会议评估

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什么是会议评估[1]

  会议评估是指根据一定的目的和标准,遵循一定的原则,运用科学的方法,对会议活动各项要素及其社会经济效益等方面进行质和量的综合评价活动。

会议评估的意义[1]

  全面正确评估办会的实际效果和效益,对于主办方来说,至少有两方面的意义:

  一是可以全面评价会议方案的执行情况。会议方案包括会议策划阶段制订的总体方案、专项计划、财务预算等,是会议目标的具体体现,也是举办会议的指导性文件,一旦制订,必须执行。但由于影响会议方案执行的因素错综复杂,实际执行的结果往往会同原方案的目标有所偏差。会议主办者通过会议评估,可以全面评价方案的优点与缺陷,了解方案的执行情况,或者找出影响方案执行的各项因素,为更好地制订下一届会议的方案和进行项目可行性分析提供依据。

  二是通过运用科学的评估标准和评估方法,对会议项目的整体成效、宣传效果、接待成果、成交结果、经济效益等各个方面展开全面总结和评估,力求发现存在的每一个问题,分析问题产生的原因,以便有针对性地、更有效地加强和改进会议管理,不断提高办会的质量和整体竞争力,创建会议品牌,为举办下届会议提供基础数据的支撑。

会议评估的特点[1]

  1.评估活动的目的性。会议评估是会议管理的一个重要环节,是一项有目的、有计划的自觉活动。这里所说的“目的”对于不同的评估主体和不同的评估对象而言可能不尽相同,但就总体而言,无论哪一类主体进行会议评估,都是为了实现既定的会议管理目标。

  2.评估内容的专业性。会议评估是围绕会议内容、与会者、时间、地点、方式、服务成本等项目展开的,涉及会议管理的各项业务,因此评估内容具有很强的专业性。

  3.评估指标的系统性。会议评估指标是反映会议活动的基本要素和本质特征的数量体系。任何一种评估主体在进行某项会议评估前,都要根据评估的目标制定切实可行的评估指标体系,包括完整的指标系统、权重系统和评估标准系统,以使评估的结果能够全面真实地反映会议活动的实际,体现会议评估的目的。

  4.评估方法的科学性。会议评估不同于一般的回顾总结,它必须运用一系列科学的方法对各项指标进行分析和评价。比如,评估一个会议项目,不仅要看本届会议所产生的当前数据,还要看该会议项目的历史情况,用历史的眼光来评价一个会议项目是前进还是倒退,也就是运用历史的方法。又如,进行会议评估时,先要收集数据,然后对收集到的数据进行整理、归类,再按统一的标准对各项数据进行比较分析因素分析,也就是采用了统计分析的方法。此外,会议评估还需要收集大量的经济技术数据进行定量分析,并在定量分析的基础上对会议的各项指标作出性质判断和描述,也就是采用定量分析和定性分析相结合的方法。实践证明,只有采用科学的方法,才能保证会议评估结果的科学性。

会议评估的原则[1]

  1.客观性原则客观性原则是会议评估的首要原则。会议评估的根本目的是提高办会的水平,这就要求会议评估能够客观反映会议管理的实际,并通过评估肯定成绩、发现问题、改善管理。

  2.动态性原则会议项目往往具有连续性和系列性,越是品牌好的会议项目,生命力就越强,经久不衰。但是,由于每次会议活动所处的社会和自然环境总会存在一定的差异,有时会议还会受到一些不可抗因素或突发公共事件的影响,会议的各项指标起伏升降是难以避免的。如果仅仅以一次会议或一届展览的数据作为会议评估的依据,就可能以偏概全。因此,会议评估要想做到科学、全面,就必须坚持动态性原则,对被评估的会议项目进行动态评估。

