秘書工作

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　　秘書工作是指秘書人員所承辦的各項事項的總稱。

　　秘書工作有廣義和狹義兩種。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔的工作，即人們通常所說的秘書業務工作。

　　廣義的秘書工作，其主要內容歸納起來有以下幾方面：第一類是事務性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發公文回覆E-mail、整理報章雜誌、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議並記錄、差旅安排；第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務、設備採購等；第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務、媒體應對、公關策劃、主持公司慶典、參加應酬、外勤工作、其他主管臨時交辦的事項。

　　以上是廣義的秘書工作內容，也即秘書部門的工作內容。當然，並非每一個秘書人員都要承擔這些工作。層次較高的機關、單位，秘書部門工作量大、責任重，人員也多，分工就細一些；基層單位的秘書部門，人員少、工作面廣，秘書人員便樣樣要乾、樣樣要管。另外，工商企業單位、文化科研機關、學校、軍隊、社會團體的秘書工作也各有自己的特點和不同的側重面。

　　目前，層次較高的機關、單位，有些屬於廣義的秘書工作已從秘書業務部門(秘書科、秘書處、秘書局)劃分出去，另立工作部門。如檔案部門專門負責檔案管理工作，信訪部門專門負責人民群眾來信來訪工作，總值班室專門負責值班和部分事務工作等。這樣一來，剩下的起草文件、處理文電、辦理會務、收集信息、調查研究、查辦催辦、印信管理等，就成了秘書業務部門(秘書科、處、局)和秘書人員的基本工作，即狹義的秘書工作。

　　秘書工作的性質與任務，決定了秘書工作具有下列特點。

　　1.從屬性

　　從屬性是現代秘書工作最根本的屬性和特點。這是因為：第一，秘書工作不能脫離領導而獨立存在，秘書工作總是圍繞領導工作而開展的，領導工作涉及到哪裡，秘書工作的範圍就必須延伸到哪裡；第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權範圍自作主張、自行其是；第三，秘書人員雖然也常常參與領導班子的某些會議，與領導者共同研究各種有關問題，但秘書人員在會上只有發言權，而無表決權。

　　秘書工作的從屬性，是與領導者的“主導性”相對而言的。領導是決策管理的中心，處於主導地位；秘書機構是協助決策管理中心的輔助機構，處於從屬地位。因此，秘書人員應聽命於領導，不折不扣地完成領導交辦的事務。但是，秘書人員聽命於領導，並不等於對領導者只能唯唯諾諾地一味盲從，而應本著對工作負責的精神，多思考、多作調查研究，一旦發現工作中存在的問題，就應及時向領導提出改進工作的合理化建議；對於領導者的某些失誤與疏漏，也應及時予以提醒，並提出糾正與補救的辦法，供領導者參考。這就是說，秘書人員在工作中應把“聽命”與“勸諫”結合起來，即當助手，又當“諫官”。只有這樣，才能真正起到輔助領導工作的作用。

　　2.被動性

　　秘書機構的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。秘書工作的被動性主要表現為：第～，秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。秘書人員雖然也有自己的工作計劃或安排，不能脫離領導，但必須以領導的活動的目標為中心，並根據領導工作的需要來訂計劃和作安排，不能脫離領導工作活動的需要而另搞一套。第二，秘書部門需要處理的許多日常事務工作(如處理來往公文、信件，接昕電話，接待內、外賓，以及處理某些突發事件等)，往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什麼文件就處理什麼文件，遇到什麼事或者領導叫辦什麼事就去辦理什麼事。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非乾不可的。

　　秘書工作雖然具有被動性的特點，但這並不意味著秘書人員對工作只能消極應付，無所作為。其實，秘書工作的被動性也是相對的。秘書人員只要充分發揮自己的主觀能動性，就能在常規工作中尋找到主動出擊的突破口，及時向領導提供有價值的工作建議，在被動中爭取到主動。譬如，秘書人員可以將深入基層調查研究所獲得的重要信息，及時提供給領導，成為領導者進行工作決策的依據；秘書人員可以將從群眾來信來訪中發現的帶有普遍性的問題，及時向領導反映，幫助領導糾正工作中的某些偏差；秘書人員還可以在認真分析、掌握規律的基礎上，通過對下一步工作所進行的預測，及早提出工作中可能出現的問題，使領導者思想上有所準備，工作上統籌安排，做到防患於未然。總之，秘書工作在許多方面仍然有發揮秘書人員主觀能動性的廣闊天地；秘書人員也只有充分發揮自己的主觀能動性，在被動中爭取主動，才能當好領導的參謀、助手。

