遠程辦公

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目錄

什麼是遠程辦公

  遠程辦公是指藉助帶數據機的電腦、電話或行動電話、傳真機、語音信箱、網際網路電子郵件和音頻視頻會議軟體等工具,在傳統辦公地點範圍之外進行協同工作的新型辦公方式。

遠程辦公的優點

  滿足特殊人群就業

  遠程辦公可以促進一些特殊社會群體就業。如有小孩的媽媽或爸爸,殘障人士和生活在邊遠地區的人們。遠程辦公提高了公司的服務能力和業務國際化的範圍,因為在不同時區的遠程工作者可以確保公司的業務24小時運轉。遠程辦公也使離岸外包業務成為可能。遠程辦公為雇員提供了靈活性,減輕了工作父母的負擔,增加了員工的生產了並降低了曠工。虛擬辦公室,使雇主可以保留有價值的員工,而且有利於富有成效的業務流程再設計對於訂單管理和客戶服務流程。

  環境環境壓力,減少租金

  遠程辦公看成是一個可以緩解開車上下班所造成的交通堵塞,並由此造成的城市空氣污染和石油使用的解決方案,它也可以降低個人的碳足跡,把每天上下班所產生的碳排放降到最低。對於網路基礎設施和硬體的初始投資被提高工作效率和全面提升員工幸福(更多的珍貴的家庭時間,更少的旅行相關的壓力)所平衡,這對於那些面對很大營業成本的需求的大型中心辦公室的公司,是很有吸引力的。雖然在美國遠程辦公的工作者數量估計的各不相同,但一些研究預測這個數字在未來的幾年還會持續增長。遠程工作的障礙也會持續增長,包括來自雇主的不信任和員工的個人無條理性。

  凱特.李斯特 (Kate Lister) 和湯姆.哈尼斯 (Tom Harnish)在2008的研究表明,三千三百萬美國人掌握著可以在家辦公的工作。如果他們這麼做,美國會大量降低對石油的依賴。根據他們來自環保局,交通部和其他7個最近的來源的綜合數據,他們發現遠程辦公可以減少24%到48%的波斯灣石油進口,減少溫室氣體高達6700萬噸一年,並且每年節約75 億加侖汽油。這些新的遠程工作者可以避免1540億英里的駕駛和250億美元的燃料費。更重要的是,他們的研究表明,沒有了上下班的通勤,這些新的遠程工作人員相當於多享受每年5周的休息時間。

  員工有更高的自由度

  遠程辦公的靈活性對於員工是一個值得擁有的額外賞賜。2008年Robert Half國際金融聘用指數的一項調查顯示,1400名由公司招聘的首席財務執行官有13%的人認為遠程工作對於會計職業是最好的招聘激勵。早期的調查顯示,33%的人認為遠程辦公是最好的招聘激勵,50%的人它是第二好的方法。

遠程辦公的缺點[1]

  1、工作效率。虛擬員工不必花時間跑至辦公室打卡、收集材料、參加會議,有更多節省下來的時間可以投入工作嘩在家工作的時候,個人問題的重要性會不知不覺地上升,如果工作的同時還受到家庭生活瑣事或惰性的影響而分散精力的話,反而會影響工作效率。

  2、員工忠誠度。在家工作的員工很可能在利益驅使下,轉向別的企業或變成個體辦公族。對企業而言,員工的忠誠問題遇到了前所未有的挑戰,特別是有能力的資深員工,這樣的風險更大。

  3、員工的個人問題。虛擬辦公的員工沒有了上下班的時間概念和對穿著的在意,減少每天和其他人接觸的機會,這無形中可能會失去了一些集體觀念和紀律觀念。同時,容易使虛擬員工產生孤立感和焦慮感,感到脫離了自己正常的社交關係網,同事之間、上下級之間的關係會趨於疏遠,無法體驗來自同伴的智力刺激,長此以往非常不利於員工個人的身心健康。

  4、團隊管理。虛擬辦公的方式使企業的工作往往被分成一個個項目,以虛擬團隊的方式運作,員工不再負責某一永久性的工作,取而代之的是以任務為導向的工作,即常被要求為了某一臨時目標組織團隊,任務完成後則解散,加入到另一個團隊中去。團隊管理作為一個新的領域本身也有許多問題需要解決。比如,衝突協調問題。當團隊成員之間出現工作上的爭執和矛盾的時候,項目經理仲裁調解的工作會更難做。又如,每個成員都處乾不同的地理位置,有著不同的作息時間、不同的工作習慣等,這也給整個團隊的協調增加了難度。

