行政信息系統

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　　行政信息系統是由信息點、信息工作隊伍、信息工作機構、信息傳輸手段、信息工作制度等要素組成的，具有信息收集、加工、存貯、傳遞功能的有機整體。

　　(1)層次性

　　行政信息系統是依據行政管理系統的層次性特點來建立的。管理層次不同，所需信息不同，各級政府所需信息的層次性決定了行政信息網路的層次性。政府層級越高，相應所要求的信息層級越高，行政信息系統的層級也越高。目前，我國行政信息系統分為四個層次，即國務院信息系統、省政府信息系統、市級政府信息系統、縣級政府信息系統。

　　(2)嚴密性

　　行政信息系統的嚴密性是國家政府體制和組織的嚴密性決定的。首先，從國家行政組織結構來看，政府機關為了保障各項政令的有效貫徹執行，從上到下實行強有力的領導，政府系統是一個組織嚴密、結構完整的指揮系統。行政信息系統是政府指揮系統的重要組成部分，行政信息系統上下層級之間的緊密聯繫性，實際上體現了政府指揮系統這一特點。其次，行政信息系統與政府工作方式是一致的，具有嚴格的秩序性。下級政府信息系統向上級政府信息系統報送信息、反映情況是按照政府組織的管理秩序來進行的。再次，從政府工作性質來看，政府工作涉及國家內政、外交、經濟、文化等重大活動，本身是一項十分嚴肅的工作，有些還具有較強的保密性。因此，與之相適應的行政信息系統也必須是信息來源可靠、準確，傳遞迅速，反映靈活，內外有別，保守秘密的系統。只有這樣它才能擔當起傳遞和提供行政信息的重任。

　　(3)獨立性

　　各級政府是國家權力的執行機關，行使憲法規定的行政權，具有相對獨立性。各級政府在各自的職責範圍內相對獨立地開展領導工作。政府工作的獨立性就決定了行政信息系統的工作特點和特殊的服務範圍和服務對象，即主要為各級政府部門和領導提供信息服務。不同層級政府信息系統的獨立性主要表現在：信息系統的建立和發展要根據本級政府的需要，量力而行，立足於為本級政府服務；網路系統與子系統的關係是指導與溝通的關係，不是行政上領導與被領導的關係；對信息系統的領導由本級政府實施。

　　(4)整體性

　　政府工作涉及社會生活的各個方面，千頭萬緒，但是，各項工作和各個部門又組成一個密不可分的整體。這就要求行政信息網路必須適應這個特點，覆蓋面大，觸角廣，能彙集各方面重要信息，能反映整個信息系統的聯繫性。具體講，行政信息系統的整體性表現在：信息網路涵蓋面廣，大到社會政治、經濟、文化，小到人民群眾具體的衣食住行都要反映；信息系統的包容性強，既包括政府內部信息又包括大量政府部門外部信息網路的相關信息；信息網路工作方式和工作內容具有協調性。

　　(5)技術性

　　行政信息管理是一項科學性、技術性較強的工作，從系統的分析、設立到運行都需要藉助於科學的方法與技術，尤其是隨著現代化辦公條件的改善和技術水平的提高，要求從事此項工作的人員既要懂行政管理知識，掌握信息管理方法，同時又要具備一定的專門技能，以適應工作發展的需要。

