組織運作圖

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出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

組織運作圖（Organigraphs）

什麼是組織運作圖

　　所謂組織運作圖是一種描繪組織結構圖富有創意的新方法，它可以幫助管理者認清關鍵性的關係和競爭機會。

　　組織結構圖是信息系統分析的組成內容。它一般能反映正式的報告關係，對層級嚴整的職能式結構比較適用。但組織結構圖只是組織靜態關係的描述，說明組織組成和上下級的隸屬報告關係，並不能反映貫穿組織各部門的流程，部門之間的業務關係也不確切，也看不出信息和物質的流動方式。另一方面，流程圖可以說明組織的業務是如何開展的，描述組織的動態行為，但容易淡化組織關係。因此兩者具有互補性，把組織視圖和流程視圖綜合起來能較全面地分析組織運作方式。有學者已討論了在活動描述的流程中增加組織因素的活動—組織流程圖，這種方法僅在每個活動增加了組織執行實體說明，得到的流程模型顯得有些不自然^[1]。

　　隨著競爭的加劇和經濟的全球化，組織環境變得不確定，要求組織能迅速響應市場變化。同時，單個組織靠自身力量難以取得競爭優勢，能力核心化和協同商務成為時代的主題，組織之間的競爭演化為供應鏈之間的競爭。為此，要求對官僚制的職能組織結構進行再造，組織結構出現了扁平化和分權的趨勢，協調機制也向柔性、有利於創新的方向發展。新的組織結構，如事業部式、矩陣式以及變種混合式都不斷地被嘗試。此外，在競爭比較激烈的地區和行業，網路化組織、虛擬企業也不是新事物。組織的邊界逐漸模糊，組織結構無論從內部構成還是組織聯盟都表現出一定的靈活性和動態性。在這種情況下，如何設計全面反映組織的動靜態關係的模型，對於管理者改善經營管理和進行合理的戰略選擇是很重要的，組織運作圖就是其中的一種^[1]。

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組織的基本形式^[2]

　　組織運作圖包含兩個相當傳統的部分。其一就是“集合”（set）。每個組織都是機器或人員等一系列要素的集合。有時，這些要素之間幾乎沒有任何聯繫，僅僅是集合而已。舉例來說，倉庫中的零件就是呆在那兒的一些獨立的要素，一家工廠的成品在運走之前也是這樣。許多專業服務企業都以集合的形式運作，比如律師事務所。在這種組織中，專業人士在工作中幾乎只與自己的客戶打交道。集團企業中的各事業部的工作方式或者大學里從事教學和研究工作的教授們的工作方式也是如此，他們的職能都相當獨立。他們以一種鬆散的方式組成集團、小組或組合，這些集合通常分享共同的資源——設施、資金或行政管理，否則他們就不會存在於同一個組織之中。但除此之外，他們都是彼此獨立的。

　　然而，在更多情形下，組織的存在並不是為了“存放”集合。它們存在的目的是“聯繫”。而聯繫通常是以第二種傳統形式表現出來的，那就是“鏈條” （chain）。原料進入一家工廠，轉化成零件，零件再被組合成部件，部件又被組合成最終產品送到顧客手裡。汽車製造廠的裝配線就是這種線性聯繫過程的典型代表，在裝配線中，絕大部分聯繫都是鏈條式的。事實上，鏈條式的形式在企業的形象中是如此根深蒂固，以至於許多管理者都用價值鏈來描述他們的戰略，用供應鏈來描述他們的物流。

　　鏈條在商業思想中的重要影響是可以理解的。因為鏈條是線性的，它可以促進標準化，從而增強可靠性。它們能夠闡明構成當代企業的許多複雜流程，並將它們系統化。一家不存在“鏈條”的汽車製造廠是不可想像的！但是鏈條是否真能描述一家公司所有的活動和關係呢？顯然不是。請想想客戶服務辦公室里的嘈雜混亂和新產品開發過程的曲折反覆吧，這些過程就不是鏈條式的。那麼機場和貿易大廳屬不屬於鏈條式的呢？我們認為，這兩種組織用其他方式來描述更合適，那就是“樞紐”（hubs）和“網路”（webs）。

　　首先來看一下樞紐。樞紐是一個協調中心。它是一個真實或虛擬的點，人員、事物或信息都圍繞著它活動。一幢建築物可以是樞紐，比如一所學校或一個機場；一臺機器也可以是樞紐，例如一臺電腦；一名管理人員也可以是樞紐，比如一名足球教練。樞紐還可以是一種核心能力，例如佳能的光學技術或3M的焊接與塗層技術。事實上，通常被我們認為是鏈條的地方，也可以被看作樞紐。圍繞一家工廠畫一個大圓圈，將它的裝配線（一個鏈條）包括在內，整個地方看起來就會像一個樞紐，零件和人員被輸入進去，產品則從裡面輸出出來。