  3.同一性原则。这里的同一性,是指同一评估主体在对同一性质和类型的会议项目进行的评估中,评估的指标体系(包括指标系统、权重系统和评估标准系统)、评估的方法和程序应当一致。只有这样,评估的结果才会客观、公平、合理。当然,由于会议活动的性质和类型繁多,用一种指标体系去评估所有的会议项目显然不科学,实践中也行不通。因此,同一性原则具有相对性,即要求在制定和选择评估指标体系前,先确定评估的适用范围,在同一适用范围内寻找具有共性的指标系统和标准系统。

  4.定性和定量结合的原则。从评估的方法来看,会议评估有定性评估定量评估之分。定性评估是一种采用非数量化方法的评估类型,其目的是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价,作出定性的评估结论。定量评估是一种采用数量化方法的评估类型,其目的是对会议项目的过程和结果进行数量描述、分析和评价,作出定量的评估结论。在会议评估中,定性评估和定量评估应当相互结合,相互补充。

会议评估的参与者[2]

  所有参加会议的人——会议代表、陪同人员、参展商应该是会议评估的参与者,而且他们应该是会议评估的主角。

  1.与会者

  (1)会议代表。会议代表(包括会议演讲者)参加了会议的主要过程,从会议的宣传促销、报到注册、住宿餐饮,到会议的演讲讨论、参观访问……他们都亲身经历过,所以,他们对会议工作的好坏最有发言权,他们最应该参加对会议的评估。

  (2)陪同人员。陪同人员参加了会议的一些宴会等社交活动,参加了会议组织的参观、访问、旅游等社会活动,这些活动也是会议产品的有机组成部分,他们对这些活动组织工作的好坏有直接的感受,应该请他们对这些活动作出评估。

  2.参展商(如果会议附设展览的话)

  参展商参加了会议的附设展览,经历了会议附设展览从招展宣传、招展、报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程,他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价,所以,他们最应该参加对会议附设展览的评估。

会议评估的内容[2]

  会议评估是对会议从筹备到会议总结全过程的评估,因为会议的任何一个环节,都关乎到会议的成功与否。以下我们分三个阶段探讨会议效果的评估因素。

  1.会前效果评估

  对会前筹备情况的评估,应考虑以下因素:

  (1)会议目标是否明确;

  (2)会议议题的数量是否得当(太多或太少);

  (3)会议议程是否合理、完备;

  (4)每一项议题的时间分配是否准确、合理;

  (5)与会者人选、与会者人数是否得当;

  (6)会议时间、地点是否得当;

  (7)会场指引标志是否明确;

  (8)开会的通知时间是否得当;

  (9)开会通知的内容是否周详;

  (10)会议场地选择是否得当;

  (11)会议设备是否完备;

  (12)与会者是否做了充分准备;

  (13)与会者的会前情绪如何;

  (14)会议的住宿、餐饮是否安排妥当。

  2.会中效果评估

  对会议进行中各环节的评估,应主要考虑以下因素:

  (1)会议接待工作如何;

  (2)会议是否准时开始;

  (3)会议人员是否准时到会;

  (4)是否有会议秘书在做记录;

  (5)会场自然环境如何,是否存在外界干扰;

  (6)会场人文环境如何,与会者之间是否有交头接耳现象;

  (7)主持人是否紧扣议题进行主持(是否离题);

  (8)会议是否由少数人垄断

  (9)与会者发言及讨论是否紧扣议题(是否离题);

  (10)与会者是否能表明真正的感受或意见;

  (11)与会者之间是否有争论不休的现象;

  (12)与会者是否与会议主席有争论,情况如何;

  (13)视听设备是否正常(是否发生故障);

  (14)与会者是否热心于会议;

  (15)会场气氛是否热烈;

  (16)会议决策是否正确(是否符合实际,是否有偏颇之处);

  (17)会议议程是否按预定时间完成(会议是否按预定时间结束);

  (18)主持人是否总结会议的成果;

  (19)会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当;

  (20)参观、访问、游览活动安排的合适性、安全性如何;

  (21)其他因素。

  3.会后效果评估

  会议议程结束后,还有一系列工作要做,做得如何,也需要评估。会后效果评估主要考虑以下因素:

  (1)会议记录是否整理好;

  (2)是否印发会议纪要会议简报

  (3)会议决议是否落实;

  (4)是否对与会者的满意程度进行调查;

  (5)对会议的成败得失是否进行总结;

  (6)已完成任务的会议委员会或会议工作小组是否解散

  (7)其他因素。

会议评估的方法[2]

  1.调查问卷

  调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面的问题列举出来,每个问题后面给出几个评价性的术语,评估者只要从中选择一个或几个打“√”,最后再写几句意见或评论就可以了。它对于会议评估者来说简单易行,只需花很少时间就能完成,因而广受欢迎。

  调查问卷可以通过以下几种方式进行:

  (1)现场手工填写,即把调查问卷用纸印刷出来,在适当的时候发给评估者,请其现场手工填写。

  (2)现场电脑填写,即把设计好的调查问卷放置在电脑中:请评估者现场在电脑上填写,所有评估者填写完毕后,电脑即可统计出调查问卷中量化的部分。

  (3)会后电脑填写,会议结束后,把调查问卷发到评估者的电子信箱里,请评估者在规定的日期内填写后发E—mail回复给评估组织者,评估组织者收集后再进行处理。

  若时间允许,调查要尽量放在会议现场进行。若无法在会议现场进行调查,或部分项目或部分与会者无法参与现场调查,可以安排会后再进行。

  2.面谈

  会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈,征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。

  3.电话调查

  会议结束后,打电话给调查对象,征求他们对会议的意见,并请他们对会议作出评估。这种方法也只能对会议进行定性评估。

  4.现场观察

  在会议现场或在各个活动场所派人观察会议和各个活动的进行情况,并观察与会者和活动参加者的反应,从而做出对会议的评估。

  5.述职报告

  会议结束后,要求每个会议工作人员对自己在会议整个过程中所做的工作作出述职报告。这种方法可以从一个侧面了解会议的情况,对会议进行评估。

  以上方法结合使用,会使会议评估更全面、更具科学性。

会议评估的程序[3]

  (一)确立评估目标

  会议评估的主要目标是了解会议举办的效果和效益。在进行会议评估时应该根据会议举办的目的确立评估的具体目标和主要内容,并依据评估目标的主次,排列优先评估内容或重点评估的次序。

  (二)选择规范的评估标准

  评估时应该根据会议举办目的确定评估标准的主次。划定评估标准的主次以后,还应该使其规范化。评估标准的规范化是指评估标准必须明确、客观、具体、协调和统一。量化评估标准,使之具体化、可操作性强;评估标准之间协调并能长期统一,可使评估结果更为准确。

  (三)策划评估方案

  任何形式的评估都需要一定的预算,所以在制订方案的同时,要考虑到评估所需的预算的大致范围,以便权衡方案所能带来的机会和局限。有些小型会议,可能没有必要采取大规模的耗费资金的评估方案;有些分配给会议评估的预算可能比较少,原因在于评估结果到会议结束之后才能得出,而评估对会议本身不会产生任何影响,因此承办者有时可能不愿把足够的资金投放在评估上面。所以要根据具体的会议采取具体的评估方案。制定评估方案应包括以下内容:

  (1)根据评估项目、对象和方法制定评估方案,明确人员分工,安排各项必要措施。

  (2)设计制作各种测评问卷及情况统计表,如参展商问卷调查表、观众问卷表和展览会举办情况统计表等。

  (3)小范围预测,修改测评问卷。

  (4)对测评人员进行培训,考虑测评困难及问题,制定防范措施。

  (四)实施评估

  进行评估的时间将影响到反馈的情况。对于评估时间的选择要视不同情况而定。如果评估的目的是看与会者是否从会议中有所收获,那么评估就要等与会者有足够的时间将从会议中得到的收获应用于实践之后,才能进行。这就要求做些会议的后续跟踪服务工作。如果评估的目的是想知道与会者是否在会议中得到了乐趣,就应该在会议结束后立即要求他们提供反馈信息。

