料的敏感程度,是其在谈判中获取优胜的关键。最后,商务谈判涉及到己方和谈判对手资金信用、经营状况、成交价格等具有极强的保密性。

商务谈判信息准备的内容

  一般来说,商务谈判的商务调研,信息准备应包括对以下各类资料的搜集和分析研究。1.对方资料

  谈判对手信息资料是商务谈判所应具备的最有价值的资料。对谈判对手应侧重掌握下列资料:

  (1)对方的营运状况与资信。在尽可能掌握对方企业的性质、对方的资金状况及注册资金等有关资料情况下,还应侧重了解两个问题:一是对方的营运状况。因为即使对方是一个注册资本很大的公司,但如果营运状况不好,就会负债累累,而公司一旦破产,己方很可能收不回全部债权。二是对方的履约信用情况。应对交易对象在资格信誉等方面进行深入细致的了解,避免客户不能履约,防止货款两空,造成严重的经济损失。

  应坚持在不掌握对方信用情况,不熟知对手底细或有关问题未搞清的情况下,不举行任何形式的商务谈判

  在掌握对方运营状况和资信情况下,才能确定交易的可能规模及与对方建立交易往来时间的长短,也才能做出正确的谈判决策和给予对方恰当的优惠程度。

  (2)对方的真正需求。应尽可能摸清对方本次谈判的目的,对方谈判要求达到的目标以及对我方的特殊需求,当前面临的问题或困难,对方可能接受的最低界限等方面。

  摸清对方的真正需求,必须透过表面现象去辨别、发现。只有认真了解对方的需求,才能有针对性地激发其成交动机。在商务谈判中,越是有针对性地围绕需求谈判交易就越有可能取得成功。

  (3)对方参加谈判人员权限。应尽可能多地掌握对方谈判人员的身份、分工。如果是代理商,必须弄清代理商代理的权限范围及对方公司经营范围。绝大多数国家规定,如果代理人越权或未经本人授权而代本人行事,代理人的行为就对本人无约束力,除非本人事后追认,否则本人不负任何责任。同样,如果代理人订立的合同越出了公司章程中所规定目标经营范围,即属于越权行为。对属于越权行为合同,除非事后经董事会研I究予以追认,否则公司将不负任何责任

  在谈判中,同一个没有任何决定权的人谈判是浪费时间的,甚至会错过最佳交易时机;弄清代理商代理权限范围和对方公司经营范围,才能避免日后发生纠纷和损失。

  (4)对方谈判的最后期限。必须设法了解对方的谈判期限。任何谈判都有一定的期限。最后期限的压力常常迫使人们不得不采取快速行动,立即做出决定。

  了解对方的谈判期限,以便针对对方的期限,控制谈判的进程,并针对对方的最后期限,施加压力,促使对方接受有利于己方的交易条件。

  (5)对方的谈判作风和个人情况。谈判作风指的是在反复、多次谈判中所表现出来的一贯风格。了解对手的谈判作风可以更好地采取相应的对策,以适应对方的谈判风格,尽力促使谈判成功。

  另外,还要尽可能了解谈判对手的个人情况,包括品格、业务能力、经验、情绪等方面。

  2.市场资料

  市场资料是商务谈判可行性研究的重要内容。市场情况瞬息万变、构成复杂、竞争激烈。对此必须进行多角度、全方位、及时的了解和研究。

  与谈判有关的市场信息资料主要有:

  (1)交易商品市场需求量供给量及发展前景。

  (2)交易商品的流通渠道和习惯性销售渠道。

  (3)交易商品市场分布的地理位置、运输条件、政治和经济条件等。

  (4)交易商品的交易价格、优惠措施及效果等方面。

  市场情况对企业的商务谈判活动产生重大影响,谈判者要密切注视市场的变化,根据市场的供求运动规律,选择有利的市场,并在谈判中注意对方的要价及采取的措施。

  3.交易条件资料

  交易条件资料是商务谈判准备的必要内容。交易品资料一般包括商品名称、品质、数量、包装、装运、保险、检验、价格、支付等方面的资料。

  (1)商品名称的资料。

  ①交易品在国际上的通称和在各地的别称。了解这一点可避免因名称叫法不一而导致失去交易机会或发生误会。

  ②品名在运费方面、关税及进出口限制的有关规定

  ③世界各地消费者对商品名称的喜好与忌讳。

  (2)商品品质的资料。

  ①商品在品质表示方法上的通用做法和特殊做法。

  ②世界各地对交易品品质标准的最新规定。了解这点,以便在合同中能明确规定欲交易的商品品质以什么地方、何时颁布的何种版本中的规定为依据,以避免日后发生误解或造成不必要的损失。