　　行政信息系統具有輸入、加工處理、存貯、輸出、組織控制五個方面的功能，功能的大小主要決定於系統的規模與結構方式。

　　(1)輸入功能：包括能確定行政管理活動的信息需要與要求，需要多少、何種類型、何種形態和內容、何時需要、有何具體要求等；接收和徵集各種信息。

　　(2)加工處理功能：即能對搜集而來的各種信息加以識別、篩選、提煉編寫，以確認其置信度、可靠性、準確性，使其便於傳遞和貯存，滿足信息利用者的不同需求。

　　(3)存貯功能：即系統能貯藏並有效保管信息。

　　(4)輸出功能：即能將信息適時提供給各級組織和工作人員，滿足其信息需求。

　　(5)組織控制功能：即能對系統自身實施有效的管理，主要包括系統設計、實施、對系統運行確立組織保障、控制系統運行過程等。

　　1．信息源

　　信息源是指行政信息系統中樞機構確定的信息生成之源。信息源的選擇和確定是建立信息系統的關鍵。行政信息系統的信息源，可分為基本信息源和特殊信息源兩種。基本信息源呈點狀分佈構成信息網路的基本骨架，一般由本級政府的職能部門、直屬機構和下一級政府組成。基本信息源反映吟信息是行政信息工作的主要部分從上到下的聯絡和溝通，它既是本級政府的信息系統中樞，又是上級政府信息網路中的信息點，因而基本信息源既是具有一定獨立性的部門，又是承上啟下、聯繫左右的有機網路。特殊信息源是在基本信息源的基礎上經過擴大和延伸的選擇，確定特殊信息源是為了擴大、豐富信息的來源，同時也是為了補充基本信息源的不足，更多地掌握第一手資料，並加快信息傳遞的速度。特殊信息是行政信息系統的重要部分，是對基本信息源的補充；基本信息源是比較穩定的，只隨本機構的行政區劃的變動而變動，特殊信息源一般可以隨政府工作的需要而調整。

　　2．人員

　　人是行政信息系統的主導者，是信息系統演化、發展的最根本的力量，因而行政信息工作必然以人為本。行政信息系統中的人員一般由專業人員和兼職人員構成。專業人員是指各級政府信息系統中專門從事行政信息工作的人員，如國務院辦公廳信息處，各省、市、區政府辦公廳(室)信息處等。專業人員是行政信息隊伍的主體，他們的特點是專業性強，素質好，信息意識強，有組織、有領導、有計劃地開展信息工作。兼職人員是指政府系統中或以外不專門從事政府信息工作，但其所從事的工作與信息工作系統有直接聯繫的人員。他們一般是受政府部門的委托兼做信息工作，他們收集信息比一般專業人員更直接、更方便，因而建立專業人員以外的兼職人員隊伍，是對專業信息人員的重要補充。

　　3．信息機構

　　信息機構是行政信息系統的中心樞紐，是行政信息體制內部組織的構造與單元及行政信息系統的網路。從系統論的觀點來看，信息機構體制是社會系統體繫結構的一種形式，是行政信息工作得以科學進行的一個重要手段。現代化的行政信息管理，只有在根據生產關係適應生產力、上層建築適應經濟基礎的原理，建立起能運用政策法令、掌握市場規律、適用於社會與經濟發展需要的行政信息工作體系和組織結構的基礎之上，才能實施有效的、科學的管理，提高行政信息工作的社會功能和經濟效果。

　　4．政策與法規

　　政策與法規是確保行政信息工作正常而有效運轉的依據和保障，它包括各種有關行政信息工作的政策、法律、法令、條例、規則和章程等。行政信息工作的性質和任務，決定了加強政策和法規建設的必要性。在具體的行政信息工作過程中，必須綜合運用政策、法規等手段，統一人們從事行政信息活動的意願，制約人們開發和利用行政信息資源的行為，確保各項信息有章可循，有法可依，確保人、財、物能合理地配置與流動，確保行政信息工作的工作質量和效率。

　　5．傳輸手段

　　傳輸手段在行政信息系統中具有特殊的意義。首先，行政信息必須經過傳遞才能真正實現其價值，信息傳遞離不開信息網路的傳輸媒介。其次，信息的生命力在於它的時效性。第三，現代化的通信手段為提高行政信息的時效性提供了條件。因此，要確保行政決策所需信息的質量，提高時效性，就必須充分利用現代化信息技術的成果。

　　實際應用中的機關行政信息系統有多種構成形式，並各有不同的適用範圍。

　　(1)職能結構，按行政機關即有職能部門建立系統，一個或若幹職能部門相應構成一子系統，較適合於職能分工明確，內部機構穩定，部門間橫向聯繫較少，信息量較大，駐地分散的機關。