　　3.事務性

　　秘書工作絕大多數都是具體的事務工作，如收發文件、起草文件、列印校對、接聽電話、迎來送往、佈置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。有人說秘書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明瞭秘書工作具有事務性的特點。

　　秘書工作的事務性與思想性是對立的統一。從秘書工作的局部而言，具有很強的事務性，繁、雜、細、忙是其特點；從秘書工作的整體而言，則具有很強的思想性，因為它在協助各級領導機關制定和貫徹各項方針政策方面負有重要的責任。而且，秘書工作的事務性與思想性是互相滲透、相輔相成的。在平凡、瑣碎的事務性工作中，往往蘊含著內在的思想性。只有搞好事務工作，使本單位內部的秩序井然，與外單位聯繫的架遁暢通，才骺便鋇導機關的工作正常運轉，便鋇導者從日常事務工作中擺脫出來，集中時間和精力想大事、乾大事。因此，秘書人員要正確對待事務性與思想性的對立統一，充分認識事務性的意義，踏踏實實地做好每一件事務工作。

　　4.綜合性

　　由於秘書機構是綜合性辦事機構，秘書工作也就具有明顯的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現在以下三方面：第一，秘書工作的內容紛繁複雜，且涉及到本機關的全部工作。機關、團體、部隊或企事業單位的每個職能部門(如組織、人事、宣傳、保衛、財會等)，都只擔負某一方面的工作，各司其職；而秘書部門則必須在全局範圍內為領導者提供幫助和服務，凡是領導抓的工作，秘書人員都要瞭解、輔助。第二，秘書部門處於機關的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯繫左右之責。秘書人員經常要按照領導者的指示併在領導者授權下出席各種會議或進行各方面的協調工作(如協調本單位各職能部門之間的關係、協調本單位與外單位的關係等)。第三，秘書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。

　　譬如，根據領導者的意圖草擬公文，不能只是簡單地照搬領導者口授的每一句話，而應該在忠實於領導行文意圖的前提下，綜合各方面情況(包括上級或下級發來的有關文件內容、受文單位的實際情況等)，並按照行文的規則下筆；再如，為領導提供各種信息，就需要對所收集的原始信息素材進行加工處理、綜合分析，以便去偽存真、去粗取精，確保信息的真實性、準確性和全面性。至於處理各種日常事務性工作，也要先進行綜合分析，然後按照其輕重緩急分別予以處理，才能做到及時，穩妥，有條不紊。

　　在現代社會中，由於人們社會活動的範圍越來越擴大，現代管理工作日趨複雜，因而秘書工作的作用比過去顯得更加突出。現代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面。

　　1.樞紐作用

　　在現代社會中，各級各類機關的秘書部門，都處於本單位領導機關之下、各個職能部門之間的中心位置，是領導進行管理的中介環節和中樞機構。因此，現代秘書工作具有溝通上下左右、聯繫四面八方的樞紐作用。

　　現代秘書工作的樞紐作用，具體表現在縱向與橫向兩個方面。從縱向上說，秘書工作起到了承上啟下、上傳下達的作用。這是因為，秘書部門是上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地。上級的指令大都通過秘書部門下達，下級的意見大都通過秘書部門上報，各方面的信息也大都在秘書部門加工處理，並通過秘書部門周轉。總之，秘書部門是文件吞吐、信息集散、內外聯繫的總渠道。

　　從橫向上說，秘書工作起到了平衡、協調內外各種關係的作用。秘書人員常常在領導的授權之下，運用各種有效的方式和手段，在單位與單位、部門與部門、個人與個人之間。進行聯絡、溝通、平衡、協調，使彼此之間消除隔膜、化解矛盾、密切合作。這種對內對外進行平衡、協調所獲得的良好效果，正是由於發揮了秘書工作的樞紐作用。

　　2.參謀助手作用

　　領導者的主要職責在於決策和管理。秘書人員在協助領導決策和管理時.既要為領導辦事，當領導的助手，又要為領導出謀劃策，當領導的參謀。因此。秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。