  对于公司主办的会议,参与会议评估可能是命令性的,但对于协会组织主办的会议和公众大会来说,必须采取一些激励措施来吸引与会者参与评估。各场会议的介绍者或会场管理者可以经常提醒与会者填写评估表格;或者可以在与会者交还表格的时候得到抽奖彩票,会议结束的时候将举行抽奖;还可以在与会者参与评估后赠送一份小礼品。

  对于小型会议,可以安排一名或几名会场管理者或职员守候在会场的各个出口,在与会者退场时收集评估表格。另一方法是在会场或大厅中设立回收箱。一般,评估表格可以包括在与会者材料包中,在各个会场现时发放,或者在与会者注册时发放。在会议评估中要注意的细节问题如下:

  (1)在会议结束时当场收回评估表格有一个重要的缺点:对会议不满的与会者可能在会议结束前就已经离开会场了。这样,他们的不满就没有被算入评估数据中,从而得到了扭曲的评估结果;在会议结束几天或几周后再请与会者提供反馈意见得要求他们进行回忆,而会议结束后发生的许多事情可能使他们很难回想起某场具体的会议,也就无法作出评估。另外,回答者可能根据自己的主观感觉对各场会议作出评估。比较而言,可能还是在会议结束后立即请与会者提供反馈意见较好,尽管这样他们的意见可能受到光环效应的影响。

  (2)有些与会者在会议进行的中途才来到会场,所以他们作出的评估可能不如听到了整场会议的与会者的意见那么有价值。为了将这些与会者进行区分,需要做的工作不仅仅是提供足够的评估表格,而应将这些表格进行区分。

  (五)评估数据分析

  有关评估的工作人员应将收集到的数据整理,并加以分析。有时候会议的主办方和承办方也应该一起参与评估结果的分析,因为评估的结果能为他们带来重要的参考价值。数据分析时可以结合定量的和定性的分析方法,一些结果可以用图形或表格表示出来,也可以用统计学加以分析。通过对数据的分析研究,找出会议中所存在的问题。

  会议评估反馈结果的两个主要用途就是总结本次会议,以及为以后的会议提供参考。同时,会议总结中,还需要考虑横向和纵向的比较总结。所谓横向的总结,是指同类主题,在不同地点召开的会议之间的比较;所谓纵向的总结,是指和历届同类会议之间的比较。根据评估所得的数据之间的差异,可以更好地总结本次会议收益得失,优点不足,从而更好地指导下一次会议的策划与管理

  (六)后续工作

  后续工作或者说是跟踪服务,主要形式有直接邮寄、电话回访、个人拜访等。直接邮寄主要是邮寄一些会议评估的总结资料,以及下次会议的信息材料;电话回访、个人拜访主要是针对一些重要的与会者。做好后续工作,可以更好地总结会议工作,并为下一次的会议召开做好准备。

会议评估时机[2]

  对一个事件评估的最佳时机应该是在该事件刚刚结束的时候。对于小型的会议,这比较好办,会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说,一次会议不仅有大会,还有多个分组会议,有会议附设展览和各种参观、访问、游览等活动,可能有些与会者参加完大会和某个分会或活动后就走了,如果在会议全部结束后再进行会议评估,很多与会者就无法参加了。所以,大型会议的评估可以分阶段、分活动进行,在会议进行到一定阶段,大会结束或某个分会、活动结束后立即对刚刚过去的事件进行评估。这样,大型会议的评估结果就比较全面了。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 向国敏著.第十一章 会议主持、评估和工作总结 会议学与会议管理.首都经济贸易大学出版社,2011.09.
  2. 2.0 2.1 2.2 2.3 向阳,强月霞主编.项目四 会议善后工作 会议策划与组织.重庆大学出版社,2010.09.
  3. “会展策划与实务”岗位资格考试系列教材编委会编.第五章 会议总结和评估 会展运营管理.旅游教育出版社,2007.8.
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