董事會秘書

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董事會秘書(Board Secretary / Directorate Secretary)

目錄

什麼是董事會秘書

  董事會秘書是指掌管董事會文書並協助董事會成員處理日常事務的人員。董事會秘書是上市公司高級管理人員,承擔法律、行政法規以及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務,享有相應的工作職權,並獲取相應的報酬

  董事會秘書應該具備一定的專業知識,這是董事會秘書的職業所必須的。不僅要掌握公司法證券法、上市規則等有關法律法規,還要熟悉公司章程、信息披露規則,掌握財務及行政管理方面的有關知識。董事會秘書應當遵守公司章程,承擔高級管理人員的有關法律責任,對公司負有誠信勤勉義務,不得利用職權為自己或他人謀取利益。

董事會秘書主要職責

  一是負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管,即按照法定程式籌備股東大會和董事會會議,準備和提交有關會議文件和資料;負責保管公司股東名冊、董事名冊,大股東及董事監事和高級管理人員持有本公司股票的資料,股東大會、董事會會議文件和會議記錄等。

  二是負責公司股東資料的管理,如股東名冊等資料的管理。

  三是負責辦理信息披露事務。如督促公司制定並執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度,促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務,按照有關規定向有關機構定期報告和臨時報告;負責與公司信息披露有關的保密工作,制訂保密措施,促使董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守秘密,併在內幕信息泄露時及時採取補救措施。

董事會秘書的作用

  董事會秘書制度的運用,其價值在於對公司治理有著重要的作用。就公司內部治理而言,董事會秘書具有廣泛地涉及公司內部運作程式的職權。公司程式性和輔助性事務的集中行使改變了公司權力分散於單個機關或個人行使的不利局面,使得公司董事等經營人員能夠將更多的精力投入到公司經營中去,使得公司信息溝通和決策執行的渠道更為暢通,從而提高了公司的運作效率,促進了公司的運作規範。同時,權力的集中行使也使得董事會秘書成為公司大量具體經營活動的直接經手人和見證人,對公司經營管理人員的權力具有制約的作用,保護了投資者的合法權益,實現了股東利益的安全。再就外部治理而言,董事會秘書作為公司機關,代表公司與公司登記機關和監督機關進行溝通,使得與公司相關主體的知情權得以保障。因此,新修訂的公司法明確地確立了董事會秘書制度,改變了以往對董事會秘書制度立法的分散性、地方性和法律效力層次過低的弊端,與舊法相比是一大進步。但同時,我們也應當看到該法條的粗糙與簡單,很多更為具體的內容被留待往後條件成熟時再進行規範,這也符合學術探索和司法實踐的規律,體現了立法者的審慎態度。

董事會秘書的產生與罷免

  董事會秘書的產生必須嚴格遵循確定、公告、備案3個程式。

  “確定”,是指董事會秘書人選的確定必須經董事長提名,董事會聘任,並向股東大會報告。董事長只有提名權,董事會才有聘任權,而股東大會則擁有否決權。可見,董事會秘書必須具有較好的自身素養,併在企業高層範圍內為人們所認同。

  “公告”,即必須將已確定的董事會秘書人選通過公共傳播媒介向社會公眾披露,從而使他能以一種法定身份活躍於經濟舞臺。這種法定身份包含有3層含意:一是向社會公告他擁有所在的上市公司發言人的權力,他的正式言論代表該上市公司;二是向社會公告他是股市內幕的知情人,不得參加股市交易或操縱股市交易;三是提醒社會各方面對其進行監督。

  “備案”,是表示要將董事會秘書的品德、工作能力及表現,履歷、學歷證明、相關工作經歷,由證券交易所頒發的董事會秘書培訓證書、董事會出具的聘任書、通訊方式,及董事會秘書的合格替任人報中國證監會、地方證券管理部門和證券交易所備案。這也為董事會秘書行使職權提供了保障。

