行政信息系统

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什么是行政信息系统

  行政信息系统是由信息点、信息工作队伍、信息工作机构、信息传输手段、信息工作制度等要素组成的,具有信息收集加工、存贮、传递功能的有机整体。

行政信息系统的特征[1]

  (1)层次性

  行政信息系统是依据行政管理系统的层次性特点来建立的。管理层次不同,所需信息不同,各级政府所需信息的层次性决定了行政信息网络的层次性。政府层级越高,相应所要求的信息层级越高,行政信息系统的层级也越高。目前,我国行政信息系统分为四个层次,即国务院信息系统、省政府信息系统、市级政府信息系统、县级政府信息系统。

  (2)严密性

  行政信息系统的严密性是国家政府体制和组织的严密性决定的。首先,从国家行政组织结构来看,政府机关为了保障各项政令的有效贯彻执行,从上到下实行强有力的领导,政府系统是一个组织严密、结构完整的指挥系统。行政信息系统是政府指挥系统的重要组成部分,行政信息系统上下层级之间的紧密联系性,实际上体现了政府指挥系统这一特点。其次,行政信息系统与政府工作方式是一致的,具有严格的秩序性。下级政府信息系统向上级政府信息系统报送信息、反映情况是按照政府组织的管理秩序来进行的。再次,从政府工作性质来看,政府工作涉及国家内政、外交、经济、文化等重大活动,本身是一项十分严肃的工作,有些还具有较强的保密性。因此,与之相适应的行政信息系统也必须是信息来源可靠、准确,传递迅速,反映灵活,内外有别,保守秘密的系统。只有这样它才能担当起传递和提供行政信息的重任。

  (3)独立性

  各级政府是国家权力的执行机关,行使宪法规定的行政权,具有相对独立性。各级政府在各自的职责范围内相对独立地开展领导工作。政府工作的独立性就决定了行政信息系统的工作特点和特殊的服务范围和服务对象,即主要为各级政府部门和领导提供信息服务。不同层级政府信息系统的独立性主要表现在:信息系统的建立和发展要根据本级政府的需要,量力而行,立足于为本级政府服务;网络系统与子系统的关系是指导与沟通的关系,不是行政上领导与被领导的关系;对信息系统的领导由本级政府实施。

  (4)整体性

  政府工作涉及社会生活的各个方面,千头万绪,但是,各项工作和各个部门又组成一个密不可分的整体。这就要求行政信息网络必须适应这个特点,覆盖面大,触角广,能汇集各方面重要信息,能反映整个信息系统的联系性。具体讲,行政信息系统的整体性表现在:信息网络涵盖面广,大到社会政治、经济、文化,小到人民群众具体的衣食住行都要反映;信息系统的包容性强,既包括政府内部信息又包括大量政府部门外部信息网络的相关信息;信息网络工作方式和工作内容具有协调性。

  (5)技术性

  行政信息管理是一项科学性、技术性较强的工作,从系统的分析、设立到运行都需要借助于科学的方法与技术,尤其是随着现代化办公条件的改善和技术水平的提高,要求从事此项工作的人员既要懂行政管理知识,掌握信息管理方法,同时又要具备一定的专门技能,以适应工作发展的需要。

行政信息系统的功能[2]

  行政信息系统具有输入、加工处理、存贮、输出、组织控制五个方面的功能,功能的大小主要决定于系统的规模与结构方式。

  (1)输入功能:包括能确定行政管理活动的信息需要与要求,需要多少、何种类型、何种形态和内容、何时需要、有何具体要求等;接收和征集各种信息。

  (2)加工处理功能:即能对搜集而来的各种信息加以识别、筛选、提炼编写,以确认其置信度、可靠性、准确性,使其便于传递和贮存,满足信息利用者的不同需求。

  (3)存贮功能:即系统能贮藏并有效保管信息。

  (4)输出功能:即能将信息适时提供给各级组织和工作人员,满足其信息需求

  (5)组织控制功能:即能对系统自身实施有效的管理,主要包括系统设计、实施、对系统运行确立组织保障、控制系统运行过程等。

行政信息系统的构成要素[3]