  (3)商品数量的资料。

  ①世界各地在同一计量单位所表示的数量差异与习惯做法。把这些情况了解清楚,才能在合同中明确规定,避免日后发生纠纷。

  ②世界各地在计量概念上的不同解释。了解这点,以避免因实际交货量和原订货量有差异而发生争议。

  (4)商品包装的资料。

  ①国际市场上同类商品包装的种类、性质、材料、规格、费用及运输标志等方面的规定和通用做法。

  ②交易品包装装潢的发展趋势。了解商品包装在所用材料、装潢设计上出现的新趋势,改进包装,适应市场,增强己方商品的竞争能力。

  ③世界各地对商品包装的喜好与忌讳。了解各个国家和地区的消费者包装在式样、构图、文字、数字、线条、符号、色彩的设计上的不同心理联想与要求,改进包装以迎合其喜好,避免其忌讳,增强竞争力

  (5)商品装运的资料。

  ①世界各主要运输线路营运情况和有关规定。以便选择合理的运输方式和避免违反法规。

  ②世界各种运输方式的最新运费率、附加费用及运输支付方式。以便确定己方的报价及划清双方费用的界限。

  ③世界各地关于商品装运时间交货时间规定及有关因素。以便在不影响成交的前提下,订出切实可行的装运时间交货时间,避免纠纷和影响信誉。

  (6)商品保险的资料。

  ①国际上同类商务在保险的险别、投保方式、投保金额等方面的通用做法。

  ②世界各地对交易商品在保险方面的特殊规定及世界各主要保险公司的有关规定。③世界各地对保险业务用语在叫法上的差异和不同的解释,以便在谈判中争取有利条件,避免损失。

  (7)商品检验的资料。

  ①世界各国主要检验机构的权限、信誉、检验设施等情况。事先了解清楚检验机构的有关睛况,才能在谈判中选择较有利的交易商品的检验机构。

  ②同类商务在检验内容、检验标准、检验方法、检验时间和地点等方面的做法和规定。以便事先掌握交易商品顺利通过检验的各种因素,防患于未然。

  (8)商品价格和支付的资料。

  ①世界各主要市场同类商品的成交价和影响因素及价格变动情况。以便制定己方的价格策略

  ②国际上对与价格术语有关问题的规定和不同解释。以避免日后发生误解和纠纷。

  ③世界各地商人在报价还价上的习惯和技巧,特别是交易对方在报价中的水分量,以便己方有针对性地采取有效的讨价还价的技巧。

  ④商品交易的主要方式和信用等情况。以便谈判中确定货款支付方式及支付货币等事项,避免造成损失。

  竞争对手资料是谈判双方力量对比中一个重要的"砝码",会影响谈判天平的倾斜度。竞争对手资料主要包括:

  (1)现有竞争对手的产品因素,如数量、品种、质量、性能、包装方面的优缺点。

  (2)现有竞争对手的定价因素,如价格策略让价策略分期付款等方面。

  (3)现有竞争对手的销售渠道因素,如有关分销、储运的实力对比等方面。

  (4)现有竞争对手的信用状况,如企业的成长史、履约、企业素质等方面。

  (5)现有竞争对手的促销因素,如推销力量、广告宣传营业推广、服务项目等方面。

  了解竞争者是较困难的,但如果是卖方,至少应该知道一个销售价格高于自己,而质量比自己差的竞争对手的详细情况。作为买方则应掌握有关供货者的类似情报。

  通过对以上情况的了解分析,找出主要竞争对手及其对本企业商品交易的影响,认清本企业竞争中所处的地位,并制定相应的竞争策略,掌握谈判的主动权。

  5.相关的环境资料

  在商务谈判中,不同的社会背景对具体的谈判项目的成立,对谈判进程和谈判的结果会起到相当重要的影响。因此,在谈判准备阶段必须认真搜集分析以下资料。

  (1)政治状况。政治状况关系到谈判项目是否成立和谈判协议履行的结果。因此,必须了解对方国家的政治制度和政府的政策倾向、政治体制、政策稳定性,以及非政府机构对政策的影响程度。特别是要了解对方国家和地区的政局稳定性,判断政治风险的大小。政治风险一般来源于:政府首脑机构的更替,政治改变,社会的动荡或爆发战争,政府经济政策突然变化,国家问关系的重大变化等。若在合同履行期内发生重大的政治风险,将使有关的企业蒙受沉重的经济损失,这是应该尽力避免的。

  (2)法律制度。这主要是为了解与商贸谈判活动有关的法规。除了要熟知我国现有的法律外,还要认真了解当事各国的法规及一些国际法规,如联合国国际货物销售合同公约、联合国国际贸易委员会仲裁规则等。

  (3) 商业习惯商业习惯不同会使商贸谈判在语言使用、礼貌和效率,以及接触报价、谈判重点等方面存在极大的差异。商业习惯在国际贸易谈判中显得更为重要,因为几乎每一个国家乃至地区的做法都有自己的特色,而且差别很大,如果不切实了解其商业习惯就会误入陷阱,或使谈判破裂。例如,法国商人往往在谈妥合同的重要条件后就会在合同上签字,签字后又常常要求修改。因此,同法国人谈成的协议必须以书面形式互相确认。

  (4)社会文化。社会文化主要包括文化教育、宗教信仰、生活方式和社会习俗等。跟外国商人谈判,特别要注意对宗教信仰和社会习俗的了解,了解这些情况,不仅可避免不必要的冲突和误会,而且可以更快更好地理解对方的谈判行为,促使谈判的成功。

  (5)财政金融。应随时了解各种主要货币的汇兑率及其浮动现状和变化趋势,了解国家的财税金融政策,以及银行对开证、承兑托收等方面的有关规定等情况。

  6.有关货单、样品资料

  这主要包括货单、样品,双方交换过的函电抄本、附件,谈判用的价格目录表、商品目录、说明书等资料。货单必须做到具体、正确,每个谈判人员对此必须心中有数。谈判样品必须准备齐全,特别是注意样品必须与今后交货相符。

谈判信息的分类

  在商业活动中,谈判信息纷繁复杂。科学区分谈到信息的类型是研究分析谈判信息的基础,可使我们更深刻地认识谈到信息的规律性,也有助于我们进一步明确谈判信息工作的目的,提高谈判信息工作的效益。按照不同的标准,可将谈判信息分为以下类型:

  〔一)按谈判信息的内容划分

  按谈判信息的内容可将其分为自然环境信息、社会环境信息、市场细分化信息、竞争对手信息购买力及投向信息、产品信息消费需求消费心理信息等。自然环境信息是指能引起人们消费习惯改变、购买力转移及市场变更的自然现象方面的信息,如地震、地形变化、气温变化等。社会环境信息是指对市场有影响的各种社会因素。如文化人口、社会阶层、家庭、政治法律、时尚、风俗、宗教、社会发展、城市建设等方面的信息。市场细分化信息是指能引起市场细分的变量,如社会经济变量、地理变量、人口变量,收人和消费方式变量等等。竞争对手信息是指有关生产或经营同类产品的其他企业状况的信息。购买力及投向信息是指消费收人、支出构成、趋向等方面的信息。产品信息是指与产品价格开发、销售渠道、商标包装、装演等有关的信息。消费需求信息是指消费者对商品品种、数量、规格,价格、式样、色彩、口味、方便程度、适用程度等方面的信息。消费心理信息是指有关消费者购买行为、购买动机价值观、审美观等方面的信息

  (二)按谈判信息的载体划分

  按信息载体,信息分为语言信息、文字信息、声像信息和实物信息。语言信息是指通过座谈、交流所获得的信息以及在公共场所听到的信息。文字信息是指用文字记录下来的信息资料,包括各种文献、文件、报刊资料及复制品、产品目录、产品说明书等。声像信息是指通过图片、绘画、电影、电视、广播、录像、电话、幻灯、录音等获得的信息。实物信息是指各种以样品作为载体的信息。