  董事會秘書的罷免程式也十分嚴格,按照有關文件規定:凡在執行職務時,因個人行為造成重大錯誤或失誤,給公司和投資造成重大損失或違反法律、法規、公司章程及證券交易所的規章制度,造成嚴重後果和惡劣影響,或主管部門和證券交易所認為不具備繼續出任董事會秘書條件的,則由董事會終止對其聘任,並以書面形式報告中國證監會、地方證監會和證券交易所,認定其不得擔任其他公司董事會秘書,並通過公共傳播媒介向社會公眾披露。對解聘處罰不服的,可以向中國證監會、地方證管部門申訴。

董事會秘書的職業風險[1]

  董事會秘書的職業風險主要來自於以下兩個方面:

  首先,董事會秘書的職業風險來自於公司的外部。

  董事會秘書在中國有關法律、法規上的認同,最早起源於國務院根據《公司法》第85條及155條頒佈的《關於股份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》,該規定第15條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。而後國務院證券委、國家體改委頒佈的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監會頒佈的《上市公司章程指引》,特別是上海和深圳證券交易所的《股票上市規則》中有關章節都確定了董事會秘書這一職位,並規定相應的職責和作用。

  董事會秘書是公司的高級管理人員,承擔法律、法規及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務,享有相應的工作職權,並獲取相應的報酬。

  事實上,由於上市公司的規模、領導層的認識、企業文化的不同及董事會秘書本身素質的差異,往往造成董事會秘書執行有關職責時,在承擔責任、工作標準、工作職權及相應報酬等方面存在較大的差異。造成這種現象的主要原因,是由於在有關規定中對董事會秘書有嚴格的任職資格及任免程式,有較明確的職權範圍,但對董事會秘書承擔什麼樣的責任界定不夠清晰,對如何保證董事會秘書行使其職權,則表述較少,由此造成了董事會秘書在行使職權時的不確定性。

  從另一個方面考慮,董事會秘書的職權主要反映在與交易所的聯絡、協調和組織上市公司信息披露事宜、與投資者及新聞媒體的聯絡、董事會內部的管理等方面。是處在公司與外界的交匯點,也是公司與外界矛盾的交匯點。目前我國證券市場處在發展時期,有關法律、法規還在不斷地建立和健全,由此也造成董事會秘書在行使職權中的困惑。而一旦出現問題,董事會秘書首當其中,必然要負有關責任。

  第二,董事會秘書的職業風險來自於公司內部。

  由於中國證券市場的特殊性,上市公司中大部分是由國有企業改製而成的。而這些公司在完成上市籌集資金之後,很多管理思路及管理辦法還沒有真正適應證券市場的要求,也就是說改製滯後。

  可以想像,如果上市公司的董事會對上市公司的規範化運作沒有足夠的認識,對董事會秘書的作用也不會有充分的認同。可能出現兩個方面的問題:一方面,將公司上市之後的多出來的工作交給董事會秘書去做,但是並沒有在機構設置、工作人員配備、管理制度方面給予配合。而當董事會秘書對公司董事會的一些做法提出疑義時,往往得不到理解;另一方面,公司對董事會秘書寄予較大的期望,由於董事會秘書自身素質等原因造成不勝任董事會秘書工作,而產生公司董事會對董事會秘書工作的不信任感。無論出現哪一種情況,董事會秘書的工作都處於一種被動的尷尬局面。

  董事會秘書的職業風險最終將反映在承擔有關法律責任,受到董事會的解聘等處罰上。

董事會秘書職業風險的防範[1]

  從個人角度來說,董事會秘書職業風險可以從以下幾個方面防範:

  1、具備專業知識,提供專業意見。

  董事會秘書應該具備一定的專業知識,這是董事會秘書的職業所必須的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規則等有關法律法規,還要熟悉公司章程、信息披露規則,掌握財務及行政管理方面的有關知識 。只有這樣,才能有效的行使董事會秘書的職責,對董事會提供全面的專業意見,保障公司規範化運作,從而確立董事會秘書在公司的地位及作用。