　　(2)功能結構，按信息處理，管理的功能建立系統，一項或若幹項功能應構成一個子系統，如接收子系統、加工子系統、存貯子系統、控制子系統、傳遞子系統等。這種結構較適合於小型機關或職能分工不明確，部門間橫間聯繫較多，信息量較少的部分中型機關。

　　(3)職能——功能複合結構，根據具體情況和需要，按職能和功能分別建立兩種類型的子系統。較適合於駐地不夠集中，部門間職能分擔不平衡等情況特殊的機關。

　　(4)信息形式結構，按文件、檔案、圖書、情報資料等信息形式建立系統，每一種信息形式及其相應的工作活動就構成一個子系統。如文件子系統、檔案子系統、圖書子系統、情報服務系統(由於其主要提供來源廣泛，形式多樣的反饋信息，故又稱信息反饋子系統)等。這種結構為目前絕大多數機關所採用。在以手工處理管理信息為主的情況下，這種結構有較強的應用價值，但須註意剋服各子系統過分獨立易發生脫節的缺點，加強控制和協調。

　　行政信息系統的設計原則可分如下方面：

　　(1)集中統一原則：即應使系統的運行置於機關首腦的直接領導之下，為各項決策活動服務；規範信息形式與信息處理，管理活動的規章、制度、標準應儘可能在最大範圍和程度上實現統一；決定信息流向、流速、生效、歸宿的有關工作有必要由專職信息人員分類集中處理。

　　(2)可靠性原則：即系統應能對準確、周密、完整、精確地提供信息確立保證，並能使秘密得以保守。

　　(3)及時性原則：即系統應能根據管理需要，迅速靈敏地提供反映管理活動、管理對象最新動態的信息，維護信息的時效。

　　(4)簡化原則：即在滿足管理目標需要和使系統有一定功能擴展餘地的前提下，系統應儘可能化繁為簡，以提高效益。

　　(5)科學分工原則：即合理分解各項工作活動，使有關機構或個人有大致均衡的作業負擔，並使其分別在某一方面專司其職、專負其責，以建立穩定秩序，提高工作效率。

　　(6)標準化原則：即加強標準化建設，為構成標準化對象的事物，概念制定(或採用)各級各類適用的標準，併為其有效實施提供必要條件，使系統獲得比較的基礎、協訶的依據、有效運行的保證。

　　(7)程式化原則：即根據信息處理，管理工作的特點，廣泛建立和充分實施各種工作程式，以維護系統有序性、科學性、合法性和工作質量的一致性。

　　(8)一體化原則：即註意統一協調文件，檔案，圖書，情報資料等各子系統間的關係，剋服不必要的分散性，實行一體化綜合管理，提高系統信息資源的共用能力。

　　(9)適應性原則：即系統應對環境(上一位系統，即行政管理系統)有很強的適應能力，能根據環境變化不斷調整自己，適應其變化，充分滿足其需求。當有非常規的突然偶發事變發生時，能迅速採取有效對策。

　　(10)經濟性原則：即系統應能以最小的人力、物力、財力消耗，使信息服務的質量與效率有儘可能的提高。

　　(1)行政信息系統的基本功能

　　開發功能信息是一種可以開發的資源，對信息進行挖掘、開發是系統的功能之一。通過信息系統的收集、加工和綜合，使行政信息資源得到最有效的利用。一般開發就是使每條信息的內容具有深度和廣度，具有針對性，滿足不同管理者的需要。反覆開發，就是做好多次利用和深加工。信息資源的開發在很大程度上取決於人的主觀能動性和智力的發揮，取決於對信息的有效掌握程度。