  1.信息源

  信息源是指行政信息系统中枢机构确定的信息生成之源。信息源的选择和确定是建立信息系统的关键。行政信息系统的信息源,可分为基本信息源和特殊信息源两种。基本信息源呈点状分布构成信息网络的基本骨架,一般由本级政府的职能部门、直属机构和下一级政府组成。基本信息源反映吟信息是行政信息工作的主要部分从上到下的联络和沟通,它既是本级政府的信息系统中枢,又是上级政府信息网络中的信息点,因而基本信息源既是具有一定独立性的部门,又是承上启下、联系左右的有机网络。特殊信息源是在基本信息源的基础上经过扩大和延伸的选择,确定特殊信息源是为了扩大、丰富信息的来源,同时也是为了补充基本信息源的不足,更多地掌握第一手资料,并加快信息传递的速度。特殊信息是行政信息系统的重要部分,是对基本信息源的补充;基本信息源是比较稳定的,只随本机构的行政区划的变动而变动,特殊信息源一般可以随政府工作的需要而调整。

  2.人员

  人是行政信息系统的主导者,是信息系统演化、发展的最根本的力量,因而行政信息工作必然以人为本。行政信息系统中的人员一般由专业人员和兼职人员构成。专业人员是指各级政府信息系统中专门从事行政信息工作的人员,如国务院办公厅信息处,各省、市、区政府办公厅(室)信息处等。专业人员是行政信息队伍的主体,他们的特点是专业性强,素质好,信息意识强,有组织、有领导、有计划地开展信息工作。兼职人员是指政府系统中或以外不专门从事政府信息工作,但其所从事的工作与信息工作系统有直接联系的人员。他们一般是受政府部门的委托兼做信息工作,他们收集信息比一般专业人员更直接、更方便,因而建立专业人员以外的兼职人员队伍,是对专业信息人员的重要补充。

  3.信息机构

  信息机构是行政信息系统的中心枢纽,是行政信息体制内部组织的构造与单元及行政信息系统的网络。从系统论的观点来看,信息机构体制是社会系统体系结构的一种形式,是行政信息工作得以科学进行的一个重要手段。现代化的行政信息管理,只有在根据生产关系适应生产力上层建筑适应经济基础的原理,建立起能运用政策法令、掌握市场规律、适用于社会与经济发展需要的行政信息工作体系和组织结构的基础之上,才能实施有效的、科学的管理,提高行政信息工作的社会功能和经济效果

  4.政策与法规

  政策与法规是确保行政信息工作正常而有效运转的依据和保障,它包括各种有关行政信息工作的政策、法律、法令、条例、规则和章程等。行政信息工作的性质和任务,决定了加强政策和法规建设的必要性。在具体的行政信息工作过程中,必须综合运用政策、法规等手段,统一人们从事行政信息活动的意愿,制约人们开发和利用行政信息资源的行为,确保各项信息有章可循,有法可依,确保人、财、物能合理地配置与流动,确保行政信息工作的工作质量效率

  5.传输手段

  传输手段在行政信息系统中具有特殊的意义。首先,行政信息必须经过传递才能真正实现其价值,信息传递离不开信息网络的传输媒介。其次,信息的生命力在于它的时效性。第三,现代化的通信手段为提高行政信息的时效性提供了条件。因此,要确保行政决策所需信息的质量,提高时效性,就必须充分利用现代化信息技术的成果。

行政信息系统的适用范围[2]

  实际应用中的机关行政信息系统有多种构成形式,并各有不同的适用范围。

  (1)职能结构,按行政机关即有职能部门建立系统,一个或若干职能部门相应构成一子系统,较适合于职能分工明确,内部机构稳定,部门间横向联系较少,信息量较大,驻地分散的机关。

