內部報告制度

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內部報告制度(Internal Reporting System)

　　所謂內部報告是指單位主要是指企業根據內部經營管理的需要而編製的、供內部管理人員使用的財務會計報告。

　　企業內部報告控制是一種常用的內部會計控制方法，其標誌性成果就是建立起全面反映經濟活動情況、及時有效提供各類業務信息，以加強內部管理的內部報告制度，但在許多單位，這種方的應用卻顯得較為鬆散，隨意，表現在內部報告制度上缺乏系統性，難以滿足企業管理的高要求。

　　所謂內部報告制度的定位，就是對內部報告制度的制定目的、作用、基本內容及在整個企業會計活動中所處的地位等問題進行概括性的描述。

　　1.內部報告制度制訂的目的。內部報告制度是相對於對外報告制度而言的，它是為企業的管理層及時提供有效，相關、真實的會計信息而制定，其最終目的是為了促使企業能根據內部報告提供的信息，進行正確的決策，從而提高經濟效益。

　　2.內部報告制度基本內容。即內部報告制度的基本框架，它一般包括內部報告的形式、格式、頻數及時限、內容，使用對象等。

　　3.內部報告制度的作用。主要包括兩個方面，一是有助於有效決策的制定，即管理層可根據內部傳遞的信息，通過科學的分析判斷方法得出正確有效的管理決策，第二是對管理政策的監督，檢查並反映現行管理行過程中的問題並及時反饋。

　　4.內部報告制度在整個會計活動中的地位。會計報告是會計活動的一部分，也是動的總結。內部會計報告與對外會計報告是兩種不同的形式、內部報告制度是實施企控制的一種方法、應用於各類內部會計控它的內部控制方法是一種互為補充的關係。

　　內部報告制度的設計一般可由從事管理會計的人員完成，包括財務負責人、會計人員、物資管理負責人等，內部報告制度設計的質量好壞，直接影響到信息的傳遞，所以對制度的基本內容要進行認真的考慮，借鑒管理會計的國際做法，結合我國企業的特點，設計內部報告制度時可著重考慮以下幾點：

　　1.報告的形式

　　內部報告的形式有多種，如書面報告、口頭介紹、音像製品、電視電話會議，電腦多媒體顯示和集上述形式為一體的信息中心。

　　書面報告因成本低，能提供正式的數字、文本和圖表，易於複製、攜帶、傳發等特點，成為最常見的內部報告形式，但它只能單向傳遞信息，在報告製作者和使用者之間缺乏必要的交流。

　　口頭介紹通常是書面報告的補充形式，並常用於一些緊急狀況下；電視、電話會議由於需要貴重的設備和價格不菲的使用費，所以只在一些大型企業中使用；音像製品因只能單向傳遞信息，它一般只用於提供一般信息，如培訓、指導等。