  5、安全性和遺留的技術。如果公司以前已經建立了系統,那麼遷移到安全的雲模型可能會非常昂貴且耗時。此舉可能需要大量投資才能達到他們已有的安全級別,尤其是在不希望使用VPN或IP通道的情況下。即使公司同意使用VPN,那麼IT部門也必須管理這項新資產,而這也是要付出成本的。

  6、團隊氛圍。對團隊成員來說,錯失恐懼症是個大問題。很多以前沒有從事過遠程辦公的員工很快就會產生錯失恐懼症的感覺。如果他們錯過了某些交談,就會感覺被排斥,並可能影響生產力和士氣。如果團隊成員永遠無法面對面接觸,那麼就很難形成積極的團隊合作精神。人類是社會動物,如果我們沒有面對面的相處時間,那麼文化就會變得比較脆弱。

遠程辦公的註意要點

  為保證遠程辦公的高效有序,經理們必須進行謹慎策劃和持續監控,其中包括:

  1.對公司進行全面審核,確定適合遠程辦公的工作項目。

  2.綜合人力資源信息科技設備管理,以有效地管理遠程辦公程式。

  3.獲取部門經理的支持。實施遠程辦公的障礙點往往是他們認為遠程辦公難以管理

  4.避免草率實施。技術人力資源問題必須全面解決,否則計劃將會錯誤百出。如何在分散的工作環境下維持一個明確的企業文化也需要謹慎考慮。

  5.建議採用構建於VPN(虛擬專用網)的安全性能。家居辦公並不比辦公室不安全,因為相對有較少的陌生人出入。

  6.考慮租用家居辦公設備,並支付每月的寬頻費用。

  7.確保經理與遠程員工的溝通,包括定期的評審。如果忽略了這一點,遠程辦公將不能成功。

遠程辦公的經典案例

  由於IT技術類的工作不需要太多人際交流,只要有電腦網路環境,即使身處鄉間也能同樣開展工作。,日本政府在2015年制定了“鄉土遠程辦公”計劃,鼓勵企業下鄉開設公司和分支機構,工作在綠水青山間 “遠程辦公”。

  日立製作計劃將在兩到三年內建立新體制,理想化預計在2020年,讓十萬名員工能在家或外出地點上班。

  日本還設立“遠程辦公日”,鼓勵通勤者奧運期間在家辦公,希望以此能鼓勵改變日本人的 " 工作狂 " 習慣,讓他們轉而在家庭和娛樂活動中投入更多時間。目前日本採取“浮動工作時間制”和“遠程雇佣制”的勞動者,已經占到了所有勞動者中的9%。

  2003年4月,33歲的Rosa將在6月做媽媽,她是思科系統香港地區企業業務開發主管,對於SARS的爆發Rosa非常擔心,因此,她決定暫時不到位於人群密集的灣仔區的思科辦公室,而是在家辦公,但這並不影響她的正常工作。

  一直以來,思科公司擁有一個相對完備的內部信息平臺。在不同軟體的幫助下,思科員工幾乎可以在網上獨立完成包括制定會議日程、預訂會議室、報銷旅行開支、調整工資抵扣等在內的任何事情。思科中國公司部署的寬頻應用、IP電話等為所有員工創造了靈活的在家辦公條件。思科公司在香港、新加坡、悉尼、臺灣及上海等地都實行了移動辦公室計劃:思科員工都配有配置了無線網卡筆記本電腦,通過無線區域網的部署,幫助商業用戶在辦公室或遠離辦公室的家中、商務旅途中安全、高速地接入互聯網.更可以通過VPN(虛擬專用網)訪問公司內部網路遠程教育願景I9531的爆發Rosa非常擔心,因此,她決定暫時不到位於人群密集的灣仔區的思科辦公室,而是在家辦公,但這並不影響她的正常工作。

如何提高遠程辦公效率[2]

管理者如何管理

  管理效率下降,是因為你見不到一些員工了,你沒辦法非常快速地安排工作、調整節奏,員工在做什麼,遇到什麼問題,也沒辦法及時向你請示,得到你的指導,協同上就會遭遇挑戰。

  溝通上具體會遇到什麼問題?