  2、遵守職業操守,履行專業職能

  董事會秘書應當遵守公司章程,承擔高級管理人員的有關法律責任,對公司負有誠信和勤勉義務,不得利用職權為自己或他人謀取利益。董事會秘書作為專業人士,遵守職業操守,保持個人的品格和地位是履行專業職能的首要條件。

  董事會秘書作為公司的高級管理人員,知道很多公司在決策與投資方面的安排,保守公司的秘密,避免公司對股價有影響的消息通過非正常的渠道傳播。當得知公司作出或者可能作出違反有關法律、法規的決議時,應及時提醒公司有關人員,並拿出解決問題的辦法。這樣做一方面可以提升公司董事會對董事會秘書的信任程度,另一方面也能有效的防範風險。

  董事會秘書也有權行使如下職責:

  協助董事會依法行使職權,在董事會違反法律法規、公司章程及證券交易所有關規定作出決議時,及時提出異議,如董事會堅持作出上述決議,應當把情況記載在會議紀要上,並將會議紀要馬上提交上市公司全體董事和監事。

  協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定。在知悉公司作出或可能作出違反有關規定的決議時,有義務及時提醒,並有權如實向中國證監會及其他監管機構反映情況。

  3、 積累工作經驗,提高工作質量

  董事會秘書在工作實踐中,積累出了不少好的經驗,這些經驗都有利於董事會秘書有效的防範風險。

  註重工作方法,對董事一視同仁,提供同等專業意見,與董事保持良好的關係,提高董事對董事會秘書的信任程度。爭取董事會成員對董事會秘書工作的理解和支持,建立良好的工作環境

  提高工作技巧,對董事會的議案要事先提出專業意見,在有可能違反有關法律、法規時,在會前要表明自己的觀點,協助董事會在不違反有關法律、法規的前提下,提出解決問題的方案。不要等到董事會議上提出反對意見,避免在董事會議上引起爭議。如需要請專業會計師或專業律師提供意見時,應在會前安排專業人士到場。

董事會秘書在我國的發展

  第一階段是1994年至1995年,為董事會秘書出現的前兆期。1992年國務院成立了證券委員會,指導股份有限公司股票上市運作。1994年實施《公司法》之後,股份有限公司境外上市的問題就提到了議事日程。為了在操作上與國際金融接軌,1995年國務院頒佈了《關於股份有限公司境外募集股份上市的特別規定》,第一次明確了上市公司董事會秘書職務的法規性設置。此後,國務院又頒發文件,規定凡在境內上市籌集外資股的企業也必須設置董事會秘書。開創了以法規形式確立董事會秘書職務設置的先河。

  第二階段是1996年,為上市公司普遍設立董事會秘書時期。根據國務院文件精神,在這一年的4、5、6三個月中,上海、深圳兩地的證券管理部門連續頒佈了《上市公司設立董事會秘書的暫行規定》等4個文件,明確了以下幾個問題:一是宣佈一項新的秘書制度的產生。根據上述文件的規定,無論是B股上市公司,還是A股上市公司;無論是境外上市公司,還是境內上市公司,一律實行董事會秘書制。二是確立了董事會秘書在企業中的高級管理人員地位及其約束機制。《上市公司董事會秘書管理辦法》中明確規定:“董事會秘書為公司高級管理人員,法律、法規及公司章程對公司高級管理人員的有關規定,適用於董事會秘書。”

  第三階段是1997年,是董事會秘書制度進入運作的規範性時期。中國證監會和上海、深圳的證券管理部門連續頒佈了一系列法規性文件,對董事會秘書在證券市場上的運作進行了嚴格的規範,並建立了“董事會秘書例會”制。促使我國董事會秘書制度沿著健康規範的道路發展。

  從1995年至1997年,國務院及其職能部門,以及上海、深圳兩地的證券管理機構,先後頒發了14個有關設置董事會秘書職務的文件,形成了一套比較完整的政策法規,從而使我國的董事會秘書制度得以正式確立。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 董事會秘書的職業風險及有效防範.上市公司,2001年第十二期
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