  (2)功能结构,按信息处理管理的功能建立系统,一项或若干项功能应构成一个子系统,如接收子系统、加工子系统、存贮子系统、控制子系统、传递子系统等。这种结构较适合于小型机关或职能分工不明确,部门间横间联系较多,信息量较少的部分中型机关。

  (3)职能——功能复合结构,根据具体情况和需要,按职能和功能分别建立两种类型的子系统。较适合于驻地不够集中,部门间职能分担不平衡等情况特殊的机关。

  (4)信息形式结构,按文件、档案、图书、情报资料等信息形式建立系统,每一种信息形式及其相应的工作活动就构成一个子系统。如文件子系统、档案子系统、图书子系统、情报服务系统(由于其主要提供来源广泛,形式多样的反馈信息,故又称信息反馈子系统)等。这种结构为目前绝大多数机关所采用。在以手工处理管理信息为主的情况下,这种结构有较强的应用价值,但须注意克服各子系统过分独立易发生脱节的缺点,加强控制和协调。

行政信息系统的设计原则[2]

  行政信息系统的设计原则可分如下方面:

  (1)集中统一原则:即应使系统的运行置于机关首脑的直接领导之下,为各项决策活动服务;规范信息形式与信息处理,管理活动的规章、制度、标准应尽可能在最大范围和程度上实现统一;决定信息流向、流速、生效、归宿的有关工作有必要由专职信息人员分类集中处理。

  (2)可靠性原则:即系统应能对准确、周密、完整、精确地提供信息确立保证,并能使秘密得以保守。

  (3)及时性原则:即系统应能根据管理需要,迅速灵敏地提供反映管理活动、管理对象最新动态的信息,维护信息的时效。

  (4)简化原则:即在满足管理目标需要和使系统有一定功能扩展余地的前提下,系统应尽可能化繁为简,以提高效益。

  (5)科学分工原则:即合理分解各项工作活动,使有关机构或个人有大致均衡的作业负担,并使其分别在某一方面专司其职、专负其责,以建立稳定秩序,提高工作效率

  (6)标准化原则:即加强标准化建设,为构成标准化对象的事物,概念制定(或采用)各级各类适用的标准,并为其有效实施提供必要条件,使系统获得比较的基础、协诃的依据、有效运行的保证。

  (7)程序化原则:即根据信息处理,管理工作的特点,广泛建立和充分实施各种工作程序,以维护系统有序性、科学性、合法性和工作质量的一致性。

  (8)一体化原则:即注意统一协调文件,档案,图书,情报资料等各子系统间的关系,克服不必要的分散性,实行一体化综合管理,提高系统信息资源的共享能力。

  (9)适应性原则:即系统应对环境(上一位系统,即行政管理系统)有很强的适应能力,能根据环境变化不断调整自己,适应其变化,充分满足其需求。当有非常规的突然偶发事变发生时,能迅速采取有效对策。

  (10)经济性原则:即系统应能以最小的人力、物力、财力消耗,使信息服务的质量与效率有尽可能的提高。

行政信息系统的功能与作用[1]

  (1)行政信息系统的基本功能

  开发功能信息是一种可以开发的资源,对信息进行挖掘、开发是系统的功能之一。通过信息系统的收集、加工和综合,使行政信息资源得到最有效的利用。一般开发就是使每条信息的内容具有深度和广度,具有针对性,满足不同管理者的需要。反复开发,就是做好多次利用和深加工。信息资源的开发在很大程度上取决于人的主观能动性和智力的发挥,取决于对信息的有效掌握程度。

  处理功能:行政信息系统的主要功能就是对信息进行浓缩、精练、去粗取精、去伪存真的处理。通过对信息的加工和处理,一是把初级信息升华为高层次信息,二是把个别零散的初级信息加工成内容集中的高层次信息,三是对那些时效性不太强又有一定潜在价值的信息,通过分类储存起来,经过一定积累后,再适时进行综合研究,转变为高层次有咨询价值的有用信息。

