會議方案

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　　會議方案是在會議召開之前對構成會議的各個要素作出系統周密的書面安排的會議文書，屬計劃類公務文書。會議方案一般是為大中型或重要的會議所做的預設方案。一般單位內部召開的小規模的例行會議可以通過簡易會議計劃或會議通知來預先安排好會議事務。制定好會議方案，在會議召開前對會議的目的、規模、時間、地點設施、內容、議程、日程、組織形式、會議文件、經費、後勤服務等要素做出周密安排，能促進會議順利進行，取得完滿的預期效果。有些會議還需要向上級機關請示核准，會議方案可作為上級審核批准的重要依據。有些會議方案也可發揮通知的作用，向聯辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備。

　　會議籌備方案內容包括：

　　1．確定會議名稱。2．確定議題。3．指導思想。4．任務要求。5．確定與會人員。6.確定時間地點。7.會議期限。8.日程安排。9．會議領導。10．確定會議通知內容。11．會議通知跟進落實程式與要求。12．會場佈置要求。13．會議文件資料種類、內容、要求。14．會議設備和用品種類、要求.15．會議後勤安排。16．會議記錄安排。17．會場服務安排。18．會議預算安排。19．議定事項催辦及反饋的程式、要求、責任人。20．其他註意事項。

　　會議方案具有以下特點：

　　1．針對性。會議方案是針對大型會議所做的規劃安排，因此具有針對性。

　　2．指導性。會議方案對會議整個進行過程具有指導作用。

　　3．多樣性。由於會議種類多樣，相應的會議方案也具有多樣性的特點。

　　按會議性質分，可分為以下三種：

　　(1)代表會議方案。代表會議一般參加人數較多，召開時間較長，會議程式嚴格，而且不同級別的代表會，有不同要求，其方案也比較複雜。

　　(2)工作會議方案。工作會議，雖然不像代表會議在程式和規格上要求那樣嚴格，但在材料的準備工作上有自己突出的特點。

　　(3)表彰獎勵性會議方案。表彰獎勵性會議除會議本身之外，因涉及獎旗、獎狀、獎品之類，在財務和物資方面需要做好準備，其會議方案比較複雜。

　　會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。

　　1．標題。會議方案標題的規範寫法由召開單位或範圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成，有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有：方案、籌備方案、籌備接待方案、計劃、策劃方案等。

　　2．開頭。在開頭之前，有的要寫明方案的送達機關。屬於要送上級機關批示的，就寫送達上級機關名稱，屬於要下級知曉的、發給與會機關或個人的，則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等，對會議的基本要素進行說明，引出下文。大致相當於一般專題方案中“指導方針”、“總體設想”部分。

　　3．主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內容、議題)、規模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經費、保障措施、籌備情況等事項，相當於一般計劃中的“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。

　　4．結尾。結尾語部分的寫作，要根據會議方案的性質而定，屬下級機關請示上級機關的．可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案，當否，請批示”。

　　5．落款。一般寫明方案的制發文機關、簽署日期，並加蓋公章。

　　1．科學安排，考慮全面。會議方案是進行會議的依據，會前要把舉行會議的有關規定、各種程式、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到，總攬全局、全面統籌。

　　2．明確要求，安排細緻。大中型會議涉及人員多，頭緒繁，內容雜，在設計會議籌備方案時應周密考慮，妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發、會標制掛、座位排列製作、安全保衛、醫療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確，周密計劃，精心安排。

　　3．留有餘地．靈活機動。既要把任務、時間儘可能計算準確，同時，又要為相關活動留有彈性空間，防止安排太緊、太滿而造成被動。

　　4．層次分明．合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序，既要條款分明，又要順序合理。

　　▲一般會議方案

　　【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。

　　商旅會議方案

　　第一天

　　7：45～8：oo在公司指定地點集合出發；

　　8：00—9：00前往此次會議目的地——綠色基地；

　　9：00～11：30會議期問，會議後稍做休息；

　　11：30—12：30用午餐；

　　13：00—14：00自由活動；

　　14：00—18：00享受溫泉戲水的樂趣；

　　18：00—19：00返回度假村後稍做休息；

　　19：00～20：00度假村內用晚餐；

　　20：00～23：30度假村內自由活動，可唱KTV也可玩棋牌(安排篝火晚會，需自費600元每場)；

　　第二天

　　7：30～8：00起床：

　　8：oo～8：30用早餐，早餐後退房；

　　8：30～9：00前往百果採摘園(需自費)；

　　9：00～11：00採摘園採摘；

　　11：00—12：00回市區，結束愉快的行程。

　　▲大型會議方案

　　【內容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領導、會議出席人員及準備要求、會議組織者的聯繫方式、會議說明事項等。

　　文化研討會會議方案

　　一、會議日期和地點

　　1999年5月19日至21日於北京京瑞飯店

　　二、會議內容及安排

　　1．議題3個，分別為：

　　議題一：全球化對於文化及文化產業的影響。

　　議題二：在政府發揮的傳統性作用之外，民營文化產業在促進文化藝術發展中的作用。

　　議題三：國家或國際機構與介入文化產業的跨國公司間的合作。

　　2．會議共安排開、閉幕式各1次；全體大會5次(其中議題一討論2次)，分組討論1次；參觀游覽(含閉幕式)1次；藝術觀摩演出1次，娛樂就餐1次，招待會1次；宴請1次。

　　三、會議組織方式

　　1．會議由主持人主持大會主席的選舉。會議開、閉幕式由會議中方主席和主持人主持；主持人宣佈會議開幕和閉幕及致辭順序、名單；宣佈大會主席、總報告人和全體大會召集人名單。

　　2．開幕式由東道國文化部長致開幕詞，時間5分鐘；然後由主辦單位中華人民共和國文化部代表(副部長)和亞歐基金會代表(總幹事)發言，時間各20分鐘。

　　3．大會設兩主席，由主持人提名，代表附議並舉手錶決。東道國出一主席，另一主席可請一歐洲國家代表擔任。全體會議召集人5名，由代表提名候選，舉手錶決。

　　4．分組會議擬分6個組進行討論，分組會議根據報名情況決定，儘量考慮地域、行業、界別的均衡，每組指定召集人1名。召集人兼顧亞洲和歐洲代表的名額。

　　5．會議工作語言為英語，並設中英文同聲傳譯。

　　6．全體會議及分組會議程式由召集人執行：發言均限於15分鐘之內。

　　7．會議簡報(中、英文)每日出1期，共出3期。

　　8．閉幕式由大會主席講話，內容包括對全體會議和分組會議的小結。主席講話內容可作為大會主席聲明並可提交給亞歐首腦會議。主席講話內容可在會前事先做好準備，屆時結合會議情況再作補充。

　　9．總報告人負責組織起草會議最後報告並提交有關國家政府和有關國際組織編輯出版。