稅收徵管檔案

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什麼是稅收徵管檔案

  稅收徵管檔案是指稅務機關在稅收征收管理活動中形成的與稅收徵管有關的各種有利用和保存價值的文件、憑證、報表、賬冊、文書、案卷、資料、聲像、電子數據等不同形式或載體的歷史記錄。稅收徵管檔案管理包括稅收徵管檔案的採集、分類、整理、立捲、歸檔、保管、利用、移交、調閱、銷毀。  

稅收徵管檔案的內容

  稅收徵管檔案包括稅收徵管業務表、證、單、書目錄所列的所有記錄。

  (一)企業類、個體工商戶及其他依照稅收法律、行政法規規定成為法定義務人的徵管檔案包括:各種稅務登記表及附件、賬簿、憑證管理(財務會計制度或財務會計處理辦法資料、發票管理資料)、納稅申報(申報資料)、稅款征收稅務稽查法律責任財務會計資料七個項目。

  (二)個人所得稅檔案包括:稅務登記表;自行申報納稅人的個人所得稅納稅申報表、完稅憑證(複印件);

  扣繳個人所得稅報告表、代扣代繳稅款憑證(複印件);對扣繳義務人進行稅務稽查的稽查結果;主管稅務機關要求報送的其他資料。

  (三)代徵單位檔案包括:委托代徵稅務登記底冊、委托代徵稅款證書複印件、委托代徵稅款報告表、委托代徵稅款協議書、變更委托代徵稅款通知書、終止委托代徵稅款通知書、票款結報手冊、完稅憑證、法律文書、主管稅務機關要求報送的其他資料。

  (四)扣繳義務人檔案資料包括:代扣(收)代繳稅務登記表及附件、代扣(收)代繳稅務登記底冊、代扣(收)代繳稅務登記賬簿、代扣(收)代繳稅務登記報告表、代扣(收)代繳稅款憑證(複印件)、主管稅務機關要求報送的其他資料。

  對於第二類,有特殊規定,即高收人行業和個人必須建立個人所得稅專項檔案。以下行業必須建立個人所得稅專項檔案:按各市標準確定的高收入行業;納稅人數眾多、繳納個人所得稅總額大的企業單位;稅務機關認為有必要建立專項檔案的企業單位。專項檔案內容包括:代扣代繳單位的代扣代繳稅務登記表;扣繳個人所得稅報告表、納稅憑證等;對扣繳義務人進行稅務稽查的稽查結果;主管稅務機關要求報送的其他材料。

稅收徵管檔案的特點

  稅收徵管檔案的特點可以簡單地歸結為以下幾方面。

  (一)專一性這是稅收徵管檔案不同於文書檔案之處,具體表現為兩方面:一是所含內容專一,所有檔案均是圍繞著徵稅、納稅過程而直接形成的,其內容與徵稅、納稅直接相關,體現出很強的專業性,只有具有相當稅務知識的檔案管理員才能在整理稅收徵管檔案時,建立起檔案之間的內在有機聯繫;二是形成者單一,形成徵管檔案文件材料的責任者就是納稅人與徵稅部門。

  (二)系統性稅收徵管檔案的系統性是指,從整體講,整個國家的徵管檔案系統地反映了整個國家的稅收情況,一個基層財稅機關的徵管檔案系統反映了轄區範圍內的稅收情況。

  (三)複雜性徵管檔案不同於文書檔案、科技檔案或其他檔案那樣有固定的用紙尺寸、圖幅標準,它形式多樣,規格不一。如要求企業報送的年終決算表是8開用紙,繳款存根則是64開用紙,而納稅卡聯繫單卻又是另一模板。從反映的方式看,既有文字的,又有表格的,大量的是表格加文字,文字之中多阿拉伯數字。徵管文件材料在納稅形成過程中往往是一式多份,用圓珠筆書寫或覆寫紙等形式,使得許多稅收徵管檔案難以長久保存。