  反馈功能:信息反馈就是把输出信息对使用者发挥作用的结果再输送回来,并对信息的再输出发生影响的过程。行政信息系统是一种双向信息传递网络,具有把信宿(信息接收者)对信息的接受情况及时反馈到信源(信息发送者)的功能。

  传输功能:信息能否及时发出和到达目的地取决于传输功能。高效的传输系统包含两层意思:一是传输速度快,能够使信息快速地从信源传到信宿;二是传输质量高,准确无误,可信度高。

  (2)行政信息系统的作用

  行政信息系统是为行政管理活动提供有效信息服务的系统,建立行政信息系统的根本目的是提高行政信息的处理水平和行政管理效率,主要表现为以下几个方面:

  ①建立行政信息系统可以把比较零散、无条理的初级信息,通过行政信息系统的收集、整理、加工、传递、存贮等处理过程,形成系统有用、条理清楚、质量较高的信息,提供给使用者。

  ②建立行政信息系统可以提高行政信息的加工处理效率。行政信息系统是由收集、加工、传递、存贮、提取等环节组成的有机整体,建立信息环节系统有利于:第一,使行政信息收集的目的性更明确,保证收集的数量和质量;第二,减少加工过程中信息之间的重复,使行政信息加工更加科学,提高加工的技术水平;第三,使信息传递的通道大大简化,保证信息传递的及时性,避免信息紊乱和失真;第四,提高行政信息的存贮能力,更经济更有效地存贮大量的行政信息;第五,提高行政信息的利用率,为各级政府决策提供科学、适用、准确的信息和优质的信息服务。

  ③政府信息网络对社会信息化水平的提高起到推动作用。以信息技术革命为特征的现代社会,正在对人类社会产生巨大的影响。同时,对政府管理也提出了挑战。自从美国政府提出要建设国家“信息高速公路”以来,这一战略性的决策对于保持美国经济在21世纪的继续繁荣和稳定,增强美国的国际竞争能力,有着重要的意义。我国政府根据我国的实际情况,也提出了建设中国信息网络的规划,提出首先建立“三金工程”,即“金桥、金关、金卡”工程以及建设公用电信网、电话卡、广播电视网和政府信息网。我国政府在1998年启动“政府上网工程”并把1999年定为政府上网年,相继建立了中国人民银行网上支付系统海关总署的报关系统、教育部网上教育及全国高校毕业生就业信息网、外经贸部进出口配额证网上发放系统等。国务院的大多数部、委都建立了自己的网站,向社会公开各种行政信息。

  政府信息网络化是政府管理和充分利用社会资源的需要,是政府管理透明、平等和民主的重要标志之一,政府信息网络化使政府成为社会信息网络化的先导和巨大的推动力量。

  政府信息网络化对政府管理的影响主要表现在对政府权威性的影响;对政府组织结构的影响;对政府公务人员的价值观念、工作方式方法和程序的影响等。

  在政府信息网络化过程中应当注意以下问题:一是信息的开放、开发与政府信息安全保护问题。必须提高信息安全的意识,制定与信息安全相关的政策和加强信息安全立法,对重要的战略性信息实行特殊保护。二是信息的开放与文化保护问题。当前以信息技术为载体的文化侵略,对民族文化形成的冲击必须引起足够的重视。在制定本国信息技术战略时必须对本国文化进行必要的保护。三是政府信息网络化与信息利用的“全民性”问题,防止信息利用不均出现信息穷人和信息富人,导致新的社会不公,应当创造机会使大多数公众能够更方便、快捷和公开地利用政府网络的信息。

参考文献

  1. 1.0 1.1 席巧娟,吴铁榜,王武岭编著.中国行政学.北京理工大学出版社,2004
  2. 2.0 2.1 2.2 本书编委会编.领导科学与领导艺术卷.中共中央党校出版社,2008
  3. 全国MPA联考命题研究小组.2002年MPA联考考前辅导 (下册).江苏人民出版社,2002
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