會議評估

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　　會議評估是指根據一定的目的和標準，遵循一定的原則，運用科學的方法，對會議活動各項要素及其社會經濟效益等方面進行質和量的綜合評價活動。

　　全面正確評估辦會的實際效果和效益，對於主辦方來說，至少有兩方面的意義：

　　一是可以全面評價會議方案的執行情況。會議方案包括會議策劃階段制訂的總體方案、專項計劃、財務預算等，是會議目標的具體體現，也是舉辦會議的指導性文件，一旦制訂，必須執行。但由於影響會議方案執行的因素錯綜複雜，實際執行的結果往往會同原方案的目標有所偏差。會議主辦者通過會議評估，可以全面評價方案的優點與缺陷，瞭解方案的執行情況，或者找出影響方案執行的各項因素，為更好地制訂下一屆會議的方案和進行項目可行性分析提供依據。

　　二是通過運用科學的評估標準和評估方法，對會議項目的整體成效、宣傳效果、接待成果、成交結果、經濟效益等各個方面展開全面總結和評估，力求發現存在的每一個問題，分析問題產生的原因，以便有針對性地、更有效地加強和改進會議管理，不斷提高辦會的質量和整體競爭力，創建會議品牌，為舉辦下屆會議提供基礎數據的支撐。

　　1．評估活動的目的性。會議評估是會議管理的一個重要環節，是一項有目的、有計劃的自覺活動。這裡所說的“目的”對於不同的評估主體和不同的評估對象而言可能不盡相同，但就總體而言，無論哪一類主體進行會議評估，都是為了實現既定的會議管理目標。

　　2．評估內容的專業性。會議評估是圍繞會議內容、與會者、時間、地點、方式、服務、成本等項目展開的，涉及會議管理的各項業務，因此評估內容具有很強的專業性。

　　3．評估指標的系統性。會議評估指標是反映會議活動的基本要素和本質特征的數量體系。任何一種評估主體在進行某項會議評估前，都要根據評估的目標制定切實可行的評估指標體系，包括完整的指標系統、權重系統和評估標準系統，以使評估的結果能夠全面真實地反映會議活動的實際，體現會議評估的目的。

　　4．評估方法的科學性。會議評估不同於一般的回顧總結，它必須運用一系列科學的方法對各項指標進行分析和評價。比如，評估一個會議項目，不僅要看本屆會議所產生的當前數據，還要看該會議項目的歷史情況，用歷史的眼光來評價一個會議項目是前進還是倒退，也就是運用歷史的方法。又如，進行會議評估時，先要收集數據，然後對收集到的數據進行整理、歸類，再按統一的標準對各項數據進行比較分析和因素分析，也就是採用了統計分析的方法。此外，會議評估還需要收集大量的經濟技術數據進行定量分析，併在定量分析的基礎上對會議的各項指標作出性質判斷和描述，也就是採用定量分析和定性分析相結合的方法。實踐證明，只有採用科學的方法，才能保證會議評估結果的科學性。

　　1．客觀性原則。客觀性原則是會議評估的首要原則。會議評估的根本目的是提高辦會的水平，這就要求會議評估能夠客觀反映會議管理的實際，並通過評估肯定成績、發現問題、改善管理。

　　2．動態性原則。會議項目往往具有連續性和系列性，越是品牌好的會議項目，生命力就越強，經久不衰。但是，由於每次會議活動所處的社會和自然環境總會存在一定的差異，有時會議還會受到一些不可抗因素或突發公共事件的影響，會議的各項指標起伏升降是難以避免的。如果僅僅以一次會議或一屆展覽的數據作為會議評估的依據，就可能以偏概全。因此，會議評估要想做到科學、全面，就必須堅持動態性原則，對被評估的會議項目進行動態評估。