  大家在一起的時候,遇到問題,一抬頭就能跟旁觀同事說一嘴,需要協助就喊一聲,大家可能還會快速地召集開會等等,這些事情在遠程辦公裡都做不到。

  尤其是每個人都在自己家裡,如果有員工他不工作,你其實也不知道,他是不是因為心情焦慮,刷著新聞無心工作,你也無法知道。

  建議一:加強定期溝通。

  遠程辦公時溝通顯得尤其重要,所以一定要加強定期的溝通。

  怎麼樣加強定期溝通呢?

  建議大家要開始實行兩個制度:

  第一個制度是早會制度; 第二個制度是晚報告制度。

  建議二:是把目標拆解為任務。

  這句話意思是說,公司要懂得把本來是要在一天、一段時間里要完成的目標,開始拆解為每一天要完成的任務。因為很多事情,工作周期可能是一周、一個月,甚至更長時間。為了避免在遠程辦公時失去目標,我們需要把目標拆解到一個個任務上,把objective拆解為task。

  建議三:公司為大家準備線上協作工具。

  我們今天的溝通工具已經非常多元化。比如微信企業微信釘釘這一系列即時溝通工具。但大家辦公的時候,往往要基於同一個文件、同一批文件協同,而即時溝通工具並不能傳輸大規模的文件。

員工如何自律

  1. 堅持規律的日程表。

  “無人監督,即使我們中間最自覺的人,也會偷懶。”

  建立一個日程表,不僅提供了一天的規劃,更能幫助你保持幹勁。如你在辦公室一樣,開啟一天的工作。早些起床,穿戴整齊,一旦投入工作,儘量避免網上的誘惑。

  然後你需要花費一些時間,來為你的工作時間確定最佳的節奏。接著,按日為基礎,對你能完成的工作量,確定有現實性的預期。確定日程表,並堅持不懈。

  2. 設定清晰的界限。

  當你在家辦公時,難免將你的工作摻雜進你的家庭生活。“除非你謹慎的保持界限,否則你將開始感覺你始終處於工作之中,變得無家可歸。” 這就是保持二者截然區分的原因所在。

  保持界限的一個方法是在你的家裡開闢一個獨立空間。你也希望保證你的朋友與心愛之人瞭解到,即使你身在家中,在安排好的工作時間,你是禁止打擾的。

  “即使門鈴響起,除非我真的在期待有人來訪,我會置之不理。”Kramer說這樣做,不僅有助於你保持專註,更有助於你在一天工作結束時,更容易的脫離工作模式。

  3. 進行有規律的休息。

  儘快完成工作或許很誘人,尤其當你試圖證明你在家也能卓有成效的工作時。但“進行有規律的’腦力休息’是極重要的。多久休息一次是最好的?一家社會媒體公司的研究者追蹤了該公司中最有效率的員工的習慣。

  他們發現最佳員工往往專註的工作52分鐘左右,之後會進行一次17分鐘的休息。這些恢復精力的休息無需採取任何特定形式。

  4. 慶祝你的勝利。

  當你獨力在家辦公時,保持幹勁將是困難的,尤其是當四周充滿讓你分心的事情時,比如朋友圈、微博,堆積如山的待洗衣物,急需整理的壁櫥。保持動力的一個聰明的辦法是,花費一點時間,來慶祝你在那天所已經能夠完成的工作,而不是專註於那些你尚需完成的工作。

  你也可以堅持寫日記,在日記里,回顧你一天中發生的事情,並記錄下你可以從你的待辦事項清單中劃掉的項目。對你能夠完成的工作進行每日提示,將有助於創建一個不斷向前的良性迴圈。

相關條目

參考文獻

  1. 賈衛民;鄧瑞豐.《虛擬辦公企業的管理》[J]. 經濟管理.2004(05).
  2. 劉潤.遠程辦公,該如何提升工作/管理效率?.長江商學院EMBA.2020
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評論(共1條)

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Yiang (討論 | 貢獻) 在 2017年11月16日 10:59 發表

真方便啊

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