  (三)按谈判信息的活动范围划分

  按信息活动范围,信息分为经济性信息、政治性信息、社会性信息和科技性信息。经济性信息是指与企业发展有关的各种信息,主要包括国民经济发展的信息,财政金融信贷方面的信息,经济资源信息等。政治性信息是指由于某一政治活动的发生、政治事件的出现而引起市场变化的信息,如战争爆发引起的物价上涨等。社会性信息是指与市场经营、销售有关的社会风俗、社会风气、社会心理、社会状况等方面的信息。科技性信息是指与企业产品研制、设计、生产包装有关的信息

  

谈判信息资料的搜集与整理

  1.信息准备的要求

  准备的信息资料必须符合准确、全面、适用、及时的要求。

  (1)准确。准确是指信息资料的真实性。真实是信息的生命,不真实的信息会把商贸谈判决策引向歧途。为保证信息的真实性,首先,要求资料来源要真实可靠。其次,在信息资料加工时,要注意鉴别,去伪存真,剔除不真实的信息资料。再次,要弄清模糊度较大的资料,不明确的资料要暂时搁置起来。

  (2)全面。全面是指信息资料的完整性、系统性和连续性。残缺不全的资料常常会导致谈判中的判断失误。因此,要求搜集的信息资料必须是与商贸谈判有关的全方位的信息资料。搜集时要尽可能详细、网开四面,广泛搜集,防止遗漏重要的信息资料。同时,要保持系统性,要能反映有关政治、经济等活动的动态变化状况与转化过程及其特征。

  (3)适用。适用是指所准备的信息资料要适合商贸谈判工作的实际需要。切实适合谈判决策或解决问题的信息就具有适用性。因此,要求资料搜集必须有明确的目的,按专题进行,不要面面俱到。同时,要求在资料整理分析时,善于选择与某一谈判行动有关的重要信息资料,送交决策者作为谈判决策时的参考。

  (4)及时。及时是指信息资料的时效性。信息资料应尽可能灵敏地反映最新动态。信息有很强的时效性,适时的信息便是财富。信息时效性要求,一方面要及时地搜集发展变化着的有关情况;另一方面,信息资料的整理、分析、传递的速度要快。

  2.资料搜集的方法和途径

  (1)检索调研法。检索调研法是根据现有的资料和数据进行调查、分类、比较、研究的信息资料准备方法。检索调研法的资料搜集的途径很广,主要的有以下方面:

  ①统计资料。主要包括我国、对方国家国际组织的各类统计月刊或统计年鉴,以及各国有关地方政策的各类年鉴或月刊。

  ②报纸杂志,专业书籍。如我国的"国际商务研究"、"国际经贸消息"、"外贸调研"等杂志都刊登有与贸易谈判活动有关的资料。

  ③各专门机构的资料。如政府机关、金融机构、市场信息咨询中心、对外贸易机构等提供的资料。

  ④谈判对方公司的资料。如经对方专任会计师签字的资产负债表、经营项目、报价单、公司预算财务计划、公司出版物报告、新闻发布稿、商品目录与商品说明书、证券交易委员会或政府机关的报告书、官员的公开谈话与公开声明等。

  (2)直接观察法。直接观察法是调查者在调查现场对被调查事物及被调查者的行为与特点进行观察测度的一种信息资料准备方法。直接观察法的形式主要有以下几种:

  ①参观对方生产的经营场地。如参观对方的公司工厂等,以明了对方实情。

  ②安排非正式的初步洽谈。通过各种预备性的接触,创造机会,当面了解对方的态度,观察对方的意图。

  ⑧购买对方的产品进行研究。将对方的产品拆开后进行检验,分析其结构工艺等以确定其生产成本

  ④搜集对方关于设计、生产计划销售等资料。

  (3)专题询问法。专题询问法是以某一项命题向被调查者征询意见,以搜集资料的一种信息准备方法。专题询问法的方式运用灵活,其途径主要有:

  ①向对方企业内部知情人了解。如对方现在或过去的雇员、对方领导部门的工作人员、对方内部受排挤人员等。

  ②向与对方有过贸易往来的人了解。如对方的客户、对方的供货商

  ③向对方的有关人员了解。如在会议或社交场合通过与对方的重要助手或顾问的交往探取情报,通过银行账户了解对方的财政状况等。

  3.信息资料的加工整理

  信息资料整理一般分为下面几个阶段:

  (1)筛选阶段。筛选就是检查资料的适用性,这是一个去粗取精的过程。

  (2)审查阶段。审查就是识别资料的真实性、合理性,这是一个去伪存真的过程。

  (3)分类阶段。分类就是按一定的标志对资料进行分类,使之条理化。

  (4)评价阶段。评价就是对资料做比较、分析、判断,得出结论,提供谈判活动参考。

谈判信息资料的传递与保密

  谈判信息资料的搜集整理与谈判信息资料的传递与保密是紧密相连的有机统一,谈判者在做好信息资料的搜集整理的基础上,还需要十分注意谈判信息资料的传递与保密工作。

  1.资料的传递

  商务谈判信息资料的传递是指谈判人员同己方企业的联系。在外地谈判情况下,为了保持联系,进行有效的控制调节,上下级问应有信息资料的传递。例如,有国外的谈判小组因为需要听取有关专家意见或请示总部决策,就有必要同国内取得联系,而国内的管理部门因为需要及时了解国外谈判进程,必须同在国外的谈判小组联系。为此,应事先规定好联络方式和制度,并明确联络程序、责任人,以便迅速顺利地汇报谈判情况,请示下一步行动,避免推诿以致丢失商机

  2.资料的保密

  对谈判所涉及内容、文件及双方各自有关重要观点等资料应做好保密工作。如果不严格保密,将造成不应有的损失。例如,国外在重要的生意谈判中,有的不惜花重金聘请"商业间谍"摸对方的底。因此,应加强谈判信息资料的保密工作。

  谈判信息资料保密的一般措施有:

  (1)不要给对方造成窃密机会,如文件调阅、保管、复印、打字等。

  (2)不要随便托人代发电报、电信等。

  (3)不要随意乱放文件

  (4)不要在公共场所,如餐厅、机舱、车厢、过道等地方谈论有关谈判业务问题。

  (5)不要过分信任临时代理人或服务人员。

  (6)最后的底牌只能让关键人物知道。

  (7)在谈判达成协议前,不应对外公布。

  (8)必要时使用暗语。

谈判信息的作用

  不同的商务谈判信息对谈判的影响作用是不同的,有的起着直接作用,有的起着间接作用。谈判信息在商务谈判中的作用主要表现在以下几个方面。

  1.谈判资料和信息是制定谈判计划和战略的依据

  谈判战略是为了实现谈判的战略目标而预先制定的一套纲领性总体设想。谈判战略正确与否,在很大程度上决定着谈判的得失成败。一个好的谈判方案应当是战略目标正确可行、适应性强、灵敏度高。这就必须有可靠的大量资料和信息作为依据。在商务谈判中,谁在谈判资料和信息上拥有优势,掌握对方的真正需要和他们的谈判利益界限,谁就有可能制定正确的谈判战略,在谈判中掌握谈判的主动权。

  2.谈判资料和信息是谈判双方相互沟通的纽带

  在商务谈判中,尽管各种谈判的内容和方式各不相同,但有一点是共同的,即都是一个相互沟通和磋商的过程。没有谈判信息作为双方之间沟通的中介,谈判就无法排除许多不确定因素和疑虑,也就无法进一步协商、调整和平衡双方的利益。掌握了一定的谈判资料和信息,就能够从中发现机会和风险,捕捉住达成协议的契机,使谈判活动从无序到有序,消除不利于双方的因素,促使双方达成协议。

  3.谈判资料和信息是控制谈判过程的手段

  为了使谈判过程始终指向谈判目标,使谈判在合理规定的限度内正常进行,必须有谈判资料和信息作为准则和尺度。否则,任何谈判过程都无法有效地加以控制和协调。因此,在实际谈判中通过对方的言行获取信息,及时反馈,使谈判活动得到及时调节、控制,按照规定的谈判目标顺利进行。

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