　　3．同一性原則。這裡的同一性，是指同一評估主體在對同一性質和類型的會議項目進行的評估中，評估的指標體系(包括指標系統、權重系統和評估標準系統)、評估的方法和程式應當一致。只有這樣，評估的結果才會客觀、公平、合理。當然，由於會議活動的性質和類型繁多，用一種指標體系去評估所有的會議項目顯然不科學，實踐中也行不通。因此，同一性原則具有相對性，即要求在制定和選擇評估指標體系前，先確定評估的適用範圍，在同一適用範圍內尋找具有共性的指標系統和標準系統。

　　4．定性和定量結合的原則。從評估的方法來看，會議評估有定性評估和定量評估之分。定性評估是一種採用非數量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行性質描述、分析和評價，作出定性的評估結論。定量評估是一種採用數量化方法的評估類型，其目的是對會議項目的過程和結果進行數量描述、分析和評價，作出定量的評估結論。在會議評估中，定性評估和定量評估應當相互結合，相互補充。

　　所有參加會議的人——會議代表、陪同人員、參展商都應該是會議評估的參與者，而且他們應該是會議評估的主角。

　　1．與會者

　　(1)會議代表。會議代表(包括會議演講者)參加了會議的主要過程，從會議的宣傳促銷、報到註冊、住宿餐飲，到會議的演講討論、參觀訪問……他們都親身經歷過，所以，他們對會議工作的好壞最有發言權，他們最應該參加對會議的評估。

　　(2)陪同人員。陪同人員參加了會議的一些宴會等社交活動，參加了會議組織的參觀、訪問、旅游等社會活動，這些活動也是會議產品的有機組成部分，他們對這些活動組織工作的好壞有直接的感受，應該請他們對這些活動作出評估。

　　2．參展商(如果會議附設展覽的話)

　　參展商參加了會議的附設展覽，經歷了會議附設展覽從招展宣傳、招展、報名、展品進場、展覽開始到結束、撤展的全過程，他們最有資格對會議組織者對這一系列工作的組織安排和服務的好壞作出評價，所以，他們最應該參加對會議附設展覽的評估。