稅收徵管檔案的功能

  “經濟決定稅源,管理增加稅收”的經典治稅思想充分揭示了經濟發展稅源管理稅收收入過程中的辯證關係。在當前社會經濟高速發展的時代,加強稅源管理、提高徵管質量已成為增加稅收收入的基礎'性工作。而稅收徵管檔案是摸清稅源、強化稅源管理工作的重要憑據。為稅收工作服務、為經濟發展服務,是稅收徵管檔案應該扮演的重要角色。

  (一)稅收徵管檔案對加強稅源管理和提高稅收徵管效率具有重要促進作用

  稅收徵管檔案是反映稅收徵納關係的第一手材料,是納稅人依法納稅、稅務人員依法徵稅的原始依據,它的最後歸檔是整個稅收徵管工作的收尾環節。稅收徵管檔案的形成、管理和保存一直伴隨著稅收徵管工作的開展。

  稅收徵管檔案是掌握稅源動態、制訂稅收計劃的基本依據。一些稅務專管人員通過對企業徵管檔案資料的分析,巨集觀上可準確地掌握稅源的變化,掌握企業產、供、銷和經營業務的變化,掌握企業產品品種結構和成本的變化,並根據國家的經濟政策市場供求狀況,預測稅收升降趨勢,合理編製各個時期的稅收計劃;微觀上可直接為查處偷稅漏稅、減少工作差錯服務。稅務人員在整理納稅人稅務登記事項的變更記錄以及不同年度各類報表等相關納稅數據的對比時,可及時掌握納稅人的涉稅事宜,在稅收徵管、稅務稽查活動中依法界定納稅人的信譽度。

  (二)徵管檔案對於規範稅收執法程式、提高稅收執法水平和考核稅收徵管隊伍具有重要考證作用

  稅收徵管工作對連續性要求很高,但稅收工作徵查分離,特別是碰到專管員崗位輪換時,會影響稅收徵管檔案材料的交接,建立徵管檔案能有效地解決這一問題。碰到檢查員檢查後發現問題,也可及時從檔案室查找,解決了徵查分設後,若專管員不在,稅收徵管執法檢查就不能進行的弊病。而且,稅收徵管檔案是稅務機關業務過程和執法人員行使稅收徵管執法的原始記錄和完整再現,完整齊全的檔案完全可以保證業務的連續性,並用於嚴格規範稅務機關的執法行為。

  稅收徵管檔案資料的建立健全情況,從某種程度上極大反映了稅務人員的政治素質和業務能力,在考核其工作績效時,可以通過徵管檔案資料記載的各項數據,針對不同經濟性質、工商企業的特點、稅種的繁簡和環節的多少,按照處境難易,合理設置考核標準,進而促進稅收徵管隊伍建設。

稅收徵管檔案的整理

  (一)基層稅務機關各業務部門對採集的稅收徵管資料,在經過分類整理後,按規定的時間要求送交稅收徵管檔案管理環節。

  (二)稅收徵管檔案整理裝訂的排列順序為:案卷封面、捲內目錄、稅收徵管檔案卷內資料、封底(捲內備考表)。

  1.案卷封麵包括案卷編號、類別、納稅人名稱、納稅人微機編碼、地址、形成年度、保管期限、形成單位。在歸檔時應逐項按規定填寫清楚準確。

  2.捲內目錄包括順序號、資料名稱、頁號、備註。歸檔時要按稅收徵管檔案卷內資料順序填寫捲內目錄。

  3.稅收徵管檔案卷內資料按資料類別及形成時間的先後順序進行排列,並依次編寫頁碼。同時,對密不可分的資料依次排在一起,即:批覆在前,請示在後;正文在前,附件在後;印件在前,定稿在後;納稅申報表在前,稅收繳款書在後。

  4.封底(捲內備考表)包括本捲情況說明、立捲人、審核人、立捲時間。有關備考表中的內容,應逐項填寫在備考表內,若無情況說明,也應將立捲人、審核人的姓名和時間填上,以示負責。

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