　　樞紐描述的是一個焦點上的內外雙向運動。但是要素之間的聯繫常常比這更複雜，這就需要用到“網路”了。不斷有人提醒我們，我們生活在網路時代，人員、團隊、電腦或者其他東西構成了不同的節點，以各種各樣的方式聯繫在一起。就像我們看到的那樣，網路是沒有中心的網格，使人們可以進行自由開放的溝通，並能保持人員和創意的持續流動。

　　以新產品開發為例。在產品投放市場的過程中，管理人員、工程師、銷售人員和顧客等各種角色都會互相交流，通常是以一種非常迂迴的方式。如今，任何複雜的項目都可以被看成一個網路。想想看，奧運會是如何組織的，還有電影是怎樣製作的。每個人都要與其他所有人交流，他們之間的交流常常會產生創造性的、出人意料的結果。

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活動中的組織運作圖^[2]

　　當你試圖用集合、鏈條、樞紐和網路來繪製組織運作圖時，最終會得出一個什麼樣的運作圖呢？各種結果都有可能。沒有所謂正確的組織運作圖。和組織結構圖嚴格的圖形安排規定不同，組織運作圖要求管理者為他們的公司繪製一幅個性化的圖景，這就需要一些想像力和開放性的思維。事實上，組織運作圖還可以包括集合、鏈條、樞紐和網路以外的形狀，只要那些形狀能表達一定的含義即可。例如，有些組織運作圖呈漏斗型，這說明鏈條中發生了某種轉化。對於那些習慣於按傳統方式行事的人來說，組織運作圖可能會讓他們感到不安。曾經一位經理一開始對組織運作圖很抵觸，他說：“我就是喜歡組織結構圖。當公司出了什麼岔子，我可以準確地知道該去找誰來搞定它。”要繪製一張組織運作圖，你必須接受一個事實：它更關註關係和流程，而不是姓名和頭銜。

　　圖:某家報紙的組織運作圖

　　報社從社會新聞、圖片等來源獲得各種素材，然後，報社的員工篩選、改編這些素材，把它們組合成一個單一的文件。接下來這個文件要被送去工廠印刷，印刷出的報紙再被髮行到社會上。實際上這些報紙恰恰返回到了許多提供了素材的人手中，比如給編輯寫信的人和作分類廣告的人。

　　這張報社的組織運作圖表明，雖然組織的總體流程是鏈條式的，但是流程中還共存著其他形式。例如，記者與社區的關係就可以看作網路式的：許多記者的慣常做法就是建立起資源網路。而整個報社可被看作是一個樞紐，各種各樣的輸入要素都匯聚於此——分類廣告以及其他廣告、給編輯的信、文章創意等等——然後再散播回社會中。各種支持和行政職能，比如採購和財務，由於沒有被整合進組織的主體線性流程之中，都被展示在樞紐的周圍，而不是在樞紐的內部。

　　圖:某家報紙的組織結構圖

　　這和傳統的組織結構圖是不同的，那些疊在一起的小方塊意味著，這個組織是由獨立的業務部門組成的。這張圖甚至沒有顯示出廣告商，並且暗示著人力資源部門在某種程度上處於組織運作流程的核心。相反，組織運作圖表明廣告商既是版面內容的來源（作為網路的一部分），又是客戶，並且將人力資源部門放在了恰當的位置上。它還使人們更加關註業務範圍，指出哪些活動應該留在公司的核心，哪些活動可以選擇進行外包——比如印刷和發行。

　　圖:某電器元件公司的組織運作圖

　　該“電器元件公司的組織運作圖”展示的是一家英國電器和機械產品經銷商的情況，描繪了一個與報社截然不同的業務。當你實際去參觀這家公司時，會發現它的運作方式好像一個網路：一臺自動的機器從一個大型倉庫的各個角落選出不同的產品，再將它們送去打包。但是事實上，這個活動更像一系列鏈條：每一個訂單都是按照精心安排的順序完成的。

　　從整體上看，該公司的運作是鏈式的。電器元件公司採購上千種物品，形成存貨。當客戶下了訂單後，公司可以在一天內將產品從貨架上挑選出來併發送出去。但正如通常的情況一樣，這家公司事實上結合了多種組織形式。例如，該公司與客戶的關係也可以被看成一個網路。電器元件公司每年都會為客戶派送幾次產品目錄，他們大多數是工程師。客戶可以通過電話下訂單，也可以撥打同一個電話向技術支持人員進行咨詢，這些技術支持人員也是工程師。

　　該組織運作圖使管理人員可以發現十多個拓展業務的新機會。“這張圖促使我們思考我們真正的專長究竟是什麼。”公司首席執行官鮑勃·勞森回憶道，“然後我們斷定，我們的專長就是企業對企業的關係，而不是與消費者的關係。”基於這一認識，電器元件公司決定在亞洲進行大規模的業務拓展，並擴大互聯網業務。而且，組織運作圖還幫助公司的管理人員發現了進行產品目錄細分的戰略邏輯。以前，該公司只派送一種版本的目錄，而現在則發行六種具有不同特點的目錄。組織運作圖還向管理人員展示了擴張和銷售公司正在進行檢測的服務的機會。“這個圖表使我們對所有的新機會一目瞭然。”勞森說。

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