　　秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領導工作的整個過程中。

　　具體說來，主要體現在以下幾方面：第～，秘書人員要為本單位某一時期的重點工作、重要會議或重大活動制定出具體的措施、步驟，供領導參考；第二，秘書人員要將各種重要信息提供給領導，作為領導進行決策的依據；第三，秘書人員要經常主動協助領導制定工作規劃、計劃以及各種政策、法令；第四，凡是需要領導批示的文件，秘書人員不僅要及時呈送給領導，而且要事先提出一種或幾種參考性韻處理意見，供領導選擇；第五，秘書人員在替領導辦事時，為了把事情辦得更好，常常要提出一種或幾種辦理的方案，供領導定奪。

　　3.形象作用

　　人們常常把秘書部門稱為“關口”或“視窗”。所謂“關口”，是指在一個機關里，秘書部門要負責把住文字關、用印關、保密關等。因為各種文件、信息的上傳下達大都要經過這裡傳遞和輸送。所謂“視窗”，是指內外聯繫、群眾來信來訪、各方來人洽談業務或協調工作等，大都由秘書部門出面辦理。人們從秘書部門工作態度的好壞、辦事效率的高低，大致可以看出一個單位領導機關工作作風的優劣及領導水平的高低。這就是說，秘書工作能使人“窺一斑而知全豹”，具有門面作用。因此，秘書人員一定要牢記自己是代表本單位領導辦事的，必須時時處處註意自己的一言一行，應以良好的工作作風和辦事的高效率、高質量，為本單位樹立良好的形象，真正全心全意為廣大人民群眾服務。

　　隨著新技術革命的到來，秘書工作將發生巨大的變化，新技術革命將把電子電腦和現代化的文字處理機、現代化的通訊技術、現代化的音像設備結合起來，迅速有效地傳播、存儲、處理各種信息以及處理各種文字工作，新技術革命將對秘書工作的作用產生巨大的影響。

　　秘書工作的基本原則，就是準確、迅速、求實、保密。

　　1.準確

　　準確，是對秘書工作質量的要求。秘書工作的準確性，涉及的方面很多，概括地說，就是：辦文要準確，辦事要穩妥，情況要屬實，主意要慎重。秘書人員無論是為領導提供信息或向領導反映其他情況，還是協助領導起草文稿、審核文稿，都必須力求準確，數字要準確，時間要準確，概念要準確，名稱要準確，不能使用“可能”、“大概”、“大約”、“差不多”之類字眼；抄寫、列印、登記文件，都應反覆校對、核實；處理和傳遞文件，也不能寫錯、投錯。有時一字之差，或者一個標點符號用錯，便會造成嚴重後果。如果差錯出在關鍵之處，影響就更大了。所以，乾秘書工作這一行，必須具有認真的態度，踏實、細緻的工作作風。由於秘書工作是領導工作的重要組成部分，因而秘書工作的準確性，也在很大程度上保證了領導工作的準確性；也保證了領導工作的正常運轉。

　　2.迅速

　　迅速，是對秘書工作效率的要求。秘書工作應及時、高效，無論是辦文、辦事，絕不允許拖拉。凡是能在當天完成的，絕不拖到明天；凡是能在一小時內辦完的，絕不延至一小時以後。領導已經作出的決定，要及時傳達下去；下麵反映的情況、意見，要迅速向領導部門反映。

　　秘書人員是秘書工作的主體。秘書工作若要做到迅速，首先，秘書人員必須具有很強的工作責任心，要堅決反對拖拉、懶散的工作作風；其次，要建立科學的工作制度，合理地安排各項工作，儘量減少環節，簡化程式。此外，還要改善工作手段，儘可能使用先進的技術設備，提高工作效率。

　　3.求實

　　求實，是對秘書工作的基本要求。秘書工作必須尊重客觀事實，不僅不能脫離社會實際，而且更不能為了個人或小團體的利益而弄虛作假。秘書工作是為領導決策提供依據，必須做到實事求是，否則就會造成領導工作的失誤，甚至嚴重損害黨和國家的聲譽。

　　求實的要求是：一是一，二是二，老老實實，不誇大，不縮小；切忌脫離實際、主觀臆斷、弄虛作假、謊報情況；不能夾雜個人情感，報喜不報憂，甚至捏造事實。

　　4.保密

　　保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。秘書人員經常接觸黨和國家的一些機密文件，經常參加一些重要會議，瞭解不少重要機密，包括秘密文件、資料、機要電文以及領導人的重要活動安排等，如不註意保密，一旦泄露，就會造成嚴重的損失。因此，秘書人員一定要遵守保密紀律，認真做好保密工作。