　　會議評估是對會議從籌備到會議總結全過程的評估，因為會議的任何一個環節，都關乎到會議的成功與否。以下我們分三個階段探討會議效果的評估因素。

　　1．會前效果評估

　　對會前籌備情況的評估，應考慮以下因素：

　　(1)會議目標是否明確；

　　(2)會議議題的數量是否得當(太多或太少)；

　　(3)會議議程是否合理、完備；

　　(4)每一項議題的時間分配是否準確、合理；

　　(5)與會者人選、與會者人數是否得當；

　　(6)會議時間、地點是否得當；

　　(7)會場指引標誌是否明確；

　　(8)開會的通知時間是否得當；

　　(9)開會通知的內容是否周詳；

　　(10)會議場地選擇是否得當；

　　(11)會議設備是否完備；

　　(12)與會者是否做了充分準備；

　　(13)與會者的會前情緒如何；

　　(14)會議的住宿、餐飲是否安排妥當。

　　2．會中效果評估

　　對會議進行中各環節的評估，應主要考慮以下因素：

　　(1)會議接待工作如何；

　　(2)會議是否準時開始；

　　(3)會議人員是否準時到會；

　　(4)是否有會議秘書在做記錄；

　　(5)會場自然環境如何，是否存在外界干擾；

　　(6)會場人文環境如何，與會者之間是否有交頭接耳現象；

　　(7)主持人是否緊扣議題進行主持(是否離題)；

　　(8)會議是否由少數人壟斷；

　　(9)與會者發言及討論是否緊扣議題(是否離題)；

　　(10)與會者是否能表明真正的感受或意見；

　　(11)與會者之間是否有爭論不休的現象；

　　(12)與會者是否與會議主席有爭論，情況如何；

　　(13)視聽設備是否正常(是否發生故障)；

　　(14)與會者是否熱心於會議；

　　(15)會場氣氛是否熱烈；

　　(16)會議決策是否正確(是否符合實際，是否有偏頗之處)；

　　(17)會議議程是否按預定時間完成(會議是否按預定時間結束)；

　　(18)主持人是否總結會議的成果；

　　(19)會議的歡迎宴會、歡送宴會是否得當；

　　(20)參觀、訪問、游覽活動安排的合適性、安全性如何；

　　(21)其他因素。

　　3．會後效果評估

　　會議議程結束後，還有一系列工作要做，做得如何，也需要評估。會後效果評估主要考慮以下因素：

　　(1)會議記錄是否整理好；

　　(2)是否印發會議紀要和會議簡報；

　　(3)會議決議是否落實；

　　(4)是否對與會者的滿意程度進行調查；

　　(5)對會議的成敗得失是否進行總結；

　　(6)已完成任務的會議委員會或會議工作小組是否解散；

　　(7)其他因素。

　　1．調查問卷

　　調查問卷是最常用的會議評估的有效方法。問卷設計者把要評估的各方面的問題列舉出來，每個問題後面給出幾個評價性的術語，評估者只要從中選擇一個或幾個打“√”，最後再寫幾句意見或評論就可以了。它對於會議評估者來說簡單易行，只需花很少時間就能完成，因而廣受歡迎。

　　調查問卷可以通過以下幾種方式進行：

　　(1)現場手工填寫，即把調查問卷用紙印刷出來，在適當的時候發給評估者，請其現場手工填寫。

　　(2)現場電腦填寫，即把設計好的調查問卷放置在電腦中：請評估者現場在電腦上填寫，所有評估者填寫完畢後，電腦即可統計出調查問卷中量化的部分。

　　(3)會後電腦填寫，會議結束後，把調查問卷發到評估者的電子信箱里，請評估者在規定的日期內填寫後發E—mail回覆給評估組織者，評估組織者收集後再進行處理。

　　若時間允許，調查要儘量放在會議現場進行。若無法在會議現場進行調查，或部分項目或部分與會者無法參與現場調查，可以安排會後再進行。

　　2．面談

　　會議結束時邀請部分調查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進行定性評估。

　　3．電話調查

　　會議結束後，打電話給調查對象，征求他們對會議的意見，並請他們對會議作出評估。這種方法也只能對會議進行定性評估。

　　4．現場觀察

　　在會議現場或在各個活動場所派人觀察會議和各個活動的進行情況，並觀察與會者和活動參加者的反應，從而做出對會議的評估。

　　5．述職報告

　　會議結束後，要求每個會議工作人員對自己在會議整個過程中所做的工作作出述職報告。這種方法可以從一個側面瞭解會議的情況，對會議進行評估。

　　以上方法結合使用，會使會議評估更全面、更具科學性。

　　(一)確立評估目標

　　會議評估的主要目標是瞭解會議舉辦的效果和效益。在進行會議評估時應該根據會議舉辦的目的確立評估的具體目標和主要內容，並依據評估目標的主次，排列優先評估內容或重點評估的次序。

　　(二)選擇規範的評估標準

　　評估時應該根據會議舉辦目的確定評估標準的主次。劃定評估標準的主次以後，還應該使其規範化。評估標準的規範化是指評估標準必須明確、客觀、具體、協調和統一。量化評估標準，使之具體化、可操作性強；評估標準之間協調並能長期統一，可使評估結果更為準確。

　　(三)策劃評估方案

　　任何形式的評估都需要一定的預算，所以在制訂方案的同時，要考慮到評估所需的預算的大致範圍，以便權衡方案所能帶來的機會和局限。有些小型會議，可能沒有必要採取大規模的耗費資金的評估方案；有些分配給會議評估的預算可能比較少，原因在於評估結果到會議結束之後才能得出，而評估對會議本身不會產生任何影響，因此承辦者有時可能不願把足夠的資金投放在評估上面。所以要根據具體的會議採取具體的評估方案。制定評估方案應包括以下內容：