　　電腦多媒體及信息中心，由於具有強大的數據處理功能，使和快捷的服務方式，使得這種形式的運用將更為普及。

　　企業選用何種方式進行內部報告，應根據企業的特點和經濟狀況，本著及時有效節約的原則來進行。

　　2.報告的格式

　　報告的格式設計，也就是信息將被用什麼方式呈現在管理者面前的問題，一般的格式包括：文本格式、圖表格式、數字和綜合格式。

　　文本格式，就是以文字敘述的方式來傳遞信息，常用於說明一些不能量化信息的特點及相互間關係。

　　圖表格式，就是以圖表的方式，通過書面、多媒體顯示等方式傳遞信息，它具有強烈的視覺效果，但製作難度大，且每張圖表反映的信息較少。

　　數字格式，就是以數字的形式來描述一些量化的信息，它反映的信息較多，生成簡便，且易被接受。

　　綜合格式，即以上幾種格式的綜合運用。

　　有些格式設計時，還要考慮字體、顏色等內容，以突出重要信息。但對格式的設計時，主要還是要考慮傳遞信息的特點，及信息使用者的偏好及理解能力，以及成本費用等因素。

　　3.報告的時間及時限

　　內部報告一般有定期報告和非定期及報告兩種。

　　定期報告的頻數設計應與所需反映的信息有關，有些信息需要一兩月報告一次(如獲利情況)，有些信息需每日報告一次(如商店的銷售)。

　　非定期報告一般是用在臨時項目的信息傳遞上，對此類報告的頻數，制度設計者應說明制度制定者對非定期報告的時間要求具有決定權力。

　　內部報告的提交要有時限上的要求，如日報告應在當天結束或第二天一早收到等，時限設計、要根據報告製作程式、複雜程度而設計。

　　4.報告的內容

　　內部報告的內容就是所需傳遞的各類信息，設計時，可考慮先對信息分類。

　　一般的所需信息可按下麵兩類報告。

　　(1)完成計劃情況的報告。包括綜合類和單項經濟指標報告。綜合類報告的內容有：獲利能力、收入、費用、應收賬款、存貨、現金流量等；單項經濟指標報告的內容較多，如銀行存款、產量、日銷量等。

　　(2)調查分析報告。一般是指專業人員根據管理層的要求，對管理政策執行過程中出現的異常，如存貨水平增加、應收賬款增多等進行調查、分析，給出的描述異常情況及原因等內容的報告。

　　設計報告內容的難度在於如何建立重要指標，也就是說如何把握報告內容的相關性和有效性，設計者要充分瞭解企業的經營目標、策略及組織機構，掌握各種指標的內涵，重視指標的生成過程，考慮各種財務性和非財務性因素，並要註重企業經營情況變動下，指標的修複和重建的可能。

　　5.內容報告的使用對象

　　內部報告的使用對象，也就是內部報告將遞交的部門及相關人員。設計者要考慮各部門的職能，瞭解他們所需要的信息尤其要註意一些機密信息的傳遞限制，建立報告傳遞分佈系統，保證每一位管理者都知道他們在何時能收到什麼內容的報告。

　　內部報告制度的執行，主要內容包括對內部報告制度的控制、內部報告質量的評價及反饋。

　　1.對內部報告製作的控制關鍵在於：(1)對數據生成的控制，即對各類數據真實、相關及時性的控制，主要依靠各類內部會計控制制度來保證數據質量；(2)報告人的控制，包括規定誰是報告人，以何種方式報告，報告人的能力、偏好，對報告內容，供量影響及報告人的責任等內容。

　　2.內部報告供量的評價主要內容包括：(1)報告在形式、格式與內部報告制度要求的比較；(2)報告內容的及時性、有效性的評定；(3)報告內容真實性、準確性的評價；(4)報告製作的技術質量評價。

　　3.反饋是執行過程中來自各方面不同的意見，包括：(1)管理者向報告人的反饋意見；(2)其他非報告使用者的反饋意見；(3)專門稽查人員的反饋意見，如內部審計人員的意見。

　　內部報告制度一旦付諸實施，就應不斷地進行檢查併在必要時予以修證，以確保它們能恰當地反映內部需要，一般的，企業在發生下麵幾種情況時，必須修正內部報告制度：1.企業經營策略發生變化；2.企業管理政策發生變化；3.企業內部機構發生變化；4.反饋意見表明內部報告制度中存在有較大缺陷。

　　在設計、執行維護內部報告制度的時候，要註意以下幾個易混淆的概念。

　　1.內部報告制度是企業進行內部控制的一種辦法，可用於內部會計控制上，也可以用於內部管理控制上。

　　2.內部報告制度的設計，並非一定要以一個單行文本的方式出現，它可以並存在其他的管理文件中，如在銷售與收款內部控制制度中就可以單列一條規定銷售人員報出銷售日報表。

　　3.內部報告制度的設計者可以是財務人員，也可以是非財務人員。

　　4.內部報告往往面向企業內部的所有人員，而並非僅向一些高層管理人員，如向全體員工彙報企業年度財務情況報告等。