　　處理功能：行政信息系統的主要功能就是對信息進行濃縮、精練、去粗取精、去偽存真的處理。通過對信息的加工和處理，一是把初級信息升華為高層次信息，二是把個別零散的初級信息加工成內容集中的高層次信息，三是對那些時效性不太強又有一定潛在價值的信息，通過分類儲存起來，經過一定積累後，再適時進行綜合研究，轉變為高層次有咨詢價值的有用信息。

　　反饋功能：信息反饋就是把輸出信息對使用者發揮作用的結果再輸送回來，並對信息的再輸出發生影響的過程。行政信息系統是一種雙向信息傳遞網路，具有把信宿(信息接收者)對信息的接受情況及時反饋到信源(信息發送者)的功能。

　　傳輸功能：信息能否及時發出和到達目的地取決於傳輸功能。高效的傳輸系統包含兩層意思：一是傳輸速度快，能夠使信息快速地從信源傳到信宿；二是傳輸質量高，準確無誤，可信度高。

　　(2)行政信息系統的作用

　　行政信息系統是為行政管理活動提供有效信息服務的系統，建立行政信息系統的根本目的是提高行政信息的處理水平和行政管理效率，主要表現為以下幾個方面：

　　①建立行政信息系統可以把比較零散、無條理的初級信息，通過行政信息系統的收集、整理、加工、傳遞、存貯等處理過程，形成系統有用、條理清楚、質量較高的信息，提供給使用者。

　　②建立行政信息系統可以提高行政信息的加工處理效率。行政信息系統是由收集、加工、傳遞、存貯、提取等環節組成的有機整體，建立信息環節系統有利於：第一，使行政信息收集的目的性更明確，保證收集的數量和質量；第二，減少加工過程中信息之間的重覆，使行政信息加工更加科學，提高加工的技術水平；第三，使信息傳遞的通道大大簡化，保證信息傳遞的及時性，避免信息紊亂和失真；第四，提高行政信息的存貯能力，更經濟更有效地存貯大量的行政信息；第五，提高行政信息的利用率，為各級政府決策提供科學、適用、準確的信息和優質的信息服務。

　　③政府信息網路對社會信息化水平的提高起到推動作用。以信息技術革命為特征的現代社會，正在對人類社會產生巨大的影響。同時，對政府管理也提出了挑戰。自從美國政府提出要建設國家“信息高速公路”以來，這一戰略性的決策對於保持美國經濟在21世紀的繼續繁榮和穩定，增強美國的國際競爭能力，有著重要的意義。我國政府根據我國的實際情況，也提出了建設中國信息網路的規劃，提出首先建立“三金工程”，即“金橋、金關、金卡”工程以及建設公用電信網、電話卡、廣播電視網和政府信息網。我國政府在1998年啟動“政府上網工程”並把1999年定為政府上網年，相繼建立了中國人民銀行的網上支付系統、海關總署的報關係統、教育部網上教育及全國高校畢業生就業信息網、外經貿部進出口配額證網上發放系統等。國務院的大多數部、委都建立了自己的網站，向社會公開各種行政信息。

　　政府信息網路化是政府管理和充分利用社會資源的需要，是政府管理透明、平等和民主的重要標誌之一，政府信息網路化使政府成為社會信息網路化的先導和巨大的推動力量。

　　政府信息網路化對政府管理的影響主要表現在對政府權威性的影響；對政府組織結構的影響；對政府公務人員的價值觀念、工作方式方法和程式的影響等。

　　在政府信息網路化過程中應當註意以下問題：一是信息的開放、開發與政府信息安全保護問題。必須提高信息安全的意識，制定與信息安全相關的政策和加強信息安全立法，對重要的戰略性信息實行特殊保護。二是信息的開放與文化保護問題。當前以信息技術為載體的文化侵略，對民族文化形成的衝擊必須引起足夠的重視。在制定本國信息技術戰略時必須對本國文化進行必要的保護。三是政府信息網路化與信息利用的“全民性”問題，防止信息利用不均出現信息窮人和信息富人，導致新的社會不公，應當創造機會使大多數公眾能夠更方便、快捷和公開地利用政府網路的信息。