　　(1)根據評估項目、對象和方法制定評估方案，明確人員分工，安排各項必要措施。

　　(2)設計製作各種測評問卷及情況統計表，如參展商問卷調查表、觀眾問卷表和展覽會舉辦情況統計表等。

　　(3)小範圍預測，修改測評問卷。

　　(4)對測評人員進行培訓，考慮測評困難及問題，制定防範措施。

　　(四)實施評估

　　進行評估的時間將影響到反饋的情況。對於評估時間的選擇要視不同情況而定。如果評估的目的是看與會者是否從會議中有所收穫，那麼評估就要等與會者有足夠的時間將從會議中得到的收穫應用於實踐之後，才能進行。這就要求做些會議的後續跟蹤服務工作。如果評估的目的是想知道與會者是否在會議中得到了樂趣，就應該在會議結束後立即要求他們提供反饋信息。

　　對於公司主辦的會議，參與會議評估可能是命令性的，但對於協會組織主辦的會議和公眾大會來說，必須採取一些激勵措施來吸引與會者參與評估。各場會議的介紹者或會場管理者可以經常提醒與會者填寫評估表格；或者可以在與會者交還表格的時候得到抽獎彩票，會議結束的時候將舉行抽獎；還可以在與會者參與評估後贈送一份小禮品。

　　對於小型會議，可以安排一名或幾名會場管理者或職員守候在會場的各個出口，在與會者退場時收集評估表格。另一方法是在會場或大廳中設立回收箱。一般，評估表格可以包括在與會者材料包中，在各個會場現時發放，或者在與會者註冊時發放。在會議評估中要註意的細節問題如下：

　　(1)在會議結束時當場收回評估表格有一個重要的缺點：對會議不滿的與會者可能在會議結束前就已經離開會場了。這樣，他們的不滿就沒有被算入評估數據中，從而得到了扭曲的評估結果；在會議結束幾天或幾周後再請與會者提供反饋意見得要求他們進行回憶，而會議結束後發生的許多事情可能使他們很難回想起某場具體的會議，也就無法作出評估。另外，回答者可能根據自己的主觀感覺對各場會議作出評估。比較而言，可能還是在會議結束後立即請與會者提供反饋意見較好，儘管這樣他們的意見可能受到光環效應的影響。

　　(2)有些與會者在會議進行的中途才來到會場，所以他們作出的評估可能不如聽到了整場會議的與會者的意見那麼有價值。為了將這些與會者進行區分，需要做的工作不僅僅是提供足夠的評估表格，而應將這些表格進行區分。

　　(五)評估數據分析

　　有關評估的工作人員應將收集到的數據整理，並加以分析。有時候會議的主辦方和承辦方也應該一起參與評估結果的分析，因為評估的結果能為他們帶來重要的參考價值。數據分析時可以結合定量的和定性的分析方法，一些結果可以用圖形或表格表示出來，也可以用統計學加以分析。通過對數據的分析研究，找出會議中所存在的問題。

　　會議評估反饋結果的兩個主要用途就是總結本次會議，以及為以後的會議提供參考。同時，會議總結中，還需要考慮橫向和縱向的比較總結。所謂橫向的總結，是指同類主題，在不同地點召開的會議之間的比較；所謂縱向的總結，是指和歷屆同類會議之間的比較。根據評估所得的數據之間的差異，可以更好地總結本次會議收益得失，優點不足，從而更好地指導下一次會議的策劃與管理。

　　(六)後續工作

　　後續工作或者說是跟蹤服務，主要形式有直接郵寄、電話回訪、個人拜訪等。直接郵寄主要是郵寄一些會議評估的總結資料，以及下次會議的信息材料；電話回訪、個人拜訪主要是針對一些重要的與會者。做好後續工作，可以更好地總結會議工作，併為下一次的會議召開做好準備。

　　對一個事件評估的最佳時機應該是在該事件剛剛結束的時候。對於小型的會議，這比較好辦，會議工作全部結束時進行會議評估就是了。但對於大型的會議來說，一次會議不僅有大會，還有多個分組會議，有會議附設展覽和各種參觀、訪問、游覽等活動，可能有些與會者參加完大會和某個分會或活動後就走了，如果在會議全部結束後再進行會議評估，很多與會者就無法參加了。所以，大型會議的評估可以分階段、分活動進行，在會議進行到一定階段，大會結束或某個分會、活動結束後立即對剛剛過去的事件進行評估。這樣，大型會議的評估結果就比較全面了。